Печатная форма, отчёт или макет конфигурации: выгружаем табличный документ 1С в xlsx

Чтобы сохранить макет или печатную форму из 1С в Excel, откройте её на экране и нажмите кнопку Сохранить (значок дискеты) в командной панели формы. В списке форматов отметьте «Лист Microsoft Excel 2007 и выше (.xlsx)» и выберите папку. Для любого другого табличного документа — отчёта, открытого файла .mxl — работает Ctrl+S или главное меню ≡ → Файл → Сохранить как, где в поле «Тип файла» выбирают xlsx.

Частое заблуждение — что для выгрузки нужен установленный Microsoft Excel. Не нужен: платформа 1С 8.3 сама формирует файл xlsx или xls, программа Excel требуется только чтобы потом его открыть. Механизм общий для платформы, поэтому шаги одинаковы в Бухгалтерии 3.0, ЗУП 3.1, УТ 11 и других типовых конфигурациях на интерфейсе «Такси».

Что такое табличный документ и почему Excel видит его по-своему

Всё, что 1С показывает в виде «листа с ячейками» — счёт, ТОРГ-12, оборотно-сальдовая ведомость, расчётный листок, — это табличный документ. Его родной формат — .mxl. Макет в конфигурации, по которому строится печатная форма, — тоже табличный документ, только с именованными областями и параметрами вместо реальных значений.

При сохранении в Excel 1С переводит свою разметку в разметку листа Excel. Большая часть переносится без потерь:

• 📐 ширина колонок и высота строк;
• 🔲 объединённые ячейки, рамки, заливка, шрифты;
• 🖨️ параметры страницы: ориентация, поля, масштаб;
• 🖼️ картинки — логотип, подпись, печать, QR-код.

Что теряется или меняется:

• 🧩 группировки строк и колонок отчёта переносятся как структура Excel, но иногда разворачиваются целиком;
• 🔗 расшифровки отчёта (двойной щелчок по сумме) в Excel не работают — это механизм 1С;
• 🔤 значения, вставленные в макет как текст, становятся текстом, а не числом;
• 📏 тонкие различия в ширине шрифтов дают «уехавшую» на 1-2 мм строку при печати.

Как сохранить печатную форму в Excel из документа

Этот способ нужен в 90% случаев: бухгалтеру надо отправить контрагенту счёт или акт в редактируемом виде.

1. Откройте документ, например «Реализация (акт, накладная, УПД)».
2. Нажмите Печать и выберите нужную форму. Откроется окно предварительного просмотра.
3. При необходимости поправьте текст: включите переключатель Редактирование (значок карандаша) и меняйте ячейки прямо в окне. Правки попадут в файл, но не в документ базы.
4. Нажмите Сохранить (дискета) в командной панели окна печати.
5. В открывшемся окне отметьте флажок «Лист Microsoft Excel 2007 и выше (.xlsx)». Можно отметить несколько форматов сразу — например, xlsx и PDF.
6. Выберите, куда сохранить: на компьютер или присоединить файл к документу. Во втором случае файл появится в присоединённых файлах документа и будет доступен коллегам.
7. Укажите папку и нажмите Сохранить.

Если в окне печати выведен комплект из нескольких форм (например, накладная и счёт-фактура), каждая сохранится отдельным файлом. Флажок «Упаковать в архив .zip» соберёт их в один архив — удобно для отправки по почте.

Как выгрузить отчёт или список

Отчёты на системе компоновки данных (ОСВ, анализ счёта, карточка счёта) сохраняются так же: сформируйте отчёт, нажмите кнопку Сохранить на панели отчёта или Ctrl+S, выберите тип файла xlsx.

Для обычного списка — справочника контрагентов, журнала документов — кнопки сохранения нет. Порядок такой:

1. В списке откройте меню Ещё → Вывести список .
2. Отметьте нужные колонки и нажмите ОК.
3. Список откроется табличным документом — сохраните его через Ctrl+S в xlsx.

Как сохранить сам макет конфигурации в файл

Пустой макет нужен, когда печатную форму хотят доработать: поменять бланк, добавить логотип, отдать дизайнеру. Есть два пути.

Из пользовательского режима

В типовых конфигурациях на БСП макеты собраны в одном списке: Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Макеты печатных форм.

1. Найдите макет по названию через строку поиска списка.
2. Откройте его кнопкой Изменить макет. Макет откроется табличным документом.
3. Сохраните через ≡ → Файл → Сохранить как и выберите тип xlsx или mxl.

Изменённый макет загружают обратно в том же списке, а не правкой конфигурации. Тогда при обновлении типовая конфигурация не теряет поддержку, а ваша версия макета продолжает работать.

Из Конфигуратора

1. Откройте дерево конфигурации, найдите объект (документ или обработку) и раскройте ветку Макеты.
2. Двойным щелчком откройте макет типа «Табличный документ».
3. Выполните Файл → Сохранить копию или Сохранить как — в зависимости от версии платформы — и выберите формат.

Если макет нужно заменить в типовой базе с поддержкой, удобнее не снимать конфигурацию с поддержки, а положить доработанный макет в расширение конфигурации . Это отдельная работа для программиста, но именно так её делают на практике.

Какой формат выбрать в окне сохранения

Окно сохранения предлагает больше форматов, чем один Excel. Выбор влияет на то, что получит адресат.

Практическое правило: внешнему адресату — xlsx плюс PDF, коллеге с 1С — mxl, архив для себя — PDF.

Имя файла и выбор формата по умолчанию

1С предлагает имя файла по названию формы и номеру документа, например «Счет на оплату № 123 от 05.10». Перед отправкой его стоит сократить: часть почтовых серверов и банковских систем плохо переносит пробелы, точки и знак «№» в имени вложения. Флажок транслитерации имён в окне сохранения печатной формы превратит кириллицу в латиницу.

Отмеченные в окне форматы программа запоминает для пользователя. Если один раз выбрать xlsx, в следующий раз флажок уже будет стоять — удобно, но легко по привычке отправить xls, когда адресату нужен PDF. Раз в месяц полезно заглянуть в это окно и снять лишнее.

Программная выгрузка: внешние отчёты, обработки и рассылки

Когда файлы нужны регулярно — ежедневный остаток на складах, еженедельная ОСВ руководителю, — сохранять руками неудобно. Есть два уровня автоматизации.

Без программиста: рассылка отчётов

В Бухгалтерии 3.0 и других конфигурациях на БСП есть подсистема рассылок. Её включают в Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки флажком «Рассылки отчетов». В настройке рассылки задают:

• 📊 какие отчёты и с какими настройками формировать;
• 📁 формат вложения — xlsx, PDF, mxl и другие;
• 📬 куда доставить — на почту, в сетевую папку или на FTP;
• ⏰ расписание — каждый день, по понедельникам, первого числа месяца.

Для серверной базы расписание выполняет регламентное задание. В файловой базе оно срабатывает, только пока открыт хотя бы один сеанс 1С.

С программистом: внешний отчёт или обработка

Если нужна нестандартная выгрузка — например, сохранить счета за день отдельными файлами в папку для обмена с банком или клиентом, — пишут внешнюю обработку . Ключевой метод — Записать у объекта ТабличныйДокумент:

// Выполняется на сервере
Процедура СохранитьВExcelНаСервере(ТабДок, ПолноеИмяФайла)

    // ПолноеИмяФайла, например: "\\fileserver\obmen\Schet_123.xlsx"
    ТабДок.Записать(ПолноеИмяФайла, ТипФайлаТабличногоДокумента.XLSX);

КонецПроцедуры

Тип файла задают значениями системного перечисления ТипФайлаТабличногоДокумента: XLSX, XLS, PDF, MXL, ODS, DOCX, HTML, TXT.

Если код выполняется на сервере 1С, путь указывают с точки зрения сервера: папка должна быть доступна учётной записи, от которой работает служба. Чтобы отдать файл пользователю на его компьютер, файл сначала пишут во временный файл на сервере, помещают двоичные данные во временное хранилище, а на клиенте сохраняют их. В конфигурациях на БСП для последнего шага есть готовая процедура ФайловаяСистемаКлиент.СохранитьФайл.

Если выгрузка в Excel прошла не так

Если ни один пункт не подошёл, сохраните ту же форму в PDF и сравните. Если и в PDF есть ошибка — она в самом макете или данных документа, Excel тут ни при чём.

Обходные пути, когда кнопки «Сохранить» нет

Бывает, что форма открыта в нетиповой обработке, где командная панель урезана. Тогда помогут три приёма:

1. Главное меню. ≡ → Файл → Сохранить как срабатывает для активного табличного документа, даже если на панели формы кнопки нет.
2. Копирование. Щёлкните в табличный документ, нажмите Ctrl+A, затем Ctrl+C и вставьте в Excel. Значения и большая часть оформления перенесутся, объединения ячеек — не всегда.
3. Печать в PDF. Если редактировать не нужно, отправьте форму на виртуальный принтер PDF. Это не Excel, но для отправки контрагенту часто достаточно.

Частые вопросы