Как начислить авансы в 1С по зарплате и контрагентам

Слово «аванс» в 1С закрывает два разных участка учёта. Первый — зарплатный аванс: выплата работнику за первую половину месяца, которую ТК РФ требует делать не реже чем каждые полмесяца. Второй — авансы в расчётах с контрагентами: предоплата поставщику (счёт 60.02) и предоплата от покупателя (счёт 62.02), по которым возникает НДС.

Ниже — как настроить и начислить зарплатный аванс в Бухгалтерии предприятия 3.0 и ЗУП 3.1, как провести предоплаты по договорам, как 1С сама считает НДС с авансов и каким отчётом проверить взаиморасчёты.

Что закон считает авансом и какие авансы бывают

Зарплатный аванс — это не «добрая воля», а обязанность работодателя. Статья 136 ТК РФ требует платить зарплату не реже двух раз в месяц, с конкретной датой выплаты в правилах внутреннего распорядка или трудовом договоре. Дата за первую половину месяца и есть «аванс» в бытовом смысле.

Авансы в расчётах с контрагентами делятся на два вида:

• 💸 Аванс выданный — вы заплатили поставщику до поставки. Учитывается на счёте 60.02.
• 💰 Аванс полученный — покупатель заплатил вам до отгрузки. Учитывается на счёте 62.02.

По любому полученному авансу продавец обязан начислить НДС (п. 1 ст. 167 и ст. 154 НК РФ) и в течение пяти календарных дней выставить счёт-фактуру на аванс. Покупатель при наличии такого счёта-фактуры вправе принять НДС к вычету.

Не путайте авансы по договорам с авансом подотчётному лицу: выдача денег сотруднику «под отчёт» идёт на счёт 71 и к расчётам с поставщиками и покупателями отношения не имеет. В этой статье речь только о зарплатном авансе и авансах по договорам поставки.

Настройки, без которых авансы не заработают

Прежде чем начислять, проверьте две группы настроек.

Для расчётов с контрагентами авансы в 1С зачитываются автоматически, если в документах правильно указан договор и порядок зачёта. Откройте карточку договора (Справочники → Договоры или из карточки контрагента) и посмотрите поле зачёта аванса — обычно стоит «Автоматически». Тогда при проведении накладной программа сама найдёт незачтённую предоплату по этому договору и сделает зачёт.

Для зарплатного аванса способ расчёта задаётся отдельно по каждому сотруднику. В БП 3.0 настройки зарплаты лежат в разделе Зарплата и кадры → Справочники и настройки → Настройки зарплаты. Способ аванса для конкретного человека указывается в карточке сотрудника или в документе приёма на работу.

Доступны три способа:

Если выбран способ «Расчётом за первую половину месяца», аванс нельзя просто выплатить ведомостью — сначала нужен документ начисления за первую половину месяца, иначе суммы не будет.

Как начислить и выплатить зарплатный аванс

Порядок зависит от выбранного способа.

Фиксированная сумма или процент от тарифа. Отдельный документ начисления не нужен — сумма известна заранее. Выплата оформляется ведомостью:

1. Откройте Зарплата и кадры → Зарплата → Ведомости в банк (или Ведомости в кассу при выплате наличными).
2. Создайте документ, в поле «Выплачивать» выберите значение, означающее аванс.
3. Нажмите «Заполнить» — 1С подставит сотрудников и суммы аванса по их настройкам.
4. Проведите документ и сформируйте на его основании списание с расчётного счёта.

Расчётом за первую половину месяца. Здесь добавляется шаг начисления:

1. В ЗУП 3.1 создайте документ Начисление за первую половину месяца (раздел Зарплата). В БП 3.0 это документ начисления зарплаты с соответствующим периодом — первой половиной месяца.
2. Укажите месяц и дату планируемой выплаты, нажмите «Заполнить».
3. Программа рассчитает начисления и удержит НДФЛ по отработанным дням.
4. Затем создайте ведомость с типом выплаты «Аванс» и выплатите рассчитанную сумму.

Проводки по выплате аванса (с учётом удержания НДФЛ):

Сколько платить — вопрос не праздный. Роструд и Минтруд в разъяснениях указывают, что аванс нужно считать за фактически отработанную первую половину месяца, причём с учётом не только оклада, но и постоянных надбавок за это время. Фиксированные 40 % удобны, но если человек половину месяца болел, такой аванс легко превысит реальный заработок, и при окончательном расчёте возникнет отрицательная сумма. В 1С это проявляется как «долг работника» — верный признак, что для этого сотрудника стоит перейти на способ «расчётом за первую половину месяца».

НДФЛ с аванса: что изменилось и как это видно в 1С

Раньше НДФЛ с аванса не удерживали: датой получения дохода считался последний день месяца. С 2023 года доход в виде зарплаты признаётся на дату фактической выплаты (ст. 223 НК РФ), поэтому НДФЛ удерживается и с аванса, в день его выплаты.

Что это значит на практике в 1С:

• При заполнении ведомости на аванс программа сама рассчитывает и показывает сумму НДФЛ к удержанию.
• «Чистая» сумма к выдаче получается меньше, чем начисленный аванс, — на величину налога.
• Удержанный налог попадает в уведомление по ЕНП и в расчёт 6-НДФЛ за соответствующий период.

Если вы видите, что по авансу НДФЛ не удержан, проверьте релиз конфигурации и даты выплаты в документах — скорее всего, настройки остались от старой методики.

Авансы поставщикам: оплата, зачёт и вычет НДС

Предоплату поставщику оформляют платёжным поручением и списанием с расчётного счёта.

1. Создайте Банк и касса → Платёжные поручения с видом операции «Оплата поставщику».
2. На основании банковской выписки сформируйте Списание с расчётного счёта.
3. Проверьте, что указан договор, по которому пойдёт зачёт аванса.

Если поставщик дал счёт-фактуру на аванс, вы вправе принять НДС к вычету, не дожидаясь поставки (ст. 172 НК РФ). В 1С для этого в документе списания должен стоять порядок регистрации счёта-фактуры на аванс.

Если поставка закрывает аванс не полностью, зачёт идёт частями. Например, аванс 120 000 ₽, а первая поставка — на 72 000 ₽: программа зачтёт 72 000 ₽ (проводка Дт 60.01 Кт 60.02), восстановит НДС пропорционально этой сумме, а остаток 48 000 ₽ останется на счёте 60.02 до следующей поставки. Следить за остатком удобно по оборотно-сальдовой ведомости — об этом ниже.

Авансы от покупателей и счёт-фактура на предоплату

Поступившую предоплату проводят по счёту 62.02, а затем регистрируют счёт-фактуру на аванс.

1. По выписке создайте Банк и касса → Поступление на расчётный счёт с видом «Оплата от покупателя».
2. Убедитесь, что договор и ставка НДС указаны верно.
3. В конце периода запустите обработку Банк и касса → Счета-фактуры → Счета-фактуры на аванс. Кнопка «Заполнить» подберёт все незачтённые авансы, по которым нужен счёт-фактура.
4. Нажмите «Выполнить» — 1С создаст счета-фактуры и сделает проводку по начислению НДС.

НДС с аванса считается по расчётной ставке: 20/120 для основной ставки и 10/110 для льготной. Например, с аванса 120 000 ₽ по ставке 20 % налог равен 120 000 × 20 / 120 = 20 000 ₽. Прикиньте сумму заранее:

Если сделка расторглась и аванс пришлось вернуть покупателю, НДС, начисленный с этой предоплаты, можно принять к вычету. Возврат оформляют списанием с расчётного счёта с видом операции «Возврат покупателю», а вычет регистрируют записью в книге покупок. Проводка возврата — Дт 62.02 Кт 51, вычет НДС — Дт 68.02 Кт 76.АВ. Без документа возврата программа вычет не покажет, поэтому зачёт «в уме» здесь не работает.

Чем проверить взаиморасчёты по авансам

Чтобы убедиться, что авансы зачлись и «висяков» не осталось, используйте стандартные отчёты.

• Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 60 или 62 с группировкой по субсчетам. Остаток на 60.02 — незачтённые авансы поставщикам, на 62.02 — незачтённые авансы покупателей. Откройте Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту.
• ОСВ по счетам 76.АВ и 76.ВА покажет НДС по авансам: начисленный с полученных и принятый к вычету с выданных. Эти остатки должны соответствовать незакрытым авансам.
• Экспресс-проверка (Отчёты → Анализ учёта → Экспресс-проверка) находит авансы без счетов-фактур и расхождения по НДС.

Если после отгрузки на 62.02 остаётся сальдо, значит зачёт аванса не прошёл — чаще всего из-за разных договоров в оплате и реализации.

Для сверки с контрагентом сформируйте Покупки → Акт сверки расчётов (или аналогичный пункт в разделе продаж). В акте видно, как разнесены авансы и отгрузки по датам, и совпадает ли конечное сальдо с данными партнёра. Расхождение в акте почти всегда указывает на документ, проведённый не по тому договору или не в тот период.

Частые вопросы