Смена пользователей в 1С 8.3: вход под другим именем, права, замена сотрудника

Чтобы поменять пользователя в 1С, закройте программу и запустите базу заново: в окне входа выберите другое имя и введите его пароль. Если окно входа не появляется, в базе включена аутентификация Windows. Тогда добавьте в параметры запуска базы /WA-, и 1С снова спросит логин.

Если же «поменять пользователя» значит заменить сотрудника, правило одно: не переименовывайте старую учётную запись. Заведите новую в Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи, выдайте те же группы доступа, а старой запретите вход. Путь одинаков в 1С:Бухгалтерии 3.0, ЗУП 3.1 и УТ 11: все три построены на одной библиотеке подсистем.

Перед тем как менять пользователей: права и резервная копия

Управлять пользователями может только тот, у кого есть полные права. В типовых конфигурациях это профиль «Администратор». Под обычным бухгалтерским профилем раздел Настройки пользователей и прав либо скрыт, либо открыт только на просмотр.

Проверьте до начала работы:

• 🔑 вы знаете пароль хотя бы одного администратора базы;
• 👥 администратор в базе не один, или вы точно не отключаете последнего;
• 💾 есть свежая копия базы, если собираетесь удалять пользователей или массово менять права;
• 🕐 у сотрудников, чьи права меняете, нет срочной работы: новые права применятся только после их перезапуска.

Копию файловой базы проще всего сделать в Конфигураторе: Администрирование → Выгрузить информационную базу. Получится файл .dt. Для выгрузки нужен монопольный доступ, поэтому попросите всех выйти из базы.

Как войти в 1С под другим пользователем

Это самый частый смысл запроса: на одном компьютере работают двое, или администратору нужно проверить, что видит бухгалтер.

Обычный способ: перезапуск

1. Закройте 1С через крестик или Файл → Выход (в «Такси» меню открывается кнопкой с тремя полосками в левом верхнем углу).
2. В окне запуска выберите базу и нажмите 1С:Предприятие.
3. В поле «Пользователь» выберите нужное имя из списка и введите пароль.

Список имён в окне входа показывают только пользователи с флажком «Показывать в списке выбора». Если нужного имени нет, его можно набрать вручную.

Когда окно входа не появляется

Если у пользователя включена «Аутентификация операционной системы», 1С узнаёт его по учётной записи Windows и пускает без вопросов. Чтобы войти под другим именем:

1. В окне запуска выделите базу и нажмите Изменить.
2. Пройдите до последней страницы мастера.
3. В поле «Дополнительные параметры запуска» впишите /WA-.
4. Сохраните и запустите базу. Появится обычное окно ввода логина и пароля.

Параметры можно задать и в ярлыке. Пример строки для входа под конкретным именем:

"C:\Program Files\1cv8\common\1cestart.exe" ENTERPRISE /F"D:\Base\Buh" /N"Петрова" /P"пароль" /WA-

Здесь /F — путь к каталогу файловой базы, /N — имя пользователя, /P — пароль.

Как добавить нового пользователя в 1С

Создавайте пользователей в режиме «1С:Предприятие», а не в Конфигураторе. В типовых конфигурациях права выдаются через группы доступа, и пользователь, заведённый только в Конфигураторе, этих групп не получит.

Пошагово через карточку пользователя

1. Откройте Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи.
2. Нажмите Создать.
3. Заполните «Полное имя» (как в документах, например «Петрова Анна Сергеевна») и «Имя для входа» (короткое, например «Петрова»).
4. Убедитесь, что включён флажок «Вход в программу разрешен».
5. Выберите способ входа: по паролю 1С, по учётной записи Windows или оба.
6. Задайте пароль кнопкой установки пароля или включите требование сменить пароль при первом входе.
7. Запишите карточку и перейдите по ссылке «Права доступа ».
8. Включите нужные группы доступа и сохраните.

Быстрый способ: копирование коллеги

Если новый сотрудник делает ту же работу, что и уже заведённый, выделите коллегу в списке и нажмите Скопировать. Поменяйте имя, логин и пароль. Затем откройте «Права доступа» и проверьте, что группы совпадают: так сразу видно, ничего ли не потерялось при копировании.

Как поменять права пользователя в 1С

В типовых конфигурациях права не раздаются по одной роли. Схема такая:

• 📦 профиль групп доступа — набор ролей под должность («Бухгалтер», «Кассир» и т. п.);
• 👥 группа доступа — профиль плюс список участников, иногда с ограничением по организациям;
• 🙋 пользователь — участник одной или нескольких групп.

Поэтому изменить права одного человека можно двумя путями.

Дать больше или меньше прав одному сотруднику. Откройте его карточку, перейдите в «Права доступа», включите или выключите группы. Это правильный путь в 9 случаях из 10.

Поменять права всем бухгалтерам сразу. Откройте Администрирование → Настройки пользователей и прав → Профили групп доступа. Типовые профили изменять нельзя, их можно только скопировать. Скопируйте нужный, добавьте или уберите роли и назначьте новый профиль группе доступа.

Сменить пароль пользователю

Пароль меняют в двух ситуациях: сотрудник забыл свой или администратор подозревает, что пароль знает кто-то ещё.

1. Откройте карточку пользователя в списке Пользователи.
2. Нажмите кнопку установки пароля в разделе входа и введите новый пароль дважды.
3. Включите требование сменить пароль при следующем входе. Тогда временный пароль, который вы продиктовали по телефону, сотрудник сразу заменит своим.
4. Запишите карточку.

Сотрудник может сменить пароль и сам, без администратора, если это не запрещено в его карточке. Удобнее всего сделать это сразу после первого входа с временным паролем: программа сама попросит придумать новый, если администратор включил такое требование. Длину и сложность нового пароля проверяют настройки входа, о которых ниже.

Ограничение по организациям

Когда в базе несколько организаций, можно показывать сотруднику только «свою». Для этого в Настройках пользователей и прав включается ограничение доступа на уровне записей. После этого в группе доступа появляется вкладка, где перечисляются разрешённые организации.

Включайте это только при реальной необходимости. Ограничение на уровне записей замедляет работу в больших базах, а после включения программа заново рассчитывает права доступа.

Как удалить или отключить пользователя, когда сотрудник ушёл

Удалять пользователя из справочника почти никогда не нужно. Его имя стоит в поле «Ответственный» в сотнях документов. Удаление оставит в них битые ссылки.

Правильная последовательность:

1. Откройте карточку уволенного сотрудника.
2. Снимите флажок «Вход в программу разрешен» и запишите. Войти под этим именем больше нельзя.
3. Если сотрудник больше точно не вернётся, установите отметку «Недействителен»: пользователь пропадёт из списков выбора, но история сохранится.
4. Если работу передают преемнику, заведите ему отдельную учётную запись по разделу выше.

Передать преемнику настройки и документы

Отчёты, избранное, настройки списков у каждого пользователя свои. Чтобы новый сотрудник не настраивал всё заново, откройте Администрирование → Настройки пользователей и прав → Копирование настроек. Укажите, от кого и кому копировать, и отметьте нужные виды настроек.

Если в незакрытых документах нужно сменить «Ответственного», используйте обработку групповой правки. Она находится в Администрирование → Обслуживание в группе корректировки данных и называется «Групповое изменение реквизитов». Отберите документы по старому ответственному и подставьте нового.

Автоматизация: когда пользователей много

Вручную заводить пару человек в месяц нормально. Когда сотрудников десятки, помогают такие приёмы.

Группы вместо персональных прав. Никогда не включайте человеку роли напрямую. Новичка добавляют в 1-2 группы, и он получает всё нужное. Ушедшего убирают из групп одним кликом.

Вход через Windows. В доменной сети включите аутентификацию операционной системы и привяжите пользователя 1С к доменной учётной записи вида DOMAIN\petrova. Пароль сотрудник помнит один, а при увольнении достаточно заблокировать доменную учётку.

Массовое создание обработкой. В типовых конфигурациях заводить учётные записи программой нужно через справочник «Пользователи», а не через голый объект платформы ПользователиИнформационнойБазы. Иначе пользователь появится, но не попадёт в группы доступа. Такую обработку лучше заказать программисту и проверить на копии базы.

Сервис 1С:Фреш. Если база в облаке, пользователей заводят в личном кабинете сервиса. Внутри приложения создавать их бесполезно.

Безопасность при смене пользователей

Смена людей — удобный момент, чтобы навести порядок в доступе.

• 🔒 Один человек — одна учётная запись. Общий логин «Бухгалтерия» не даёт понять, кто удалил документ.
• 🔑 Свои пароли. При передаче дел не сообщайте преемнику пароль ушедшего, а заводите новую запись.
• ⏳ Требования к паролю. В Настройках пользователей и прав есть настройки входа: минимальная длина пароля, сложность, срок действия, блокировка после неудачных попыток. Включите хотя бы длину и сложность.
• 📝 Журнал регистрации. После увольнения проверьте журнал за последние дни работы сотрудника: Администрирование → Обслуживание → Журнал регистрации, отбор по пользователю.
• 🧹 Ревизия раз в квартал. Пройдите список пользователей и запретите вход всем, кто давно не работает .

Как это устроено в разных конфигурациях

Путь к пользователям в трёх массовых конфигурациях совпадает. Различаются детали карточки.

В самописных и старых конфигурациях без групп доступа пользователей ведут в Конфигураторе: Администрирование → Пользователи. Там на вкладке «Прочие» отмечают роли и основной интерфейс напрямую.

Частые проблемы при смене пользователя

Если не помогло и под администратором войти тоже не получается, не пытайтесь удалять файлы базы или «сбрасывать» список пользователей. Восстановите базу из копии или обратитесь к тому, кто обслуживает сервер 1С.