Начисление больничного листа в 1С:ЗУП 8.3 шаг за шагом

Больничный в 1С:ЗУП 8.3 начисляют документом «Больничный лист» в разделе Зарплата. В него подгружают электронный листок нетрудоспособности (ЭЛН) по номеру из СФР, после чего программа сама рассчитывает средний заработок за два предыдущих года, определяет процент по стажу и делит сумму на часть работодателя (первые три дня) и часть фонда.

Ниже разберём весь путь: как загрузить ЭЛН и создать документ , что проверить на вкладке с основными данными, откуда берётся средний дневной заработок, как стаж влияет на процент, кто платит первые три дня, а кто — остальное, и как больничный попадает в отчётность. Инструкция написана под 1С:ЗУП 3.1, но в 1С:Бухгалтерии 3.0 с включённым кадровым и зарплатным учётом документ называется так же и заполняется по тому же принципу. ФСС с 2023 года называется СФР (Социальный фонд России) — дальше используем это название.

Загрузка ЭЛН и создание документа

С 2022 года бумажных больничных почти нет: врач оформляет электронный листок, а работник сообщает работодателю только его номер. Поэтому первый шаг — получить данные из фонда.

Откройте Зарплата → Больничные листы и нажмите Создать. Укажите организацию и сотрудника, затем введите номер ЭЛН в соответствующее поле и нажмите кнопку получения данных из СФР (в разных релизах подпись кнопки немного отличается, но она всегда рядом с полем номера).

После запроса программа подтянет период нетрудоспособности, причину и, если фонд их прислал, страховой стаж и сведения о заработке. Останется проверить и при необходимости поправить данные.

Если сотрудник болел по одному случаю, но ему выдали несколько ЭЛН подряд (болезнь продолжалась), каждый последующий листок оформляют как продолжение: в документе есть признак, что это не новый случай, а продолжение предыдущего. Это важно для правильного определения, какие дни оплачивает работодатель, а какие — фонд.

На этапе загрузки чаще всего спотыкаются об одно и то же:

Основные данные: причина, период и режим

На первой вкладке документа собраны ключевые поля, от которых зависит расчёт.

Причина нетрудоспособности — это код, который пришёл из листка:

• 🤒 01 — заболевание (общее);
• 🩹 02 — травма;
• 🦠 03 — карантин;
• 🤰 05 — отпуск по беременности и родам;
• 👶 09 — уход за больным членом семьи.

От кода зависит и порядок оплаты (при коде 01 и 02 первые три дня платит работодатель, при остальных — фонд с первого дня), и процент. Поэтому код причины проверяйте в первую очередь: ошибка здесь искажает всю сумму.

Период освобождения от работы (с какого по какое число) программа заполняет из ЭЛН. Если листков несколько, периоды идут друг за другом.

Отметка о нарушении режима. Если врач поставил в листке дату нарушения (например, неявка на приём), её вносят в документ. С этой даты пособие считают исходя из МРОТ — программа снизит выплату автоматически, как только вы укажете дату нарушения.

Процент оплаты подставляется по стажу, но его видно и можно проверить именно здесь. Разберём стаж отдельно ниже.

Как 1С считает средний заработок

Средний дневной заработок — сердце расчёта. Формула фиксированная: берут выплаты за два календарных года, предшествующих году начала болезни, и делят на 730. Для больничного, открытого в 2026 году, расчётный период — 2024 и 2025 годы, а делитель всегда 730 (високосность и исключаемые периоды тут не учитывают, в отличие от декретного пособия).

$$Средний\ дневной = \frac{Заработок\ за\ 2\ года}{730}$$

В заработок входят все выплаты, с которых платились страховые взносы: оклад, премии, отпускные. Если работник пришёл недавно, данные о заработке у прежних работодателей фонд передаёт вместе с ответом на запрос или их вносят вручную по сведениям, которые работник приносит с прежнего места.

Посмотреть и проверить расчёт можно по ссылке со средним заработком на вкладке оплаты — откроется форма с разбивкой заработка по годам и итоговой суммой за день.

Пример. Стаж работника — 7 лет (процент 80). Заработок: за 2024 год — 600 000 ₽, за 2025 год — 720 000 ₽.

1. Сумма за два года: 600 000 + 720 000 = 1 320 000 ₽.
2. Средний дневной: 1 320 000 ÷ 730 = 1 808,22 ₽.
3. С учётом 80%: 1 808,22 × 0,8 = 1 446,58 ₽ за день.
4. Больничный на 10 дней: 1 446,58 × 10 = 14 465,80 ₽ (до удержания НДФЛ).

Два ограничителя 1С подставляет сама:

• Минимум. Если фактический заработок меньше суммы, рассчитанной из МРОТ, или стажа меньше шести месяцев, пособие за полный месяц не может быть ниже МРОТ (с учётом районного коэффициента и доли ставки при неполном дне).
• Максимум. Средний дневной заработок ограничен предельными базами по взносам за те же два года, делёнными на 730. Программа применяет потолок автоматически — вручную считать его не нужно.

Пример с минимумом. Работник трудится первый год, заработка за расчётный период нет, стаж — 4 месяца. Программа возьмёт МРОТ за месяц и разделит его на число календарных дней в месяце болезни. Если болезнь пришлась на месяц из 30 дней, а МРОТ условно равен 22 440 ₽, дневное пособие составит 22 440 ÷ 30 = 748 ₽. За 10 дней выйдет 7 480 ₽ — и всю сумму оплатит фонд с четвёртого дня, кроме первых трёх за счёт работодателя. При неполной ставке и районном коэффициенте 1С скорректирует эти числа сама.

Стаж и процент оплаты

Процент, на который умножается средний заработок, зависит от страхового стажа работника:

Стаж 1С берёт из карточки сотрудника (сведения о трудовой деятельности и стаже). Если данных нет, программа возьмёт минимальный процент — проверяйте стаж до проведения, иначе пособие занизится.

Уход за ребёнком считают по особым правилам. При уходе за ребёнком до 8 лет пособие платят в размере 100% независимо от стажа. Для детей постарше и при амбулаторном лечении действует ступенчатый порядок: первые дни — по стажу, последующие — в сниженном размере. Код причины 09 включает эту логику в программе, отдельно её настраивать не нужно.

Три дня работодателя и выплата из СФР

С 2021 года в стране действуют прямые выплаты: свою часть пособия работник получает напрямую от фонда, а не через работодателя. Это меняет и расчёт, и отражение в учёте.

Кто сколько платит:

• 🏢 При заболевании и травме работника (коды 01, 02) первые три дня оплачивает работодатель за свой счёт, с четвёртого дня и до конца — СФР.
• 🏛️ При уходе за членом семьи, карантине, протезировании и по беременности и родам все дни оплачивает фонд с первого дня — работодатель не платит ничего.

В документе «Больничный лист» сумма сразу разбита на две части: «За счёт работодателя» и «За счёт СФР». В примере выше из 14 465,80 ₽ работодатель заплатит за три дня 1 446,58 × 3 = 4 339,74 ₽, остальные семь дней (10 123,06 ₽) выплатит фонд.

Что делает работодатель для части фонда. Платить её из кассы не нужно — нужно передать в СФР сведения для назначения пособия. Фонд присылает запрос (через систему электронного взаимодействия), а бухгалтер отвечает на него из программы: подтверждает данные о заработке, стаже и реквизитах для перечисления. После этого фонд сам перечисляет деньги работнику.

НДФЛ. Пособие по болезни облагается НДФЛ (13%). Со своих трёх дней налог удерживает и перечисляет работодатель, со своей части — сам фонд. Страховыми взносами больничное пособие не облагается вообще.

Свою часть (три дня) работодатель выплачивает работнику в ближайший день выплаты зарплаты или аванса — отдельная ведомость не обязательна, сумма попадает в общий свод.

Больничный в расчётном листке и отчётности

После проведения документа начисление попадает во все связанные регистры и отчёты — вручную ничего переносить не нужно.

• 📄 Расчётный листок и расчётная ведомость. Пособие за три дня работодателя отражается отдельной строкой; часть фонда в расчётный листок не входит, потому что работодатель её не начисляет.
• 🧾 6-НДФЛ. Налог с трёх дней работодателя попадает в расчёт. Дата получения дохода в виде пособия — день его выплаты, это 1С учитывает автоматически при формировании отчёта.
• 📊 Страховые взносы (РСВ). Пособие в базу по взносам не входит, поэтому на сумму взносов больничный не влияет.
• 🤝 Взаимодействие с СФР. Сведения для назначения пособия по части фонда уходят не в периодический отчёт, а в ответ на запрос фонда через электронный документооборот.

В бухгалтерском учёте (в 1С:Бухгалтерии после синхронизации или в самой БП) расходом работодателя становятся только первые три дня — проводкой Дт счёта затрат (20, 25, 26, 44) Кт 70. Часть фонда через счета работодателя не проходит: деньги идут от СФР напрямую работнику, поэтому проводок по ней нет.

Частые вопросы