Первый месяц в 1С:Бухгалтерии: от пустой базы до первого документа

Чтобы начать учет в 1С с нуля , нужно пройти пять шагов в строгом порядке: создать пустую базу из шаблона, заполнить карточку организации в Главное → Организации, настроить учетную политику и налоги, завести справочники и ввести остатки через Главное → Помощник ввода остатков на дату накануне старта. Только после этого вводят первые документы.

Порядок важен. Учетная политика влияет на то, какие счета и субконто вы увидите при вводе остатков. Остатки, введенные до настройки, потом приходится перепроводить. Инструкция написана для 1С:Бухгалтерии предприятия 3.0 на платформе 8.3 с интерфейсом «Такси». Для ЗУП и УТ логика похожа, но пути другие.

1. Какую 1С выбрать и как создать новую базу

Редакция программы

Для бухгалтерского учета одной фирмы или ИП выбирают 1С:Бухгалтерию предприятия. Дальше решают три вопроса.

💡 Если сомневаетесь, начните с файловой базы. Позже ее можно перенести на SQL-сервер выгрузкой в файл .dt без потери данных.

Создание пустой базы

1. Запустите 1С. Откроется окно со списком информационных баз.
2. Нажмите Добавить и выберите «Создание новой информационной базы».
3. Отметьте «Создание информационной базы из шаблона» и выберите шаблон «Бухгалтерия предприятия» нужной версии. Демо-базу не выбирайте: в ней тестовые данные.
4. Укажите имя, например «Бухгалтерия ООО Ромашка», и каталог на диске.
5. Нажмите Готово и запустите базу в режиме «1С:Предприятие».

При первом запуске программа предложит заполнить сведения об организации и подключить интернет-поддержку. Подключите ее сразу: через нее работают заполнение реквизитов по ИНН, загрузка курсов валют и классификатора банков, обновление программы.

2. Первичная настройка 1С: организация, учетная политика, налоги

Карточка организации

Откройте Главное → Организации. Если организация еще не создана, нажмите Создать и выберите вид: юридическое лицо или ИП.

Введите ИНН и нажмите кнопку заполнения по ИНН. Программа подтянет наименование, КПП, ОГРН, адрес и коды статистики. Проверьте и допишите вручную:

• 🏦 Банковские счета — номер счета и БИК, банк подставится из классификатора;
• ✍️ Подписи — руководитель и главный бухгалтер, их подписи пойдут в печатные формы;
• 🏛️ Налоговая инспекция — код ИФНС и коды для отчетности;
• 🔤 Префикс — две-три буквы, о нем ниже, в разделе про нумерацию.

Учетная политика и налоги

Учетную политику и налоговые настройки открывают из Главное → Налоги и отчеты или по ссылке в карточке организации. Здесь задают:

• 📌 систему налогообложения: ОСНО, УСН «доходы» или «доходы минус расходы», АУСН, патент для ИП;
• 📌 плательщик ли организация НДС и в каком порядке ведется раздельный учет;
• 📌 способ оценки запасов при списании: по средней или ФИФО;
• 📌 состав косвенных расходов и порядок их закрытия в конце месяца (на 90.08 или на 20);
• 📌 ставки налога на имущество и транспортного налога, если есть объекты.

Настройку делают с даты начала учета. Если в середине года меняется режим, например с УСН на ОСНО, новая запись создается с 1 января следующего года, а не правкой старой.

Функциональность и параметры учета

Главное → Функциональность определяет, какие разделы видны. По умолчанию включена не вся функциональность. Если у вас нет, например, импорта или производства, лишние флажки не ставьте: интерфейс будет чище.

Администрирование → Параметры учета отвечает за детализацию плана счетов: вести ли учет запасов по складам, по партиям, расчеты по документам. Решите это до ввода остатков. Включить учет по складам позже можно, но остатки уже будут без склада.

Пользователи и права

Если в базе работает больше одного человека, создайте пользователей в Администрирование → Настройки пользователей и прав. Первым создайте администратора с полными правами и запишите его пароль в надежном месте.

3. Справочники и классификаторы: что заполнить до первых документов

Справочники можно наполнять и по ходу работы. Но часть из них лучше завести заранее: без них не ввести остатки.

Что загрузить из классификаторов

• 🏦 Банки — классификатор банков загружается через интернет -поддержку, вручную БИК вбивать не нужно;
• 📏 Единицы измерения — подбираются из общероссийского классификатора ОКЕИ: штука, килограмм, метр;
• 💱 Валюты — если есть валютные расчеты, добавьте валюту из классификатора и включите загрузку курсов.

Что завести вручную

1. Контрагенты (Справочники → Контрагенты). Создайте группы «Покупатели», «Поставщики», «Прочие». Каждого контрагента заполняйте по ИНН. Сразу добавьте договор: без него остаток расчетов не ввести.
2. Номенклатура (Справочники → Номенклатура). Разделите на группы: товары, материалы, услуги. Для каждой позиции укажите вид номенклатуры и ставку НДС.
3. Склады, если ведете учет по складам.
4. Основные средства и нематериальные активы — карточки объектов, которые числятся на балансе.
5. Сотрудники и подразделения, если зарплата ведется в этой же базе.
6. Статьи движения денежных средств — нужны для банковских и кассовых документов.

Загрузка вместо ручного ввода

Если учет переносится из другой программы, справочники и остатки лучше загрузить, а не перебивать. Номенклатуру можно загрузить из таблицы Excel командой загрузки в списке номенклатуры. Контрагентов удобно заводить по ИНН, тогда реквизиты сверятся с ЕГРЮЛ.

4. Как ввести начальные остатки в 1С

Дата ввода остатков

Остатки вводят на последний день перед стартом учета в программе. Начинаете вести учет с 1 января — остатки вводите на 31 декабря. С 1 апреля — на 31 марта.

Самый простой вариант — начать с начала года или квартала. Тогда не нужно переносить обороты за прошедшие месяцы, а отчетность за период целиком соберется из 1С.

Помощник ввода остатков

Откройте Главное → Помощник ввода остатков. Укажите организацию и дату. Помощник покажет план счетов , где против каждого счета можно создать документ «Ввод остатков».

Порядок работы:

1. Нажмите Установить дату ввода остатков и укажите последний день перед стартом.
2. Выделите счет, например 41.01 «Товары на складах», и нажмите Ввести остатки по счету.
3. В документе заполните табличную часть: номенклатуру, склад, количество, сумму.
4. Проведите документ и переходите к следующему счету.

Корреспондирует все остатки вспомогательный счет 000. Он нужен только для ввода остатков и в учете больше не участвует.

Что вводить особенно внимательно

Проверка остатков

После ввода сформируйте Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость на дату ввода остатков. Сравните сальдо по каждому счету со старой программой или с балансом.

Сальдо по счету 000 должно быть нулевым. Если там остался остаток, значит дебетовые и кредитовые остатки не сошлись: где-то пропущен счет или ошибка в сумме.

5. Нумерация документов и настройка печатных форм

Как устроена нумерация

1С нумерует документы сама, в пределах года. С 1 января нумерация начинается заново. Номер выглядит как префикс организации, затем дефис и порядковый номер, например РМ00-000015.

Префикс задают в карточке организации. Он нужен, когда в одной базе несколько организаций или несколько баз обмениваются данными: так номера не совпадут.

Если вы перешли на 1С в середине года и хотите продолжить нумерацию счетов и актов, при первом документе нового вида исправьте номер вручную. Программа спросит, разрешить ли редактирование. Следующие документы получат номер на единицу больше.

Логотип, печать и подпись

В карточке организации есть раздел «Логотип и печать». Туда загружают:

• 🖼️ логотип для счетов на оплату;
• 🔵 изображение печати организации;
• ✒️ факсимиле подписей руководителя и главного бухгалтера.

После этого при печати счета появится вариант «Счет на оплату (с печатью и подписями)». Это удобно для рассылки по почте.

Свои печатные формы

Если стандартной формы не хватает, есть два пути:

1. Изменить макет стандартной формы в Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Макеты печатных форм. Подходит для мелких правок текста.
2. Подключить внешнюю печатную форму (файл .epf) в том же разделе, в «Дополнительных отчетах и обработках». Так делают формы под требования конкретного покупателя.

💡 Правка макета сохраняется при обновлении программы, но после крупного обновления макет иногда приходится сравнивать заново. Внешняя форма от обновлений не зависит, поэтому для сложных доработок она надежнее.

6. Резервные копии и регулярное обслуживание базы 1С

Как делать копии

Самый надежный способ — выгрузка в файл .dt из Конфигуратора: Администрирование → Выгрузить информационную базу. Перед выгрузкой все пользователи должны выйти из базы.

Для файловой базы можно копировать каталог базы целиком, главный файл называется 1Cv8.1CD. Копировать его можно только при закрытой программе: копия работающей базы бывает поврежденной.

В режиме «1С:Предприятие» для файловых баз есть настройка автоматического резервного копирования в Администрирование → Обслуживание. Там задают расписание и папку для копий.

Хорошая схема для небольшой фирмы:

• 📅 ежедневная копия, хранить 7–10 штук;
• 📅 ежемесячная копия после закрытия месяца, хранить год;
• ☁️ одна копия вне офиса: на внешнем диске или в облачном хранилище.

Проверьте, что копия разворачивается. Раз в квартал загрузите .dt в отдельную пустую базу и откройте ее. Копия, которая не открывается, равна отсутствию копии.

Обновления и закрытие месяца

Обновление программы выходит несколько раз в квартал: в нем новые формы отчетности и изменения законодательства. Обновляйте через Администрирование → Интернет-поддержка и сервисы и всегда делайте копию перед обновлением.

Регулярные действия в конце месяца:

1. Выполнить Операции → Закрытие месяца: амортизация, списание расходов, финансовый результат.
2. Проверить учет: Отчеты → Экспресс-проверка.
3. Установить дату запрета изменения, чтобы никто случайно не исправил закрытый период. Ее включают в Администрирование → Настройки пользователей и прав.

7. Частые вопросы о старте учета в 1С