Первые шаги в 1С УНФ: от настройки до первой продажи

Начать работать в 1С УНФ проще, чем кажется: не нужно сразу осваивать все разделы. Достаточно пройти четыре шага — заполнить данные своей фирмы, завести справочники товаров и покупателей, оформить первый приход на склад и первую продажу. Всё остальное подключается по мере надобности.

1С УНФ («Управление нашей фирмой») — это программа для малого бизнеса: торговли, услуг, небольшого производства. В одной базе здесь и склад, и деньги, и работа с клиентами, и простая зарплата. Если раньше вы вели учёт в таблицах или в «Бухгалтерии», логика будет другой: в основе УНФ лежат заказы и накладные, а не проводки.

Разберём стартовую настройку по порядку, с конкретными разделами и документами. Пути приведены для актуальной версии на платформе 8.3 с интерфейсом «Такси».

Настройка организации перед первым запуском

При первом входе в пустую базу УНФ предлагает заполнить данные фирмы. Если вы пропустили этот помощник, реквизиты всегда можно внести вручную в разделе Компания.

Что указать в карточке организации:

• 📌 наименование (краткое и полное), ИНН, КПП;
• 📌 систему налогообложения — УСН, ОСН или патент;
• 📌 банковский счёт для безналичных расчётов;
• 📌 ответственных лиц — руководителя и главного бухгалтера для печатных форм.

Система налогообложения важна с самого начала: от неё зависит, как программа считает налоги и какие документы доступны. Если выбрать режим ошибочно, отчёты и расчёты будут неверными. Проверьте систему налогообложения до того, как начнёте выписывать документы .

Включите только нужные возможности

УНФ умеет многое, но новичку весь функционал мешает. Лишние разделы и поля в документах проще отключить. Сделать это можно в разделе Настройки — там собраны переключатели возможностей по блокам: продажи, закупки, склад, производство, деньги, зарплата.

Логика простая:

• торгуете со склада — оставьте складской учёт, отключите производство;
• оказываете услуги — включите заказы-наряды и работы, склад можно свернуть;
• не держите наёмных сотрудников — отключите блок зарплаты.

Переключатели можно менять в любой момент, данные при этом не теряются. Начните с минимума и добавляйте блоки, когда они реально понадобятся.

Если фирма уже работает: ввод начальных остатков

Чистый старт с нуля — редкость. Обычно у фирмы уже есть товар на складе, деньги в кассе и на счёте, непогашенные долги с покупателями и поставщиками. Всё это нужно внести в программу как начальные остатки, иначе учёт будет вестись «с воздуха».

Что заносят на дату начала учёта:

• 📦 остатки товаров по складам — сколько и чего лежит фактически;
• 💰 остатки денег в кассе и на расчётном счёте;
• 🤝 задолженность покупателей перед вами и вашу — перед поставщиками.

Остатки удобнее вносить одной датой — например, последним числом месяца перед стартом. Тогда с первого числа нового месяца вы начинаете работать «с чистого листа», а все прошлые операции свёрнуты в начальные цифры. Не оформляйте прошлые продажи и закупки задним числом документами — это долго и даёт ошибки; вносите именно остатки на дату старта.

Справочник «Номенклатура»: товары, услуги, материалы

Номенклатура — это всё, что вы продаёте, покупаете или производите. Открывается карточка товара из раздела Продажи или Закупки (список номенклатуры общий). Для каждой позиции заполните:

1. наименование — то, что увидят в накладной и чеке;
2. вид номенклатуры — товар, услуга или материал (от этого зависит, попадёт ли позиция на склад);
3. единицу измерения — штуки, килограммы, часы;
4. ставку НДС, если вы на общей системе;
5. при необходимости — артикул, штрихкод, цену продажи.

Ключевой момент для новичка — поле вида номенклатуры. Товар и материал хранятся на складе, их остатки программа считает. Услуга склада не касается: её нельзя оприходовать или списать, она просто продаётся. Если случайно завести услугу как товар, по ней появятся «висящие» остатки.

Чтобы не плодить длинный список, сгруппируйте номенклатуру по папкам: «Товары», «Услуги», «Материалы» или по категориям вашего ассортимента. Папки создаются в том же списке кнопкой создания группы.

Справочник «Контрагенты»: покупатели и поставщики

Контрагенты — это ваши клиенты и поставщики. В УНФ они хранятся в одном справочнике, роль задаётся в самой карточке (покупатель, поставщик или оба сразу). Открыть список удобнее из раздела Продажи (там же, где покупатели) или Закупки.

В карточке контрагента достаточно указать:

• наименование и ИНН;
• вид — юрлицо, ИП или физлицо;
• банковские реквизиты для платёжных поручений;
• контактное лицо и телефон — пригодятся для CRM.

При подключённом сервисе проверки контрагентов программа сама подтянет наименование, адрес и статус по ИНН — не придётся вбивать реквизиты вручную и ошибаться в цифрах. Это отдельная платная подписка, но на старте можно обойтись и ручным вводом.

Проверьте перед первой продажей, что всё на месте:

Складской учёт: приход, перемещение и списание

Если торгуете товаром, учёт на складе — основа всего. До первой продажи товар нужно оприходовать: программа не даст продать то, чего нет в остатках (при включённом контроле).

Три базовые операции со складом:

Приходная накладная оформляется в разделе Закупки. Выбираете поставщика, склад, добавляете товары с количеством и ценой закупки — после проведения остаток на складе увеличивается. Это и есть первый документ, с которого начинается движение товара.

Перемещение нужно, когда складов несколько: например, со склада-магазина на выездную точку. Если склад один, этот документ вам не понадобится.

Списание убирает товар из остатков без продажи — при бое, порче, недостаче по итогам инвентаризации.

Сам контроль остатков включается в настройках склада. Если его отключить, программа разрешит продавать «в минус» — иногда это удобно, но тогда остатки перестают быть достоверными.

Продажа товара или услуги

Продажа в УНФ — это обычно пара шагов: заказ покупателя и расходная накладная. Для разовой продажи заказ можно пропустить и сразу выписать накладную .

Как оформить продажу :

1. В разделе Продажи создайте заказ покупателя — укажите клиента, товары, количество и цену. Заказ фиксирует договорённость, но склад пока не трогает.
2. После отгрузки оформите расходную накладную — на её основании товар списывается со склада, а за покупателем образуется долг.
3. Поступление денег оформляется отдельным документом в разделе Деньги (об этом ниже).

Если продаёте услугу, склад не задействуется: достаточно документа реализации услуги или акта выполненных работ. Для сферы услуг в УНФ есть отдельный блок — заказы-наряды и работы, его включают в настройках.

Счёт на оплату для клиента печатается из заказа покупателя одной кнопкой — отдельно заводить его не нужно.

Работа с клиентами: CRM и сделки

CRM в УНФ — это не отдельная программа, а раздел той же базы. Он помогает не потерять клиента между первым звонком и оплатой. Для маленькой фирмы можно обойтись без него, но когда покупателей становится много, CRM экономит время.

Что даёт раздел CRM:

• 📞 фиксация обращений — звонков, писем, встреч по каждому клиенту;
• 📊 сделки с этапами: от заявки до оплаты, видно, кто на какой стадии;
• ✅ задачи и напоминания — перезвонить, выставить счёт, уточнить детали;
• 📈 воронку продаж — наглядно, сколько заявок переходит в оплату.

Начать проще со сделок. Создаёте сделку на клиента, ведёте её по этапам, а когда дело доходит до отгрузки — прямо из сделки формируете заказ и накладную. История общения остаётся привязанной к контрагенту: открыли карточку клиента — видите все звонки, заказы и долги.

Полноценно настраивать воронку и этапы на старте не обязательно. Сначала освойте ввод документов, а CRM подключайте, когда поток клиентов вырастет.

Касса и банк: учёт денег

Деньги в УНФ ведутся в разделе Деньги. Здесь два потока — наличные (касса) и безналичные (банк), и по каждому оформляются приход и расход.

Основные операции:

• приход денег — оплата от покупателя наличными или на счёт;
• расход денег — оплата поставщику, выдача под отчёт, снятие наличных;
• перемещение — внесение наличных на счёт или получение с него.

Поступление оплаты от клиента вводится как приход: указываете контрагента и сумму, программа закрывает его долг. Оплата поставщику — расход, он закрывает ваш долг перед ним. Так заказы, накладные и платежи связываются в единую цепочку: видно, кто кому и сколько должен.

Банковские платёжки удобнее не вбивать вручную, а загружать выпиской из банк-клиента — программа сама разнесёт поступления и списания по контрагентам. Это подключается в настройках обмена с банком.

Типичные ошибки новичков в 1С УНФ

Ошибки на старте чаще всего связаны не с программой, а с непониманием её логики. Вот что ломает учёт у новичков.

• 🔸 Продажа без прихода. Пытаетесь продать товар, которого нет в остатках. Решение — сначала оформить приходную накладную, потом расходную.
• 🔸 Неверный вид номенклатуры. Услуга заведена как товар — по ней копятся несуществующие остатки. Проверьте поле вида в карточке.
• 🔸 Дубли справочников. Один контрагент или товар заведён дважды. Долги и остатки размазываются по двум карточкам. Перед вводом ищите по ИНН или наименованию.
• 🔸 Путаница с организацией. В базе несколько фирм, а документ проведён не по той. Проверяйте поле организации в шапке документа.
• 🔸 Непроведённые документы. Документ создан, но не проведён — на остатки и деньги он не влияет. Проведённый помечен особым значком; черновик висит без движения.

Отдельно про исправления. Если ошиблись в проведённом документе, не создавайте «обратный» документ вручную — откройте нужный, поправьте и перепроведите. Для удаления используйте пометку на удаление и последующую обработку, а не прямое стирание из базы.

Частые вопросы