Командировка в 1С 8.3 от приказа до авансового отчёта: средний заработок, суточные и проводки

Начисление командировочных в 1С 8.3 — это две разные суммы, и их часто путают. Средний заработок за дни поездки начисляет документ Командировка в ЗУП 3.1 (или вручную в зарплате Бухгалтерии 3.0) — проводка Дт 26 (44, 20) Кт 70. Суточные, билеты и гостиница к зарплате не относятся: это подотчёт, он идёт через счёт 71.01 и закрывается документом Авансовый отчет в Бухгалтерии.

Самая частая ошибка — пытаться провести суточные через начисление зарплаты. Тогда с них удерживается НДФЛ целиком, а не только со сверхнормативной части, и расходы задваиваются. Ниже порядок, при котором каждая сумма живёт в своей программе и не дублируется.

1. Что настроить в 1С до первой командировки

Начните с вопроса, где у вас считается зарплата . От этого зависит весь маршрут документов.

Настройки в ЗУП 3.1

• ✅ В Настройка → Расчет зарплаты откройте настройку состава начислений и удержаний и на вкладке отсутствий включите флажок командировок. Если флажка нет, документ Командировка не появится в списках.
• ✅ Вид начисления Командировка должен иметь способ отражения в бухучёте. Его задают в карточке начисления (Настройка → Начисления), иначе при выгрузке в Бухгалтерию сумма уйдёт на счёт по умолчанию.
• ✅ У сотрудника заполнены данные о зарплате за прошлые 12 месяцев. Если человек пришёл недавно, а до этого работал в другой базе, внесите начисления прошлых периодов документом для ввода данных для расчёта среднего — найти его проще всего поиском по слову «средн» в разделе Зарплата.

Настройки в Бухгалтерии 3.0

• ✅ Сотрудник есть в справочнике Физические лица — без этого его не выбрать подотчётным лицом.
• ✅ Если зарплату ведёте в ЗУП, в Зарплата и кадры → Настройки зарплаты выберите вариант, что учёт зарплаты и кадров ведётся во внешней программе. Это закрывает путь к дублям, о них подробнее в разделе 7.
• ✅ Проверьте положение о командировках: размер суточных, порядок выдачи аванса. 1С сама норму суточных не знает, сумму вводит бухгалтер.

2. Оформление командировки: приказ в ЗУП 3.1

С 2015 года командировочное удостоверение не обязательно, служебное задание — тоже. Достаточно приказа, а дни в пути подтверждают билеты. Форму приказа организация вправе утвердить свою; унифицированные Т-9 и Т-9а программа печатает по умолчанию.

Пошагово

1. Откройте Зарплата → Командировки (тот же журнал доступен и в разделе Кадры) и нажмите Создать.
2. Выберите организацию, сотрудника и месяц начисления — тот, в котором сумма попадёт в расчётный листок.
3. Укажите даты начала и окончания. День отъезда и день приезда — тоже дни командировки, даже если поезд уходит в 23:50.
4. Заполните место назначения и цель поездки — они попадут в печатную форму приказа.
5. Проверьте, что документ рассчитал средний заработок. Начисление появится в табличной части автоматически.
6. Выберите способ выплаты: с зарплатой или в межрасчётный период. Если сотрудник уезжает 3-го, а зарплата 10-го — чаще удобнее межрасчётная выплата.
7. Нажмите Провести, затем Печать → приказ.

Выходные внутри поездки

Если сотрудник летит в субботу или работает в воскресенье, сам документ Командировка эти дни как рабочие не оплачивает. Оформите отдельно документ работы в выходные и праздничные дни. Оплата — по ст. 153 ТК РФ: не менее чем в двойном размере либо одинарно плюс день отдыха.

3. Аванс на командировку: сколько выдать и как провести

По Положению № 749 денежный аванс выдаётся до отъезда. Сумма складывается из того, что сотрудник реально потратит.

Как прикинуть сумму аванса:

• 🚆 проезд туда и обратно — по стоимости билетов;
• 🏨 проживание — по брони или лимиту из положения;
• 🍽 суточные — размер × все календарные дни поездки, включая выходные и дни в пути;
• 🚕 прочее — такси до аэропорта, связь, если это разрешено положением.

Пример. Командировка с 13 по 18 октября — 6 календарных дней. Билеты 14 200 ₽, гостиница 5 ночей по 3 800 ₽ = 19 000 ₽, суточные 1 000 ₽ × 6 = 6 000 ₽. Аванс: 14 200 + 19 000 + 6 000 = 39 200 ₽.

Выдача в Бухгалтерии 3.0

• Наличными: Банк и касса → Касса → Выдача → вид операции Выдача подотчетному лицу.
• На карту: Банк и касса → Банковские выписки → Списание → вид операции Перечисление подотчетному лицу.

Проводка в обоих случаях: Дт 71.01 Кт 50.01 (или Кт 51). В поле назначения укажите «аванс на командировку» и даты — по этому тексту потом легко найти выдачу.

4. Как 1С считает средний заработок за командировку

По ст. 167 ТК РФ за дни командировки сохраняется средний заработок. Оплачиваются только дни, рабочие по графику сотрудника.

Формула по Положению № 922:

Средний дневной = Заработок за 12 месяцев / Фактически отработанные дни
Оплата командировки = Средний дневной × Рабочие дни командировки по графику

Пример. За 12 месяцев сотрудник получил 720 000 ₽ и отработал 240 дней. Средний дневной: 720 000 / 240 = 3 000 ₽. Из 6 дней поездки (13–18 октября) рабочими по пятидневке были 4 дня, с 13 по 16 октября. Начисление: 3 000 × 4 = 12 000 ₽.

Что 1С берёт и не берёт в расчёт

Дни болезни, отпуска и прошлых командировок исключаются и из заработка, и из отработанных дней. ЗУП делает это сама по данным предыдущих документов.

Сравнение с окладом

Если средний оказался ниже оклада за те же дни, по ТК доплачивать до оклада не обязательно. Но многие организации прописывают такую доплату в локальном акте. В 1С её делают отдельным видом начисления, а не правкой суммы в документе.

В Бухгалтерии 3.0 без ЗУП

Готового документа командировки в Бухгалтерии нет. Средний считают вне программы или в простой таблице, а затем вносят в документ Начисление зарплаты отдельной строкой. Заведите для этого вид начисления в Зарплата и кадры → Настройки зарплаты → Начисления: код дохода НДФЛ 2000, облагается взносами, счёт затрат — как у основной зарплаты.

5. Авансовый отчёт: как закрыть командировку в 1С

Отчитаться сотрудник должен в течение 3 рабочих дней после возвращения. Документ: Банк и касса → Авансовые отчеты → Создать.

Заполнение по вкладкам

1. Шапка. Организация, подотчётное лицо, дата — по дню утверждения отчёта.
2. Авансы. Выберите документ выдачи из раздела 3. Сумма аванса подтянется.
3. Прочее. Сюда идут командировочные расходы — каждая строка отдельно: билеты, гостиница, суточные. Укажите документ (номер, дату), сумму и счёт затрат.
4. НДС. Если в билете или счёте гостиницы выделен НДС и вы его принимаете к вычету, заполните колонки НДС в строке. По суточным НДС нет.
5. Оплата — только если сотрудник из подотчёта платил поставщику по договору организации.

После проведения 1С покажет остаток: перерасход или неизрасходованный аванс.

Если сумма не сошлась

• Перерасход — выдайте разницу тем же видом операции, что в разделе 3. Проводка Дт 71.01 Кт 50.01 (51).
• Остаток — сотрудник вносит в кассу: Поступление → Возврат от подотчетного лица, проводка Дт 50.01 Кт 71.01. Или удержание из зарплаты с письменного согласия.

6. Проводки по командировке, НДФЛ и взносы

Сводная схема по всей командировке из примеров выше:

Суточные сверх нормы

Суточные не облагаются НДФЛ и взносами в пределах 700 ₽ в день по России и 2 500 ₽ за рубежом (п. 3 ст. 217 и ст. 422 НК РФ). Всё, что выше, — доход сотрудника.

Расчёт для примера: 1 000 − 700 = 300 ₽ сверх нормы в день. За 6 дней — 1 800 ₽. НДФЛ: 1 800 × 13 % = 234 ₽. Взносы начисляются на те же 1 800 ₽.

Как провести в 1С:

• 📌 Только Бухгалтерия 3.0 — сверхнорматив отражают начислением в документе Начисление зарплаты с кодом дохода 4800. Суточные уже ушли в затраты через авансовый отчёт, начисление нужно только для НДФЛ и взносов. Поэтому способ отражения для этого вида начисления выбирают такой, чтобы он не создавал второй расход, и фиксируют его в учётной политике.
• 📌 ЗУП 3.1 + Бухгалтерия — сверхнорматив регистрируют в ЗУП разовым начислением с тем же кодом 4800, без отражения в затратах. НДФЛ удержится при ближайшей выплате.

Налог на прибыль

Суточные в размере по положению целиком учитываются в прочих расходах (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ) — нормы 700/2 500 для прибыли не применяются. Средний заработок за командировку входит в расходы на оплату труда. В 1С ничего дополнительно отмечать не надо, если счёт затрат и статья расходов заполнены верно.

7. ЗУП и Бухгалтерия вместе: где возникают дубли

Правило простое: каждая сумма вводится один раз и в одной программе.

Откуда берутся дубли

• 🔁 Средний заработок начислили в ЗУП и ещё раз строкой в Начислении зарплаты в Бухгалтерии. Лечится настройкой «зарплата во внешней программе» — тогда документа начисления в Бухгалтерии просто нет.
• 🔁 НДФЛ со сверхнормативных суточных начислили и в Бухгалтерии, и в ЗУП. В ЗУП должен быть один источник — разовое начисление.
• 🔁 Выплату среднего провели ведомостью в ЗУП и списанием «на зарплату» в Бухгалтерии без связи с ведомостью. В Бухгалтерии списание по ведомости делают с видом операции Перечисление заработной платы и выбором загруженной ведомости.

8. Частые ошибки при начислении командировочных

• ❌ Командировка не на тот месяц. Сотрудник уехал 29-го, документ оформили следующим месяцем — средний за 29–31 число не попал в расчёт. Месяц начисления должен покрывать первый день поездки.
• ❌ Суточные только за рабочие дни. Суточные платятся за все календарные дни, включая выходные и дни в пути. Средний — наоборот, только за рабочие.
• ❌ Перерасчёт после правки прошлых периодов. Если задним числом исправили премию в расчётном периоде, средний за командировку автоматически не пересчитается. ЗУП предложит перерасчёт — не игнорируйте его.
• ❌ Однодневная командировка с суточными. По России в однодневной поездке суточные не выплачиваются (п. 11 Положения № 749). Если организация всё же платит, такая выплата формально не суточные: оформите её как возмещение расходов по локальному акту, а порядок НДФЛ и взносов сверьте с актуальными разъяснениями Минфина.

9. Частые вопросы