Как оформить и начислить вознаграждение по договору ГПХ

Чтобы начислить вознаграждение по договору ГПХ, в 1С сначала включают учёт таких договоров в настройках, затем оформляют документ договора на физическое лицо и регистрируют начисление по акту или помесячно. НДФЛ удерживают в день выплаты, страховые взносы по единому тарифу начисляет заказчик за свой счёт.

Договор гражданско-правового характера (подряд, возмездное оказание услуг, авторский заказ) в 1С ведут не так, как трудовой: нет табеля, отпусков и оклада, а дата дохода для НДФЛ — день перечисления денег, а не последний день месяца. Ниже — порядок действий отдельно для 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 и для 1С:Бухгалтерия 3.0.

Пути и состав документов в релизах немного отличаются, но логика одна: настройка → договор → начисление → удержание НДФЛ и взносов → выплата.

Включаем учёт договоров ГПХ в настройках

По умолчанию блок договоров подряда в программах скрыт. Пока его не включить, документ договора просто не появится в списке.

В ЗУП 3.1. Откройте Настройка → Расчёт зарплаты и поставьте флажок «Регистрируются выплаты по договорам гражданско-правового характера». После записи настройки в карточке сотрудника и в разделе Зарплата станут доступны документы договоров.

В Бухгалтерии 3.0. Зайдите в Зарплата и кадры → Настройки зарплаты (ссылка «Настройки учёта зарплаты»). Включите ведение учёта по договорам подряда — после этого в разделе Зарплата и кадры появится журнал договоров.

Полноформатный кадровый и зарплатный учёт по ГПХ есть в ЗУП 3.1 и в БП 3.0. В 1С:Управление торговлей, Рознице и УНФ без модуля зарплаты таких документов нет — там договор ГПХ проводят вручную бухгалтерской операцией.

Заводим исполнителя в справочник физических лиц

Исполнитель по ГПХ — это физическое лицо. Он не обязан быть «сотрудником» в кадровом смысле, но карточку физлица создать нужно: из неё программа берёт ИНН, СНИЛС и реквизиты для отчётности.

Порядок в ЗУП 3.1:

1. Откройте Кадры → Сотрудники и нажмите «Создать».
2. Введите ФИО. Если человек у вас только по ГПХ и в штате не числится, всё равно заводите его как сотрудника с видом занятости «по договору ГПХ» — так предложит сама программа.
3. Заполните по ссылкам внутри карточки паспорт, ИНН и СНИЛС — без СНИЛС не сдадите персонифицированную отчётность.
4. Укажите банковские реквизиты или способ выплаты, если платить будете на карту.

В БП 3.0 физлицо создаётся в справочнике Зарплата и кадры → Сотрудники похожим образом. Отдельный приём на работу приказом для ГПХ не оформляется — трудовых отношений нет.

Оформляем договор подряда или услуг

Договор — ключевой документ. Именно он задаёт сумму, срок и порядок начисления.

В ЗУП 3.1 договор удобно создавать прямо из карточки сотрудника: ссылка «Оформить договор » → выбираете тип (работы/услуги или авторский заказ). Либо через раздел Зарплата → Договоры (в т.ч. авторские).

Заполните в документе:

• 👤 исполнителя — физлицо из справочника;
• 📅 срок действия — дата начала и окончания;
• 💰 сумму вознаграждения по договору;
• ⚙️ порядок начисления — вот это важнее всего (разберём ниже);
• 🧾 способ отражения — счёт затрат, на который ляжет вознаграждение.

Для порядка начисления программа даёт три варианта:

В Бухгалтерии 3.0 документ называется «Договор подряда» (или «Договор ГПХ» в свежих релизах) и лежит в журнале договоров раздела Зарплата и кадры. Набор полей проще, но суть та же: исполнитель, срок, сумма, счёт учёта затрат.

Договор авторского заказа выделяют отдельно, потому что по нему исполнителю положен профессиональный налоговый вычет. Если автор не подтверждает расходы документами, вычет берут по нормативу: например, 20% от дохода за литературные произведения, 30% — за художественно-графические, 40% — за музыкальные произведения отдельных видов. Программа уменьшает базу по НДФЛ на этот процент автоматически, когда выбран тип «авторский заказ» и указан вид произведения. В обычном договоре подряда такого вычета нет.

Начисляем вознаграждение исполнителю

Сам факт договора денег ещё не начисляет. Начисление делает отдельный документ.

Если выбран способ «по актам», в ЗУП 3.1 вводите документ «Акт приёмки выполненных работ» (из договора или из раздела Зарплата). В нём указываете сумму за принятый этап — она и попадёт в расчёт.

Если выбран способ «ежемесячно» или «в конце срока», вознаграждение подхватывает регламентный документ «Начисление зарплаты и взносов» за соответствующий месяц: суммы по ГПХ идут отдельными строками рядом с окладами.

В БП 3.0 начисление по договору попадает в документ «Начисление зарплаты» за месяц. Проверьте, что строка по ГПХ там есть и сумма верная, прежде чем проводить.

Выплату оформляют обычной ведомостью — на счёт в банке или через кассу (Зарплата → Ведомости... в ЗУП 3.1, аналогичный документ в БП 3.0). Исполнителю уходит сумма за вычетом НДФЛ, а сам удержанный налог вы перечисляете в бюджет в составе единого налогового платежа в общие сроки.

Считаем НДФЛ и страховые взносы

Это главное отличие ГПХ от простой оплаты поставщику: с вознаграждения физлицу удерживают НДФЛ и начисляют страховые взносы.

НДФЛ. Ставка стандартная: 13% с дохода в пределах лимита и 15% с суммы сверх него. Налог удерживает заказчик при выплате — исполнитель получает деньги уже за минусом НДФЛ. Стандартные вычеты (на детей) и профессиональный вычет по авторскому договору программа применяет автоматически, если они заведены в карточке.

Страховые взносы. С 2023 года выплаты по ГПХ облагаются взносами по единому тарифу — пенсионные, медицинские и на случай временной нетрудоспособности (ВНиМ). До 2023 года ВНиМ на ГПХ не начислялся; теперь исполнители по договорам подряда имеют право и на больничный. Единый тариф — 30% в пределах предельной базы и 15,1% с суммы сверх неё. Предельная база считается по каждому физлицу нарастающим итогом с начала года, и программа переключает тариф автоматически, когда доход её превысит.

Для субъектов малого и среднего предпринимательства (МСП) действует льгота: с части выплаты в пределах федерального МРОТ взносы считаются по 30%, а со всего, что сверх МРОТ, — по 15%. Если ваша организация в реестре МСП, проверьте, что в настройках учёта стоит соответствующий тариф, иначе программа посчитает взносы по полной ставке.

Взносы «на травматизм» (от несчастных случаев) начисляются только если это прямо прописано в договоре. По умолчанию их нет.

Небольшой пример. Вознаграждение по договору — 50 000 ₽:

• НДФЛ 13%: 50 000 × 13% = 6 500 ₽ (удержим, исполнителю на руки 43 500 ₽);
• взносы по единому тарифу 30%: 50 000 × 30% = 15 000 ₽ (платит заказчик, из вознаграждения не вычитается).

То есть исполнитель получает 43 500 ₽, а общие расходы заказчика — 65 000 ₽.

Отражаем вознаграждение в бухгалтерском и налоговом учёте

В ЗУП 3.1 проводок нет — там только расчёт; суммы передаются в бухгалтерскую программу по синхронизации и там формируют проводки. В Бухгалтерии 3.0 проводки создаёт документ начисления.

Вознаграждение по ГПХ обычно учитывают на счёте 76.10 «Прочие расчёты с физическими лицами», а не на 70 (счёт 70 — для штатных сотрудников). Дебет — тот счёт затрат, который вы указали способом отражения.

Выбор дебетового счёта зависит от того, для чего работа: производство — 20, общехозяйственные нужды — 26, продажи — 44, создание основного средства — 08, непроизводственные цели — 91.02. Этот счёт задаётся в способе отражения в самом договоре или в настройках начисления.

Для проверки удобно сверить обороты по 76.10 с суммами начислений: остаток по кредиту 76.10 после выплаты и уплаты налога должен закрыться в ноль по этому исполнителю.

Проверить начисленный НДФЛ и взносы по исполнителю помогают стандартные зарплатные отчёты: в ЗУП 3.1 — Зарплата → Отчёты по зарплате → Анализ зарплаты по сотрудникам и своды по НДФЛ и взносам; в БП 3.0 — отчёты раздела Зарплата и кадры. В них вознаграждение по ГПХ видно отдельной строкой, и легко поймать расхождение до сдачи отчётности.

Типичные ошибки при учёте ГПХ

Эти промахи всплывают уже на этапе сдачи отчётности или при проверке, когда исправлять сложнее. Разберём, что реально ломает учёт, — без повтора шагов выше.

Договор заведён, а начисления нет. Сам договор ГПХ денег не начисляет. Если забыть ввести акт (при способе «по актам») или не включить сумму в начисление зарплаты, вознаграждение не попадёт ни в расходы, ни в отчётность. Признак — пустой оборот по 76.10 при действующем договоре.

Способ отражения не задан. Без указанного счёта затрат документ не проведётся или повесит сумму на счёт по умолчанию, который может оказаться не тем. Проверяйте дебет проводки сразу после начисления.

Взносы по единому тарифу «потеряны». Частая ошибка переходного периода — настройки остались с времён, когда ВНиМ на ГПХ не начислялся. Если сумма взносов меньше ожидаемой, посмотрите, какой тариф применён к строке исполнителя.

ГПХ путают с самозанятым. Если исполнитель — плательщик налога на профессиональный доход (НПД), НДФЛ и взносы с его вознаграждения не удерживают вовсе, а в учёте это проходит как расчёты с поставщиком услуг, а не как ГПХ с физлицом. Оформлять такого исполнителя документом договора подряда в зарплатном блоке не нужно — потребуется только чек от самозанятого.

Переквалификация в трудовой договор. Если в договоре ГПХ прописать режим работы, подчинение и регулярную ежемесячную оплату «как зарплату», налоговая может признать отношения трудовыми и доначислить взносы. Это уже не вопрос 1С, но учитывайте при оформлении: ГПХ — про результат, а не про процесс.

Частые вопросы