Первая продажа в 1С с нуля: настройки, остатки, документы, оплата

Чтобы начать продажи в 1С:Бухгалтерии 3.0, нужно пройти четыре шага в строгом порядке: включить торговую функциональность в Главное → Функциональность, заполнить справочники и цены, ввести остатки товаров через Главное → Помощник ввода остатков и только потом оформлять Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД). Частая ошибка — начать с реализации, «а остатки потом». Тогда документ либо не проведётся, либо спишет товар с нулевой себестоимостью, и валовая прибыль за первый месяц окажется равной всей выручке.

Ниже порядок для Бухгалтерии предприятия 3.0 — самый частый сценарий для небольшой торговой компании. Где в Управлении торговлей 11 логика другая, это сказано отдельно.

1. Настройка функциональности и учётной политики под торговлю

Программа по умолчанию прячет часть торговых механизмов. Если их не включить, вы просто не найдёте нужных полей и документов.

Функциональность

Откройте Главное → Функциональность и пройдите по вкладкам:

• 📦 Запасы — включите учёт по нескольким складам, если товар лежит больше чем в одном месте. Здесь же — учёт по партиям, если нужен.
• 🛒 Торговля — розничная торговля, комиссионная торговля, маркировка, импортные товары, ЕГАИС. Включайте только то, что реально есть у компании.
• 💳 Банк и касса — платёжные карты и эквайринг, если покупатели платят картой.

Учётная политика

Затем Главное → Учетная политика. Для торговли значат три настройки:

1. Способ оценки запасов — ФИФО или по средней стоимости. От него зависит себестоимость каждой продажи. Сменить его посреди года нельзя без последствий для учёта, поэтому выберите сразу.
2. Система налогообложения и НДС. На ОСНО программа будет выделять НДС в каждой реализации. На УСН с НДС — тоже, но с выбранной ставкой.
3. Оценка товаров в рознице — по покупной или по продажной стоимости. По продажной стоимости работает счёт 42 «Торговая наценка».

Учётную политику настраивают до первого документа: программа применяет её ко всем документам периода, и смена задним числом переписывает себестоимость.

2. Справочники и цены: что заполнить до первой продажи

Справочники — фундамент. Каждая ошибка в них потом размножится в сотнях документов.

Номенклатура

Справочники → Товары и услуги → Номенклатура. Создайте группы (например, «Товары», «Услуги», «Тара») и внутри — карточки.

В карточке товара проверьте:

• Вид номенклатуры — «Товар». От него зависит счёт учёта: для товаров это 41.01.
• Единицу измерения — ту, в которой вы продаёте. Если покупаете коробками, а продаёте штуками, заведите базовой штуку.
• Ставку НДС — она подставится в документы автоматически.
• Код ТН ВЭД — для импортных и прослеживаемых товаров.

Если позиций сотни, не вбивайте их руками. В форме списка номенклатуры есть команда загрузки из файла Excel: программа сопоставит колонки таблицы с полями карточки и создаст элементы. Перед загрузкой уберите из таблицы объединённые ячейки и пустые строки, а артикулы проверьте на дубли — иначе один товар появится дважды, и остатки разъедутся по двум карточкам.

Склады и контрагенты

• 🏬 Склады: Справочники → Товары и услуги → Склады. Для розничного магазина тип склада — «Розничный магазин».
• 🤝 Контрагенты: Справочники → Покупатели и поставщики → Контрагенты. Введите ИНН — программа заполнит реквизиты по данным ФНС, если подключена интернет-поддержка.
• 📄 Договоры: создаются из карточки контрагента, вид — «С покупателем». Именно вид договора определяет, что программа подставит счёт 62.

Цены

Без цен каждую реализацию придётся заполнять вручную. Настройте их один раз:

1. Создайте тип цен: Справочники → Товары и услуги → Типы цен номенклатуры — например, «Оптовая» и «Розничная».
2. Заполните цены документом Склад → Установка цен номенклатуры (в группе «Цены»).
3. В договоре с покупателем укажите тип цен. Теперь при подборе товара цена встанет сама.

3. Ввод начальных остатков товаров

Если компания уже торговала до 1С, остатки на складе нужно ввести до первой продажи. Без них проведение реализации либо запретит списание, либо спишет товар в минус — в зависимости от того, разрешено ли в базе списание при отсутствии остатков.

Как ввести остатки

1. Откройте Главное → Помощник ввода остатков.
2. Выберите организацию и дату ввода остатков. Это последний день месяца, предшествующего началу учёта. Начинаете с 1 октября — дата 30 сентября.
3. Нажмите на строку счёта 41 «Товары» и создайте документ.
4. Заполните табличную часть: склад, номенклатура, количество, сумма (себестоимость, а не цена продажи).
5. Проведите документ.

Остатки встают в корреспонденции со вспомогательным счётом 000. После ввода всех остатков (товары, расчёты, деньги) сальдо по 000 должно стать нулевым.

Типичный пример

Если вы покупаете товар уже в 1С, остатки вводить не нужно. Товар придёт документом Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД).

4. Первая продажа клиенту: от счёта до отгрузки

Рабочая цепочка в Бухгалтерии 3.0 — три документа, причём два последних создаются кнопкой «Создать на основании», без повторного ввода.

Шаг 1. Счёт покупателю

Продажи → Счета покупателям → Создать. Укажите контрагента, договор, склад и подберите товар. Цены придут из типа цен договора.

Счёт не делает проводок. Он нужен, чтобы покупатель оплатил, а вы потом создали отгрузку на его основании.

Шаг 2. Реализация

Из счёта: Создать на основании → Реализация (акт, накладная, УПД). Проверьте вид операции — для товаров это «Товары» или «Товары, услуги, комиссия».

Пример. Продаём 10 автоматов по 1 220 ₽ с НДС 22%:

• выручка с НДС — 12 200 ₽;
• НДС — 12 200 × 22 / 122 = 2 200 ₽;
• себестоимость — 10 × 350 = 3 500 ₽.

При проведении получатся проводки:

Валовая прибыль по сделке: 12 200 − 2 200 − 3 500 = 6 500 ₽.

Шаг 3. Счёт-фактура или УПД

Внизу формы реализации есть ссылка «Выписать счёт-фактуру». Плательщику НДС она нужна — без зарегистрированного счёта-фактуры продажа не попадёт в книгу продаж корректно.

Если вы печатаете УПД со статусом 1, он заменяет и накладную, и счёт-фактуру. Счёт-фактуру в программе всё равно выпишите: документ регистрирует запись книги продаж.

Если покупатель вернул товар

Возврат оформляют не сторно реализации, а отдельным документом: Продажи → Возвраты от покупателей, на основании исходной реализации. Так в учёте остаются и отгрузка, и возврат, а товар возвращается на склад по той себестоимости, по которой списывался.

• 📅 Возврат в том же квартале — плательщик НДС уменьшает выручку, книгу продаж программа поправит сама.
• 📅 Возврат после сдачи декларации — покупатель-плательщик НДС выставляет вам документ на возврат, у вас его регистрируют в книге покупок.
• 💸 Если деньги уже получены, после возврата на 62 появится кредитовое сальдо. Его закрывают документом списания с расчётного счёта, вид операции «Возврат покупателю».

Если изменилась цена после отгрузки

Скидку задним числом или ошибку в цене не правят в проведённой реализации прошлого периода. Для этого есть документ «Корректировка реализации», который создаётся на основании исходной отгрузки. Он формирует корректировочный счёт-фактуру (или исправленный, если ошиблись в счёте-фактуре) и не трогает закрытый период.

Розничная продажа

Розница оформляется иначе: продажи за день отражает документ Продажи → Отчеты о розничных продажах. При продаже покупателям-физлицам нужна онлайн-касса по 54-ФЗ. Бухгалтерия 3.0 может работать с подключённой кассой или принимать данные из кассовой программы.

5. Оплата от покупателей и контроль задолженности

Отгрузили товар — появилась дебиторка на счёте 62.01. Её закрывает документ оплаты.

Каким документом отразить оплату

Где смотреть, кто сколько должен

• Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 62 — Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету. Сальдо по дебету 62.01 — долги покупателей, по кредиту 62.02 — полученные авансы.
• Акт сверки — Продажи → Акты сверки расчетов. Отправляйте крупным клиентам раз в квартал: расхождения проще найти по свежим следам.
• Отчёты раздела «Продажи» — там есть отчёт по задолженности покупателей с разбивкой по срокам. Он показывает, какие долги уже просрочены.

В УТ 11 контроль строже: можно ограничить отгрузку должникам через соглашение с клиентом и задать допустимую сумму или срок долга.

6. Отчёты: как понять, что продажи идут в плюс

Через месяц работы руководитель спросит одно: сколько заработали. В Бухгалтерии 3.0 на это отвечают несколько отчётов.

Закрытие месяца обязательно

Себестоимость в реализации — предварительная. Окончательно её считает Операции → Закрытие месяца. При оценке «по средней» цифры после закрытия могут измениться.

Поэтому валовую прибыль за месяц смотрите после закрытия. До него отчёт показывает ориентир, а не итог.

7. Ошибки на старте продаж

Ошибки, которые чаще всего всплывают через месяц-два после запуска:

• ❌ Товар заведён как услуга. Вид номенклатуры «Услуга» не учитывается на складе, остаток не уменьшается. Исправляется сменой вида и перепроведением документов.
• ❌ Остатки введены датой начала учёта. Если ввести их 1 октября, а не 30 сентября, они смешаются с октябрьскими оборотами. Отчёты за октябрь станут нечитаемыми.
• ❌ Один договор на всё. Когда у клиента разные условия (опт, розница, отсрочка), а договор один, цены и долги перестают различаться.
• ❌ Продажа в минус. Отгрузили товар, поступление ещё не провели. Себестоимость не спишется или спишется неверно. Сначала поступление, потом реализация — по датам и по времени.
• ❌ Документы проведены, а месяц не закрыт. Себестоимость и финансовый результат неокончательные, отчёты расходятся с ожиданием.

8. Частые вопросы