Дубликат документа в 1С 8.3: кнопка F9, перенос в другую базу и массовое копирование
Содержание
Чтобы скопировать документ
в 1С 8.3, выделите его в журнале и нажмите F9 или кнопку «Скопировать» на командной панели списка. Откроется новый документ с теми же реквизитами и табличными частями, но без номера и не проведённый. Проверьте дату, договор и суммы, затем нажмите «Провести и закрыть».
Механизм копирования общий для платформы, поэтому одинаково работает в 1С:Бухгалтерии 3.0, ЗУП 3.1, УТ 11 и других конфигурациях на 8.3. Примеры ниже — из Бухгалтерии 3.0 с интерфейсом «Такси». Отдельно разберём, как копировать документы пачкой, переносить их в другую информационную базу и что делать, если копия не проводится.
1. Как скопировать документ в 1С вручную
Из списка документов
- Откройте журнал нужного вида, например
Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД). - Встаньте курсором на документ-образец.
- Нажмите
F9или иконку «Скопировать» (два листа) на командной панели. Та же команда есть в менюЕщё. - В открывшейся форме поправьте то, что отличается: дату, количество, цену, контрагента.
- Нажмите «Записать», чтобы посмотреть результат, или сразу «Провести и закрыть».
Из открытого документа
Если документ уже открыт, команда «Скопировать» есть в меню Ещё его формы. Исходный документ при этом остаётся открытым, копия появится в отдельном окне. Удобно, когда нужно сверить строки «глаза в глаза».
Что переносится в копию, а что нет
| Переносится | Не переносится |
|---|---|
| ✅ Организация, контрагент, договор | ❌ Номер — присвоится при записи |
| ✅ Склад, подразделение, счета учёта | ❌ Признак «Проведён» и движения |
| ✅ Табличные части со всеми строками | ❌ Подчинённые документы: счёт-фактура, оплата |
| ✅ Ставки НДС, цены, суммы | ❌ Присоединённые файлы и электронные документы ЭДО |
| ✅ Комментарий | ❌ История изменений и автор исходника |
Дату в типовых конфигурациях при копировании обычно ставит текущую. Проверяйте её всегда: если вы копируете документ задним числом, вручную верните нужный день.
Часть реквизитов конфигурация очищает специально — это задано в обработчике ПриКопировании модуля объекта. Например, в документах поступления не тянется номер и дата входящего документа поставщика: в новой накладной они другие.
Копия или ввод на основании
Копия и ввод на основании решают разные задачи, хотя оба способа заполняют новый документ за вас.
| Способ | Когда подходит | Что получаете |
|---|---|---|
Копирование (F9) | Повторяете тот же документ: ежемесячный акт, аренда, типовая проводка | Документ того же вида без связи с образцом |
| Создать на основании | Следующий шаг цепочки: счёт → реализация → счёт-фактура | Документ другого вида, связанный с исходным |
Связь через «Создать на основании» видна в структуре подчинённости документа. Поэтому реализацию по счёту лучше вводить на основании: по счёту будет видно, что он отгружен. Копия такой связи не даёт.
Перед проведением напишите в комментарии копии «Копия из № … от …». Платформа не хранит связь копии с исходником, и через полгода найти образец будет нечем.
2. Копирование нескольких документов и строк табличной части
Можно ли скопировать сразу несколько документов
Стандартная команда «Скопировать» работает с одним документом — тем, на котором стоит курсор. Если выделить пять строк и нажать F9, откроется одна копия.
Для массового копирования в рамках одной базы есть два пути:
- 🔁 вручную по одному — нормально для 3–10 документов;
- ⚙️ внешняя обработка, которая копирует выборку по отбору (раздел 6 ниже) — для десятков и сотен.
Копирование строк внутри документа
В табличной части тоже работает F9: курсор на строке, нажатие — и появится такая же строка ниже. Дальше меняете номенклатуру или количество.
Если нужно перенести много строк из одного документа в другой, удобнее не копировать, а создать документ на основании. Например, из «Поступления» можно сформировать возврат поставщику, из «Счёта покупателю» — реализацию. Строки перейдут автоматически, а документы будут связаны.
Строки через Excel
Выделенные строки табличной части копируются в буфер Ctrl+C и вставляются в Excel как таблица. Обратно в 1С так вставить нельзя. Для загрузки списка товаров из Excel в Бухгалтерии 3.0 у табличной части «Товары» есть команда загрузки из файла в меню Ещё командной панели этой табличной части. Программа сопоставит колонки и найдёт номенклатуру по наименованию или артикулу.
3. Перенос документов в другую информационную базу
Кнопкой «Скопировать» документ в другую базу не попадёт: копия всегда создаётся в той же базе. Способ переноса зависит от того, одинаковые ли конфигурации.
| Ситуация | Чем переносить | Риски |
|---|---|---|
| Одинаковая конфигурация и релиз (БП → БП) | Обработка «Выгрузка и загрузка данных XML» | Дубли справочников |
| Разные конфигурации (УТ → БП) | Администрирование → Синхронизация данных | Нужна настройка обмена |
| Несколько документов, базы разные по составу | Ввести вручную или через загрузку из Excel | Ошибки ввода |
Перенос между одинаковыми базами через XML
Универсальная обработка ВыгрузкаЗагрузкаДанныхXML83.epf распространяется через ИТС. Её открывают через главное меню Файл → Открыть. Нужна роль с правом открывать внешние обработки.
- Сделайте резервную копию базы -приёмника — загрузка пишет данные сразу, отмены нет.
- В базе-источнике откройте обработку, вкладка выгрузки.
- Отметьте нужный вид документов и задайте период и отбор.
- Выгрузите в файл
.xml. - В базе-приёмнике откройте ту же обработку, вкладку загрузки, укажите файл.
- После загрузки перепроведите документы:
Операции → Сервис → Групповое перепроведение документовза нужный период.
Обработка сопоставляет объекты по внутреннему идентификатору, а не по наименованию или ИНН. Если в приёмнике контрагент «Ромашка» заведён вручную, после загрузки появится второй такой же контрагент. Перед переносом проверьте, откуда взялись справочники в обеих базах.
Версии конфигураций должны совпадать. Если в источнике релиз новее, часть реквизитов в приёмнике просто не найдётся и загрузка завершится ошибкой.
Перенос между разными конфигурациями
Если документы нужно передавать из УТ 11 в Бухгалтерию 3.0 регулярно, копировать их руками или через XML не стоит. Настройте синхронизацию данных: в обеих базах она находится в разделе Администрирование → Синхронизация данных. Правила обмена уже входят в типовые конфигурации, документы переносятся по расписанию или по кнопке.
Разовая выгрузка XML между разными конфигурациями не сработает: у документов разные реквизиты, и обработка не знает, как их сопоставить.
4. Копирование документов разных видов: что проверять
Копия наследует всё, включая устаревшие данные. Какие поля требуют внимания, зависит от вида документа.
| Документ | Зачем копируют | Что проверить в копии |
|---|---|---|
| Реализация, акт, УПД | Ежемесячные услуги одному клиенту | Дату, период в наименовании услуги, ставку НДС, договор |
| Поступление | Регулярная аренда, связь | Входящий номер и дату, счёт-фактуру — регистрируйте заново |
| Платёжное поручение | Ежемесячные платежи | Назначение платежа, сумму, НДС в тексте, статус плательщика для налогов |
| Операция (ручная проводка) | Повторяющиеся корректировки | Счета и субконто: корректность за новый период |
| ПКО, РКО | Повторяющиеся выдачи | Основание, сумму, получателя |
| Авансовый отчёт | Похожие командировки | Даты, суточные, приложенные документы |
Ставка НДС в старых документах
С 1 января 2026 года общая ставка НДС — 22%. Если копируете документ 2025 года, в строках останется 20%. Программа не поправит ставку сама: исправьте её вручную или перевыберите номенклатуру, чтобы ставка подтянулась из карточки.
Зарплатные и кадровые документы
Начисление зарплаты, больничные и отпуска в ЗУП 3.1 копировать почти бессмысленно. Суммы там рассчитываются от среднего заработка, графика и стажа. Создайте новый документ и нажмите «Заполнить» — расчёт пройдёт по актуальным данным.
Счёт-фактура
Счёт-фактуру выданный не копируйте отдельно. Её правильно создавать кнопкой внизу формы реализации: так он будет связан с отгрузкой, а номер пойдёт по своей нумерации.
5. Печатные формы и копия документа
Печатная форма копии строится по новому документу: свой номер, своя дата, свои суммы. Никакой отметки «копия» на бланке не появится. Если на бумаге нужен именно дубликат прежнего документа, печатайте исходник, а не делайте копию в базе.
Тут часто путают две разные вещи:
- 📄 копия документа в базе — новый объект с новым номером, он попадёт в учёт;
- 🖨️ второй экземпляр печатной формы — тот же документ, напечатанный дважды.
Для второго экземпляра в окне печати есть поле количества копий: поставьте 2, и принтер выведет два экземпляра. Новых записей в базе это не создаёт.
Правки на бланке
Печатная форма открывается как табличный документ, и в ней можно поменять текст ячейки перед печатью. Эти правки не сохраняются в документ. При повторной печати вернутся данные из базы. Правьте документ, а не бланк.
Подпись и печать на бланке
Факсимиле подписи и печати берётся из карточки организации, поэтому у копии оно будет таким же. Если с момента исходного документа сменился руководитель, проверьте раздел ответственных лиц организации: в печатной форме подставится тот, кто действует на дату копии.
6. Автоматическое копирование документов внешней обработкой
Когда нужно размножить десятки документов — например, акты по 40 договорам абонентского обслуживания каждый месяц — пишут внешнюю обработку
. Базовый приём — метод Скопировать() объекта документа. Он вызывает обработчик ПриКопировании, как и интерактивная копия.
&НаСервере
Процедура СкопироватьАктыНаСервере(ДатаКопии)
Запрос = Новый Запрос;
Запрос.Текст =
"ВЫБРАТЬ
| Док.Ссылка КАК Ссылка
|ИЗ
| Документ.РеализацияТоваровУслуг КАК Док
|ГДЕ
| Док.Дата МЕЖДУ &Начало И &Конец
| И Док.Проведен
| И НЕ Док.ПометкаУдаления";
Запрос.УстановитьПараметр("Начало", НачалоМесяца(ДобавитьМесяц(ДатаКопии, -1)));
Запрос.УстановитьПараметр("Конец", КонецМесяца(ДобавитьМесяц(ДатаКопии, -1)));
Выборка = Запрос.Выполнить().Выбрать();
Пока Выборка.Следующий() Цикл
НовыйДок = Выборка.Ссылка.ПолучитьОбъект().Скопировать();
НовыйДок.Дата = ДатаКопии;
НовыйДок.Комментарий = "Копия из " + Строка(Выборка.Ссылка);
// Запись без проведения: бухгалтер проверит и проведёт сам
НовыйДок.Записать(РежимЗаписиДокумента.Запись);
КонецЦикла;
КонецПроцедуры
Обработка берёт проведённые реализации прошлого месяца и создаёт непроведённые копии с новой датой. Проведение намеренно оставлено человеку: так ошибку в одном договоре заметят до того, как она попадёт в учёт.
Как подключить обработку
- 📂 Разово — через
Файл → Открыть, если у пользователя есть право на внешние обработки. - 🗂️ Постоянно — через
Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Дополнительные отчеты и обработки. Для этого в модуле обработки нужна функцияСведенияОВнешнейОбработке()по требованиям БСП.
Запускайте обработку сначала на копии базы. Ошибка в отборе запроса создаст сотни лишних документов, и удалять их придётся по одному или той же обработкой.
7. Ошибки при копировании документов и как их исправить
Копия ведёт себя как новый документ, поэтому и ошибки у неё обычные для ввода — только причина чаще в устаревших данных образца.
Не проводите копию «на пробу» в рабочей базе. Проведённая копия сразу делает движения: удваивает выручку, НДС, остатки. Если нужно посмотреть проводки, запишите документ без проведения и смотрите в нём заполнение, а проводите только окончательный вариант.
Помеченную на удаление лишнюю копию база удалит окончательно только после обработки «Удаление помеченных объектов». До этого она лежит в журнале и в учёте не участвует, если с неё снято проведение.