Матпомощь сотруднику в ЗУП 3.1: виды выплат, НДФЛ, взносы и проводки

Материальную помощь в 1С ЗУП 8.3 начисляют отдельным документом «Материальная помощь». Сначала включают его в настройках: Настройка → Расчет зарплаты → Настройка состава начислений и удержаний, флажок «Материальная помощь». После этого документ появляется в разделе Зарплата, а программа сама применяет необлагаемый лимит 4 000 ₽ в год по НДФЛ и взносам.

Остальная работа — правильно выбрать вид начисления. От него зависит, сколько не облагается налогом: 4 000 ₽, 50 000 ₽ при рождении ребёнка или вся сумма при смерти родственника. Ошибка в виде начисления — главная причина неверного НДФЛ в 6-НДФЛ.

Какие бывают виды материальной помощи и как их различает ЗУП

Для 1С вид материальной помощи — это не формулировка в приказе, а набор настроек начисления. Главное в нём — код дохода по НДФЛ, код вычета и вид дохода для страховых взносов.

Лимиты считаются отдельно по каждому основанию. 4 000 ₽ по матпомощи не связаны с 4 000 ₽ по подаркам: сотрудник может получить подарок на 4 000 ₽ и матпомощь на 4 000 ₽, и обе суммы не обложатся НДФЛ.

Помощь при рождении освобождается, только если её выплатили в течение первого года после рождения или усыновления. Через 13 месяцев это уже обычная матпомощь с лимитом 4 000 ₽.

Как включить учёт и проверить вид начисления «Материальная помощь»

Включение в настройках

1. Откройте Настройка → Расчет зарплаты.
2. Перейдите по ссылке Настройка состава начислений и удержаний.
3. На закладке с прочими начислениями установите флажок «Материальная помощь».
4. Нажмите «ОК».

Программа создаст начисление «Материальная помощь» и откроет одноимённый документ в разделе Зарплата. Если флажок уже стоит, а документа нет в меню — проверьте права пользователя: у расчётчика с урезанным профилем раздел может быть скрыт.

Проверка карточки начисления

Откройте Настройка → Начисления и найдите «Материальная помощь». Что проверить:

• ✅ Назначение начисления — «Материальная помощь». Именно это значение связывает начисление с документом.
• ✅ Способ расчёта — фиксированная сумма. Сумму вводят в документе.
• ✅ Закладка «Налоги, взносы, бухучет»: НДФЛ облагается, код дохода 2760; вид дохода по взносам — «Материальная помощь», облагаемая в пределах лимита.
• ✅ Налог на прибыль — выплата не включается в расходы на оплату труда.

Если в предустановленном начислении код дохода пустой или стоит 2000, вычет 503 не применится. Тогда вся сумма уйдёт под НДФЛ.

Пошаговое начисление материальной помощи документом в 1С ЗУП 8.3

Ниже — порядок для обычной матпомощи по заявлению сотрудника.

Шаг 1. Создайте документ

Откройте Зарплата → Материальная помощь и нажмите «Создать». Заполните шапку:

• Месяц начисления — месяц, в котором выплата попадёт в расчётные листки и отчёты.
• Организация и Начисление — выберите нужный вид матпомощи. Если видов несколько, ошибиться здесь проще всего.
• Дата выплаты — день, когда деньги реально уйдут сотруднику. От неё зависит дата получения дохода для НДФЛ и попадание в нужный период 6-НДФЛ.

Шаг 2. Добавьте сотрудников и суммы

В табличной части нажмите «Добавить» или «Подбор» и укажите сумму для каждого. Одним документом удобно провести помощь нескольким людям по одному приказу.

После ввода суммы программа рассчитает НДФЛ. Если у сотрудника в этом году ещё не было матпомощи, вычет 4 000 ₽ применится автоматически. Проверить это можно, открыв расшифровку НДФЛ в строке сотрудника.

Шаг 3. Выберите порядок выплаты

В документе указывают, как платить:

• 💸 вместе с зарплатой — сумма попадёт в ведомость при окончательном расчёте месяца;
• ⚡ в межрасчётный период — по документу сразу создают отдельную ведомость, и деньги уходят в указанную дату.

Второй вариант нужен, когда помощь срочная: похороны, лечение, авария.

Шаг 4. Проведите и выплатите

Нажмите «Провести». При выплате в межрасчётный период создайте ведомость прямо из документа (в банк, в кассу или на карту) и проведите её после фактической выплаты. При выплате с зарплатой ничего дополнительно не делают: сумма войдёт в ведомость за месяц.

Пример расчёта

Сотруднику в мае выплатили 10 000 ₽ матпомощи на лечение. До этого в году матпомощи не было.

Если в сентябре тому же сотруднику дадут ещё 3 000 ₽, лимит уже исчерпан. НДФЛ составит 3 000 × 13 % = 390 ₽, а программа вычет не предоставит — это правильно.

Налоги и страховые взносы с матпомощи: что проверить в расчёте

НДФЛ

Вычет по коду 503 даётся в пределах 4 000 ₽ за календарный год у одного работодателя. ЗУП считает его нарастающим итогом по организации. Матпомощь от другой организации холдинга программа не видит, даже если база общая и сотрудник — одно физлицо: у каждой организации свой лимит.

При рождении ребёнка код дохода 2762 и вычет 508 до 50 000 ₽. Перед выплатой нужны документы: заявление и копия свидетельства о рождении. По второму родителю, работающему в той же организации, лимит считается отдельно.

Полностью освобождённая помощь (смерть члена семьи, чрезвычайные обстоятельства) в 6-НДФЛ не показывается. Для неё нужно отдельное начисление, у которого в карточке указано, что НДФЛ не облагается.

Страховые взносы и взносы на травматизм

Для взносов ЗУП берёт вид дохода из карточки начисления. Лимит 4 000 ₽ по взносам тоже годовой и тоже считается по организации.

Взносы на травматизм по закону № 125-ФЗ освобождают материальную помощь по тем же основаниям, поэтому отдельно настраивать их не нужно: программа применяет тот же признак.

Налог на прибыль

Матпомощь не уменьшает налог на прибыль. Поэтому в карточке начисления выбирают вариант, при котором выплата не попадает в расходы на оплату труда. Иначе в Бухгалтерию 8.3 она уйдёт как расход, который потом придётся исправлять в налоговом учёте.

Как создать свой вид материальной помощи

Предустановленного начисления хватает для обычной помощи. Для помощи при рождении ребёнка и полностью необлагаемых случаев заведите отдельные начисления: смешивать их в одном нельзя, у них разные коды.

1. Откройте Настройка → Начисления и нажмите «Создать».
2. В наименовании укажите понятное название: «Матпомощь при рождении ребёнка».
3. В поле назначения выберите «Материальная помощь». Тогда начисление будет доступно в одноимённом документе.
4. Способ расчёта — фиксированная сумма.
5. На закладке «Налоги, взносы, бухучет» задайте НДФЛ: код дохода 2762. Вычет 508 подтянется по коду дохода.
6. Для взносов выберите вид дохода, соответствующий помощи при рождении ребёнка.
7. Для налога на прибыль — вариант «не учитывается в расходах».
8. Укажите способ отражения в бухучёте (о нём — в следующем разделе) и запишите.

Для помощи в связи со смертью родственника на шаге 5 ставят «Не облагается», а для взносов выбирают вид дохода, не облагаемый полностью.

Проводки: как матпомощь попадёт в бухгалтерский учёт

Сама ЗУП проводок не формирует. Она передаёт в 1С:Бухгалтерию 8.3 документ «Отражение зарплаты в бухучете», а проводки строит уже Бухгалтерия по способу отражения из карточки начисления.

Чаще всего используют такую схему:

Выбор между 70 и 73 закрепляют в учётной политике. Если помощь выплачивают по трудовому договору как часть оплаты труда, её учитывают на 70 счёте с отнесением на счета затрат. Но для налога на прибыль она всё равно не расход.

Настройка способа отражения

1. Откройте Настройка → Способы отражения зарплаты в бухучете. Если такого пункта не видно, найдите справочник через поиск по разделу Настройка.
2. Создайте способ «Матпомощь — прочие расходы»: счёт дебета 91.02, статья прочих расходов с признаком «не принимается к налоговому учёту».
3. Укажите этот способ в карточке начисления «Материальная помощь».

После закрытия месяца в ЗУП выполните Зарплата → Отражение зарплаты в бухучете и синхронизируйте базы. В Бухгалтерии появится документ с теми же суммами.

Частые ошибки при начислении материальной помощи

Ещё одна неочевидная ошибка — вводить матпомощь документом «Премия» или «Разовое начисление» с ручным кодом. Расчёт может сойтись, но вычет и лимит программа тогда отслеживает хуже, а отчёты по видам выплат разъезжаются.

Частые вопросы