Командировка в ЗУП 3.1: документ, средний заработок, выплата и связь с бухгалтерией

Командировочные в 1С ЗУП 8.3 (редакция 3.1) начисляют документом Зарплата → Командировки: выбираете сотрудника и даты поездки, программа сама считает средний заработок за 12 месяцев и умножает его на число рабочих дней по графику, попавших в командировку. Деньги на билеты, гостиницу и суточные в ЗУП не выдают — это авансы подотчётному лицу, их ведут в 1С:Бухгалтерии.

Получается два контура. Расчёт командировки в 1С 8.3 ЗУП — это оплата времени по среднему, НДФЛ и взносы. Бухгалтерия — выдача аванса, авансовый отчёт и списание расходов. Ниже по порядку: настройка, документ, проверка суммы, выплата, деньги под отчёт, проводки и сбои.

1. Что включить в ЗУП до первой командировки

В свежей базе документ «Командировка» может быть скрыт. Его показывает флажок в настройках расчёта зарплаты.

1. Откройте Настройка → Расчет зарплаты.
2. Перейдите по ссылке «Настройка состава начислений и удержаний».
3. На вкладке с отсутствиями (отпуска, командировки) включите флажок «Командировки».
4. Сохраните. Программа создаст начисление «Командировка» и вид времени для табеля.

Откройте созданное начисление в Настройка → Начисления и проверьте три вещи:

• 📌 Способ расчёта — по среднему заработку. Менять не нужно.
• 📌 Вид времени — командировка (в табеле буква «К»). Если его заменить, табель покажет неверный код.
• 📌 Отражение в бухучёте — счёт затрат. Если поле пустое, будет взят способ из настроек организации или подразделения.

Отдельно проверьте, что у сотрудника назначен график работы. От графика зависит, сколько рабочих дней попадёт в командировку и сколько оплатят по среднему.

2. Как оформить приказ и документ «Командировка»

Направление в командировку — это кадровое решение и одновременно начисление. В ЗУП 3.1 оба смысла собраны в одном документе.

Создаём документ

1. Откройте Зарплата → Командировки и нажмите «Создать».
2. Укажите месяц начисления, организацию и сотрудника.
3. Заполните даты начала и окончания. День отъезда и день приезда входят в командировку.
4. Укажите основание: цель поездки, место назначения, номер служебного задания или приказа.
5. Выберите порядок выплаты (подробно — в разделе 4).
6. Проверьте рассчитанную сумму на вкладке начислений и проведите документ.

Печатные формы

Из документа можно напечатать унифицированный приказ о направлении в командировку (форма Т-9). Кнопка печати находится в командной панели документа.

С 2015 года командировочное удостоверение и служебное задание необязательны. Срок командировки подтверждают проездными билетами, а если их нет — документами о проживании (Положение, утверждённое постановлением № 749). Многие компании всё равно печатают Т-9 — так проще проверяющим.

Однодневная поездка и выходные в пути

• 🚆 Однодневная командировка оформляется тем же документом: дата начала и окончания совпадают. Суточные за неё не выплачивают, но по среднему этот день оплачивается.
• 📅 Выезд или работа в выходной. Документ «Командировка» оплачивает только рабочие дни по графику. Если сотрудник ехал или работал в субботу, оформите ещё «Работа в выходные и праздничные дни»: такой день оплачивается минимум в двойном размере или одинарно с отгулом (статья 153 ТК, на неё ссылается пункт 5 Положения № 749).

3. Как программа считает средний заработок

При командировке работнику сохраняют средний заработок за все рабочие дни по его графику (статья 167 ТК). Порядок расчёта — Положение № 922.

Формула

Средний дневной заработок = выплаты за 12 месяцев до месяца начала поездки ÷ фактически отработанные дни за тот же период.

Сумма к начислению = средний дневной заработок × рабочие дни по графику в периоде командировки.

В базу не попадают сами выплаты по среднему (прошлые командировки, отпускные) и пособия. Дни, когда сотрудник был в отпуске, на больничном или в прошлой командировке, исключаются и из знаменателя.

Пример с числами

Менеджер с окладом 60 000 ₽ едет в командировку с понедельника по пятницу — 5 рабочих дней. В месяце 21 рабочий день.

• За 12 месяцев начислено 720 000 ₽, отработано 240 дней.
• Средний дневной заработок: 720 000 ÷ 240 = 3 000 ₽.
• Командировка: 3 000 × 5 = 15 000 ₽.
• Оклад за остальные дни: 60 000 ÷ 21 × 16 = 45 714,29 ₽.
• Итого за месяц: 45 714,29 + 15 000 = 60 714,29 ₽.
• НДФЛ 13%: 7 893 ₽ (с округлением до рубля).

Документ «Начисление зарплаты и взносов» сам уменьшит оклад на дни командировки — вручную ничего вычитать не нужно.

Как проверить средний

1. В документе «Командировка» нажмите на сумму среднего заработка (рядом с ней кнопка редактирования).
2. Откроется форма с помесячной таблицей: начислено и отработано дней за каждый месяц.
3. Сверьте месяцы с расчётными листками. Пустой месяц внутри года — сигнал проверить, нет ли там незакрытого начисления.

Если правите средний вручную, запишите в комментарии документа, откуда взялась цифра. Через полгода никто не вспомнит, почему сумма отличается от расчёта.

4. Когда и как выплатить командировочные

Порядок выплаты выбирается прямо в документе. От него зависит, в какой ведомости окажутся деньги и в какой день возникнет доход для НДФЛ.

Закон не требует выплачивать оплату по среднему до поездки — это не отпускные. Обычно её платят в ближайший день зарплаты.

Командировка на стыке месяцев

Если поездка начинается 28-го и заканчивается 3-го, ЗУП разобьёт сумму по месяцам: часть дней войдёт в текущий месяц, часть — в следующий. Средний заработок при этом один — он рассчитан от месяца начала.

Начисление за следующий месяц уже учтено в документе. Когда будете начислять зарплату за этот месяц, оклад за командировочные дни программа не начислит.

5. Аванс под отчёт и авансовый отчёт

Деньги на дорогу и проживание — не доход сотрудника, а подотчётная сумма. Их оформляют в 1С:Бухгалтерии 3.0 (или в другой учётной программе, где ведутся касса и банк).

Выдача аванса

• 💵 Наличными: Банк и касса → Касса → Выдача наличных, вид операции «Выдача подотчетному лицу». Проводка Дт 71.01 Кт 50.01.
• 💳 На карту: Банк и касса → Банк → Списание с расчётного счёта, операция «Перечисление подотчетному лицу». Проводка Дт 71.01 Кт 51.

Авансовый отчёт

После возвращения сотрудник сдаёт отчёт с документами в срок, установленный в компании. Вводится он в Банк и касса → Касса → Авансовые отчеты.

1. Укажите подотчётное лицо и выданный аванс на вкладке «Авансы».
2. Билеты и гостиницу внесите на вкладке «Прочее» с документами-основаниями. Если есть счёт-фактура с выделенным НДС, отметьте его — НДС уйдёт на счёт 19.
3. Суточные внесите отдельной строкой на той же вкладке: сумма, количество дней, статья затрат.
4. Проведите. Остаток неизрасходованного аванса вернут в кассу, перерасход выдадут.

Суточные сверх нормы

Суточные не облагаются НДФЛ в пределах 700 ₽ в день по России и 2 500 ₽ в день за границей (пункт 3 статьи 217 НК). Страховые взносы с них не начисляют в тех же пределах (пункт 2 статьи 422 НК).

Пример: 5 дней по 1 000 ₽. Сверх нормы 300 × 5 = 1 500 ₽. НДФЛ с превышения: 1 500 × 13% = 195 ₽. С 1 500 ₽ начисляют и взносы.

Превышение нужно показать в ЗУП, иначе НДФЛ и 6-НДФЛ разойдутся:

1. В Настройка → Начисления создайте начисление «Суточные сверх нормы» с назначением «Разовое начисление».
2. Укажите, что оно облагается НДФЛ и взносами, и выберите код дохода по справочнику ФНС. Код согласуйте с главным бухгалтером — его указывают в 6-НДФЛ.
3. Сумма не должна уйти в ведомость второй раз: сотрудник уже получил деньги под отчёт. После расчёта проверьте, что к выплате она не добавилась, а НДФЛ удержан из ближайшей зарплаты.
4. Введите документ «Разовое начисление» на сумму превышения в месяце утверждения авансового отчёта.

6. Как командировочные попадают в бухгалтерский учёт

Оплата по среднему из ЗУП переходит в Бухгалтерию документом «Отражение зарплаты в бухучете». При настроенной синхронизации он загружается после закрытия месяца.

Счёт затрат по среднему берётся из начисления, подразделения или сотрудника — в зависимости от того, где задан способ отражения. Если в Бухгалтерии командировка ушла не на тот счёт, правьте способ отражения в ЗУП и перевыгружайте месяц. Ручная корректировка в Бухгалтерии сломается при следующей синхронизации.

Для налога на прибыль суточные признают полностью, если сумма закреплена в локальном акте (положение о командировках). Норма 700 / 2 500 ₽ касается только НДФЛ и взносов.

7. Что ломается при расчёте командировки и как исправить

Частые вопросы