Аванс в ЗУП 3.1: от способа расчёта в карточке до ведомости и проводки Дт 70

Чтобы начислить аванс в 1С 8.3 ЗУП, сначала задайте сотруднику способ расчёта аванса (в приёме на работу, кадровом переводе или документе Изменение аванса), затем в разделе Выплаты создайте ведомость с видом выплаты «Аванс» и нажмите Заполнить. Отдельный документ начисления нужен только при способе «Расчетом за первую половину месяца»: тогда до ведомости вводят Зарплата → Начисление за первую половину месяца.

В ЗУП 3.1 есть три способа расчёта аванса. «Фиксированной суммой» — проще всего, сумма одинакова каждый месяц. «Процентом от тарифа» — удобно, когда оклады часто меняются, а доля аванса постоянная. «Расчетом за первую половину месяца» — самый точный: программа считает оплату за реально отработанные с 1 по 15 число дни с учётом отпусков и больничных.

Где задаётся аванс сотрудника и дата его выплаты

Аванс в ЗУП — это плановая настройка сотрудника, а не отдельное начисление. Её вводят кадровыми документами, и действует она с даты документа до следующего изменения.

Способ расчёта у сотрудника

Документ Изменение аванса удобен для массовых правок: его заполняют списком сотрудников подразделения и ставят новый способ или сумму всем сразу. Найти его проще всего через поиск по интерфейсу или в разделе Зарплата.

Дата выплаты аванса

Число месяца для выплаты задаётся в организации: Настройка → Организации → карточка организации → Учетная политика и другие настройки → Бухучет и выплата зарплаты. Там указывают дату выплаты зарплаты и аванса. Для отдельного подразделения дату можно переопределить в его карточке.

От этой даты зависит:

• 📅 какая дата подставится в ведомость по умолчанию;
• 📊 как программа распределит НДФЛ по срокам в отчётности;
• ⏱ контроль сроков выплаты по ст. 136 ТК РФ.

По ТК РФ зарплату платят не реже двух раз в месяц и не позднее 15 календарных дней после окончания периода, за который она начислена. Значит, аванс за первую половину месяца выплачивают не позднее 30 (31) числа этого месяца, а окончательный расчёт — не позднее 15 числа следующего. Если день выплаты попал на выходной или праздник, платят накануне.

Какой способ расчёта аванса выбрать

Пример для одного сотрудника. Оклад 60 000 ₽, в месяце 22 рабочих дня, из них 11 приходятся на первую половину.

• 🔹 «Фиксированной суммой» 25 000 ₽ — аванс 25 000 ₽.
• 🔹 «Процентом от тарифа» 40% — аванс 60 000 × 40% = 24 000 ₽.
• 🔹 «Расчетом за первую половину месяца» — 60 000 × 11 / 22 = 30 000 ₽.

Если сотрудник болел 3 рабочих дня из этих 11, при третьем способе аванс будет 60 000 × 8 / 22 = 21 818,18 ₽. При первых двух сумма останется прежней, если вы не поправите её вручную.

Трудинспекции ориентируются на то, что аванс должен соответствовать отработанному времени. Поэтому способ «Расчетом за первую половину месяца» выбирают чаще всего там, где много сменных графиков, больничных и командировок.

Начисление аванса за первую половину месяца: порядок работы

Этот раздел нужен только тем, у кого способ аванса — «Расчетом за первую половину месяца». При фиксированной сумме и проценте переходите сразу к ведомости.

Шаг 1. Введите отсутствия до расчёта

Всё, что уменьшает аванс, должно быть в базе раньше, чем вы заполните документ:

1. Больничные листы за первую половину месяца.
2. Отпуска, отпуска без сохранения оплаты, прогулы и неявки.
3. Командировки (оплата по среднему заработку считается отдельно, а дни выпадают из оклада).
4. Индивидуальные графики и табель, если учёт времени ведётся по отклонениям нестандартно.

Шаг 2. Создайте документ

1. Откройте Зарплата → Начисление за первую половину месяца.
2. Нажмите Создать.
3. Укажите Месяц начисления, организацию и при необходимости подразделение.
4. Проверьте дату документа — по ней будет понятно, когда сделан расчёт.

Шаг 3. Заполните и проверьте

1. Нажмите Заполнить. Программа подберёт сотрудников со способом аванса «Расчетом за первую половину месяца».
2. Просмотрите строки: дни и часы, результат по каждому начислению.
3. Если что-то не так, исправьте исходный документ (больничный, отпуск) и перезаполните, а не правьте сумму вручную.
4. Проведите документ.

Начисление за первую половину месяца — предварительное. В конце месяца документ Начисление зарплаты и взносов пересчитывает весь месяц заново, а выплаченный аванс учитывается во взаиморасчётах с сотрудником. Отдельно «закрывать» аванс не нужно.

Ведомость на выплату аванса

Аванс выплачивают тем же набором документов, что и зарплату. Тип ведомости зависит от места выплаты, указанного у сотрудника.

Порядок одинаков для всех вариантов:

1. Создайте ведомость нужного типа.
2. В поле Выплачивать выберите «Аванс».
3. Укажите Месяц выплаты — тот месяц, за первую половину которого платите аванс.
4. Проверьте дату ведомости: она должна совпадать с фактическим днём выплаты.
5. Нажмите Заполнить. Программа подставит сотрудников и суммы по их способу аванса или из документа начисления за первую половину месяца.
6. Проверьте итог, проведите и распечатайте ведомость либо выгрузите файл для банка.

НДФЛ при выплате аванса

Дата получения дохода в виде зарплаты — последний день месяца, за который она начислена (п. 2 ст. 223 НК РФ). Поэтому с обычного аванса НДФЛ не удерживают: налог считается и удерживается при окончательном расчёте за месяц. Колонка НДФЛ в авансовой ведомости в таком случае пустая.

Исключение — когда аванс выплачивают в последний день месяца или позже. Тогда на дату выплаты доход уже считается полученным, и налог удерживают с этой выплаты. Если в одну ведомость с авансом попали другие доходы с собственной датой получения (например, отпускные или пособие), НДФЛ по ним удержится при выплате.

Аванс в бухгалтерском и налоговом учёте

Сам аванс бухгалтерских проводок по начислению не создаёт: на дату выплаты расход ещё не признан. В учёте отражается только выплата.

Как это выглядит на практике при связке ЗУП + Бухгалтерия 3.0:

1. Ведомость на аванс создаётся и проводится в ЗУП.
2. При синхронизации ведомость попадает в Бухгалтерию.
3. Бухгалтер оформляет выплату в Бухгалтерии: Списание с расчетного счета с видом операции «Перечисление заработной платы» или Выдача наличных с видом «Выплата заработной платы по ведомостям» и выбирает эту ведомость.
4. В конце месяца из ЗУП переносится документ Отражение зарплаты в бухучете с начислениями, НДФЛ и взносами за весь месяц.

Середина месяца с дебетовым сальдо по счёту 70 — нормальная картина: аванс выдан, а зарплата ещё не начислена. К концу месяца сальдо закрывается начислением.

В налоговом учёте выплаченный аванс в расходы не включают. Расходы на оплату труда признаются ежемесячно по сумме начисленной за месяц зарплаты.

Отчёты для сверки

• 📄 Расчетная ведомость в ЗУП — показывает аванс в колонке выплат за месяц и остаток к выплате.
• 📄 Анализ зарплаты по сотрудникам в ЗУП — помогает найти, кому выплачено больше начисленного.
• 📄 Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 70 в Бухгалтерии — сумма по дебету за месяц должна совпадать с суммой выплаченных ведомостей.

Ошибки при начислении и выплате аванса

Частые вопросы