Командировка сотрудника в 1С 8.3: средний заработок, суточные, аванс и авансовый отчёт

Командировочные в 1С начисляют в двух программах, и у каждой своя часть работы. В ЗУП 3.1 документ Зарплата → Командировки рассчитывает средний заработок за рабочие дни поездки и ставит в табель код «К». Суточные, билеты и гостиница проходят через подотчёт в 1С:Бухгалтерии 3.0: аванс сотруднику (счёт 71), затем Банк и касса → Авансовые отчеты и списание расходов на 20, 26 или 44.

Типичная ситуация: менеджер едет на неделю в другой город, в пятницу просит деньги на билеты, а после возвращения приносит пачку чеков. Если расчётчик и бухгалтер действуют порознь, сотрудник получает зарплату за дни в дороге как за отработанные, а сверхнормативные суточные остаются без НДФЛ. Обе части сходятся, только если делать их в одном порядке.

Что настроить в 1С до первой командировки

Начните с локального акта. Размер суточных устанавливает работодатель (ст. 168 ТК РФ): приказом, положением о командировках или коллективным договором. Программа сумму суточных сама не придумает, её берут из вашего документа.

Что проверить в ЗУП 3.1:

• ✅ Учёт командировок включён. Он задаётся в Настройка → Расчет зарплаты, ссылка на настройку состава начислений и удержаний. Флажок командировок расположен рядом с отпусками и больничными. После включения в программе появляется начисление «Командировка».
• ✅ Начисление «Командировка» настроено. Откройте Настройка → Начисления, найдите его. Проверьте, что оно рассчитывается по среднему заработку, код дохода НДФЛ — 2000, способ отражения ведёт на нужный счёт затрат.
• ✅ У сотрудника есть данные за расчётный период. Если человек работает в организации недавно или зарплату раньше считали в другой программе, внесите прошлые начисления через документ Данные для расчета среднего заработка (его можно создать прямо из командировки).
• ✅ График работы заполнен на месяцы поездки. Без него программа не знает, сколько рабочих дней выпадает на командировку.

Что проверить в БП 3.0:

• ✅ Сотрудник заведён в справочнике Справочники → Физические лица (подотчётное лицо в авансовом отчёте выбирается оттуда).
• ✅ В учётной политике и плане счетов выбран счёт затрат: 20 для производственного персонала, 26 для управленческого, 44 для торговли.
• ✅ Если зарплату считают в самой Бухгалтерии, а не в ЗУП, заведите начисление для сверхнормативных суточных (раздел ниже).

Документ «Командировка» в ЗУП 3.1: оформление по шагам

Документ создают до начала поездки, по приказу руководителя. Так средний заработок можно выплатить вовремя, а табель будет правильным с первого дня.

1. Откройте Зарплата → Командировки и нажмите Создать.
2. Укажите организацию, месяц начисления и сотрудника.
3. Задайте период поездки: даты с и по, включая дни отъезда и приезда. День отъезда — дата отправления поезда, самолёта или автобуса, день приезда — дата прибытия обратно (п. 4 Положения № 749).
4. Если сотрудник уезжает в середине рабочего дня, этот день оплачивается как обычный рабочий. Тогда начните командировку со следующего дня и оговорите это в приказе: так не будет двойной оплаты.
5. Выберите, когда выплатить: вместе с зарплатой или в межрасчётный период. Если деньги нужны до отъезда, выбирайте межрасчётную выплату.
6. Нажмите Рассчитать, если расчёт не запустился сам. На закладке с начислениями появится сумма по начислению «Командировка», ниже — НДФЛ.
7. Проверьте средний заработок: откройте расшифровку и посмотрите, какие месяцы и дни попали в расчёт.
8. Нажмите Провести и закрыть. Если нужна печатная форма приказа (Т-9), её выводят кнопкой Печать из документа.

После проведения табель за эти даты заполняется кодом «К». Начисление по окладу за дни поездки в документе Начисление зарплаты и взносов уменьшится автоматически, повторно эти дни не оплатятся.

Как программа считает средний заработок и суточные

В командировочных две разные суммы, и их часто путают.

Средний заработок. Порядок задаёт Положение № 922. Расчётный период — 12 календарных месяцев перед месяцем начала поездки. Программа делит фактически начисленный заработок за этот период на число фактически отработанных дней и умножает на число рабочих дней командировки.

Пример. За 12 месяцев сотруднику начислено 600 000 ₽, отработано 240 дней. Среднедневной заработок: 600 000 / 240 = 2 500 ₽. Поездка с понедельника по воскресенье, по пятидневке это 5 рабочих дней. Средний заработок: 2 500 × 5 = 12 500 ₽.

Если средний ниже оклада за эти дни, доплату до оклада трудовой кодекс не требует. Но её можно предусмотреть в положении о командировках и оформить отдельным начислением.

Суточные. Платятся за каждый день поездки, включая выходные и дни в дороге. За однодневную поездку по России, если сотрудник может вернуться домой в тот же день, суточные не выплачиваются (п. 11 Положения № 749). Компания вправе компенсировать такие расходы по своему локальному акту, но для НДФЛ это уже не суточные.

Нормы, в пределах которых суточные не облагаются НДФЛ и страховыми взносами (п. 3 ст. 217 и п. 2 ст. 422 НК РФ):

• 🇷🇺 по России — 700 ₽ в день;
• 🌍 за границей — 2 500 ₽ в день.

Продолжим пример. Положение о командировках устанавливает 1 000 ₽ в день, поездка 7 дней. Суточные: 7 000 ₽. Не облагается: 700 × 7 = 4 900 ₽. Сверх нормы: 2 100 ₽, НДФЛ 13% = 273 ₽, страховые взносы — по тарифу организации с 2 100 ₽.

Аванс сотруднику и выплата среднего заработка

Это две отдельные выплаты из двух программ.

Аванс на поездку (подотчёт) выдают в БП 3.0:

• 💵 из кассы — Банк и касса → Кассовые документы, создать Выдача, вид операции «Выдача подотчетному лицу»;
• 🏦 на карту — Банк и касса → Банковские выписки, создать Списание, вид операции «Перечисление подотчетному лицу».

Проводка: Дт 71.01 Кт 50.01 (или Кт 51). В назначении платежа укажите, что это аванс на командировочные расходы, иначе банк может отнести перевод к зарплате.

Средний заработок выплачивают из ЗУП:

1. Откройте Выплаты → Ведомости в банк (или в кассу, на счета — по вашему способу выплаты).
2. Создайте ведомость, в поле вида выплаты выберите межрасчётную выплату по командировке или выплату вместе с зарплатой, если так указано в документе.
3. Нажмите Заполнить: попадут сотрудники с проведённой командировкой и невыплаченной суммой.
4. Проведите ведомость. НДФЛ с выплаченной суммы удержится и попадёт в 6-НДФЛ с датой выплаты.

Если зарплатный учёт в БП, средний за командировку тоже начисляют там: отдельным видом начисления в документе Зарплата и кадры → Все начисления. Сумму среднего в этом случае считают по тем же правилам Положения № 922 и вносят вручную, автоматического подбора периода в БП нет.

Отражение командировочных в бухгалтерском и налоговом учёте

Бухгалтерский учёт ведётся в БП, куда из ЗУП приходят сведения о начислениях через синхронизацию или документ Отражение зарплаты в учете.

Для налога на прибыль суточные учитывают в прочих расходах в размере, установленном локальным актом, без ограничения нормой 700 ₽ (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Норма 700/2 500 ₽ важна только для НДФЛ и взносов. Средний заработок за командировку — расход на оплату труда (ст. 255 НК РФ).

НДС по билетам и гостинице принимают к вычету, если сумма выделена отдельной строкой в документе: в бланке строгой отчётности, кассовом чеке или маршрут-квитанции. В авансовом отчёте БП для такой строки указывают ставку и сумму НДС и отмечают, что документ с выделенным налогом предъявлен. После этого проверьте, что строка попала в книгу покупок.

Авансовый отчёт: как закрыть командировку в Бухгалтерии

Отчитаться сотрудник должен в течение 3 рабочих дней после возвращения (п. 26 Положения № 749). К отчёту прикладывают билеты, чеки, счёт гостиницы. Командировочное удостоверение и служебное задание с 2015 года не обязательны. Дни поездки подтверждают проездными документами, а если ехал на личной машине — служебной запиской с подтверждающими чеками.

Как заполнить документ:

1. Откройте Банк и касса → Авансовые отчеты, нажмите Создать.
2. Выберите подотчётное лицо и дату утверждения отчёта.
3. На закладке Авансы укажите документ выдачи аванса (кассовый ордер или списание с расчётного счёта).
4. На закладке Прочее добавьте по строке на каждый вид расхода:
   • суточные — одной строкой, без НДС, с указанием количества дней в содержании;
   • проезд — по каждому билету, с НДС, если он выделен;
   • проживание — по счёту гостиницы, с НДС, если он выделен.
5. Для каждой строки выберите счёт затрат (26, 44 или 20), статью затрат «Командировочные расходы» и подразделение.
6. Проверьте итог: внизу формы видно, хватило ли аванса, остался долг сотрудника или перерасход.
7. Проведите отчёт и распечатайте форму АО-1 для подписи.

После проведения сальдо по 71.01 у сотрудника должно уйти либо в ноль, либо в остаток, который закрывается приходным или расходным кассовым ордером.

НДФЛ и взносы со сверхнормативных суточных в 1С

Это шаг, о котором забывают чаще всего. Авансовый отчёт в БП сам НДФЛ не начисляет, а ЗУП об авансовом отчёте ничего не знает.

Дата получения дохода по сверхнормативным суточным — последний день месяца, в котором утверждён авансовый отчёт (пп. 6 п. 1 ст. 223 НК РФ). Удержать НДФЛ нужно с ближайшей выплаты денег сотруднику, обычно с зарплаты за этот месяц. Код дохода — 4800.

Если зарплата в ЗУП 3.1:

1. Создайте вид начисления для сверхнормативных суточных (Настройка → Начисления). Код дохода НДФЛ — 4800, для страховых взносов — облагаемый доход, в учёте — без отражения в расходах, ведь расход уже признан авансовым отчётом.
2. В месяце утверждения отчёта внесите сумму превышения документом Зарплата → Разовые начисления.
3. НДФЛ и взносы рассчитаются вместе с зарплатой, сумма «на руки» сотруднику по этому начислению не добавится.

Если зарплата в БП 3.0: аналогичное начисление создают в Зарплата и кадры → Настройки зарплаты → Начисления и включают в Начисление зарплаты за месяц утверждения отчёта.

Главное в настройке такого начисления — оно не должно ни добавлять сумму к выплате, ни повторно относить её на затраты. Проверьте это после первого же месяца по ведомости и по оборотам 26 и 70.

Частые вопросы