Больничный лист в 1С:ЗУП 8.3 — расчёт и начисление

Больничный в 1С:ЗУП 3.1 начисляют документом Зарплата → Больничные листы (в «1С:Бухгалтерии» 3.0 — Зарплата и кадры → Больничные листы). Программа сама подтянет электронный лист нетрудоспособности из СФР по номеру, посчитает средний заработок за два года и определит процент оплаты по стажу — вам останется проверить цифры и провести документ .

Разберём весь путь: от проверки настроек и загрузки ЭЛН до передачи сведений в СФР и типичных ошибок, из-за которых пособие считается неверно. Пример с числами — тоже внутри. Инструкция подойдёт и начинающему пользователю ЗУП, который видит документ «Больничный лист» впервые.

Кадровый и зарплатный учёт ведут «1С:ЗУП 3.1» и «1С:Бухгалтерия 3.0» (с блоком зарплаты). В «Управлении торговлей», «Рознице» и ERP без модуля зарплаты документа больничного нет — там его не начисляют.

Что проверить перед вводом больничного

Прежде чем заводить документ, убедитесь, что по сотруднику есть данные, без которых расчёт уйдёт в минус или по МРОТ.

• 📅 Страховой стаж. Открыта карточка сотрудника → ссылка Трудовая деятельность (вкладка со сведениями о стаже). Общий страховой стаж на дату болезни определяет процент оплаты.
• 💰 Заработок за два предыдущих года. Если человек работает у вас недавно, внесите справки о заработке с прошлых мест (документ Справки для расчёта пособий (входящие)). Без них 1С посчитает средний только по вашим начислениям и занизит пособие.
• 🔌 Подключённая 1С-Отчётность. Через неё приходят ЭЛН и запросы от СФР. Проверьте: Администрирование → Обмен электронными документами (или раздел отчётности).

Как загрузить электронный больничный (ЭЛН)

Бумажных больничных нет — с 2022 года листки оформляют только электронно. На руки пациенту выдают номер ЭЛН, а сам листок хранится в системе СФР.

1. Создайте документ: Зарплата → Больничные листы → Создать.
2. Выберите сотрудника и организацию.
3. В поле номера ЭЛН введите номер листка и нажмите Получить данные ФСС (кнопка запроса сведений из фонда).
4. Программа загрузит период нетрудоспособности, причину и отметки о нарушении режима. Проверьте, что период и даты совпадают с тем, что сказал сотрудник.

Если номер не подгружается, частые причины: лист ещё не закрыт врачом, не подключена 1С-Отчётность или сотрудник в базе не сопоставлен со СНИЛС. СНИЛС должен быть заполнен в карточке — по нему фонд находит человека.

Когда болезнь длинная и лист продлевали, по одному номеру может прийти несколько периодов. 1С загрузит их вместе, но проверьте даты по каждому: иногда первый период закрыт, а продолжение открыто другим номером — его оформляют отдельным документом после закрытия.

Как 1С считает средний заработок

Средний дневной заработок — основа всего расчёта. Формула для обычного больничного простая:

Средний дневной заработок = База за 2 года / 730

• Расчётный период — два календарных года перед годом болезни. Болел в 2026-м → берём 2024 и 2025.
• База — все выплаты, облагаемые взносами, но не больше предельной величины базы за каждый год. Предельные значения 1С хранит и подставляет сама.
• Делитель 730 фиксированный (для обычной нетрудоспособности), независимо от високосного года.

Разберём на примере.

Пример. Заработок сотрудника: 600 000 ₽ за 2024 год и 700 000 ₽ за 2025-й. Болел 10 дней в 2026 году, страховой стаж 9 лет (оплата 100%).

Проверить расчёт можно прямо в документе — по ссылке с описанием расчёта среднего заработка 1С покажет, какие суммы и за какие годы вошли в базу.

Если средний дневной заработок получился ниже, чем из МРОТ, пособие считают из МРОТ. Это касается новичков без заработка и случаев с низкой зарплатой. 1С сравнивает два значения автоматически и берёт большее.

Пара нюансов, из-за которых цифра может отличаться от «на калькуляторе»:

• Районный коэффициент. Если пособие считают из МРОТ, его увеличивают на районный коэффициент. На пособие из фактического заработка коэффициент отдельно не накручивают — он уже сидит в начислениях.
• Исключаемые периоды. Для обычного больничного делитель всегда 730, никакие дни из него не вычитают. Исключаемые периоды (болезни, декрет) важны только для пособия по беременности и родам и по уходу, где делят на календарные дни.

Оценить сумму заранее, до ввода документа, удобно калькулятором ниже.

Процент оплаты и расчётный период

Сколько процентов среднего заработка получит сотрудник, зависит от страхового стажа на день начала болезни:

• 👤 8 лет и больше — 100%.
• 👥 от 5 до 8 лет — 80%.
• 🧑 меньше 5 лет — 60%.

Отдельные правила:

• Стаж меньше 6 месяцев — пособие за полный месяц не выше МРОТ.
• По беременности и родам платят 100% независимо от стажа.

1С определяет процент сама по данным стажа из карточки. Если процент в документе выглядит неожиданно — проверьте стаж: чаще всего причина в нём.

Больничный по уходу, по беременности и другие причины

Причина нетрудоспособности (её код приходит вместе с ЭЛН) меняет и порядок оплаты, и источник финансирования. Выберите в документе свой случай.

Ключевое, что важно не перепутать: первые три дня за свой счёт работодатель оплачивает только при болезни или травме самого сотрудника. При уходе за ребёнком, карантине и беременности всю сумму берёт на себя фонд с первого дня.

Для пособия по БиР в 1С используют отдельный документ отпуска по беременности и родам, а не «Больничный лист», — там своя база расчёта (средний делится не на 730, а на число календарных дней периода за вычетом исключаемых).

Как передать сведения в СФР

С 2022 года действует проактивный (беззаявительный) порядок прямых выплат. Работодатель платит только свою часть — первые три дня при болезни работника. Остальное СФР перечисляет сотруднику напрямую.

Схема обмена через СЭДО такая:

1. Фонд получает ЭЛН от медучреждения и присылает работодателю запрос недостающих сведений (стаж, районный коэффициент, реквизиты для выплаты, замену лет).
2. В 1С запрос приходит через 1С-Отчётность в рабочее место для обмена с фондом (раздел с пособиями и входящими документами СФР).
3. Работодатель формирует ответ — сведения для назначения и выплаты пособия — и отправляет в фонд.
4. СФР рассчитывает и выплачивает свою часть сотруднику.

Проведённый документ «Больничный лист» сам по себе деньги сотруднику через СФР не отправляет — он считает пособие и начисляет оплату за первые дни работодателя. Передача данных в фонд идёт отдельным ответом на запрос.

Свою часть (первые три дня) работодатель выплачивает в обычные зарплатные сроки — вместе с ближайшей зарплатой или авансом, в составе ведомости на выплату. НДФЛ с больничного удерживают, но страховыми взносами пособие не облагается.

Типичные ошибки при начислении

Ошибки чаще всего не в самой 1С, а в исходных данных. Вот что реально ломает расчёт.

• Не внесён заработок с прошлых мест работы. Программа считает средний только по своим начислениям — пособие занижается. Вносите справки о заработке до проведения больничного.
• Неверный или пустой страховой стаж. Отсюда «неправильный» процент оплаты. Проверяйте стаж на дату начала болезни, а не на текущую дату.
• Больничный загружен как открытый. Пока лист не закрыт врачом, провести оплату корректно нельзя.
• Перепутан источник первых трёх дней. При уходе за ребёнком и БиР работодатель за свой счёт ничего не платит — всё берёт фонд.
• Проигнорирован запрос СФР. Сведения не отправлены вовремя — сотрудник не получает выплату, а организация рискует штрафом.

Частые вопросы