Аванс сотрудникам в 1С:Бухгалтерии 3.0 — от настройки до выплаты без задвоений

Самое частое заблуждение: аванс в 1С 8.3 Бухгалтерия нужно «начислить» отдельным документом «Начисление зарплаты». Не нужно. Начисление делают один раз в конце месяца, а аванс — это выплата части будущей зарплаты. В программе его проводят ведомостью с видом выплаты «Аванс» (Зарплата и кадры → Ведомости в банк или Ведомости в кассу), а затем списанием с расчётного счёта или расходным кассовым ордером: Дт 70 Кт 51 или Дт 70 Кт 50.

НДФЛ с аванса не удерживают, страховые взносы на него не начисляют. Всё это считается в конце месяца от полной суммы начислений, а аванс лишь уменьшает сумму окончательного расчёта.

1. Настройка аванса в 1С 8.3 Бухгалтерия перед первой выплатой

Если базу начинали вести не вы, сначала проверьте настройки. От них зависит, как ведомость заполнится и как разнесутся суммы по счёту 70.

Откройте Зарплата и кадры → Справочники и настройки → Настройки зарплаты (в части релизов команда стоит прямо в разделе Зарплата и кадры). Что проверить:

• 📌 Где ведётся расчёт зарплаты — в этой программе, а не во внешней. Если стоит вариант «во внешней программе», ведомостей и начисления в разделе не будет.
• 📌 Учёт расчётов с персоналом — по каждому работнику или сводно. Для аванса выбирайте учёт по каждому работнику. При сводном учёте в оборотке по 70 не видно, кому сколько выдали, и сверка с ведомостями превращается в ручную работу.
• 📌 Дата выплаты зарплаты — день месяца и признак «в текущем / в следующем месяце». От неё программа считает сроки НДФЛ и отчётность.
• 📌 День выплаты аванса — если в вашем релизе есть такое поле, укажите число из правил внутреннего трудового распорядка.

Затем откройте карточку сотрудника или документ «Приём на работу». В актуальных релизах там задаётся размер аванса: фиксированной суммой или процентом от оклада. Если у вас такого поля нет, ничего страшного: сумму аванса можно ввести в ведомость вручную.

Какие даты выплат ставить

Зарплату выплачивают не позднее 15 календарных дней после окончания периода, за который она начислена. Отсюда рабочие пары дат:

Промежуток между выплатами не должен превышать полмесяца. Пара «аванс 30-го, зарплата 15-го» допустима, но в коротком феврале аванс уйдёт на последний день месяца — со всеми последствиями для НДФЛ.

2. Сколько платить: расчёт суммы аванса

Программа не решает за вас, какой аванс законен. ТК РФ требует платить зарплату не реже чем каждые полмесяца, а Минтруд в разъяснениях настаивает: аванс должен соответствовать отработанному времени за первую половину месяца. Фиксированные «40% оклада» допустимы, только если сумма не расходится с отработанным временем.

Три распространённых способа:

Пример расчёта по отработанному времени. Оклад 60 000 ₽, в месяце 21 рабочий день, в первую половину месяца сотрудник отработал 10 дней.

60 000 / 21 × 10 = 28 571,43 ₽

Часть организаций платит аванс сразу за вычетом 13%, чтобы во второй выплате не получить «минус» из-за НДФЛ:

28 571,43 × 0,87 = 24 857,14 ₽

Оба подхода законны. Главное — закрепите выбранный порядок в положении об оплате труда и не меняйте его от месяца к месяцу.

3. Как начислить аванс в 1С 8.3 Бухгалтерия пошагово через ведомость

Сама выплата аванса оформляется ведомостью. Порядок одинаковый для банка и кассы, отличается только журнал.

Шаг 1. Создайте ведомость

1. Откройте Зарплата и кадры → Ведомости в банк (для зарплатного проекта или перечисления на карты) или Зарплата и кадры → Ведомости в кассу.
2. Нажмите Создать.
3. В поле месяца укажите текущий месяц — тот, за первую половину которого платите.
4. В поле вида выплаты выберите Аванс. Не «Зарплата за месяц»: иначе программа попытается выплатить сумму к выплате по начислениям, которых ещё нет.

Шаг 2. Заполните список сотрудников

1. Нажмите Заполнить. Если размер аванса задан в карточках, суммы подставятся сами.
2. Если поле размера аванса не заполнено, суммы будут нулевыми. Введите их вручную по своему расчёту из раздела выше.
3. Проверьте, что в списке нет уволенных и тех, кто весь первый период был в отпуске.

Шаг 3. Проверьте колонку НДФЛ

В ведомости с видом «Аванс» колонка налога должна быть пустой. Если там появились суммы — значит, в ведомость попали начисления, с которых налог удерживается при выплате (например, отпускные). Разберитесь, откуда они, прежде чем проводить документ.

Шаг 4. Проведите и распечатайте

1. Нажмите Провести и закрыть.
2. Для кассы распечатайте платёжную ведомость по форме Т-53 или расходные ордера на каждого сотрудника.
3. Для банка выгрузите реестр в зарплатный проект через обмен с банком или сервис «1С:ДиректБанк», если он подключён.

Сама ведомость проводок не делает. Она только фиксирует, кому и сколько положено. Деньги «уходят» по счёту 70 только в следующем шаге.

4. Выплата аванса: банк и касса

Через расчётный счёт

1. Откройте Банк и касса → Банковские выписки.
2. Создайте Списание с видом операции «Перечисление заработной платы» (по ведомостям) или «Перечисление заработной платы работнику» (если платите одному сотруднику).
3. В табличную часть добавьте ведомость на аванс. Сумма подтянется из неё.
4. Проведите документ.

Если платёжное поручение формировали в 1С, удобнее создать списание на его основании после выгрузки выписки.

Через кассу

1. Откройте Банк и касса → Кассовые документы.
2. Создайте Выдачу наличных с видом операции «Выплата заработной платы по ведомостям» или «Выплата заработной платы работнику».
3. Выберите ведомость в кассу и проведите.

Какие будут проводки

После выплаты аванса до конца месяца по счёту 70 будет дебетовое сальдо по каждому сотруднику. Это нормально: долг закроется, когда вы проведёте «Начисление зарплаты».

5. НДФЛ и страховые взносы при выплате аванса

НДФЛ. Для зарплаты датой получения дохода считается последний день месяца, за который она начислена (п. 2 ст. 223 НК РФ). Поэтому с аванса, выплаченного в середине месяца, налог не удерживают. Весь налог за месяц удерживается при окончательном расчёте.

Пример с тем же сотрудником:

Проверка: 60 000 − 7 800 − 28 571,43 = 23 628,57.

Три случая, когда налог при выплате «аванса» всё же удерживают:

• ⚠️ аванс выплачен в последний день месяца или позже — по мнению ФНС, это уже выплата дохода, с которой налог надо удержать;
• ⚠️ вместе с авансом выплачены доплаты и надбавки за прошлый месяц, премия или другие начисления, которые уже приняты в учёте;
• ⚠️ это не аванс, а отпускные или пособие, которые программа выплачивает отдельной ведомостью.

Страховые взносы. База считается по начислениям за месяц. Аванс на неё не влияет: взносы появятся при проведении «Начисления зарплаты» от всей суммы начислений. В отчётности по взносам и в 6-НДФЛ отдельной строки под аванс нет.

6. Конец месяца: начисление зарплаты и зачёт аванса

Аванс нигде отдельно «не зачитывается» — программа учитывает его автоматически через счёт 70.

1. Откройте Зарплата и кадры → Все начисления, нажмите Создать → Начисление зарплаты.
2. Укажите месяц, нажмите Заполнить. Программа посчитает оклад по отработанному времени, НДФЛ и взносы за весь месяц.
3. Проведите документ.
4. Создайте новую ведомость с видом выплаты Зарплата за месяц и нажмите Заполнить. В колонку к выплате попадёт сумма за вычетом уже выплаченного аванса и удержанного налога.
5. Проведите ведомость и оформите выплату так же, как в разделе 4.

Проверить, что всё сошлось, проще всего оборотно-сальдовой ведомостью по счёту 70 с разбивкой по сотрудникам (Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту). После окончательного расчёта сальдо по каждому сотруднику должно быть нулевым, если нет удержаний и долгов прошлых месяцев.

7. Ошибки при выплате аванса и как их исправить

Частые вопросы