Заполнение справочника «Номенклатура» в 1С без хаоса и дублей
Содержание
Справочник «Номенклатура» открывается в разделе Справочники → Номенклатура (в «1С:Бухгалтерии 8» он лежит в группе «Товары и услуги»). Новая позиция добавляется кнопкой «Создать», но перед этим стоит определиться с деревом групп и видом номенклатуры — именно от них зависят счета учёта, ставка НДС и то, насколько быстро вы потом найдёте нужную строку.
Номенклатура — это общий справочник для товаров, материалов, услуг, работ и тары. Одна ошибка в карточке (неверный вид или не та единица измерения) тиражируется во все документы, где позиция участвует. Поэтому набивать карточки имеет смысл по единым правилам, а не «как получится».
С чего начать: группы и вид номенклатуры
До ввода первых карточек задайте структуру — иначе через полгода справочник превратится в список из тысячи строк без логики.
📁 Группы (папки) создаются кнопкой «Создать группу ». Удобные варианты разбивки:
- по назначению:
Товары,Материалы,Услуги,Тара; - по товарным направлениям:
Крепёж,Электрика,Инструмент; - по поставщикам — если ассортимент жёстко привязан к закупке.
Глубже трёх-четырёх уровней вложенность лучше не делать: искать позицию станет сложнее, чем листать.
Вид номенклатуры — отдельный справочник (Справочники → Виды номенклатуры). Он задаёт тип позиции (товар, услуга, работа, тара) и подтягивает в карточку счета учёта и правила по умолчанию. Именно вид номенклатуры, а не группа, отвечает за учёт, поэтому его заполняют первым делом.
Типовое соответствие вида и счёта учёта:
| Тип номенклатуры | Основной счёт | Что это |
|---|---|---|
| Товар | 41 | Для перепродажи |
| Материал | 10 | В производство и на хознужды |
| Продукция | 43 | Выпуск собственного производства |
| Услуга, работа | счёта запасов нет | Не хранится на складе |
| Тара | 10.04 | Возвратная и невозвратная |
Группа — это способ навигации, вид номенклатуры — способ учёта. Их не надо путать: товар и услуга могут лежать в одной папке, но виды у них разные.
Путь к справочнику зависит от конфигурации:
| Конфигурация | Где открыть номенклатуру |
|---|---|
| 1С:Бухгалтерия 8 (БП 3.0) | Справочники → Номенклатура |
| 1С:Управление торговлей (УТ 11) | НСИ и администрирование → Номенклатура |
В «Рознице» и «Управление нашей фирмой» справочник лежит в разделе нормативно-справочной информации; названия полей карточки совпадают с описанными ниже.
Заполнение карточки номенклатуры: поля по порядку
Открыли «Создать» — заполняйте сверху вниз.
- Наименование — рабочее, короткое, по которому вы ищете позицию в документах. Например,
Кабель ВВГ 3х2.5. - Наименование полное — для печатных форм и счетов-фактур. Сюда пишут официальное название с ГОСТом, цветом, артикулом производителя.
- Входит в группу — папка из дерева, которую вы подготовили заранее.
- Вид номенклатуры — выбираете из справочника; он определит счета и тип.
- Единица измерения — основная единица хранения (
шт,кг,м,л). Берётся из классификатора ОКЕИ. - Ставка НДС — заполняется по виду номенклатуры или вручную; влияет на реализацию и поступление.
- Артикул — код производителя или ваш внутренний; по нему удобно искать и подбирать в документах.
Поле Код программа присваивает сама по порядку — вручную его обычно не трогают.
Счета учёта (41.01, 10.01, 90.01 и т. д.) подтягиваются из регистра «Счета учёта номенклатуры». Если по конкретной позиции учёт отличается от типового — счёт переопределяют через ссылку «Счета учёта» в карточке или в самом регистре, но для большинства товаров настройки по умолчанию менять не нужно.
Характеристики, свойства и дополнительные реквизиты
Когда один товар продаётся в разных вариантах (цвет, размер, фасовка), заводить под каждый отдельную карточку необязательно — для этого есть характеристики.
Характеристики включаются в виде номенклатуры флажком использования характеристик. После этого под одной карточкой Футболка можно вести варианты Футболка / S / белая, Футболка / M / чёрная. Остатки и себестоимость при этом считаются в разрезе характеристик. Механизм доступно работает в «1С:Управление торговлей», «Управление нашей фирмой» и в «Бухгалтерии», если включён учёт по характеристикам.
Свойства и дополнительные реквизиты — это произвольные поля, которые вы добавляете сами: Производитель, Срок годности, Масса, Страна. Настраиваются в разделе Администрирование → Общие настройки → Дополнительные реквизиты и сведения.
| Что настраиваете | Для чего | Где влияет |
|---|---|---|
| Характеристика | Варианты одного товара | Остатки, себестоимость по вариантам |
| Доп. реквизит | Своё поле в карточке | Отбор, печать, отчёты |
| Доп. сведение | Поле, не показываемое в карточке напрямую | Служебные данные |
Серии нужны там, где важны партия и срок годности — продукты, лекарства, маркированная молочка. Учёт по сериям включается в виде номенклатуры отдельным флажком, после чего в документах поступления и отгрузки заполняется серия (номер партии, дата выработки, срок годности). Остатки тогда считаются в разрезе серий, и система не даст отгрузить просрочку. Для сухого крепежа или канцелярии серии не нужны — не усложняйте карточку без причины.
Для импортных товаров из перечня прослеживаемых в виде номенклатуры включается признак прослеживаемости и указывается код ТН ВЭД — без этого позиция не попадёт в отчёт об операциях с прослеживаемыми товарами. Для обычных товаров эти поля не трогают.
Включать характеристики «на всякий случай» не стоит. Если по товару не нужен учёт в разрезе цвета и размера, лишний уровень только усложнит подбор и инвентаризацию.
Номенклатурные группы: не путать с папками
Это поле в карточке сбивает с толку чаще всего. Номенклатурная группа — не папка справочника, а отдельный справочник укрупнённой аналитики. По нему ведётся учёт выручки и себестоимости на счетах 90 и 20: в отчётах вы видите не каждую карточку, а обобщённые направления.
Разница на примере:
- папка
Электрика— где карточка лежит в дереве, нужна только для поиска; - номенклатурная группа
Электромонтаж— по ней собирается выручка в отчёте о финрезультатах.
Под одну номенклатурную группу обычно попадают десятки позиций разных папок. Если направлений учёта у вас немного (опт, розница, услуги), то и номенклатурных групп хватит двух-трёх. Плодить их по числу товаров не нужно — аналитика станет нечитаемой.
Заполнили поле «Номенклатурная группа» в карточке — проверьте, что то же значение подставляется в документы реализации. Пустая или случайная группа ломает отчётность по направлениям.
Как завести много позиций сразу
Набивать тысячу карточек вручную не нужно. Способы по скорости:
🔹 Копирование. Встали на похожую позицию → кнопка «Создать копированием» (или F9). Все поля подставятся из образца, меняете только наименование и артикул. Быстро для близких товаров одной группы.
🔹 Загрузка из Excel . В «1С:Управление торговлей», «Рознице» и «Управление нашей фирмой» есть встроенная загрузка номенклатуры из внешнего файла: вы сопоставляете колонки таблицы (наименование, артикул, цена, штрихкод) с полями справочника. В файле первая строка — заголовки колонок, остальные — товары.
🔹 Через документы. В «Бухгалтерии» самый простой путь — добавлять новые позиции прямо при вводе поступления: не нашли товар в списке подбора — тут же создаёте карточку. Справочник наполняется ровно теми позициями, которые реально проходят по учёту.
🔹 Из прайс-листа поставщика или по ЭДО. Если поставщик присылает электронные накладные, номенклатура создаётся при загрузке документа, а сопоставление «его товар → ваша карточка» запоминается на будущее.
Перед массовой загрузкой почистите исходный файл: уберите лишние пробелы, одинаково назовите единицы измерения (шт, а не шт./штук), проверьте, что артикулы не задвоены. Грязный Excel превращается в грязный справочник.
Как выбрать способ:
- 5–20 похожих позиций — копирование;
- прайс поставщика на сотни строк — загрузка из Excel с сопоставлением колонок;
- разовые закупки в «Бухгалтерии» — добавление прямо из документа;
- постоянные поставки по ЭДО — автосоздание при загрузке накладной.
После любой массовой загрузки откройте справочник и выборочно проверьте десяток новых карточек: тот ли вид номенклатуры, та ли единица измерения, не разъехались ли штрихкоды по строкам. Исправить пять карточек сразу проще, чем искать причину расхождения остатков через месяц.
Штрихкоды и признак маркировки в карточке
Штрихкоды хранятся в отдельном регистре и привязываются к номенклатуре (и к характеристике, если она есть). В карточке за это отвечает ссылка «Штрихкоды». Варианты:
- ввести штрихкод с упаковки вручную или сканером;
- сгенерировать внутренний штрихкод — в торговых конфигурациях и в рознице это делается кнопкой генерации прямо в форме штрихкодов.
Формат по умолчанию — EAN-13 (13 цифр). Для мелкой упаковки, где длинный код не помещается, используют EAN-8, для внутренних нужд склада — Code128. У одной позиции может быть несколько штрихкодов — например, на штуку и на коробку.
Когда штрихкоды заведены, из списка номенклатуры или из документа поступления печатают этикетки и ценники: в типовых торговых конфигурациях для этого есть команда печати этикеток, где задаётся шаблон и количество. Так штрихкод с карточки сразу попадает на товар и потом считывается сканером на кассе или при приёмке.
Маркировка («Честный знак») настраивается не в карточке, а на уровне вида номенклатуры и общих настроек. В виде номенклатуры указывается, что товар подлежит обязательной маркировке, и выбирается товарная группа (обувь, одежда, молочная продукция, вода и т. д.). Саму интеграцию с системой маркировки включают в разделе администрирования — после этого в документах появляются поля для кодов маркировки и статусы оборота.
Если товар подлежит маркировке, а признак в виде номенклатуры не выставлен, продать его легально не получится: система не потребует коды и документы уйдут без них. Проверяйте этот флаг до начала продаж по маркированной группе.
Ошибки, из-за которых справочник превращается в свалку
Типовые проблемы при наборе номенклатуры и как их не допустить:
🔸 Дубли одной позиции. Один и тот же товар заводят дважды под разными названиями (Болт М8 и Болт M8х40). Остатки расходятся по двум карточкам. Лечится дисциплиной именования и поиском по артикулу перед созданием.
🔸 Неверный вид номенклатуры. Услугу завели как товар — получите попытку списать несуществующий остаток и неверные счета. Проверяйте тип сразу.
🔸 Разнобой в единицах измерения. Часть карточек в шт, часть в упак без коэффициента пересчёта — отчёты по остаткам становятся бессмысленными. Договоритесь о базовой единице по каждой товарной группе.
🔸 Наименование «на свой вкус». Кабель вместо Кабель ВВГнг 3х1.5 — потом невозможно отличить марки. В короткое наименование выносите главный отличительный признак.
🔸 Пустой артикул там, где он нужен. Без артикула подбор по нему не работает , а загрузка из файла не находит соответствие.
🔸 Заведение «впрок». Карточки, по которым никогда не было движений, засоряют списки. Лишние позиции проще пометить на удаление, чем искать среди них рабочие.
Отдельная рекомендация — назначить одного ответственного за справочник. Когда карточки создаёт кто угодно и как угодно, порядок не держится даже при хорошей структуре.