Учёт аренды помещений в 1С: от договора до закрытия месяца

Аренду в 1С:Бухгалтерия 3.0 арендатор проводит документом Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) с видом операции «Услуги», арендодатель — документом Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД). Начисление ежемесячное, на дату акта или по условиям договора. Основные проводки у арендатора — Дт 26 (20, 44) Кт 60.01 на сумму платежа, у арендодателя — Дт 62.01 Кт 90.01.1 на выручку.

Дальше — как настроить справочники, чем начисление у арендатора отличается от учёта у арендодателя, когда краткая аренда превращается в право пользования активом по ФСБУ 25/2018 и что проверить при закрытии месяца.

Что настроить до первого начисления

Прежде чем проводить платёж, проверьте три справочника. Без них документ либо не проведётся, либо даст расход не на тот счёт.

📌 Договор. Откройте карточку контрагента-арендодателя и заведите договор с видом «С поставщиком» (у арендатора) или «С покупателем» (у арендодателя). В договоре удобно сразу указать срок и сумму — это пригодится при копировании документов.

📌 Статья затрат (для арендатора). Справочник Справочники → Статьи затрат. Создайте статью «Аренда помещения» с видом расхода «Прочие расходы». От вида расхода зависит, как сумма попадёт в декларацию по налогу на прибыль.

📌 Номенклатура-услуга. Заведите позицию с видом «Услуга», например «Аренда офиса». Она подставляется в табличную часть документа.

Счёт затрат выбирайте по назначению помещения:

• 🏢 офис, управление — счёт 26;
• 🛒 торговый зал, магазин — счёт 44;
• 🏭 производственный цех — счёт 20 или 25.

Как арендатору начислить аренду помесячно

Арендатор отражает платёж на дату акта оказанных услуг (или на последний день месяца, если так сказано в договоре).

1. Откройте Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД), нажмите «Поступление» → «Услуги (акт, УПД)».
2. В шапке выберите арендодателя и договор, поставьте дату акта.
3. В табличной части добавьте услугу «Аренда», укажите сумму и ставку НДС.
4. В колонке «Счета учёта» проверьте счёт затрат (26, 20 или 44), подразделение и статью затрат.
5. Внизу формы, если есть счёт-фактура, заполните его номер и дату — программа создаст «Счёт-фактуру полученный».
6. Проведите документ.

После проведения смотрите движения по кнопке с дебетом-кредитом (Дт/Кт):

Если арендатор на УСН, входной НДС к вычету не принимается: ставку в документе указывайте «Без НДС», а сумму целиком относите на счёт затрат. Проверьте ставку НДС в документе: ошибка здесь искажает и расход, и вычет.

Оплату аренды проводите отдельно — выпиской Банк и касса → Банковские выписки, проводка Дт 60.01 Кт 51. Начисление и оплата не связаны: расход признаётся по акту, а не по факту перечисления денег.

Когда аренда становится правом пользования активом (ФСБУ 25/2018)

С отчётности за 2022 год аренду регулирует ФСБУ 25/2018. Для многих договоров простой проводки «Дт 26 Кт 60» уже недостаточно.

Арендатор признаёт на балансе право пользования активом (ППА) и обязательство по аренде, если договор не попадает под упрощения. Проще говоря, арендованное имущество отражается почти как собственное: ППА амортизируется, а по обязательству начисляются проценты.

Стандарт разрешает не применять этот порядок и списывать платежи равномерно в расходы, если выполняется хотя бы одно условие:

• 📅 срок аренды — не больше 12 месяцев;
• 💰 предмет аренды малоценный (ориентировочно до 300 000 ₽ за новый аналогичный объект);
• 🧾 организация ведёт упрощённый бухучёт (малые предприятия) — тогда можно списывать платежи линейно по любому договору.

Для долгосрочной аренды, которая под упрощения не подходит, в 1С:Бухгалтерия 3.0 есть отдельный документ ОС и НМА → Поступление в аренду. Он формирует ППА и обязательство, а дальше ежемесячно начисляются амортизация и проценты — уже не через «Поступление услуг».

Логика проводок при учёте по ФСБУ 25 выглядит так (в БП для права пользования и обязательства выделены отдельные субсчета):

Самое заметное отличие от «простого» варианта: расход распределяется неравномерно. В первые месяцы процентов больше, к концу срока — меньше. Сумма за весь срок сойдётся, но по месяцам цифры отличаются от фиксированной арендной платы.

Как арендодателю начислить выручку от аренды

Арендодатель начисляет доход документом Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД) → «Услуги (акт)». Заполнение зеркально поступлению: контрагент-арендатор, договор, услуга «Аренда», сумма и ставка НДС.

Счёт учёта доходов зависит от того, основной ли это вид деятельности:

Чтобы доход пошёл через счёт 91, в документе реализации выберите соответствующую номенклатурную группу и настройте счёт учёта на 91.01. Для профильного арендодателя оставьте 90.01.1.

После проведения реализации нажмите «Выписать счёт-фактуру» — программа создаст счёт-фактуру выданный и зарегистрирует его в книге продаж.

💡 Поступление арендной платы на счёт отражайте выпиской: Дт 51 Кт 62.01. Если арендатор платит авансом за несколько месяцев, аванс попадёт на 62.02, и с него придётся начислить НДС авансом.

Учёт НДС и счета-фактуры по аренде

Аренда облагается НДС по ставке 20%, если арендодатель на ОСНО. Схема простая: арендодатель начисляет налог и выдаёт счёт-фактуру, арендатор по этому счёту-фактуре принимает НДС к вычету.

Что проверить по НДС:

• 🧾 Счёт-фактура обязателен для вычета. Без него строка «НДС принят к вычету» (Дт 68.02 Кт 19.04) не сформируется. У арендатора заполните реквизиты счёта-фактуры в документе поступления.
• 📘 Книга покупок и книга продаж заполняются автоматически после проведения документов и регистрации счетов-фактур. Отчёты — в разделе Отчёты → НДС.
• 💵 Аванс. При предоплате аренды арендодатель начисляет НДС с аванса (Дт 76.АВ Кт 68.02), а при зачёте — восстанавливает его.

Отдельный случай — аренда государственного или муниципального имущества напрямую у органа власти. Тогда арендатор становится налоговым агентом по НДС: сам исчисляет и перечисляет налог в бюджет. В договоре в 1С для этого включается признак налогового агента, и программа задействует специальные счета учёта агентского НДС. Если арендодатель — обычная коммерческая организация, агентского НДС нет.

Коммунальные платежи и переменная часть аренды

Часто арендная плата делится на две части: фиксированную (за площадь) и переменную (коммунальные услуги по счётчикам). В учёте их разделяют, потому что порядок разный.

Есть три распространённые схемы, и от выбранной зависит, как проводить начисление:

1. 🔹 Коммуналка включена в фиксированную плату. Самый простой вариант: всё начисляется одной услугой «Аренда», отдельно коммуналку выделять не нужно.
2. 🔹 Переменная часть — возмещение по счётчикам. Арендодатель перевыставляет арендатору фактическое потребление. У арендатора это такой же расход (Дт 26 Кт 60.01), у арендодателя — отдельная строка в акте.
3. 🔹 Посреднический договор на коммуналку. Арендодатель закупает услуги у ресурсоснабжающих организаций и передаёт их арендатору как агент. Тогда суммы проходят транзитом через счёт 76, а не через выручку арендодателя.

💡 В акте и в документе 1С разносите фиксированную и переменную части отдельными строками номенклатуры — так проще сверять потребление и не спорить с арендатором о суммах.

Для арендатора принципиальной разницы в проводках между фиксированной и переменной частью нет: обе идут на счёт затрат. Разница важна прежде всего арендодателю — от схемы зависит, попадёт ли коммуналка в его выручку и облагается ли НДС.

Регулярные начисления: как не заводить документ заново каждый месяц

Аренда — платёж повторяющийся, и переписывать реквизиты вручную каждый месяц незачем. В 1С:Бухгалтерия 3.0 есть два удобных приёма.

Копирование документа. В списке поступлений или реализаций выделите прошлый документ и нажмите «Создать копированием» (или F9). Программа создаст новый документ с теми же реквизитами — останется поменять дату и, при необходимости, сумму.

Ввод на основании. Из договора или из прошлого акта можно ввести следующий документ по кнопке «Создать на основании». Реквизиты контрагента и договора подтянутся автоматически.

Для аренды по ФСБУ 25 (через «Поступление в аренду») отдельное ежемесячное начисление вообще не нужно: амортизация ППА и проценты по обязательству считаются регламентной операцией при закрытии месяца.

Закрытие месяца и проверка проводок

Арендные расходы и доходы участвуют в закрытии месяца наравне с остальными операциями. Запустите обработку Операции → Закрытие месяца.

Что происходит с арендой при закрытии:

• 🔄 Закрытие счетов 20, 23, 25, 26 — расход по аренде со счёта 26 или 25 переносится на себестоимость или на счёт 90.
• 📊 Закрытие счетов 90, 91 — выручка и прочие доходы арендодателя формируют финансовый результат.
• 🏢 Для аренды по ФСБУ 25 — отдельные операции по амортизации права пользования активом и начислению процентов по обязательству.

Как проверить, что аренда учтена правильно:

Оборотно-сальдовую ведомость откройте в Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту. Если на счёте 19.04 «завис» остаток — скорее всего, не заполнен счёт-фактура, и НДС не принят к вычету.

Ещё один быстрый контроль — акт сверки с арендодателем (Покупки → Акты инвентаризации расчётов или отчёт по контрагенту). Сальдо по счёту расчётов должно совпадать с данными арендодателя: расхождение обычно означает пропущенный акт или неучтённую оплату.

Частые вопросы