Больничный лист в 1С: от ЭЛН до выплаты пособия

Больничное начисляют не в расчётной ведомости, а отдельным документом «Больничный лист». В 1С:ЗУП 3.1 он лежит в разделе Зарплата → Больничные листы, в 1С:Бухгалтерии 3.0 — в Зарплата и кадры → Больничные листы. Программа сама подтянет средний заработок и посчитает пособие — от вас нужны верный страховой стаж и корректный расчётный период.

Частая ошибка новичка — пытаться провести больничный документом «Начисление зарплаты» или ручной операцией. Так теряется и обмен с фондом, и правильный код дохода для НДФЛ. Ниже — как сделать это штатно: ввести ЭЛН, проверить средний заработок, разнести оплату между работодателем и фондом и не получить расхождений в отчётности.

Что проверить до ввода больничного

Пособие считается по данным, которые уже есть в базе. Если они неполные, сумма выйдет заниженной или программа начислит по МРОТ.

Перед вводом документа проверьте:

• 📇 Страховой стаж в карточке сотрудника (Кадры → Сотрудники → ссылка «Трудовая деятельность» в ЗУП). От стажа зависит процент оплаты.
• 💰 Заработок за два предыдущих года. Если сотрудник работает у вас недавно, нужна справка о заработке с прежних мест (форма утверждена приказом Минтруда). Без неё база за недостающие годы будет нулевой.
• 🗓 Расчётный период. По болезни в 2026 году это 2024 и 2025 годы.
• 🔌 Настроенный обмен с СФР (СЭДО) — чтобы получить сам ЭЛН и отправить сведения для выплаты.

В 1С:Бухгалтерии 3.0 начисление больничных доступно, только если включён полноценный зарплатный учёт: Администрирование → Настройки зарплаты → Порядок учёта зарплаты. Для штата свыше 60 человек разработчик рекомендует вести расчёты в 1С:ЗУП — там шире набор ситуаций и отчётов по пособиям.

Если заработка за расчётный период нет совсем, а сотрудник просит заменить годы — замена делается только по его письменному заявлению и только когда это увеличивает пособие.

Пошаговый ввод документа «Больничный лист»

Порядок одинаковый в ЗУП 3.1 и в Бухгалтерии 3.0, отличается только раздел меню.

1. Откройте журнал больничных и нажмите «Создать» → «Больничный лист».
2. Выберите сотрудника и месяц начисления.
3. Укажите номер ЭЛН. Если обмен с СФР настроен, нажмите «Получить данные из ФСС» (кнопка в шапке) — программа запросит листок по номеру и подтянет даты и причину.
4. Проверьте причину нетрудоспособности: заболевание, травма, уход за больным членом семьи, карантин и т.д. От причины зависит, с какого дня платит фонд.
5. Проверьте период «Освобождение от работы с … по …».
6. На закладке «Главное» посмотрите рассчитанный процент оплаты и итоговую сумму. На закладке «Оплата» видно разбивку по дням.
7. Проведите документ кнопкой «Провести».

Как распределяется оплата по обычному заболеванию:

• первые 3 календарных дня — за счёт работодателя;
• с 4-го дня и до закрытия листка — за счёт СФР (бывший ФСС; фонды объединены с 2023 года).

При уходе за ребёнком, карантине, долечивании в санатории и производственной травме фонд платит с первого дня — работодатель эти дни не оплачивает.

Если болезнь затянулась и врач выдал продолжение — приходит новый ЭЛН с признаком «продолжение». В документе укажите номер предыдущего листка в поле «Продолжение листка»: тогда первые 3 дня работодателя не начислятся повторно, а расчётный период останется прежним. Отдельный документ на каждый ЭЛН — но сцепленные между собой.

Как 1С считает средний заработок

Формула едина для всех обычных больничных:

Средний дневной заработок = выплаты за 2 расчётных года ÷ 730

Делитель всегда 730, даже если один из годов високосный, — для пособий по нетрудоспособности он фиксирован законом.

Расчётный период — два календарных года, предшествующих году болезни. Для 2026 года это 2024 и 2025. В базу входят все выплаты, с которых начислялись взносы на социальное страхование: оклад, премии, отпускные. А вот сами больничные и декретные прошлых лет в базу не попадают — взносами они не облагались.

Если в одном или обоих годах сотрудница была в отпуске по беременности и родам или по уходу за ребёнком, она вправе заменить год на более ранний — но только по заявлению и только когда так пособие выходит больше. Без заявления замену не делайте: программа посчитает по фактическим годам.

Дальше программа применяет процент по страховому стажу:

Итог: средний дневной заработок × % по стажу × число оплачиваемых дней.

Пример. Выплаты за 2024–2025 годы составили 1 460 000 ₽, стаж сотрудника 6 лет, болел 10 дней. Средний дневной: 1 460 000 ÷ 730 = 2 000 ₽. С учётом 80% по стажу: 2 000 × 80% = 1 600 ₽ в день. За 10 дней: 1 600 × 10 = 16 000 ₽.

Программа сверяет результат с двумя границами:

• 🔻 Минимум — пособие не ниже расчёта из МРОТ (актуальный федеральный МРОТ за полный месяц, пересчитанный на дни болезни).
• 🔺 Максимум — средний дневной заработок не выше величины, рассчитанной из предельных баз по взносам за оба года, делённых на 730. Ориентировочно в 2026 году верхняя планка среднего дневного заработка — около 6 800 ₽; точную цифру программа подставляет из своих настроек.

Проверить расчёт по своим числам удобно калькулятором — он повторяет логику документа:

НДФЛ и взносы с больничного

Здесь путаются чаще всего. Разберём коротко.

• Пособие по временной нетрудоспособности облагается НДФЛ — в отличие от большинства госпособий (ст. 217 НК РФ). Поэтому в документе вы увидите удержанный налог.
• Страховыми взносами больничное не облагается вообще — ни частью работодателя, ни частью фонда.
• НДФЛ с «работодательских» трёх дней удерживаете и перечисляете вы как налоговый агент. НДФЛ с части, которую платит фонд напрямую, удерживает и перечисляет сам СФР — в вашей базе эта сумма не отражается как ваш налог.

Уход за ребёнком, травма, совместительство

Несколько сценариев, где порядок отличается от обычного заболевания.

Уход за ребёнком до 8 лет. Оплачивается 100% среднего заработка независимо от стажа и с первого дня за счёт фонда. В документе достаточно верно указать причину «уход» и степень родства — процент программа поставит сама.

Уход за ребёнком 8 лет и старше (амбулаторно). Первые 10 календарных дней — по общему проценту от стажа, с 11-го дня — 50% среднего заработка. 1С разбивает период автоматически, если причина указана корректно.

Бытовая травма. Оплачивается как обычное заболевание: 3 дня работодатель, далее фонд. Отдельных ограничений «первые дни не платим» давно нет.

Производственная травма. Пособие — 100% среднего заработка за весь период и полностью за счёт фонда с первого дня. Для него в ЗУП используется отдельная причина нетрудоспособности, связанная с несчастным случаем на производстве.

Внешний совместитель. Если в расчётном периоде он был занят у тех же работодателей, что и сейчас, больничный ему оплачивает каждый работодатель. Если места работы менялись — пособие назначают по одному из последних мест по его выбору, а вы вносите заработок по справке. Кадровые и зарплатные функции есть в 1С:ЗУП и в 1С:Бухгалтерии с модулем зарплаты; в 1С:УТ и Рознице без модуля зарплаты больничные не начисляют.

Обмен с СФР и отчётность по пособию

С переходом на прямые выплаты вы не перечисляете работнику всю сумму — фонд платит свою часть сам. Ваша задача — вовремя передать данные.

Как идёт обмен в 1С:

1. Из СФР по СЭДО приходит входящий ЭЛН — вы видите его в журнале обмена (Зарплата → Электронные больничные / сервис «1С-Отчётность»).
2. После проведения документа фонд присылает запрос сведений для назначения пособия.
3. Вы формируете и подписываете «Сведения для назначения и выплаты пособия» и отправляете в фонд.

Куда больничное попадает в отчётности:

• 6-НДФЛ — сумма пособия за счёт работодателя и удержанный с неё НДФЛ. Дата получения дохода — день выплаты.
• РСВ и Персонифицированные сведения — пособие показывается в составе необлагаемых выплат, взносы на него не начисляются.
• Часть пособия от фонда в ваши зарплатные отчёты по НДФЛ и взносам не входит — её отражает СФР.

По закону фонд назначает и выплачивает пособие в течение 10 рабочих дней после получения ваших сведений. Поэтому важно не затягивать с отправкой: срок для работника отсчитывается от момента, когда данные ушли в СФР, а не от даты болезни.

Сумма «работодательских» трёх дней попадает в ведомость на выплату автоматически — отдельно платить её не нужно, она войдёт в ближайшую зарплату или аванс вместе с остальными начислениями сотрудника. Свою часть фонд перечисляет работнику сам, по реквизитам из его данных в СФР, — собирать номер карты и передавать его вам не требуется.

Как проверить и исправить ошибку в больничном

Если пособие уже начислено, а потом выяснилось, что стаж или заработок были неверными:

1. Внесите недостающие данные — справку о заработке, правильный стаж.
2. Откройте проведённый больничный и нажмите «Исправить» (программа создаст документ-исправление) либо распроведите и перепроведите, если выплаты ещё не было.
3. Повторно сформируйте сведения в СФР, если сумма фонда изменилась.

Исправление делайте именно документом-исправлением, а не правкой суммы вручную — иначе разъедутся данные для фонда и для 6-НДФЛ.

Что проверить, когда сумма или обмен ведут себя не так:

Частые вопросы