Отгрузка покупателю в 1С 8.3: от пустого документа реализации до печатной ТОРГ-12 и УПД

Накладную на отгрузку в 1С набивают документом «Реализация»: в 1С:Бухгалтерии 3.0 он открывается через Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД), кнопка Реализация → Товары (накладная, УПД). Заполняете шапку (организация, покупатель, договор, склад), добавляете товары подбором, проводите документ и печатаете ТОРГ-12 или УПД из меню Печать. Отдельного документа «Накладная» в типовых конфигурациях нет: накладная — это печатная форма реализации.

Ввести реализацию можно тремя способами. С нуля — когда отгрузка разовая. На основании счёта покупателю или заказа — когда счёт уже выставлен, и товары переносить вручную незачем. Загрузкой из файла или через ЭДО — когда строк сотни. Ниже пошагово про каждый вариант, затем печать, исправления и проверка.

Где в программе оформляют накладную на отгрузку

Пути к журналу продаж в основных конфигурациях:

В Бухгалтерии кнопка Реализация раскрывает список видов документа. Для товаров берите вид «Товары (накладная, УПД)». Для смешанной отгрузки — «Товары, услуги, комиссия»: в нём на отдельных вкладках товары, услуги и агентские услуги. Для работ без товаров — «Услуги (акт, УПД)», там печатается акт, а не накладная.

В УТ 11 реализацию чаще создают не из журнала, а из заказа клиента: Создать на основании → Реализация товаров и услуг. Тогда товары, цены и склад приходят из заказа, а резерв снимается автоматически.

Шапка документа: что заполнить до товаров

Шапку заполняют первой. От неё зависят цены, ставки НДС и счета учёта, которые подставятся в строки.

1. Дата. Ставьте дату фактической отгрузки, а не дату ввода. По ней определяется период учёта, остатки и курс, если договор валютный.
2. Организация. Если в базе одна фирма, поле может быть скрыто.
3. Контрагент. Выберите покупателя из справочника или создайте нового прямо из поля. Если подключена интернет-поддержка, реквизиты нового покупателя заполнятся по ИНН автоматически.
4. Договор. Подставляется основной договор с видом «С покупателем». Если у покупателя несколько договоров, проверьте выбор: от договора зависят тип цен и счета расчётов.
5. Склад. С какого склада уходит товар. Ошибка здесь даст отрицательный остаток на одном складе и «висящий» товар на другом.
6. Цены и НДС. По ссылке с ценами в шапке выбирают тип цен и указывают, включён ли НДС в сумму. Если в договоре задан тип цен, он подставится сам.

Грузоотправитель, грузополучатель и адрес доставки задаются по отдельной ссылке в шапке. Если товар везут не на юридический адрес покупателя, заполните их: эти данные попадают в ТОРГ-12, УПД и счёт-фактуру.

Как набивать товары в табличную часть

На вкладке «Товары» есть три способа добавить строки. Выбор зависит от числа позиций.

Подбор товаров с остатками

Подбор — главный инструмент, если набивать накладные приходится каждый день.

1. Нажмите Подбор над таблицей товаров.
2. В окне подбора слева — группы номенклатуры, справа — список с остатками на выбранном складе и ценами.
3. Дважды щёлкните по позиции, введите количество. Строка уйдёт в нижнюю часть окна, в «корзину».
4. Наберите все позиции и нажмите Перенести в документ.

В подборе работает поиск по наименованию и артикулу. Набирайте часть слова прямо в списке, не открывая отдельное окно поиска.

Что проверить в каждой строке

• 📦 Количество и единица. Если номенклатура учитывается в штуках, а покупатель заказывал коробками, пересчитайте до проведения.
• 💰 Цена. Подставилась из типа цен или осталась нулевой. Нулевая цена — признак, что цена для этого типа не установлена.
• 🧾 Ставка НДС. Берётся из карточки номенклатуры. Для товаров с пониженной ставкой проверьте её в строке.
• 📊 Счета учёта. В Бухгалтерии они скрыты на отдельной вкладке или в колонках. Для товаров обычно 41.01, для готовой продукции 43. Если стоит не тот счёт, исправлять его нужно в регистре счетов учёта номенклатуры, а не в каждом документе.

Скидку на всю накладную удобнее дать один раз: выделите строки и примените групповое изменение через кнопку Изменить над табличной частью. Там можно задать цену, процент наценки или скидки сразу для всех выделенных строк.

Печать накладной ТОРГ-12, УПД и счёта-фактуры

После заполнения нажмите Провести, затем Печать. Список форм зависит от вида документа и настроек, для товаров обычно доступны:

• 📄 Накладная (ТОРГ-12) — унифицированная форма. Использовать её не обязательно: с 2013 года первичку можно составлять по своей форме, если в ней есть обязательные реквизиты по статье 9 закона № 402-ФЗ.
• 📄 Универсальный передаточный документ (УПД) — совмещает накладную и счёт-фактуру. Удобен, когда покупатель — плательщик НДС.
• 📄 Счёт-фактура — отдельно от ТОРГ-12, если работаете по связке «накладная + счёт-фактура».
• 🚚 Транспортная и товарно-транспортная накладная — если груз везёт перевозчик.

Как выбрать между ТОРГ-12 и УПД:

Чтобы УПД печатался со статусом 1, в документе должен быть зарегистрирован счёт-фактура. Внизу формы реализации есть кнопка Выписать счет-фактуру. Нажмите её до печати, иначе в УПД будет статус 2, и покупатель не сможет принять НДС к вычету по этому документу.

Распечатанную форму можно сохранить в PDF кнопкой сохранения на панели печати или отправить покупателю по электронной почте прямо из этого окна.

Как исправить ошибку в накладной

Способ исправления зависит от того, передан ли документ покупателю и закрыт ли период.

Частые ошибки при проведении

• ❌ «Не хватает остатка» по номенклатуре. Товар не оприходован, оприходован на другой склад или датой позже реализации. Проверьте дату поступления и склад. Разрешать списание в минус в настройках проведения стоит только временно и осознанно: себестоимость в таком случае посчитается неверно до закрытия месяца.
• ❌ Не заполнен договор. У контрагента нет договора с видом «С покупателем». Создайте его прямо из поля.
• ❌ Ошибки в счетах учёта. Пустой или неверный счёт в строке. Исправьте в регистре счетов учёта номенклатуры и перезаполните строки.

Как ускорить ввод: шаблоны, копирование, загрузка

Когда накладных десятки в день, ручной набор с нуля — потеря времени. Приёмы по возрастанию трудоёмкости настройки:

1. Ввод на основании. Из счёта покупателю (Продажи → Счета покупателям) нажмите Создать на основании → Реализация. Шапка и строки переносятся целиком. Заодно программа свяжет оплату со счётом.
2. Копирование. Для постоянных клиентов с одинаковым набором товаров выделите прошлую реализацию в журнале и нажмите F9 или команду копирования. Поменяйте дату и количество.
3. Загрузка строк из Excel. Если покупатель прислал заказ таблицей, в табличной части есть команда загрузки из файла (в меню Ещё или отдельной кнопкой, в зависимости от релиза). Программа сопоставит колонки с номенклатурой по наименованию или артикулу.
4. Обмен с торговой программой. Если продажи ведут в УТ 11, а учёт в Бухгалтерии, реализации переходят синхронизацией данных. Набирать их второй раз в Бухгалтерии нельзя — получите задвоение выручки.
5. ЭДО. Исходящий УПД отправляется покупателю из самой реализации, без печати и сканирования.

Если пришлось массово исправить документы (например, сменили счёт учёта у группы товаров), используйте групповое перепроведение: Администрирование → Проведение документов. Обработка перепроводит документы за выбранный период по порядку.

Контроль введённых накладных

Набрать документ мало — нужно убедиться, что он верно попал в учёт.

Проводки по реализации в Бухгалтерии

Нажмите в форме проведённого документа кнопку ДтКт («Показать проводки и другие движения»). Для обычной отгрузки товаров на ОСН вы увидите:

Если выставляли счёт и получили аванс, появится ещё зачёт аванса: Дт 62.02 Кт 62.01.

Отчёты для сверки

• 📊 Журнал реализаций с отбором. В списке документов поставьте отбор по контрагенту и периоду. Колонка «Сумма» даст итог отгрузок.
• 📊 ОСВ по счёту 62. Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету: обороты по дебету показывают, на сколько отгрузили каждому покупателю.
• 📊 ОСВ по счёту 41. Кредитовое сальдо по любой позиции — признак, что товар продан раньше, чем поступил.
• 📊 Акт сверки. документ «Акт сверки расчетов» в разделе Продажи: сверка с покупателем покажет пропущенные или задвоенные накладные до того, как их найдёт сам клиент.

Непроведённые документы в журнале отмечены значком без галочки. Их не видно в отчётах, поэтому раз в неделю ставьте отбор по непроведённым и разбирайтесь с каждым.

Частые вопросы