Группы пользователей и групп доступа в 1С 8.3: от списка до прав
Содержание
Разделить пользователей на группы в 1С 8.3 можно в разделе Администрирование → Настройки пользователей и прав. Там два разных справочника: «Группы пользователей» (для удобства и отборов) и «Группы доступа» (для прав). Путать их нельзя: первая группа ничего не разрешает, вторая — разрешает.
Ниже — как устроены оба справочника, как собрать состав, привязать права, добавить свою классификацию (отдел, филиал, роль) и проверить результат. Описание относится к конфигурациям на библиотеке стандартных подсистем (Бухгалтерия, ЗУП, УТ, ERP и др.).
Два вида групп: чем отличается группа пользователей от группы доступа
Сначала определитесь, зачем вам группа. От этого зависит, в какой справочник идти.
| Группа пользователей | Группа доступа | |
|---|---|---|
| Зачем | Объединить людей: бухгалтерия, склад, филиал | Выдать права на данные и действия |
| Что даёт | Удобный отбор, рассылки, настройки | Набор разрешённых действий по профилю |
| Права | Сама не даёт | Даёт через профиль |
| Состав | Пользователи (и вложенные группы) | Пользователи или группы пользователей |
Схема цепочки такая: пользователь → группа пользователей → группа доступа → профиль → права. Профиль задаёт «что можно», группа доступа связывает профиль с людьми.
Права отдельному человеку лучше не назначать. Назначайте их группе: сменился сотрудник — поменяли одну строку в составе, а не пересобирали права.
Есть и автоматическая группа «Все пользователи». В неё входят все, она не редактируется. Её удобно использовать как «базу»: например, чтобы выдать всем одинаковый набор для просмотра справочников.
Подготовка: что собрать до создания групп
Пять минут на подготовку избавят от переделок. Сначала выпишите на листе, кто чем занимается.
- Составьте список ролей в организации: главный бухгалтер, расчётчик, кладовщик, менеджер по продажам.
- Отдельно отметьте тех, кто работает с чужими организациями или филиалами.
- Решите, кто будет администратором прав. Таких людей должно быть двое-трое, не больше.
- Проверьте, что у каждого человека есть собственная учётная запись, а не одна на всех.
Перед массовыми изменениями прав сделайте копию базы . Ошибка в составе группы «Администраторы» может закрыть вам вход в настройки.
Как создать группу пользователей и собрать состав
Стандартные группы не нужно придумывать с нуля: подойдёт обычный справочник. Зайдите в Администрирование → Настройки пользователей и прав → Группы пользователей.
Создание группы
- Нажмите «Создать».
- Введите наименование: лучше по подразделению или роли («Бухгалтерия», «Склад Москва»).
- При необходимости укажите родителя — группы могут быть вложенными.
- Добавьте участников кнопкой «Добавить» или подберите из списка.
- Нажмите «Записать и закрыть».
Вложенность удобна для иерархии: группа «Филиалы» содержит «Филиал Тула» и «Филиал Казань». Пользователь вложенной группы входит и в родительскую.
Состав из карточки пользователя
Участника можно добавить и с другой стороны. Откройте карточку пользователя в Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи, там есть вкладка или ссылка на группы. Так быстрее, когда принимаете одного нового сотрудника.
Удаление пользователя из группы не удаляет самого пользователя и его документы. Но если человек уволился, лучше не удалять его, а запретить вход: так в истории останутся авторы документов.
Типовые деления, которые работают
- 🏢 По подразделениям: бухгалтерия, отдел кадров, склад.
- 📍 По площадкам: головной офис, филиалы, магазины.
- 🧑💼 По ролям: руководители, расчётчики, операторы.
- ⏱ По режиму работы: сотрудники на удалёнке, подрядчики.
Выбирайте один основной принцип. Если смешать три в одном списке, группы начнут пересекаться, и состав придётся править в нескольких местах.
Стандартные группы доступа и профили: как дать права группе
Теперь свяжем людей с правами. Откройте Администрирование → Настройки пользователей и прав → Группы доступа.
Что есть из коробки
В типовой конфигурации уже заложены профили под типичные роли. Среди них — «Администратор», «Пользователь» и профили по прикладным ролям. Их список зависит от конфигурации, поэтому откройте Профили групп доступа и посмотрите, что есть у вас.
Для администратора есть отдельная группа доступа «Администраторы». Её состав держите минимальным.
Как выдать права группе
- Откройте
Группы доступаи нажмите «Создать». - Укажите наименование, например «Расчётчики зарплаты».
- В поле «Профиль» выберите подходящий профиль.
- В составе добавьте группу пользователей (не отдельных людей).
- Укажите ответственного — того, кто может менять состав.
- Запишите.
Если типового профиля мало, создайте свой на основе похожего. Изменять предопределённые профили лучше не стоит: при обновлении конфигурации они приводятся к исходному виду.
Ограничения на уровне записей
Профиль отвечает на вопрос «что можно делать». Вопрос «с какими данными» решают виды доступа: организации, склады, подразделения. Включается это в настройках прав через флажок ограничения доступа на уровне записей. После включения в группе доступа появляются закладки со значениями доступа, например список разрешённых организаций.
Так группа «Склад Москва» видит только остатки своего склада, а «Склад Тула» — своего.
Свой справочник для аналитики: если стандартных групп мало
Бывает, что нужна классификация, которой нет в типовых группах: например, «Руководители отделов» или «Отдел продаж — регион Север». Есть два пути.
Способ 1: дополнительные реквизиты
Если конфигурация использует дополнительные реквизиты и сведения (это механизм настройки без программирования), вы можете добавить к карточке пользователя собственное поле «Отдел» со списком значений. Искать настройку нужно в разделе администрирования, где подключается этот механизм. Преимущество — не нужен разработчик. Недостаток — отборы по такому полю удобны не во всех списках.
Способ 2: отдельный справочник в конфигураторе
Если нужна своя аналитика, разработчик может создать справочник «Отделы» и добавить реквизит в справочник пользователей. Тогда отчёты и отборы получают полноценный источник.
Такой справочник подойдёт, если:
- классификация нужна в нескольких отчётах;
- значения часто меняются и их ведёт не программист;
- нужна иерархия (департамент → отдел → сектор).
Если конфигурация типовая и стоит на поддержке, изменения справочников усложнят обновления. Сначала проверьте, хватит ли дополнительных реквизитов.
Программное управление составом групп
Когда пользователей много или состав меняется по расписанию (например, из кадровой базы), группы удобнее наполнять кодом. Ниже — набросок для справочника «Группы пользователей» библиотеки стандартных подсистем.
Группа = Справочники.ГруппыПользователей.НайтиПоНаименованию("Бухгалтерия", Истина);
Пользователь = Справочники.Пользователи.НайтиПоНаименованию("Иванов Иван", Истина);
Если Не Группа.Пустая() И Не Пользователь.Пустая() Тогда
ГруппаОбъект = Группа.ПолучитьОбъект();
Если ГруппаОбъект.Состав.Найти(Пользователь, "Пользователь") = Неопределено Тогда
НоваяСтрока = ГруппаОбъект.Состав.Добавить();
НоваяСтрока.Пользователь = Пользователь;
ГруппаОбъект.Записать();
КонецЕсли;
КонецЕсли;
Что важно в этом коде:
- сначала проверяем, что группа и пользователь найдены;
- перед добавлением смотрим, нет ли человека в составе: дубль не нужен;
- записываем объект один раз, а не в цикле по каждому действию.
Для массового переноса сначала соберите список в таблице значений, затем обработайте его одним проходом. Проверьте код на копии базы, прежде чем запускать в рабочей.
Свойства и имена табличных частей зависят от версии библиотеки. Откройте конфигуратор или консоль запросов и убедитесь, что табличная часть называется Состав.
Как проверить, что распределение работает
Настроили — проверьте. Это быстро и снимает половину обращений «у меня нет доступа».
Проверка по человеку
Откройте карточку пользователя и посмотрите, в какие группы он входит. Затем откройте нужные группы доступа и убедитесь, что их профили дают то, что вы планировали.
Отчёты по правам
В разделе настройки пользователей и прав есть отчёты, которые показывают права пользователей и состав групп доступа. Обычно они расположены рядом со справочниками, в блоке отчётов раздела. Сформируйте отчёт по одному человеку и сверьте с ожиданием.
Регулярный аудит
Раз в квартал просматривайте:
- 🔍 группу «Администраторы»: кто там лишний;
- 🔍 группы доступа без участников: их можно убрать;
- 🔍 уволенных, у которых ещё разрешён вход;
- 🔍 людей, состоящих в слишком большом числе групп.
Пример готовой схемы для небольшой компании
Покажем на цифрах, как это выглядит в организации на 25 человек: бухгалтерия (5), кадры (2), склад (6), продажи (10), руководство (2).
| Группа пользователей | Человек | Группа доступа | Профиль по смыслу |
|---|---|---|---|
| Бухгалтерия | 5 | Бухгалтеры | учёт и отчётность |
| Кадры | 2 | Кадровики | кадровые документы |
| Склад | 6 | Кладовщики | складские документы |
| Продажи | 10 | Менеджеры | реализация, клиенты |
| Руководство | 2 | Руководители | просмотр отчётов |
Итого пять групп пользователей и пять групп доступа, 25 человек. Новый менеджер получает права одним действием: его добавили в группу «Продажи», остальное сработало по цепочке.
Если у «Склада» два места хранения, добавьте две группы по 3 человека и привяжите каждую к своему складу через значения доступа. Группа доступа при этом остаётся одной на роль, а различаются только разрешённые склады.
Совместители и замещение
Совместитель входит в обе нужные группы. Права суммируются, лишнего делать не нужно. Замещение оформляйте так: добавили на время, поставили себе напоминание убрать. Без напоминания «временные» права остаются навсегда.
Если не помогло: частые затыки
Бывает, что человек в нужной группе, а действие недоступно. Проверьте по порядку:
- Входит ли он в группу доступа, а не только в группу пользователей. Это самая частая причина.
- Не отключён ли у профиля нужный вид действия (просмотр, изменение, проведение).
- Нет ли ограничения по организации или складу: тогда он видит документы, но не те, что нужны.
- Не вошёл ли он в программу до смены прав. Пусть перезайдёт.
- Не заблокирована ли сама учётная запись пользователя.