Правка заказа клиента в ERP: товары, сроки, оплата и резервы
Содержание
Изменить заказ клиента в 1С
:ERP можно почти всегда. Откройте его из списка Продажи → Оптовые продажи → Заказы клиентов, внесите правки и нажмите «Провести и закрыть». Ограничения появляются, когда по заказу уже есть отгрузка, оплата или складские ордера. Тогда часть полей менять нельзя, и правка идёт обходным путём.
Частая ошибка — удалить строку из табличной части, когда товар уже отгружен или зарезервирован. Программа не даст провести такой заказ или оставит «хвосты» в резервах. Правильно — отменить строку флагом, а не удалять её. Дальше по порядку: статус, состав, сроки, оплата, резервы, ошибки и проверка.
Инструкция написана для ERP 2.4–2.5 с интерфейсом «Такси». В «1С:Управление торговлей 11» и «1С:КА 2» документ устроен так же, пути меню совпадают.
1. Статус заказа и что от него зависит
Перед правкой посмотрите две вещи: статус заказа и связанные документы. Именно они определяют, что можно менять свободно, а что — только через отмену или корректировку.
Статусы включаются в НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Продажи. Если они используются, у заказа клиента их четыре:
| Статус | Что означает | Что можно менять |
|---|---|---|
| Не согласован | Заказ в работе у менеджера, резервов и обязательств ещё нет | Всё: клиента, соглашение, склад, состав, цены |
| К обеспечению | Заказ согласован, под него резервируют или закупают товар | Состав и сроки, но резервы пересчитаются |
| К отгрузке | Товар можно отгружать | Только с оглядкой на распоряжения складу и отгрузки |
| Закрыт | Работа по заказу завершена | Ничего, пока не вернёте статус |
В списке заказов есть ещё колонка состояния. Она рассчитывается программой и показывает, чего ждёт заказ: оплаты, обеспечения, отгрузки. Состояние вручную не меняется — оно следует за документами.
Связанные документы удобнее всего смотреть через структуру подчинённости. Откройте заказ и выберите в меню «Ещё» команду «Структура подчиненности». Там будут счета на оплату, реализации, поступления оплаты, ордера на складе.
2. Как изменить состав заказа: товары, количество, отмена строк
Состав правится на вкладке «Товары». Действия зависят от того, что нужно сделать.
Добавить товар или услугу
- Нажмите «Добавить» или «Подбор товаров» на вкладке «Товары».
- Укажите номенклатуру, характеристику (если используется) и количество.
- Цена подставится по виду цен из соглашения с клиентом.
- В колонке действия по обеспечению выберите, как обеспечивать новую строку (подробнее в разделе 5).
- Нажмите «Провести».
Уменьшить количество
Если строка ещё не отгружена и не попала в складской ордер — просто исправьте количество. Резерв уменьшится при проведении.
Если часть уже отгружена, количество в строке не может быть меньше отгруженного. Пример: заказали 100 шт., отгрузили 60, клиент отказался от остатка. Не ставьте 60 в количестве — отметьте оставшиеся 40 шт. отменёнными.
Отменить строку вместо удаления
В табличной части есть колонка «Отменено» и рядом «Причина отмены». Флаг выводит строку из обеспечения и отгрузки, но сохраняет её в документе.
- ✅ видно, что клиент заказывал и от чего отказался;
- ✅ отчёты по отменённым заказам и причинам отказов показывают реальную картину;
- ✅ не возникает конфликтов с уже оформленными отгрузками.
Причины отмены заводятся в справочнике заранее. Заведите короткий понятный набор: «Отказ клиента», «Нет на складе», «Замена товара», «Ошибка ввода».
Если в заказе 30 строк и половина уже отгружена, удобнее не ставить флаги вручную, а найти в меню «Ещё» команду отмены непоставленных строк. Она отметит всё, что не отгружено, одним действием.
Заменить товар
Замена — это две операции: отменить старую строку с причиной «Замена товара» и добавить новую. Так в истории останется, что именно заменили, а резерв по старой позиции освободится.
3. Перенос сроков отгрузки и доставки
В шапке заказа задаётся желаемая дата отгрузки. По умолчанию все строки отгружаются одной датой. Если снять соответствующий флаг, в табличной части появится колонка с датой отгрузки по каждой строке.
Сдвинуть дату всего заказа
- Откройте заказ и измените дату отгрузки в шапке.
- Если строки отгружаются одной датой, новая дата применится ко всем.
- Проведите заказ.
Сдвинуть дату отдельной строки
Нужно, когда часть товара есть на складе, а часть придёт позже.
- Снимите флаг отгрузки одной датой.
- В колонке даты по строкам поставьте новую дату только у нужных позиций.
- Проверьте вариант обеспечения: для товара, который ждёт поступления, подходит «Резервировать к дате» или «К обеспечению».
- Проведите заказ.
Что ещё сдвигается вместе с датой
- 📅 Этапы графика оплаты, привязанные к отгрузке. Если по соглашению оплата «через 10 дней после отгрузки», срок оплаты тоже уедет.
- 🚚 Доставка. Если доставку планируете по заказу, обновите адрес, время и способ на вкладке доставки. Уже созданное задание на перевозку само не изменится — его правит логист.
- 📦 Распоряжения складу. Новая дата повлияет на то, когда заказ появится в списке к отгрузке у кладовщика.
Если вы переносите дату на более раннюю, а товар зарезервирован «к дате» под будущее поступление, резерв к новой дате может не успеть. Проверьте обеспечение после проведения.
4. Цены, скидки и условия оплаты заказа клиента
Изменить цену в строке
Цена приходит из вида цен соглашения. Править её вручную можно, если права пользователя это разрешают. После изменения цены или количества пересчитайте скидки — командой расчёта скидок на вкладке «Товары». Иначе автоматические скидки останутся от старой суммы.
Пример расчёта. Строка: 50 шт. по 1 200 руб. = 60 000 руб., автоматическая скидка 5% — 3 000 руб., итого 57 000 руб. Менеджер поднял количество до 80 шт.: 80 × 1 200 = 96 000 руб. Если скидка зависит от суммы и при 90 000 руб. становится 7%, после пересчёта она составит 6 720 руб., а к оплате — 89 280 руб. Без пересчёта в заказе останутся прежние 5%.
Сменить соглашение или вид цен
Соглашение задаёт вид цен, скидки, график оплаты и форму расчётов. При смене соглашения программа предлагает перезаполнить цены и условия. Соглашайтесь, если клиент действительно перешёл на другие условия. Откажитесь — останутся старые цены при новом соглашении, и разобраться в этом потом будет трудно.
Изменить график оплаты
На вкладке с условиями оплаты есть таблица этапов. У каждого этапа — вариант оплаты, процент и срок:
| Вариант оплаты | Когда нужен | Как влияет на заказ |
|---|---|---|
| Аванс (до обеспечения) | Под заказ закупают или производят товар | Обеспечение не начнётся без оплаты |
| Предоплата (до отгрузки) | Товар есть, но отгрузка после денег | Заказ ждёт оплату перед отгрузкой |
| Кредит (после отгрузки) | Отсрочка для постоянного клиента | Отгрузка без оплаты, контролируется долг |
Пример: клиент просит вместо 100% предоплаты схему 50/50. Удалите этап предоплаты 100% и добавьте два: «Предоплата (до отгрузки)» 50% и «Кредит (после отгрузки)» 50% со сроком, например, 14 дней.
Если оплата уже поступила
- 💰 Сумма заказа выросла — выставите новый счёт на разницу или обновите существующий счёт на оплату.
- 💸 Сумма уменьшилась — по заказу образуется переплата. Её зачитывают в следующий заказ или возвращают документом «Списание безналичных денежных средств» с операцией возврата клиенту.
- 🧾 Если с аванса выписан счёт-фактура, при возврате или зачёте проверьте, что НДС с аванса восстановлен корректно.
5. Резервы и обеспечение после правки заказа
Обеспечение задаётся по каждой строке. Основные варианты:
- 📦 Отгрузить — товар есть на складе, отгружаем сразу.
- 🔒 Резервировать на складе — товар есть, держим его за клиентом.
- 📅 Резервировать к дате — товар придёт, резерв встанет на поступление.
- 🛒 К обеспечению — товара нет, нужна закупка или производство.
- 🧷 Обособленно — товар закупают или производят строго под этот заказ.
- ⛔ Не обеспечивать — строка висит без обеспечения, решение отложено.
Как правки влияют на резервы
| Что изменили | Что произойдёт с резервом |
|---|---|
| Уменьшили количество | Лишний резерв освободится при проведении |
| Увеличили количество | Новая часть будет обеспечена по выбранному варианту, если хватает свободного остатка |
| Отменили строку | Резерв по строке снимется полностью |
| Сменили склад в шапке | Резерв на старом складе снимется, на новом встанет только при свободном остатке |
| Перевели заказ в «Не согласован» | Заказ перестаёт резервировать товар |
Перезаполнить обеспечение одной командой
На вкладке «Товары» есть кнопка «Обеспечение» с командами заполнения. Программа сама подберёт вариант для каждой строки по свободным остаткам. Удобно после крупной правки состава, когда вручную проходить 40 строк долго.
Свободный остаток до правки проверьте отчётом «Остатки и доступность товаров» в разделе «Склад и доставка». Он показывает, сколько товара на складе уже занято другими заказами.
Обособленное обеспечение — осторожно
Если строка обеспечивается обособленно, под неё мог уже уйти заказ поставщику или заказ на производство. Отмена такой строки не отменит закупку автоматически. Сначала договоритесь с закупщиком или производством, что делать с товаром, затем отменяйте.
6. Ошибки при изменении заказа клиента и как их исправить
Отдельно про ордерные склады. Если отгрузка идёт через расходные ордера, правка заказа не меняет уже собранный товар. Когда изменения касаются товара «в коробке», сначала договоритесь со складом, и только потом проводите заказ.
Не проводите копию заказа «для проверки» в рабочей базе. Копия встанет в резервы и отгрузки рядом с оригиналом, задвоит обязательства перед клиентом. Если копию уже провели — сделайте её непроведённой и пометьте на удаление.
7. Как завершить правку заказа и проверить результат
После изменения заказа клиента пройдите короткую проверку. Она займёт пару минут, но поймает расхождения до того, как товар уедет к клиенту.
- Итоги заказа. Сумма в подвале совпадает с согласованной с клиентом. Скидки пересчитаны.
- Обеспечение. В колонке обеспечения нет строк «Не обеспечивать», которые вы не планировали.
- Счёт на оплату. Сумма счёта равна сумме заказа. Если клиенту ушёл старый счёт, отправьте новый.
- Распоряжения складу. Заказ появился в списке к отгрузке с новым составом и датой.
- Статус. Заказ в нужном статусе: «К отгрузке», если товар готов; «К обеспечению», если ждём закупку.
Если нужно показать, кто и что изменил, используйте историю изменений документа. При включённом версионировании объектов в форме заказа появится команда просмотра истории: каждая версия с автором, датой и списком изменённых полей. Включается оно в общих настройках раздела «НСИ и администрирование».