Заявка покупателя в 1С: как оформить заказ клиента от шапки до резерва

Заявку покупателя в 1С набивают документом «Заказ клиента »: в Управлении торговлей 11 и Комплексной автоматизации он открывается через Продажи → Заказы клиентов → Создать. Заполняете клиента, соглашение, склад, добавляете товары кнопкой подбора, ставите статус «К выполнению» и нажимаете «Провести» — товар резервируется, а заявка появляется в планах отгрузки.

В 1С:Бухгалтерии заказа клиента нет. Там роль заявки играет «Счёт покупателю» (Продажи → Счета покупателям), и резерва он не создаёт. Ниже — порядок набора заявки так, чтобы её потом без правок можно было отгрузить и оплатить.

Какой документ считать заявкой и где его создать

Слово «заявка» в разговоре означает разное. Сначала поймите, что именно от вас ждут, иначе придётся перебивать документ.

Дальше речь о самом частом случае — заявке покупателя на товар в УТ 11 или КА.

Если в разделе «Продажи» нет пункта «Заказы клиентов», значит, заказы выключены в настройках. Их включает администратор: НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Продажи, флажок использования заказов клиентов. Там же выбирается, нужны ли статусы, согласование и резервирование.

Шапка заявки: клиент, соглашение, склад

Шапка — это всё, что выше таблицы с товарами. От неё зависят цены, условия оплаты и склад резерва. Ошибка здесь тянется на все строки.

Обязательные поля

1. Клиент. Начните вводить название или ИНН — список подскажет совпадения. Если клиента нет, создайте его прямо из поля: программа откроет помощник регистрации партнёра и контрагента.
2. Контрагент. Если у партнёра одно юрлицо, оно подставится само. У холдингов с несколькими ИНН выберите нужное — от этого зависят счёт-фактура и сверка.
3. Организация. Ваше юрлицо, от которого идёт продажа. Если организация одна, поле может быть скрыто.
4. Соглашение. Это условия продаж: вид цен, порядок оплаты, валюта. Типовое соглашение выбирается из списка, индивидуальное заводится на конкретного клиента.
5. Договор. Нужен, если в настройках включён учёт по договорам. Иначе поле не показывается.
6. Склад. С этого склада будет резерв и отгрузка. Для разных строк можно указать разные склады, если это разрешено настройкой.

Что проверить в шапке до перехода к товарам

• 📅 Желаемая дата отгрузки — по ней строится план отгрузок и считается резерв «к дате».
• 💳 Порядок и график оплаты — предоплата, постоплата или этапы. Обычно подтягиваются из соглашения.
• 🧾 Налогообложение НДС — продажа облагается НДС или нет. Неверное значение испортит цены в строках.
• 👤 Менеджер — ставится текущий пользователь, но для отчётов по продажам его часто меняют на ответственного.

Сначала выберите соглашение, потом добавляйте товары. Если сменить соглашение после заполнения таблицы, программа предложит пересчитать цены, а ручные скидки могут слететь.

Товары, количество и цены в заявке

Табличная часть «Товары» — основа заявки. Строки можно добавлять по одной кнопкой «Добавить», но удобнее подбор.

Подбор номенклатуры

1. Нажмите «Подбор товаров» (или «Подобрать») над таблицей.
2. В окне подбора слева выберите группу, справа найдите товар по названию или артикулу.
3. Двойным щелчком добавляйте товар в корзину внизу окна, сразу правьте количество.
4. В колонке остатков видно свободное количество на складе — по нему понятно, хватит ли товара.
5. Нажмите «Перенести в документ».

Для повторяющихся заказов есть загрузка из файла или из буфера обмена. Ищите команду «Загрузить» или «Заполнить» над табличной частью. Таблицу Excel с колонками «артикул» и «количество» программа сопоставит со справочником номенклатуры.

Как ставятся цены

Цена в строке берётся из вида цен, указанного в соглашении. Если поле «Цена» пустое, причины обычно две:

• 💰 для товара не установлена цена этого вида — её заводят документом «Установка цен номенклатуры»;
• 📦 у товара не заполнена упаковка или единица, для которой есть цена.

Руками цену можно изменить, если пользователю это разрешено правами. Ручная скидка указывается в процентах или суммой в колонках скидки. Автоматические скидки по условиям маркетинга считаются кнопкой «Рассчитать скидки» — без неё сумма заказа будет без них.

Пример расчёта строки

Клиент берёт 40 коробок по 250 ₽ со скидкой 5%. Сумма без скидки: 40 × 250 = 10 000 ₽. Скидка: 10 000 × 5% = 500 ₽. Итог по строке — 9 500 ₽. Если цена с НДС 20%, налог внутри суммы: 9 500 × 20 / 120 = 1 583,33 ₽.

Сверяйте итог в подвале документа с суммой, которую назвал клиент. Расхождение на копейки обычно означает округление в соглашении.

Дополнительные реквизиты и аналитика

Эти поля не мешают провести заявку, но без них страдают отчёты и логистика. Их стоит заполнять сразу, а не задним числом.

Если нужного реквизита нет, его может добавить администратор без программиста. Дополнительные реквизиты для заказа клиента настраиваются в разделе НСИ и администрирование → Общие настройки (флажок дополнительных реквизитов), после чего в документе появляется отдельная группа полей.

Статус, проведение и резервирование товара

Набить заявку — половина дела. Пока она не проведена в нужном статусе, для склада её не существует.

Статусы заказа

Набор статусов зависит от версии и настроек, но логика одна:

Если в базе включено согласование, менеджер не может сам перевести заявку в работу. Её согласует руководитель, и только потом статус меняется.

Как поставить товар в резерв

В каждой строке есть колонка варианта обеспечения. Основные значения:

• 📦 Резервировать на складе — товар есть, его закрепляют за клиентом, другим продать нельзя.
• 📅 Резервировать к дате — товар придёт позже, резерв встанет на поступление.
• 🚚 Отгрузить — товар отгружают сразу без отдельного резерва.
• ⏸ Не обеспечивать — строка просто записана, на склад не влияет.
• 🔒 Обособленно — под этот заказ закупают отдельно, чужим остатком его не закрыть.

Чтобы не проставлять вариант в каждой строке, выделите все строки и нажмите «Заполнить обеспечение». Программа сама разложит, что есть на складе, а что нужно ждать.

Проведение

1. Проверьте статус «К выполнению».
2. Нажмите «Провести» или «Провести и закрыть».
3. Откройте отчёт по остаткам или «Ведомость по товарам на складах» — зарезервированное количество должно уменьшить свободный остаток.

После проведения из заказа на основании создаются счёт на оплату, реализация и задание на отгрузку. Кнопка «Создать на основании» в шапке заказа покажет все доступные документы.

Если клиент поменял заявку после проведения

Клиенты часто звонят на следующий день: «добавьте ещё ящик», «уберите позицию». Новый заказ под это не нужен.

1. Откройте проведённую заявку из списка.
2. Добавьте или удалите строки, поменяйте количество.
3. Для новых строк нажмите «Заполнить обеспечение» — иначе они останутся без резерва.
4. Проведите документ заново. Резерв пересчитается по новому составу.

Если по заявке уже выставлен счёт, после правки сформируйте его повторно на основании заказа. Старый счёт с другой суммой лучше пометить на удаление, чтобы бухгалтерия не сверяла оплату не с тем документом.

Упаковки и единицы измерения

В строке заявки количество можно вводить не только в штуках. Если в карточке товара заведены упаковки (коробка по 12 штук, паллета по 40 коробок), выберите упаковку в колонке рядом с количеством. Программа сама пересчитает штуки и сумму.

Пример: клиент просит 3 коробки по 12 штук. В заявке ставите упаковку «коробка» и количество 3 — в резерв уйдёт 36 штук. Ошибка в упаковке даёт резерв в 12 раз меньше или больше, поэтому проверяйте колонку перед проведением.

Ошибки при оформлении заявки и что с ними делать

Большинство проблем видно в момент проведения: 1С выводит сообщение внизу формы. Ниже — те, на которые жалуются чаще всего.

Ещё одна частая ошибка — правка проведённой заявки после частичной отгрузки. Уменьшить количество ниже уже отгруженного нельзя: программа не даст провести документ. В таком случае закройте заказ и оформите остаток новой заявкой.

Частые вопросы