Зарплатный месяц в 1С:ЗУП 3.1 от табеля до перечисления НДФЛ

Зарплату в 1С:ЗУП 3.1 начисляют документом Зарплата → Начисление зарплаты и взносов, а выплачивают ведомостью из раздела Выплаты (в банк, в кассу, на счета или через раздатчика). Между этими шагами нет ничего лишнего: программа сама считает НДФЛ, взносы и удержания, но только если до расчёта внесены все кадровые события месяца.

Самая частая ошибка — начислить зарплату «пока есть время», а больничные и отпуска провести потом. Документ не обновится сам: его придётся перезаполнять, а если ведомость уже выплачена, программа зарегистрирует перерасчёт и сдвинет разницу в следующий месяц. Порядок ниже убирает эту проблему.

1. Подготовка к расчёту: кадровые события, отклонения и учёт времени

Расчёт зарплаты в 1С строится на графике работы сотрудника. По умолчанию программа считает, что человек отработал все дни по графику. Всё, что отличается от графика, нужно ввести отдельными документами до начисления.

Что внести к концу месяца:

• 👤 Кадровые документы: приёмы, переводы, увольнения, изменения оклада. Дата перевода определяет, с какого дня действует новый оклад.
• 🤒 Больничные — документ «Больничный лист» в разделе Зарплата (или из журнала «Больничные листы»).
• 🏖 Отпуска — «Отпуск», «Отпуск без сохранения оплаты».
• ✈️ Командировки — «Командировка».
• ⏱ Сверхурочные, работа в выходные — «Работа сверхурочно», «Работа в выходные и праздники».
• 💰 Разовые начисления — премии («Премия»), материальная помощь, разовые доплаты.

Нужен ли табель

Документ «Табель» (Зарплата → Табели) обязателен не всегда:

Аванс за первую половину месяца

Аванс задают в кадровом документе сотрудника: фиксированной суммой, процентом от тарифа или «расчётом за первую половину месяца». В середине месяца его оформляют так:

1. Если аванс — расчёт за первую половину, создайте документ «Начисление за первую половину месяца» в разделе Зарплата, нажмите Заполнить, проведите.
2. Откройте Выплаты → Ведомости в банк (или в кассу), создайте ведомость, в поле выплаты выберите «Аванс», нажмите Заполнить.
3. Проверьте суммы и колонку НДФЛ, проведите ведомость.

С 2023 года НДФЛ удерживают с каждой выплаты, включая аванс. Поэтому в ведомости на аванс сумма к выплате уже без налога, а налог программа учтёт в итоговом расчёте месяца.

2. Закрываем зарплатный месяц: что сделать перед расчётом

Отдельной обработки «Закрытие месяца » в ЗУП нет — в отличие от Бухгалтерии. Закрытие зарплатного месяца — это порядок действий. Пропуск любого шага всплывает потом перерасчётами.

Последовательность, которая работает:

1. Внести и провести все кадровые документы и отклонения за месяц (раздел 1).
2. Проверить разовые начисления: премии, материальную помощь, доплаты, у которых указан «месяц начисления» текущий.
3. Провести табель, если он используется.
4. Проверить, нет ли непроведённых документов за месяц. В каждом журнале (больничные, отпуска, премии) отфильтруйте список по периоду и посмотрите на отметки проведения.
5. Начислить зарплату (раздел 3).
6. Выплатить зарплату (раздел 4).
7. Отразить зарплату в бухучёте (раздел 6).

Не начисляйте зарплату до проведения больничных и отпусков этого месяца: документ начисления сохраняет результат на момент заполнения и сам не пересчитывается.

Перерасчёты прошлых периодов

Если исправить документ прошлого месяца (например, задним числом провести больничный), программа запишет перерасчёт. При заполнении «Начисления зарплаты и взносов» текущего месяца эти суммы попадут в документ отдельными строками. Не удаляйте их вручную, пока не проверили, откуда они взялись: обычно это и есть нужная корректировка.

3. Расчёт зарплаты документом «Начисление зарплаты и взносов»

Документ открывают через Зарплата → Начисление зарплаты и взносов, кнопка Создать.

Пошагово:

1. Укажите месяц начисления и организацию. Если подразделения считаются разными людьми, выберите подразделение — так проще проверять.
2. Нажмите Заполнить. Программа подберёт всех сотрудников, начисления по плановым видам (оклад, надбавки), рассчитает НДФЛ, взносы и удержания.
3. Пройдите по вкладкам документа. В нём отдельно показаны начисления, удержания, НДФЛ, взносы и перерасчёты.
4. Если нужно поправить сумму, сделайте это в строке начисления и включите исправление вручную. Помните: ручная правка не пересчитается при повторном заполнении.
5. Проведите документ.

Пример расчёта на одного сотрудника

Оклад 60 000 ₽, месяц отработан полностью, вычетов нет, ставка НДФЛ 13 %, общий тариф взносов, база с начала года ниже предельной.

Взносы на травматизм зависят от класса профессионального риска: 0,2 % — минимальный тариф, у вас он может быть выше. Для субъектов МСП и сотрудников с доходом выше предельной базы тарифы другие — программа применит их сама, если в настройках организации верно указан тариф.

Быстро прикинуть «на руки» и нагрузку на ФОТ можно калькулятором:

4. Выплата зарплаты: касса, банк и зарплатный проект

Окончательный расчёт выплачивают ведомостью. Тип ведомости зависит от способа выплаты, который указан у сотрудника или у организации.

Как сформировать:

1. Создайте ведомость нужного вида, укажите месяц и дату выплаты.
2. В поле выплаты выберите «Зарплата за месяц».
3. Нажмите Заполнить: программа возьмёт остаток к выплате после аванса и удержаний.
4. Сверьте итог с суммой «К выплате» в начислении. Если не совпадает — ищите незакрытые долги прошлых месяцев или уже выплаченные межрасчётные суммы.
5. Проведите ведомость. Для зарплатного проекта выгрузите файл обмена с банком.

Дата выплаты в ведомости — это дата получения дохода для НДФЛ. Если поставить не ту, налог уйдёт не в тот период уплаты и 6-НДФЛ разойдётся с фактом.

Выплата в Бухгалтерии 3.0

Если зарплату ведут в ЗУП, а деньги платят из Бухгалтерии, ведомости переходят туда синхронизацией. Затем в БП:

• 🏦 для банка — Банк и касса → Банковские выписки, документ «Списание с расчетного счета» с видом операции «Перечисление заработной платы», в табличной части выбрать ведомость;
• 💵 для кассы — Банк и касса → Кассовые документы, «Выдача наличных» с видом операции «Выплата заработной платы по ведомостям».

Если зарплата считается прямо в Бухгалтерии 3.0, путь начисления — Зарплата и кадры → Все начисления, ведомости — Зарплата и кадры → Ведомости в банк и Ведомости в кассу.

5. Удержания из зарплаты: НДФЛ, алименты, прочие

НДФЛ

НДФЛ программа считает сама: в документе начисления и в каждой ведомости. Чтобы налог был верным, в карточке сотрудника должны быть заполнены статус налогоплательщика (резидент или нет) и заявления на вычеты. Вычет на детей вводят заявлением на вычет до расчёта — иначе НДФЛ будет завышен, а возврат придётся делать перерасчётом.

С 2025 года ставка НДФЛ прогрессивная, порог 13 % — 2,4 млн ₽ дохода за год. Программа следит за накопленным доходом сама, ставку руками не меняют.

Алименты и другие исполнительные документы

Алименты вводят документом «Исполнительный лист» в разделе Зарплата. В нём указывают:

• получателя и способ расчёта (процент, доля, фиксированная сумма);
• период действия;
• расходы на перевод получателю, если их удерживают с работника.

Пример: алименты на одного ребёнка — 25 % дохода после НДФЛ. С зарплаты 60 000 ₽ после налога остаётся 52 200 ₽, удержание составит 52 200 × 25 % = 13 050 ₽.

Лимиты удержаний

По ст. 138 ТК РФ общий размер удержаний ограничен:

Ограничения программа учитывает при расчёте, но в спорных случаях сверьте сумму вручную.

Прочие удержания

Добровольные удержания (профсоюзные взносы, оплата питания, возмещение ущерба по заявлению) вводят документами постоянных или разовых удержаний в разделе Зарплата. Удобный способ найти нужный: в разделе откройте «Удержания» и посмотрите доступные виды. Если вида нет — его создают в настройках расчёта зарплаты и назначают сотруднику.

6. Налоги, бухучёт и проверка результата

Перечисление НДФЛ и взносов

С 2023 года налоги платят единым налоговым платежом. Сроки:

Для декабря и января есть особые сроки по НДФЛ — уточните их на конкретный год. Уведомления об исчисленных суммах готовят в Отчетность, справки → 1С-Отчетность.

Отражение в бухучёте

Документ «Отражение зарплаты в бухучете» (Зарплата → Отражение зарплаты в бухучете) собирает начисления, НДФЛ, взносы и удержания за месяц и передаёт их в Бухгалтерию. После синхронизации в БП появятся проводки:

Проводите «Отражение» только после окончательного начисления: если потом перепровести начисление, отражение нужно заполнить и провести заново.

Отчёты для проверки

Открывайте Зарплата → Отчеты по зарплате:

• 📄 Расчётный листок — начислено, удержано, выплачено по каждому сотруднику, долг на конец месяца.
• 📊 Анализ зарплаты по сотрудникам — свод по организации, удобно сверять с итогом документа начисления.
• 🧾 Отчёты по НДФЛ и взносам — проверить налог по датам получения дохода до сдачи отчётности.

Признак правильно закрытого месяца: у сотрудников нет долга по зарплате, кроме суммы, которую по графику платят в следующем месяце, а НДФЛ к перечислению совпадает с удержанным.

Отчётность

Квартальную и месячную отчётность создают в Отчетность, справки → 1С-Отчетность:

• 6-НДФЛ — ежеквартально, в ФНС;
• РСВ (расчёт по страховым взносам) — ежеквартально, в ФНС;
• персонифицированные сведения о физлицах — ежемесячно, в ФНС;
• ЕФС-1 — в СФР (бывший ФСС, с 2023 года — Социальный фонд России): кадровые события и сведения о взносах на травматизм.

7. Где чаще всего ошибаются

• ❌ Ручная правка в документе начисления без пометки. При повторном заполнении сумма слетает, а при следующем перерасчёте программа считает от исходных данных.
• ❌ Дата выплаты «на глаз». Ведомость на 1-е число следующего месяца, а деньги ушли 30-го — расхождение в НДФЛ и 6-НДФЛ.
• ❌ Удаление ведомости после выплаты вместо корректировки. Долг сотрудника «оживает», в Бухгалтерии повисает выплата без ведомости.
• ❌ Тариф взносов не настроен. Компания в реестре МСП, а в настройках организации общий тариф — программа переплатит взносы.
• ❌ Вычеты введены после расчёта. Налог за месяц уже удержан, разница пойдёт перерасчётом, сотрудник получит меньше.

Частые вопросы