Платим сотруднику за его машину: договор, начисление, НДФЛ и расходы в 1С

Арендную плату сотруднику за его автомобиль в 1С 8.3 удобнее всего начислять отдельным видом начисления с кодом дохода НДФЛ 2400 и видом дохода «не облагается страховыми взносами». Тогда программа сама удержит 13% НДФЛ, не начислит взносы и покажет доход в 6-НДФЛ. Расход ложится на счёт затрат (26, 44 или 20) по месту работы машины.

Аренду авто у сотрудника в 1С 8.3 Бухгалтерия пошагово оформляют в пять шагов: договор, вид начисления, ежемесячное начисление, учёт бензина и ремонта, сверка отчётности. В ЗУП 3.1 логика та же, отличаются пути. Ошибка в настройке начисления обычно всплывает только через квартал, когда в расчёте по взносам появляется лишняя база.

Договор аренды авто у сотрудника: что в нём должно быть

Без договора платить нечем обосновать: ни расход, ни отсутствие взносов. Используйте договор аренды транспортного средства без экипажа (ст. 642–649 ГК РФ). Сотрудник передаёт машину, компания ею пользуется, управляет либо он сам по трудовому договору, либо другой работник.

Что прописать обязательно:

• 🚗 марку, модель, госномер, VIN — данные из ПТС или СТС;
• 💰 размер арендной платы в месяц и срок выплаты;
• 📅 срок аренды или условие «бессрочно с правом расторжения»;
• ⛽ кто оплачивает топливо, мойку, стоянку;
• 🔧 кто отвечает за текущий и капитальный ремонт;
• 🛡️ кто страхует машину (ОСАГО, КАСКО).

По умолчанию закон при аренде без экипажа возлагает содержание, ремонт и страхование на арендатора, то есть на компанию. Если хотите иначе — пропишите это в договоре явно.

К договору приложите акт приёма-передачи с пробегом и состоянием машины. Его же составите при возврате.

Аренда или компенсация — что выбрать

Вместо аренды можно платить компенсацию за использование личного автомобиля по ст. 188 ТК РФ. Различия существенные:

Дальше речь только об аренде.

Шаг 1. Создаём вид начисления «Аренда автомобиля» в справочнике

Это ключевая настройка. От неё зависят НДФЛ, взносы и строки в отчётах.

В 1С:Бухгалтерии 3.0

1. Откройте Зарплата и кадры → Справочники и настройки → Настройки зарплаты и перейдите по ссылке «Начисления» (в части релизов список начислений вынесен прямо в «Справочники и настройки»).
2. Нажмите «Создать».
3. Наименование — «Аренда автомобиля».
4. НДФЛ — «Облагается», код дохода 2400 (доходы от сдачи в аренду транспортных средств).
5. Страховые взносы — вид дохода «Доходы, целиком не облагаемые страховыми взносами…».
6. Налог на прибыль — расходы на оплату труда не подходят: аренда — прочий расход. Если в карточке есть такая настройка, выберите вариант, не относящийся к оплате труда.
7. Способ отражения — создайте отдельный, например «Аренда авто — 26», со счётом 26 (или 44, 20) и статьёй затрат «Арендная плата».

В 1С:ЗУП 3.1

1. Откройте Настройка → Начисления и создайте новое начисление.
2. Назначение — вариант для прочих начислений (не повременная оплата и не премия).
3. Способ расчёта — «Фиксированной суммой»: показатель задаёте в документе или в плановом назначении.
4. Вкладка «Налоги, взносы, бухучёт»: НДФЛ — облагается, код 2400; страховые взносы — «Доходы, целиком не облагаемые страховыми взносами…».
5. Если учёт ведётся в связке ЗУП + БП, укажите способ отражения со счётом затрат. Тогда при синхронизации проводки уйдут в Бухгалтерию.

Ошибка с видом дохода для взносов — самая частая и самая дорогая: с арендной платы начисляются 30% взносов, которые компания не должна.

Шаг 2. Оформляем договор аренды в карточке сотрудника

Отдельного документа «Договор аренды» в зарплатном блоке нет, поэтому связь с договором строится так.

Хранение договора

Откройте карточку сотрудника и прикрепите скан договора и акта через кнопку «Присоединённые файлы» (значок скрепки на командной панели). Проверяющий или новый бухгалтер найдёт основание за минуту.

В наименовании файла укажите номер и дату договора: «Договор аренды №5 от 01.03 — Иванов».

Назначение суммы в ЗУП

В ЗУП 3.1 сумму аренды удобно закрепить документом «Назначение планового начисления»:

1. Найдите документ через поиск по интерфейсу или в разделе Зарплата.
2. Укажите сотрудника, дату начала (дату передачи по акту), начисление «Аренда автомобиля» и сумму.
3. Проведите документ.

Теперь каждый месяц аренда сама попадает в «Начисление зарплаты». При расторжении договора тем же документом прекратите начисление с даты возврата машины.

Если сотрудник ещё и контрагент

Иногда аренду проводят не через зарплату, а как услугу от поставщика. Для этого сотрудника заводят в справочник «Контрагенты» как физлицо и создают договор вида «С поставщиком». Этот вариант разобран ниже в таблице способов.

Шаг 3. Ежемесячно начисляем арендную плату в 1С 8.3 Бухгалтерия

Порядок действий в БП 3.0:

1. Откройте Зарплата и кадры → Все начисления и создайте документ «Начисление зарплаты» за месяц.
2. Нажмите «Заполнить» — программа подставит оклады.
3. В строке сотрудника-арендодателя добавьте начисление «Аренда автомобиля» и сумму из договора.
4. Проверьте вкладку «НДФЛ»: налог должен вырасти ровно на 13% от аренды.
5. Проверьте вкладку «Взносы»: база не должна измениться.
6. Проведите документ.

Если машину передали не с 1-го числа, посчитайте плату за первый месяц пропорционально дням по договору (календарным, если в договоре не сказано иное).

Пример расчёта

Аренда — 15 000 руб. в месяц, машина используется отделом продаж.

Проводки:

Аренда при этом идёт по кредиту счёта 70, вместе с зарплатой. Многим это неудобно: в карточке счёта зарплата и аренда перемешаны. Если важно держать аренду на 73 или 76, используйте второй способ.

Два способа провести аренду авто у сотрудника

Для одного-двух арендодателей надёжнее первый способ: меньше ручных операций.

Выплата

В способе через зарплату аренда попадает в ведомость вместе с зарплатой. Удержанный НДФЛ программа относит к дате выплаты. Если аренду платите отдельным днём, сделайте отдельную ведомость только по этому начислению.

Шаг 4. Учитываем бензин, ремонт и прочие расходы на машину

Раз по договору без экипажа содержание лежит на компании, эти затраты можно принять в учёт. Главное — подтвердить документами, что машина ездила по делам.

ГСМ

Основание — путевые листы. Компаниям, которые не занимаются перевозками, достаточно путевого листа в собственной форме, утверждённой приказом, с маршрутом, пробегом и показаниями одометра.

Типичная схема в БП 3.0:

1. Сотрудник покупает бензин за свои или подотчётные деньги и сдаёт чеки.
2. Создайте «Авансовый отчёт» (Банк и касса → Авансовые отчёты), вкладка «Товары»: номенклатура «Бензин АИ-95», счёт 10.03. Проводка Дт 10.03 Кт 71.01.
3. В конце месяца по путевым листам спишите фактический расход документом «Требование-накладная» (Склад → Требования-накладные): Дт 44 Кт 10.03.

Если заправляетесь по топливным картам, поступление оформляется по отчёту оператора, а списание — так же по путевым листам.

Ремонт, мойка, стоянка

Если по договору ремонт оплачивает сам сотрудник, компания такие затраты не несёт и в учёт не принимает. Возмещение ему «за ремонт» без такого условия — уже его доход, облагаемый НДФЛ.

Шаг 5. Налоговый учёт аренды и отчётность

Налог на прибыль и УСН

• 🧾 ОСНО. Арендная плата — прочий расход, связанный с производством и реализацией. ГСМ, ремонт, страховка — тоже в расходах при наличии путевых листов и первички.
• 📗 УСН «Доходы минус расходы». Арендные платежи и расходы на содержание служебного транспорта есть в закрытом перечне. Расход признаётся после оплаты, а аренда — после выплаты сотруднику.
• 📕 УСН «Доходы». Расходы не учитываются, но обязанность удержать НДФЛ остаётся.

НДФЛ

Компания — налоговый агент. НДФЛ удерживается при каждой выплате и перечисляется в бюджет в общем порядке через ЕНП. Арендный доход входит в общую базу вместе с зарплатой: 13%, а при превышении 2,4 млн руб. дохода за год — повышенные ставки по прогрессивной шкале.

Если арендодатель — не налоговый резидент РФ, ставка 30%. Проверьте статус в карточке физлица перед первой выплатой.

Страховые взносы

Выплаты по договорам аренды имущества не входят в объект обложения взносами. В расчёте по страховым взносам аренда отражается так, как вы её настроили в виде дохода: как не облагаемая полностью, без базы.

6-НДФЛ

Аренда попадает в 6-НДФЛ с кодом дохода 2400. Перед сдачей отчёта:

1. Сформируйте 6-НДФЛ в разделе Отчёты → Регламентированные отчёты.
2. Расшифруйте строку с суммой дохода и найдите сотрудника-арендодателя.
3. Сверьте сумму аренды с договором за период.

Для проверки взносов откройте отчёт «Анализ взносов в фонды» (поиск по отчётам зарплатного раздела): у сотрудника база должна совпадать только с зарплатой, без аренды.

Когда аренда в учёте идёт не так

Несколько ситуаций, которые встречаются на практике.

Взносы начислились на аренду. Неверный вид дохода для страховых взносов в карточке начисления. Исправьте настройку и перепроведите «Начисление зарплаты» за все месяцы, где аренда уже была, — если период не закрыт. За прошлые кварталы понадобится уточнённый расчёт по взносам.

Аренда попала в 6-НДФЛ с кодом 2000. Использовали готовое начисление «Оклад» или «Премия» с добавленной суммой. Создайте отдельное начисление с кодом 2400 и замените им строки в документах.

В отчёте «Анализ зарплаты» аренда раздувает ФОТ. Это ожидаемо при начислении через зарплату. Для управленческой отчётности отфильтруйте отчёт по видам начислений.

Машина в аренде, но путевых листов нет. Бензин в расходы по налогу на прибыль не примете. Восстанавливать задним числом рискованно: даты и пробег не сойдутся с реальностью. Заведите путевые листы с текущего месяца.

Сотрудник уволился, а аренда продолжается. Трудовой и арендный договоры независимы. Начислять аренду через зарплату уволенному неудобно — переведите расчёты на второй способ: контрагент и «Поступление» с ручным учётом НДФЛ.

Частые вопросы