Смена фамилии в базе 1С так, чтобы старые документы не «переписались»

Чтобы изменить фамилию сотрудника в 1С, откройте его карточку (Кадры → Сотрудники в ЗУП 3.1), впишите новую фамилию и обязательно укажите, что это смена ФИО с конкретной даты, а не исправление опечатки. Тогда документы до этой даты печатаются со старой фамилией, а после — с новой.

Если просто перебить фамилию в поле и записать, программа перепишет историю. Расчётные листки, приказы и справки за прошлые годы при повторной печати выйдут уже с новой фамилией. Ниже — как поменять фамилию правильно для сотрудника, физлица, контрагента и ИП, и как исправить, если уже сделали не так.

Что проверить до того, как менять фамилию

Смена фамилии — не одно поле, а цепочка данных. Перед правкой соберите всё, что понадобится.

📄 Документы от сотрудника:

• копия свидетельства о браке (расторжении брака) или о перемене имени;
• новый паспорт — его серия, номер, дата выдачи и код подразделения;
• письменное заявление об изменении анкетных данных (форму организация задаёт сама).

🔎 Что выяснить в базе:

• дату, с которой действует новая фамилия. Обычно это дата выдачи нового паспорта или дата из свидетельства, но для учёта важна дата, с которой человек представляется новой фамилией в документах организации;
• есть ли у человека несколько карточек (например, два трудовых договора — основной и по совместительству). Физическое лицо при этом одно, и фамилия меняется у него;
• связан ли человек с пользователем базы, ответственным лицом организации или сертификатом электронной подписи.

Изменение фамилии сотрудника в 1С:ЗУП 3.1 по шагам

В ЗУП 3.1 ФИО хранится в периодическом регистре: у каждой записи есть дата начала действия. Поэтому одна и та же карточка «помнит» и старую, и новую фамилию.

Шаг 1. Откройте карточку

1. Перейдите в Кадры → Сотрудники.
2. Найдите сотрудника поиском по фамилии или табельному номеру.
3. Откройте карточку. Поля «Фамилия», «Имя», «Отчество» находятся в шапке.

Шаг 2. Внесите новую фамилию с датой

1. Воспользуйтесь ссылкой истории изменения ФИО рядом с полями фамилии и имени (в разных релизах она подписана немного по-разному, но всегда стоит возле ФИО).
2. Добавьте новую запись: дата изменения + новая фамилия. Имя и отчество перенесутся из текущих данных.
3. Запишите и закройте форму истории.

Если вместо этого изменить фамилию прямо в поле, при записи программа спросит, что произошло: исправлена ошибка или изменились данные. Для реальной смены фамилии выбирайте вариант «изменились» и указывайте дату. Вариант «исправлена ошибка» заменяет фамилию задним числом во всех периодах.

Шаг 3. Обновите удостоверение личности

1. В карточке откройте раздел с личными данными и документами.
2. Добавьте новый паспорт с датой выдачи. Старый не удаляйте: он нужен для документов прошлых периодов.
3. Проверьте, что новый паспорт отмечен как основной документ.

Шаг 4. Проверьте наименование в списке

Наименование сотрудника в списке сотрудников и физических лиц программа формирует из ФИО. После записи откройте список и убедитесь, что строка показывает новую фамилию.

Если у сотрудника есть второй трудовой договор (внутреннее совместительство), откройте и вторую карточку. Фамилия у неё подтянется автоматически, потому что физлицо общее. Но проверить стоит — особенно если в наименовании была пометка вроде «(совм.)».

Что ещё сделать кадровику вне 1С

• 📘 Бумажная трудовая книжка. Запись на титульном листе вносится по Порядку ведения трудовых книжек: старая фамилия зачёркивается одной чертой, рядом пишется новая со ссылкой на документ.
• 🗂 Личная карточка Т-2. Отразите изменение в разделе общих сведений.
• 🏦 Зарплатный проект. Сообщите в банк новые данные. Иначе реестр на зачисление зарплаты может вернуться с ошибкой расхождения ФИО.
• 🎖 Воинский учёт. Если сотрудник состоит на воинском учёте, организация сообщает в военкомат об изменении его учётных данных. В ЗУП в карточке воинского учёта ничего отдельно менять не нужно: ФИО берётся из физлица.
• 🩺 ДМС и страхование. Передайте новые данные страховой компании, если сотрудник застрахован по договору организации. Полис со старой фамилией в клинике могут не принять.
• 🧾 Подотчёт и доверенности. Проверьте открытые авансовые отчёты и бумажные доверенности на получение ТМЦ. Новые оформляйте уже на новую фамилию.

Как поменять фамилию физлица и контрагента в 1С:Бухгалтерии 8.3

В Бухгалтерии 3.0 фамилия встречается в трёх местах, и меняется в каждом по-своему.

Сотрудники и физлица в Бухгалтерии

Кадровый блок в Бухгалтерии 3.0 построен на той же библиотеке, что и ЗУП. Значит, порядок тот же: новая фамилия + дата изменения + новый паспорт. Если зарплата ведётся в ЗУП и данные выгружаются в Бухгалтерию через синхронизацию, меняйте фамилию только в ЗУП. Правка на стороне Бухгалтерии будет перезаписана при следующем обмене.

Контрагент — физическое лицо или ИП

1. Откройте Справочники → Контрагенты, найдите карточку.
2. Измените краткое наименование (для поиска) и полное наименование (идёт в печатные формы).
3. Для ИП полное наименование обычно выглядит так: «Индивидуальный предприниматель Петрова Анна Сергеевна».

Если рядом с полным наименованием есть ссылка на историю изменений, задайте новое наименование с даты. Если ссылки нет — учтите, что ранее проведённые документы при повторной печати покажут уже новую фамилию. Для архива заранее сохраните нужные акты и счета-фактуры в PDF.

Сценарии с подвохом: директор, ИП и электронная подпись

Обычная смена фамилии рядового сотрудника — пять минут. Сложнее, когда фамилию меняет человек, который подписывает документы.

Директор или главный бухгалтер

• В ответственных лицах организации ФИО берётся из карточки физлица. Достаточно поменять фамилию в физлице с датой — подписи в печатных формах обновятся сами.
• Расшифровка подписи в счетах-фактурах и актах до даты изменения останется старой. Это правильно.
• Проверьте факсимиле, если оно загружено в карточку организации: на изображении подписи может быть старая фамилия.

ИП, который ведёт учёт в своей базе

1. Откройте Главное → Организации, карточку ИП.
2. Измените ФИО с датой — так же, как у физлица.
3. Проверьте регистрационные данные: ОГРНИП и ИНН не меняются, а сведения в ЕГРИП ФНС обновляет сама на основании данных ЗАГС.

Сертификат КЭП и 1С-Отчётность

Сертификат электронной подписи со старой фамилией после её смены использовать нельзя. Владелец сертификата указан в нём по ФИО, и данные должны быть достоверными. Нужно выпустить новый сертификат.

Порядок действий в 1С:

1. Получите новый сертификат (для руководителя — в удостоверяющем центре ФНС, для остальных — в коммерческом УЦ).
2. Установите его на компьютер и добавьте в программу через настройки электронной подписи и шифрования в разделе Администрирование.
3. В настройках 1С-Отчётности и ЭДО замените сертификат в учётной записи документооборота.
4. Если сотрудник подписывал документы по машиночитаемой доверенности (МЧД), выпустите новую: доверенность оформлена на конкретное ФИО.

Если фамилию нужно сменить сразу многим

Массовая смена фамилий случается редко: после объединения баз, при переносе данных или при исправлении ошибки загрузки. Инструменты есть, но у каждого свои риски.

Если программист пишет обработку, поставьте ему задачу точно: «для каждого физлица добавить запись в историю ФИО с датой Х», а не «заменить фамилию». Это две разные операции с разным результатом для старых документов.

Смена фамилии в 1С:ERP, КА и других конфигурациях

1С:ERP и Комплексная автоматизация. Кадровый и зарплатный блок здесь такой же, как в ЗУП 3.1. Порядок действий совпадает: карточка сотрудника → история ФИО с датой → новый паспорт. Отличается только расположение раздела в командном интерфейсе.

1С:Управление торговлей 11 и Розница. Кадрового учёта в них нет. Фамилия встречается в двух местах:

• карточка контрагента или партнёра — правится как в Бухгалтерии;
• пользователь информационной базы (кассир, менеджер).

Пользователь базы — в любой конфигурации:

1. Откройте Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи.
2. Измените полное имя пользователя.
3. Имя для входа меняйте только по согласованию с человеком: старый логин перестанет работать, а сохранённые настройки привязаны к пользователю, а не к логину, поэтому не потеряются.

💡 Если пользователь связан с физлицом (так бывает в ЗУП и Бухгалтерии), сначала смените фамилию в физлице, потом — полное имя пользователя. Иначе в списке пользователей будет одна фамилия, а в кадровых документах другая.

Как исправить ошибки после смены фамилии

Чаще всего проблемы появляются через месяц-два — когда печатают старый документ или сдают отчётность.

Если фамилию поменяли не тому человеку

Такое бывает с однофамильцами. Откройте историю ФИО, удалите ошибочную запись и проверьте паспорт: если добавили новый документ, удалите и его. Новых проводок или начислений смена фамилии не создаёт, поэтому перепроводить документы не нужно.

Частые вопросы