Передаём рабочее место кассира другому сотруднику

Чтобы за кассу сел другой сотрудник, текущую кассовую смену закрывают под старым кассиром, выходят из РМК и открывают новую смену уже под новым пользователем. Подменить фамилию в чеке «на ходу» нельзя: на одной ККТ в один момент открыта ровно одна смена, и она привязана к тому, кто её начал.

Порядок одинаков для 1С:Розница и для Управления торговлей (УТ 11) — отличаются только названия некоторых пунктов меню. Ниже — что сделать текущему кассиру, что новому, как раздать права через профили групп доступа и как потом свести выручку по каждому человеку.

Кассовая смена и почему она закреплена за пользователем

Кассовая смена — это период работы ККТ между отчётом об открытии и отчётом о закрытии (Z-отчётом). Всё, что пробито внутри смены, попадает в один итоговый документ и уходит оператору фискальных данных (ОФД).

Смену открывает конкретный пользователь информационной базы. Его логин фиксируется в документах смены и в фискальных данных. Поэтому выручка, возвраты и остаток в денежном ящике считаются «по кассиру» — это и есть основа материальной ответственности.

Фамилия кассира попадает и в сам чек: по закону о ККТ в чеке указывается должность и ФИО лица, которое приняло оплату (кроме расчётов через автоматические устройства). Поэтому важно не «кто физически стоит у кассы», а под каким пользователем открыта смена: именно он будет значиться в фискальных данных каждого чека этой смены. Переназначить кассира в уже напечатанном чеке технически невозможно — данные зафиксированы в фискальном накопителе.

Отсюда два практических следствия:

• 🧾 Пока смена не закрыта, она «числится» за открывшим её сотрудником. Новый кассир в чужой открытой смене работать не должен — иначе чеки уйдут под чужой фамилией.
• ⏱️ Смена не может длиться дольше 24 часов. Если прошлый кассир забыл закрыть смену накануне, касса сама не даст пробить чек , пока смену не закроют.

Проверить, сколько уже пробито в текущей смене, можно не закрывая её — через отчёт о текущем состоянии расчётов (X-отчёт). Он печатается без гашения, фискальный итог не трогает и ОФД о нём не уведомляется. Это удобно при пересменке: старший кассир снимает X-отчёт, сверяет с деньгами в ящике и только потом принимает решение о закрытии.

Что проверить перед передачей кассы

Передача кассы — это, по сути, сдача смены с деньгами. Прежде чем нажимать «Закрытие смены », стоит пройтись по короткому списку, чтобы не оставить новому кассиру чужие «хвосты».

Деньги в ящике пересчитывайте до закрытия смены, а не после. После Z-отчёта фискальный итог уже зафиксирован, и расхождение придётся оформлять отдельной операцией — это дольше и заметнее для проверки.

Как закрыть смену текущему кассиру

Закрытие делается прямо из рабочего места кассира (РМК) под тем пользователем, который смену открывал.

1. Войдите в РМК под текущим кассиром. В 1С:Розница это раздел Продажи → РМК (управляемый режим); в УТ 11 РМК открывается из раздела Продажи (название команды может немного отличаться по релизу).
2. Завершите все незакрытые чеки: проведите отложенные, снимите с паузы начатые продажи. Открытый черновик чека не даст закрыть смену.
3. Если смена шла с оплатой картами, сверьте итоги эквайрингового терминала — выполните на нём сверку итогов (закрытие банковского дня). Сумма безналичных по терминалу должна совпасть с суммой по отчёту кассы.
4. При необходимости оформите выемку наличных — операцию «Выплата из кассы» (инкассация). Деньги физически убираются из ящика.
5. Нажмите Закрытие смены. Касса напечатает отчёт о закрытии смены (Z-отчёт), данные уйдут в ОФД, а в базе сформируется и проведётся документ смены (в Рознице — «Отчёт о розничных продажах»), который и отразит розничную выручку в учёте.
6. Сверьте наличные в ящике с суммой по отчёту. Расхождение зафиксируйте по регламенту магазина.
7. Выйдите из РМК командой завершения работы, чтобы освободить рабочее место для следующего сотрудника.

Если на кассе включён обмен с ОФД, после закрытия смены убедитесь, что непереданных чеков нет — программа или касса покажут счётчик неотправленных документов. С накопленными непереданными чеками новую смену лучше не открывать, пока связь не восстановится.

После закрытия смена в журнале получает статус завершённой, и денежная ответственность с прежнего кассира снята — она подтверждена Z-отчётом и остатком в ящике.

Отдельный момент — возвраты. Если покупатель принёс товар, купленный в смене прежнего кассира, возврат оформляется в текущей (открытой) смене и влияет на выручку того, кто сейчас за кассой. Это штатная ситуация: закрытую смену «задним числом» не правят, а возврат по чеку прошлого периода проводят по действующим правилам возврата в РМК.

Как открыть смену на нового сотрудника

Теперь за кассу садится новый кассир. Он работает под своим пользователем — не под логином предшественника.

1. Новый кассир запускает РМК и авторизуется своим логином и паролем. Если вход в базу настроен под одной учётной записью, пользователя выбирают в самом РМК из списка кассиров.
2. Нажмите Открытие смены. В большинстве настроек смена открывается и автоматически — при пробитии первого чека, но надёжнее открыть её явно и напечатать отчёт об открытии.
3. Внесите разменный фонд операцией «Внесение в кассу», если магазин работает с разменом. Сумма внесения должна совпадать с тем, что фактически положили в ящик.
4. Проверьте, что в шапке РМК указаны верные касса, магазин и фамилия кассира, и начинайте продажи.

Разменный фонд, который сдал прежний кассир, и фонд нового сотрудника — это разные суммы в разных сменах. Не «переносите» остаток автоматически: прежний кассир сдаёт деньги по акту, новый вносит свой фонд уже в своей смене. Так остаток в ящике всегда соответствует тому, кто за него отвечает.

Права кассира: пользователи и профили групп доступа

Чтобы у каждого кассира была своя смена, у каждого должен быть свой пользователь базы. Заводят их в разделе Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи.

Набор прав задаётся не галочками вручную, а профилем групп доступа. Они лежат там же: Настройки пользователей и прав → Профили групп доступа. Для касс используют типовые профили:

Чтобы выдать профиль, откройте карточку пользователя и добавьте ему нужный профиль групп доступа (отдельной командой добавления прав в карточке). Один пользователь может иметь несколько профилей — например, «Кассир» и «Старший кассир» для сотрудника, который и продаёт, и закрывает смену.

Что учесть при раздаче прав:

• 👤 Один человек — один пользователь. Общий логин «Касса1» на всех обнуляет персональную аналитику и ответственность.
• 🔑 Для кассиров задавайте пароль и запретите смену пользователем собственных прав.
• 🏪 Если магазинов несколько, ограничьте пользователю доступ к «своему» магазину и кассе — тогда он не откроет смену на чужой ККТ.

Типичные ошибки при смене кассира

Чаще всего сбои возникают не в самой программе, а в порядке действий: кто-то не закрыл смену, кто-то работает под чужим логином.

Как проверить выручку и кто работал за кассой

После пересменки удобно свести, сколько сдал каждый кассир и сходится ли касса.

• 📒 Журнал Продажи → Кассовые смены показывает по каждой смене: кто открыл и закрыл, время, сумму наличных и безналичных, итог.
• 💰 Отчёт по выручке касс ККМ даёт суммы продаж в разрезе касс и смен за период — по нему видно вклад каждого кассира.
• 🔁 Возвраты смотрите отдельно: крупные или частые возвраты у одного сотрудника — повод свериться с чеками.

В УТ 11 розничная выручка собирается документами «Отчёт о розничных продажах»; открыть их список можно из раздела Продажи. Логика та же: одна закрытая смена — один документ с итогом по кассиру.

Если магазинов несколько и базы связаны через распределённую информационную базу (РИБ), данные закрытых смен приходят в центральную базу обменом. Сразу после пересменки в удалённом магазине свежей смены в центре может ещё не быть — она появится после очередного сеанса обмена. Это нормально и не означает потери выручки.

Отдельно сверяйте безналичные: сумма по эквайрингу в отчёте кассы должна совпадать с выпиской банка по зачислениям. Разницу чаще дают возвраты по картам и операции, «зависшие» на терминале, — их видно в отчёте по эквайрингу за смену.

Частые вопросы