Первая инвентаризация склада в 1С:Бухгалтерии 3.0 — от приказа до проводок

Инвентаризацию товаров в 1С:Бухгалтерии 3.0 проводят документом Склад → Инвентаризация товаров: выбираете склад, нажимаете Заполнить → Заполнить по остаткам на складе, вносите фактическое количество после пересчёта и печатаете опись ИНВ-3. Сам документ проводок не делает. Недостачи списывают документом «Списание товаров», излишки приходуют «Оприходованием товаров» — оба создаются кнопкой Создать на основании из инвентаризации.

Для начинающих главное — порядок. Сначала база приводится в порядок и фиксируются учётные остатки, потом склад считают руками, и только потом расхождения уходят в учёт. Если перепутать этапы, 1С покажет «недостачу», которой на самом деле нет: её создаст непроведённая накладная.

Подготовка к инвентаризации: приказ, комиссия и чистая база

Инвентаризация начинается не в программе, а с распоряжения руководителя. В нём указывают склад, сроки, причину и состав комиссии. Обязательные случаи перечислены в ст. 11 закона № 402-ФЗ и ФСБУ 28/2023: перед годовой отчётностью, при смене материально ответственного лица, при краже или порче, при ликвидации или реорганизации.

Что сделать до пересчёта:

• 📄 Подписать приказ и ознакомить с ним материально ответственное лицо (МОЛ).
• 👥 Внести членов комиссии в справочник «Физические лица» или «Сотрудники» — без этого их не выбрать в документе.
• 📦 Провести все приходы и расходы по складу на дату инвентаризации. Накладная, которая лежит в бумаге, но не введена в 1С, — главный источник ложных расхождений.
• 🧾 Взять у МОЛ расписку, что все документы сданы в бухгалтерию и неоприходованных ценностей нет. Эта формулировка печатается в начале описи ИНВ-3.
• 🔍 Проверить остатки по ОСВ по счёту 41 (и 10, если считаете материалы) в разрезе складов. Отрицательные остатки и «минус» по количеству нужно разобрать до пересчёта.

Какие настройки 1С проверить перед инвентаризацией

Отдельной «включалки» для инвентаризации в Бухгалтерии нет: документ доступен сразу. Но несколько настроек влияют на то, что окажется в описи.

Дата запрета — недооценённая настройка. Её ставят на день, предшествующий инвентаризации. Если кто-то попытается провести «забытую» накладную прошлой датой, программа не даст, и бухгалтер узнает об этом сразу, а не через месяц при сверке.

Документ «Инвентаризация товаров» в 1С: создание и заполнение

Документ открывают через Склад → Инвентаризация товаров → Создать. Дальше по шагам.

Шаг 1. Шапка документа

1. Дата — день, на который фиксируются учётные остатки. Обычно это дата начала пересчёта.
2. Организация — если в базе их несколько.
3. Склад — один документ на один склад. Три склада — три документа.
4. Ответственное лицо — МОЛ, чья подпись будет в описи.

Шаг 2. Комиссия и основание

На вкладке с комиссией добавьте председателя и членов. На вкладке «Дополнительно» укажите причину проведения, номер и дату приказа, даты начала и окончания пересчёта. Эти данные подставятся в шапку ИНВ-3 и ИНВ-19, и печатные формы не придётся править руками.

Шаг 3. Заполнение по остаткам

Кнопка Заполнить → Заполнить по остаткам на складе загружает все позиции, по которым на дату документа есть учётный остаток. В табличной части появятся две пары колонок: учётные количество и сумма, а рядом — фактические. Сразу после заполнения факт равен учёту.

Шаг 4. Записать, не проводить

На этом этапе документ только записывают. Проводить его рано: факт ещё не внесён. Распечатайте пустую или заполненную опись и отдайте комиссии.

Пересчёт на складе и ввод фактических остатков в 1С

Комиссия идёт по складу с описью и проверяет каждую позицию: пересчитывает, взвешивает, меряет. Результаты пишут прямо в бланк, исправления заверяют подписями.

Как не потерять товар при подсчёте:

• 🏷️ Считайте по местам хранения — стеллаж за стеллажом, а не «по списку». Так не пропустите позицию, которая лежит не там, где должна.
• ✏️ Пересчитанное помечайте мелом или стикером.
• ➕ Товар, которого нет в описи, записывайте отдельным списком. Это будущие излишки.
• 📦 Ценности на ответственном хранении и принятые на комиссию считайте, но в опись своих товаров не включайте.

После пересчёта бухгалтер открывает документ и правит колонку фактического количества. Позиции, которых не было в списке, добавляют кнопкой Добавить с учётным количеством 0. Программа сама посчитает отклонение и подсветит строки с расхождением.

Когда факт внесён, документ проводят. Затем печатают две формы через кнопку Печать:

• ИНВ-3 — инвентаризационная опись , весь список с фактом.
• ИНВ-19 — сличительная ведомость, только строки с расхождениями.

ИНВ-3 подписывают все члены комиссии и МОЛ. Без подписей результаты не считаются оформленными, даже если в 1С всё проведено.

Оформление результатов: списание недостач и оприходование излишков

Документ инвентаризации — это протокол. Остатки на счетах он не меняет. Чтобы учёт совпал с фактом, создают два документа на основании.

Недостачи — «Списание товаров»

Откройте проведённую инвентаризацию, нажмите Создать на основании → Списание товаров. В табличную часть попадут только позиции, где факт меньше учёта, с нужным количеством. Проведите документ.

Пример. По учёту 120 пачек бумаги по 250 ₽, по факту 117. Недостача 3 пачки, сумма 3 × 250 = 750 ₽. Документ сформирует проводку на 750 ₽ со счёта 41 в дебет счёта 94.

Излишки — «Оприходование товаров»

Создать на основании → Оприходование товаров. В документ попадут позиции, где факт больше учёта. Цену 1С подставит учётную, а её нужно заменить рыночной на дату инвентаризации — так требует п. 20 ст. 250 НК РФ.

Пример. Нашли 5 картриджей, которых нет в учёте. Рыночная цена 300 ₽, сумма 5 × 300 = 1 500 ₽. Это внереализационный доход.

Что получится в учёте

Счёт 94 должен закрыться в том же периоде. Остаток на нём к концу месяца означает, что решение по недостаче не принято или не отражено.

Пересортица

Отдельного документа пересортицы в Бухгалтерии нет. Если одного товара не хватает, а похожего столько же в избытке, оформляют пересортицу: списание одной позиции и оприходование другой. Зачесть недостачу излишком можно только в одном проверяемом периоде, у одного МОЛ, по товарам одного наименования и в равном количестве. Разница в стоимости после зачёта списывается как недостача, если виновных нет.

Анализ результатов инвентаризации и корректировка учёта

После проведения документов сверьте, что остатки в базе совпали с описью.

1. Сформируйте ОСВ по счёту 41 в разрезе склада на дату инвентаризации плюс один день. Количество по каждой позиции должно совпасть с колонкой факта ИНВ-3.
2. Откройте ОСВ по счёту 94. Сальдо на конец периода — ноль.
3. Проверьте счёт 91: излишки должны попасть в прочие доходы, недостачи сверх норм — в прочие расходы.

Налоговый учёт недостач

Здесь чаще всего ошибаются начинающие. В расходах по налогу на прибыль недостачу признают не всегда:

• ✅ В пределах норм естественной убыли — расход учитывается (пп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ). Нормы утверждены для отдельных групп товаров, на канцтовары и технику их нет.
• ✅ Сверх норм, виновные не установлены — расход признаётся, только если факт отсутствия виновных подтверждён документом уполномоченного органа, например постановлением о приостановлении уголовного дела (пп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ).
• ❌ Без такого документа — в налоговом учёте расход не признаётся. В 1С в проводке Дт 91.02 Кт 94 укажите статью прочих расходов, которая не принимается для налогообложения.

Что сделать с результатами дальше

• Если расхождения повторяются по одним и тем же позициям — ищите системную причину: пересортица при приёмке, ошибки в единицах измерения (коробка вместо штуки), отгрузки без накладных.
• Протокол комиссии с решением по каждой недостаче храните вместе с приказом и описью. При проверке спросят именно его.

Автоматизация инвентаризации в 1С: сканер, ТСД и загрузка

Склад на 50 позиций можно посчитать с бумагой. Склад на 5 000 — уже нет: ручной ввод факта займёт дольше самого пересчёта.

Со сканером работает просто: курсор в табличной части, сканируете товар — количество в строке растёт на единицу. ТСД удобнее тем, что каждый член комиссии считает свою зону, а потом данные выгружаются в документ одним действием.

В 1С:Управление торговлей 11

В УТ процесс устроен иначе. Склад считает документом «Пересчет товаров» в разделе Склад и доставка, а результаты оформляют отдельными документами: «Оприходование излишков товаров», «Списание недостач товаров» и «Пересортица товаров». Разделение удобно, когда склад и бухгалтерия — разные люди: кладовщик фиксирует факт, а бухгалтер решает, как отразить расхождение.

Ошибки новичков при первой инвентаризации в 1С

Ошибки, которые встречаются на практике чаще остальных:

• 📅 Документ датирован концом пересчёта, а не началом. Если считали три дня и склад работал, остатки на последний день уже другие. Дата документа — момент фиксации учёта.
• 🧮 Факт внесён в колонку учёта. Учётные колонки заполняет программа. Их правка искажает расхождения и сличительную ведомость .
• 🔁 Списание создано вручную, а не на основании. Количество приходится набирать заново, и легко ошибиться. Кроме того, теряется связь с инвентаризацией.
• 💰 Излишки оприходованы по учётной цене. Доход занижен, это нарушение п. 20 ст. 250 НК РФ.
• 🗑️ Недостача сверх норм списана сразу в 44 счёт. В налоговом учёте такой расход без документов не признаётся.
• 📑 Документ проведён, но опись не подписана. Для проверки результаты без подписей комиссии не существуют.

Частые вопросы об инвентаризации в 1С