Исправление счёта в 1С: правим документ, оплату и реализацию

Если счёт на оплату ещё не оплачен и по нему нет отгрузки, исправить его просто: откройте документ в разделе Продажи → Счета покупателям, поменяйте нужные поля и запишите заново. Проводок счёт на оплату не делает, поэтому пересчитывать учёт не придётся.

Сложнее, когда по счёту уже прошла оплата или оформлена реализация. Тогда корректировать нужно всю цепочку, а если товар отгружён и НДС попал в декларацию — через отдельный документ Корректировка реализации с корректировочным счётом-фактурой. Ниже — как исправить счёт в 1С в каждом из этих случаев, с точными путями меню и проводками.

Что исправляем: счёт на оплату или счёт-фактуру

Слово «счёт» в 1С означает два разных документа, и правятся они по-разному.

• 📄 Счёт на оплату (счёт покупателю или счёт от поставщика) — вспомогательный документ. Он нужен, чтобы контрагент перечислил деньги, и служит основанием для печатной формы. Бухгалтерских проводок счёт на оплату не формирует.
• 🧾 Счёт-фактура — налоговый документ по НДС. Он влияет на книгу продаж или книгу покупок и на декларацию. Исправляют его строго по правилам НК РФ: исправительным либо корректировочным счётом-фактурой.

Отсюда простое правило. Пока речь идёт только о сумме к оплате — вы правите счёт на оплату, и это безопасная операция. Как только затронут НДС и уже сдана отчётность — включаются правила для счёта-фактуры.

Когда счёт приходится корректировать

Типичные поводы поправить счёт на оплату:

• ошиблись в сумме или количестве;
• не ту номенклатуру или услугу поставили в строку;
• выбрали не того контрагента или не тот договор;
• указали неверную ставку или сумму НДС;
• поменялись реквизиты, цена или условия ещё до оплаты.

Пока контрагент не заплатил, любой из этих пунктов правится за минуту. Проблемы начинаются, когда счёт уже «оброс» связанными документами: платёжкой, реализацией, счётом-фактурой. Поэтому первым делом проверьте, есть ли у счёта оплата и отгрузка.

Пример. Выставили счёт на 120 000 ₽, а цену согласовали другую — 100 000 ₽. Если контрагент ещё не платил, просто поправьте сумму в счёте. Если он уже перечислил 120 000 ₽, разница в 20 000 ₽ повиснет авансом, и её придётся либо вернуть, либо зачесть в следующую поставку. Если по счёту прошла и отгрузка на 120 000 ₽ — меняется выручка и НДС, нужна полноценная корректировка реализации.

Как это увидеть: откройте счёт и нажмите кнопку Структура подчинённости (значок с деревом связей в верхней командной панели) — 1С покажет все документы, которые ссылаются на этот счёт.

Правка счёта на оплату: пошагово

Если связанных документов нет, действуйте так:

1. Откройте Продажи → Счета покупателям (счёт поставщику — в Покупки → Счета от поставщиков).
2. Найдите нужный счёт в списке. Для поиска удобно отфильтровать список по контрагенту или сумме через поле поиска над таблицей.
3. Откройте документ двойным щелчком.
4. Внесите правки: сумму, количество, номенклатуру, ставку НДС, договор.
5. Нажмите Провести и закрыть (или просто Записать, если документ непроводящийся).
6. При необходимости распечатайте исправленную форму заново: Печать → Счёт на оплату.

Дату счёта без необходимости не меняйте — по ней документ стоит в списке и привязан к периоду. Если исправляете счёт прошлого месяца, убедитесь, что период ещё не закрыт.

Отдельная частая задача — поправить реквизиты или условия сразу в нескольких похожих счетах. Создавать каждый заново не нужно: откройте верный счёт, нажмите Создать на основании или скопируйте документ (клавиша F9 в списке), а затем правьте копию. Так меньше шансов забыть поле.

Если счёт уже ушёл контрагенту по почте, не ограничивайтесь правкой в базе. После изменения выгрузите исправленный документ заново: Печать → Счёт на оплату, далее сохраните в PDF или отправьте через кнопку конверта в форме печати. Иначе контрагент заплатит по старой сумме, и разбираться придётся уже с оплатой.

Счёт уже оплачен или отгружен — что делать

Когда по счёту прошли деньги или отгрузка, одной правкой документа не обойтись — цифры разойдутся по цепочке.

Если прошла только оплата, а отгрузки ещё нет. Поправьте счёт, затем откройте платёжный документ (Банк и касса → Банковские выписки или Поступления на расчётный счёт) и проверьте сумму и назначение. Если итог счёта изменился, разница между оплатой и счётом станет авансом или недоплатой — это нормально, 1С учтёт её на 62.02 (или 60.02 по поставщику). Проверить остаток по контрагенту удобно отчётом Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту для 62 или 60: там видно и выданные авансы, и задолженность.

Если оформлена реализация, но счёт-фактуру ещё не выставляли. Сначала распроведите или поправьте реализацию, потом пересоберите счёт-фактуру. Удобно пройти всю цепочку групповым перепроведением: Операции → Групповое перепроведение документов (в части релизов — внутри подраздела Сервис). Так связанные документы пересчитают движения в правильном порядке.

Если товар отгружён, счёт-фактура выставлен и НДС уже в декларации. Задним числом переписывать реализацию нельзя. Нужен отдельный документ — Корректировка реализации. О нём — следующий раздел.

Корректировка реализации и корректировочный счёт-фактура

Документ Корректировка реализации (Продажи → Корректировки реализаций) — штатный инструмент, когда отгрузка уже проведена, а сумму нужно изменить. Он сам сделает проводки и сформирует нужный счёт-фактуру.

Порядок действий:

1. Откройте Продажи → Корректировки реализаций и создайте новый документ (кнопка Создать).
2. В поле Основание выберите исходную реализацию — 1С подтянет из неё строки.
3. Укажите Вид операции: Корректировка по согласованию сторон (изменилась цена или количество) либо Исправление в первичных документах (техническая ошибка в исходном документе).
4. Во второй строке каждой позиции (после изменения) впишите верные цену, количество или сумму.
5. Проведите документ.
6. По кнопке в документе выпишите корректировочный либо исправленный счёт-фактуру.

Проводки при уменьшении цены по согласованию сторон 1С сформирует автоматически. По сути это сторно части выручки и НДС:

Разницу по НДС продавец принимает к вычету — корректировочный счёт-фактура попадёт в книгу покупок. Период при уменьшении — тот, в котором подписали соглашение или первичку об изменении, а не задним числом.

При увеличении цены всё наоборот: 1С доначислит выручку (Дт 62.01 Кт 90.01.1) и НДС (Дт 90.03 Кт 68.02), а корректировочный счёт-фактура попадёт в книгу продаж того периода, когда оформлено увеличение. Доплату налога учитывайте при расчёте НДС за квартал.

На стороне покупателя всё симметрично. Если корректируете полученную поставку, используйте документ Корректировка поступления (Покупки → Корректировки поступлений). При уменьшении цены покупатель обязан восстановить ранее принятый к вычету НДС на сумму разницы — 1С отразит это в книге продаж. При увеличении — принимает дополнительный НДС к вычету по корректировочному счёту-фактуре поставщика.

Документ Корректировка реализации закрывает и ещё один частый случай — возврат части товара покупателем. Выбирайте тот же вид операции Корректировка по согласованию сторон и уменьшайте количество в строке «после изменения»: 1С вернёт на склад товар и выставит корректировочный счёт-фактуру на разницу.

Исправление против корректировки: как не перепутать

Два похожих слова — разные последствия для НДС. Разберём на цифрах.

Простой ориентир: если стороны договорились об изменении — это корректировка. Если вы ошиблись при оформлении — это исправление. В документе Корректировка реализации это и есть выбор Вид операции на шаге 3.

Бывает и случай, когда корректировать вообще не нужно. Если счёт-фактуру ещё не выставили и декларацию не сдавали, достаточно поправить исходную реализацию и перевыставить счёт-фактуру с той же датой — отдельный документ корректировки не потребуется. Корректировка реализации нужна именно тогда, когда исходный документ уже «ушёл» в отчётность и переписывать его задним числом нельзя.

Пути в разных конфигурациях 1С

Названия разделов зависят от конфигурации. Пути ниже — для актуальных релизов с интерфейсом «Такси».

В 1С:Управлении торговлей счёт на оплату тесно связан с заказом клиента и статусами оплаты, поэтому там чаще правят заказ, а счёт переформируют. В 1С:Бухгалтерии счёт самостоятельнее и правится напрямую.

Частые ошибки при корректировке счетов

• ❌ Правят счёт, забыв про цепочку. Поменяли сумму в счёте, а оплата и реализация остались со старой — учёт разошёлся. Всегда смотрите структуру подчинённости.
• ❌ Переписывают проведённую реализацию задним числом вместо корректировки. Если НДС уже в декларации, так делать нельзя — только через Корректировку реализации.
• ❌ Путают исправление и корректировку. Из-за этого выставляют не тот счёт-фактуру, и он неверно встаёт в книгу покупок/продаж.
• ❌ Правят документ в закрытом периоде. Движения меняются задним числом, отчётность перестаёт сходиться с базой.
• ❌ Меняют дату счёта без причины. Документ «уезжает» в другой период и теряет логику привязки к оплате.

Большинства этих проблем не будет, если держать правило: сначала смотрим связи документа, потом правим — от начала цепочки к концу.

Частые вопросы