Как рассчитать и оформить больничный лист в 1С:ЗУП 3.1

Больничный в 1С:ЗУП начисляют одним документом — Зарплата → Больничные листы. В него загружают электронный листок нетрудоспособности (ЭЛН) по номеру, программа сама подтягивает средний заработок за два года, определяет страховой стаж и рассчитывает пособие по временной нетрудоспособности. Руками суммы вводят редко.

Главная путаница у новичков — кто сколько платит. Работодатель начисляет и проводит в учёте только первые три дня болезни самого работника. Остальную часть фонд (с 2023 года — Социальный фонд России, СФР; до этого ФСС) перечисляет сотруднику напрямую. Поэтому в расчётном листке вы увидите лишь «свои» три дня, а не всю сумму больничного — и это не ошибка программы.

С чего начать: настройки и загрузка электронного больничного

С 2022 года бумажных бланков почти не осталось — больничные оформляют электронно. Работнику достаточно назвать номер ЭЛН, всё остальное ЗУП получает из фонда.

До первого начисления проверьте три вещи:

• 🔌 Обмен с СФР настроен. Нужна действующая 1С‑Отчётность или настроенный прямой обмен с фондом. Проверить и включить можно в разделе Администрирование → Обмен электронными документами (блок обмена с госорганами) либо через помощник подключения 1С‑Отчётности.
• 👤 У сотрудника заполнен страховой стаж. Карточка сотрудника → ссылка Трудовая деятельность (стаж). Без стажа процент оплаты будет взят неверно.
• 🏷️ Заданы районный коэффициент и территориальные условия, если регион их применяет. Это настройки организации (учётная политика, территориальные условия).

Дальше вводят сам документ:

1. Откройте Зарплата → Больничные листы и создайте новый документ.
2. Выберите организацию и сотрудника.
3. Укажите номер ЭЛН и запросите данные из фонда — в документе есть команда получения сведений по электронному листку. Программа заполнит период, причину нетрудоспособности и отметки о нарушении режима, если они есть.
4. Проверьте причину нетрудоспособности и даты. От причины зависит, с какого дня платит фонд.
5. Проведите документ и посмотрите вкладку с расчётом — там видны средний заработок, процент по стажу и итоговая сумма.

Как ЗУП считает средний заработок и учитывает стаж

Пособие считается от среднего дневного заработка. Его ЗУП берёт автоматически, но понимать логику полезно — чтобы заметить, если сумма выглядит странно.

Расчётный период — два календарных года, предшествующих году начала болезни. Если сотрудник заболел в текущем году, в расчёт идут два предыдущих полных года.

Средний дневной заработок = все выплаты, облагаемые взносами на нетрудоспособность за эти два года, делённые на 730. Число дней всегда 730 — фактически отработанные дни здесь не важны.

За каждый год берётся не больше предельной базы для страховых взносов, установленной на тот год. Суммы сверх базы в расчёт не попадают — это программа отслеживает сама.

Процент по страховому стажу:

Сравнение с МРОТ. Если фактический средний дневной заработок меньше, чем рассчитанный из МРОТ, в расчёт идёт величина по МРОТ: МРОТ × 24 / 730. Отдельное правило — пособие за полный календарный месяц не может быть ниже МРОТ. В районах с коэффициентом минимум увеличивают на этот коэффициент. ЗУП подставляет больший из вариантов автоматически.

Пример расчёта. Сотрудник со стажем 7 лет (значит, 80%) заработал за два предыдущих года 1 400 000 ₽ (в пределах базы). Болел 10 календарных дней.

• Средний дневной заработок: 1 400 000 / 730 = 1917,81 ₽.
• С учётом стажа: 1917,81 × 80% = 1534,25 ₽ за день.
• Пособие за 10 дней: 1534,25 × 10 = 15 342,47 ₽.
• Из них первые 3 дня за счёт работодателя: 1534,25 × 3 = 4602,74 ₽.
• Остальные 7 дней за счёт фонда: 1534,25 × 7 = 10 739,73 ₽.

Именно так разложит суммы и ЗУП — расхождение в копейках возможно из‑за округления по каждому дню.

Проверяйте стаж до проведения: ошибка в стаже на один день может сдвинуть процент с 80% на 100% или наоборот и изменить всю сумму.

Прикинуть сумму до ввода документа удобно калькулятором — он повторяет ту же логику, что и ЗУП:

Первые три дня за счёт работодателя, остальное — за счёт фонда

При болезни или травме самого работника первые три календарных дня оплачивает работодатель, с четвёртого дня и до конца — фонд. ЗУП делит сумму автоматически и показывает обе части в документе.

Важная деталь: правило «первые три дня» действует только при заболевании или бытовой травме самого сотрудника. В других случаях фонд платит с первого дня (об этом ниже).

Из‑за такого деления в бухгалтерию попадает только часть за счёт работодателя. Остальное сотрудник получает от фонда отдельно и в вашем учёте зарплаты не отражается.

Прямые выплаты и обмен сведениями с СФР

Сейчас по всей стране действуют прямые выплаты: свою часть (первые три дня) платит работодатель вместе с зарплатой, а часть фонда СФР перечисляет работнику напрямую. Работодатель не «прокручивает» деньги фонда через себя и потом не зачитывает их во взносах.

С 2022 года работает проактивный (беззаявительный) порядок. Отдельное заявление от работника не нужно: фонд получает ЭЛН, а у работодателя запрашивает недостающие сведения через систему электронного документооборота (СЭДО).

Что делает бухгалтер при прямых выплатах:

1. Получает из СЭДО запрос фонда на сведения по сотруднику.
2. Формирует ответ — в ЗУП для этого есть документ со сведениями для расчёта пособия (реквизиты для выплаты, районный коэффициент, периоды и т. п.).
3. Отправляет сведения в фонд в установленный срок — на ответ отводится несколько рабочих дней, поэтому запросы лучше не копить.

Реквизиты для перечисления (банковский счёт или карта «Мир») фонд берёт из сведений о застрахованном лице. Если работник их не подавал, попросите заполнить — иначе выплата зависнет.

Помните про срок: обратиться за пособием работник вправе в течение шести месяцев со дня закрытия больничного. Если ЭЛН «старый», всё равно проведите документ — ЗУП посчитает пособие, а при спорных случаях с пропуском срока решение принимает фонд.

Больничный по уходу за ребёнком, карантину и в особых случаях

Здесь правило трёх дней не работает — фонд платит с первого дня. Отличается и порядок расчёта процента.

Уход за больным ребёнком. При амбулаторном лечении (лечатся дома) первые 10 календарных дней оплачивают по стажу, а с 11‑го дня — 50% среднего заработка. При лечении в стационаре весь период считают по стажу. По действующим правилам больничный по уходу за ребёнком до 8 лет оплачивается в размере 100% среднего заработка независимо от стажа.

Карантин. Пособие платят с первого дня и за весь период за счёт фонда. Так же оформляют больничный при карантине ребёнка до 7 лет, посещающего детский сад, или недееспособного члена семьи.

Протезирование и долечивание в санатории тоже оплачивает фонд с первого дня.

В документе больничного важно правильно указать причину нетрудоспособности — именно она включает нужный алгоритм. Если причина выбрана неверно, ЗУП посчитает первые три дня за счёт работодателя там, где этого быть не должно.

Проводки, НДФЛ и страховые взносы по больничному

В бухучёте работодателя отражается только часть за первые три дня. Она списывается на те же счёта затрат, что и зарплата сотрудника (через настроенный способ отражения):

Часть, которую платит фонд напрямую, в проводках работодателя не участвует — ни в начислении, ни в выплате.

НДФЛ. Пособие по временной нетрудоспособности облагается НДФЛ, включая больничный по уходу за ребёнком. С части за первые три дня налог удерживает работодатель, с части фонда — сам фонд как налоговый агент. Исключение — пособие по беременности и родам, оно НДФЛ не облагается, но это отдельный вид пособия.

Страховые взносы. На больничные взносы не начисляются — это государственное пособие.

Налог на прибыль и УСН. Расходы работодателя на оплату первых трёх дней уменьшают базу по налогу на прибыль (как прочие расходы). На УСН «доходы минус расходы» эти суммы тоже можно учесть в расходах.

Проверить, что всё разнеслось верно, помогает Зарплата → Отчёты по зарплате — анализ начислений и удержаний, а также своды по НДФЛ.

Частые ошибки при начислении больничного и как их исправить

Ещё одна типичная ситуация — больничный пришёл уже после того, как зарплату за месяц начислили и выплатили. Тогда пособие и перерасчёт попадут в следующий расчётный период: ЗУП пересчитает отработанное время и удержит лишнее начисленное, это нормально.

Частые вопросы