Командировка в ЗУП 3.1 и Бухгалтерии 3.0: от приказа до выплаты и проводок

Командировку в 1С начисляют в два хода. Оплату по среднему заработку считает документ «Командировка» в ЗУП 3.1 (Зарплата → Командировки). Деньги на дорогу, проживание и суточные идут через подотчёт: выдача аванса, затем авансовый отчёт в Бухгалтерии 3.0 (Банк и касса → Авансовые отчеты).

Это две разные суммы с разными счетами. Средний заработок — это оплата труда, счёт 70. Командировочные расходы — расчёты с подотчётным лицом, счёт 71. Путаница между ними даёт большую часть ошибок, разобранных ниже.

1. Что подготовить в 1С до оформления командировки

Перед первым документом проверьте три вещи. Без них средний заработок посчитается неверно или документ не проведётся.

📌 Кадровые данные. Сотрудник принят документом «Прием на работу», у него назначен график работы. По графику программа определяет, какие дни командировки оплачиваются по среднему.

📌 История начислений за 12 месяцев. Средний заработок берётся за 12 календарных месяцев до месяца начала командировки. Если сотрудник пришёл из другой программы или база запущена недавно, введите данные о прошлых начислениях. В ЗУП 3.1 для этого есть документ ввода данных для расчёта среднего заработка — найдите его по слову «средн» в списке документов раздела Зарплата.

📌 Физическое лицо и подотчёт в бухгалтерии. В БП 3.0 сотрудник должен быть в справочнике «Физические лица». Иначе его не выбрать в авансовом отчёте.

Какие бумаги нужны по закону

С 2015 года командировочное удостоверение и служебное задание для поездок по России не обязательны. Обязательный минимум:

• 📄 приказ (распоряжение) о направлении в командировку — форма свободная или своя, утверждённая в компании;
• 📄 авансовый отчёт с проездными документами и чеками;
• 📄 локальный акт с размером суточных — без него непонятно, сколько платить и что облагать.

Унифицированная форма Т-9 больше не обязательна, но 1С печатает её из документа, и многие продолжают ею пользоваться.

2. Оформление приказа и документа «Командировка» в ЗУП 3.1

Документ «Командировка» в ЗУП одновременно кадровый и расчётный. Он фиксирует отсутствие на рабочем месте, считает средний заработок и печатает приказ.

Пошагово

1. Откройте Зарплата → Командировки и нажмите Создать.
2. Выберите организацию и сотрудника.
3. Укажите период командировки: даты «с» и «по», включая дни выезда и возвращения.
4. Заполните основание — например, «служебная записка от 12.10» или номер договора с контрагентом. Это поле попадёт в печатный приказ.
5. Выберите, как выплачивать: с зарплатой, с авансом или в межрасчётный период.
6. Проверьте сумму начисления на вкладке расчёта и при необходимости откройте расшифровку среднего.
7. Проведите документ и распечатайте приказ из меню Печать.

Как программа считает сумму

Логика фиксирована Положением № 922: заработок за расчётный период делится на фактически отработанные в нём дни и умножается на рабочие дни командировки по графику сотрудника.

Ссылка со значением среднего в документе открывает форму с данными расчёта. Там видно, какие начисления и дни программа взяла по месяцам. Править цифры вручную стоит только при подтверждённой ошибке в истории — правка не исправит её в остальных документах.

Выходные дни в командировке

Средний платится только за рабочие дни по графику. Если сотрудник по распоряжению работал в выходной или праздник, этот день оплачивают по статье 153 ТК РФ — минимум в двойном размере или одинарно с отгулом.

В ЗУП такие дни оформляют отдельным документом «Работа в выходные и праздничные дни». Простой проезд в выходной — тоже повод для оплаты, если так записано в вашем локальном акте.

3. Аванс на командировочные расходы: выдача под отчёт

Аванс на дорогу и проживание выдают до поездки. Это не начисление зарплаты, поэтому в ЗУП его не оформляют — только в бухгалтерии.

Наличными из кассы

1. Банк и касса → Кассовые документы → Выдача → вид операции «Выдача подотчетному лицу».
2. Укажите сотрудника, сумму и основание.
3. Проведите. Проводка: Дт 71.01 Кт 50.01.

Перечислением на карту

1. Банк и касса → Банковские выписки → Списание → вид операции «Перечисление подотчетному лицу».
2. Выберите сотрудника и сумму.
3. Проводка: Дт 71.01 Кт 51.

Сколько выдавать, решаете вы. Обычно аванс = билеты + гостиница + суточные × число дней. Пример: билеты 9 000 ₽, гостиница 4 ночи по 3 500 ₽ = 14 000 ₽, суточные 5 дней по 1 000 ₽ = 5 000 ₽. Итого аванс 28 000 ₽.

4. Авансовый отчёт: расходы и суточные

После возвращения у сотрудника есть три рабочих дня, чтобы отчитаться (пункт 26 Положения № 749). Отчёт вносят в Банк и касса → Авансовые отчеты.

Заполнение по вкладкам

• 🧾 Авансы — выберите документ выдачи (РКО или списание). Так программа поймёт, какой долг закрывается.
• 🧾 Прочее — сюда идут билеты, проживание и суточные. Для каждой строки укажите счёт затрат (20, 26 или 44 — по вашей учётной политике) и статью затрат.
• 🧾 Товары — только если сотрудник в поездке что-то купил для компании.
• 🧾 Оплата — если он оплатил поставщику от имени организации.

Суточные вносят одной строкой за всю поездку. Количество дней считается по календарю, включая выходные и дни в пути: поездка с понедельника по пятницу — 5 дней суточных.

Перерасход и остаток

Если потрачено больше аванса, у компании долг перед сотрудником (кредитовое сальдо 71.01). Его возвращают РКО или списанием с тем же видом операции.

Если меньше — сотрудник вносит остаток в кассу. Оформляется приходным ордером с видом операции «Возврат от подотчетного лица»: Дт 50.01 Кт 71.01.

Суточные сверх нормы

Суточные не облагаются НДФЛ и взносами в пределах 700 ₽ в день по России и 2 500 ₽ за границей. Всё сверху — доход сотрудника.

Пример из нашей поездки: 5 дней по 1 000 ₽.

Взносы на превышение начисляются по вашему тарифу.

Если зарплата ведётся в ЗУП, превышение надо внести туда — иначе НДФЛ и взносы не посчитаются. Удобнее всего документом Зарплата → Разовые начисления с видом начисления для сверхнормативных суточных: в стандартном списке его можно найти по слову «суточные». НДФЛ с превышения удерживают из ближайшей выплаты денег сотруднику.

5. Начисление командировки в расчёте зарплаты

Когда проведён документ «Командировка», ЗУП сама убирает дни поездки из оклада. В документе «Начисление зарплаты и взносов» за месяц оклад начислится только за отработанные дни, а командировка будет отдельной строкой.

Как это выглядит в ведомости

Сотрудник с окладом 60 000 ₽, в месяце 22 рабочих дня, из них 5 — в командировке:

• 💼 оклад за 17 дней: 60 000 / 22 × 17 = 46 363,64 ₽;
• 💼 командировка по среднему: 15 000 ₽;
• 💼 итого начислено: 61 363,64 ₽.

Когда выплачивается средний

Это зависит от варианта, выбранного в документе:

Средний за командировку для НДФЛ — оплата труда. Налог удерживается при фактической выплате денег.

Если средний меньше оклада

Закон требует сохранить именно средний заработок, доплачивать до оклада не обязательно. Но если доплата есть в вашем коллективном договоре, её оформляют отдельным начислением — документом разового начисления или настройкой своего вида начисления.

6. Как командировка попадает в бухгалтерию

Если ЗУП и БП работают раздельно, начисления из ЗУП передаются синхронизацией. В БП появляется документ «Отражение зарплаты в бухучете» (Зарплата и кадры → Отражение зарплаты в бухучете). Он и формирует проводки по среднему заработку.

Счёт затрат берётся из способа отражения, который задан у сотрудника, подразделения или вида начисления. Если командировочных нужно учитывать на другом счёте — настройте способ отражения у вида начисления «Командировка» в ЗУП.

Вместо 26 может быть 20, 25 или 44 — смотрите учётную политику и подразделение сотрудника.

Если зарплата ведётся только в Бухгалтерии 3.0

Отдельного документа командировки в БП нет. Средний считают вручную по той же формуле и вносят строкой в «Начисление зарплаты».

Для этого заранее создайте вид начисления в Зарплата и кадры → Справочники и настройки → Начисления: облагается НДФЛ с кодом дохода 2000, облагается взносами, учитывается в расходах на оплату труда. Оклад за дни командировки в этом же документе уменьшите вручную.

7. Командировки в отчётности для налоговой

Отдельного отчёта по командировкам в ФНС нет. Они отражаются в общих формах.

• 📊 6-НДФЛ. Средний за командировку входит в оплату труда, код дохода 2000. Суточные в пределах нормы в отчёт не попадают, превышение — показывается как доход.
• 📊 РСВ. Средний за командировку включается в базу для взносов. Суточные в пределах нормы в базу не входят.
• 📊 Налог на прибыль. Билеты, проживание и суточные — прочие расходы, связанные с производством и реализацией. Размер суточных для этого налога не нормируется, нужен только ваш локальный акт.
• 📊 УСН «доходы минус расходы». Командировочные расходы, включая суточные, можно учесть по пункту 1 статьи 346.16 НК РФ.
• 📊 НДС. Вычет по билетам и гостинице возможен, если НДС выделен в документе.

Посмотреть, что попало в 6-НДФЛ, удобно до сдачи отчёта: сформируйте в ЗУП отчёт по НДФЛ с отбором по сотруднику и сравните с суммой из документа «Командировка».

8. Ошибки при начислении командировки и их последствия

Не исправляйте документ «Командировка» за закрытый месяц, по которому уже сданы отчёты. Используйте исправление документа: так ЗУП зарегистрирует перерасчёт в текущем периоде, а данные в сданной отчётности останутся прежними.

9. Частые вопросы по начислению командировки в 1С