Как настроить и рассчитать денежную замену молока за вредные условия в ЗУП 3.1

Компенсацию за молоко в 1С ЗУП 8.3 начисляют отдельным видом начисления, который создают в Настройка → Начисления. Сумма считается по формуле «число смен во вредных условиях × 0,5 л × цена литра». Смены вводят каждый месяц документом «Данные для расчета зарплаты», а итог попадает в обычное «Начисление зарплаты». В пределах нормы выплата не облагается НДФЛ и страховыми взносами.

Типичная ситуация: после спецоценки на участке гальваники выявили вредный химический фактор. Пятеро рабочих написали заявления, что хотят деньги вместо молока. Бухгалтеру нужно, чтобы ЗУП считала компенсацию сама, не облагала её налогами и не смешивала с доплатой за вредность. Ниже пошаговая инструкция, как это сделать в ЗУП 3.1.

Кому положена компенсация за молоко и когда можно платить деньгами

Право на молоко дают результаты специальной оценки условий труда. Если на рабочем месте выявлены вредные факторы из перечня, утверждённого Минтрудом, работник получает 0,5 л молока за смену. Длительность смены на норму не влияет.

Порядок и нормы сейчас задаёт приказ Минтруда № 291н от 12.05.2022. Он заменил старый приказ № 45н.

Денежную замену можно платить, только если выполнены три условия:

• ✅ работник подал письменное заявление;
• ✅ возможность замены прописана в коллективном или трудовом договоре;
• ✅ сумма эквивалентна стоимости молока, а не произвольная.

Компенсацию платят только за дни, когда человек фактически работал во вредных условиях. За отпуск, больничный, командировку на другой объект и простой она не положена. Заменить молоко деньгами «вперёд» за будущие смены тоже нельзя.

Подготовка в 1С ЗУП 8.3: кого включить в список и какая цена

До настройки начисления соберите исходные данные. Без них формула будет считать неверно.

1. Список должностей и рабочих мест. Возьмите отчёт по спецоценке и выпишите позиции, где выявлены факторы, дающие право на молоко.
2. Список сотрудников-получателей. Оставьте только тех, кто подал заявление на денежную замену. Остальные получают молоко натурой, в ЗУП им ничего не начисляют.
3. Цену литра. Обычно её фиксируют в коллективном договоре или локальном акте. Ориентир — розничная цена молока в регионе с жирностью не ниже 2,5%. Например, 90 руб. за литр.
4. Источник данных о сменах. Определите, кто будет передавать в бухгалтерию число вредных смен: мастер участка, табельщик или кадровик.

Класс условий труда в ЗУП 3.1 хранится в позиции штатного расписания и в справочнике рабочих мест, если вы ведёте СОУТ в программе. Удобно сделать отбор в списке сотрудников по подразделению или должности, чтобы быстро собрать получателей. Но автоматически «по классу» компенсация считаться не начнёт: ЗУП не связывает результаты спецоценки с этой выплатой. Список ведёте вы сами.

Создаём вид начисления компенсации за молоко в 1С ЗУП

Сначала заведите показатели, потом само начисление. Так формула сразу увидит нужные идентификаторы.

Шаг 1. Показатель «Цена молока»

Откройте Настройка → Показатели расчета зарплаты и нажмите «Создать».

• Наименование: Цена литра молока.
• Идентификатор: ЦенаМолока.
• Назначение: для организации (одна цена на всех).
• Тип: денежный.
• Порядок использования: значение действует с даты ввода до следующего изменения.

Если цены в разных подразделениях разные, выберите назначение «для подразделения». Тогда цену вводят по каждому участку.

Шаг 2. Показатель «Вредные смены»

Там же создайте второй показатель.

• Наименование: Смены с правом на молоко.
• Идентификатор: СменыМолоко.
• Назначение: для сотрудника.
• Тип: числовой, без дробной части.
• Порядок использования: используется только в месяце, на который введён.

Последний пункт важен. Если показатель будет действовать до изменения, программа повторит прошлое число смен в следующем месяце.

Шаг 3. Само начисление

Перейдите в Настройка → Начисления и создайте новый вид.

1. Наименование: Компенсация за молоко. Код — любой свободный, например КМОЛ.
2. Назначение начисления: выберите вариант для прочих начислений и выплат. Не берите оплату по окладу или доплату — у них другие правила.
3. Начисление выполняется: ежемесячно.
4. Формула (кнопка «Редактировать формулу»):

СменыМолоко * 0.5 * ЦенаМолока

5. Округление: до копеек.
6. Вкладка «Средний заработок»: снимите все флажки. Компенсация не входит в средний для отпускных и командировок.
7. Вкладка «Налоги, взносы, бухучет»:
   • НДФЛ — не облагается;
   • страховые взносы — вид дохода «Не облагается страховыми взносами полностью»;
   • способ отражения — тот же счёт затрат, что у основной зарплаты участка.

Ввод смен и цены: документ «Данные для расчета зарплаты»

Ежемесячный ввод удобно делать через шаблон. Тогда бухгалтер видит таблицу «сотрудник — число смен» и не открывает каждого человека отдельно.

Шаблон ввода

1. Откройте Настройка → Шаблоны ввода исходных данных и нажмите «Создать».
2. Назовите шаблон: «Смены для компенсации за молоко».
3. В списке показателей отметьте СменыМолоко.
4. Сохраните.

Ежемесячный ввод

1. Перейдите в Зарплата → Данные для расчета зарплаты.
2. Создайте документ по шаблону «Смены для компенсации за молоко».
3. Укажите месяц начисления и подразделение.
4. Заполните табличную часть: сотрудник и число вредных смен за месяц.
5. Проведите документ.

Цену молока вводят так же, отдельным шаблоном с показателем ЦенаМолока, но только при изменении цены. Если её подняли с июля, создайте документ с месяцем «Июль». Июньский расчёт останется по старой цене.

Что сверить перед проведением:

Как рассчитывается компенсация за молоко в 1С 8.3 ЗУП: пример

После ввода смен откройте Зарплата → Начисление зарплаты и взносов и заполните документ за месяц. Компенсация появится отдельной строкой у каждого, по кому введены смены.

Пример. Слесарь Петров в июне отработал 20 смен. Из них 4 дня он был на ремонте в цехе без вредных факторов. Ещё 2 дня — больничный, они в 20 смен не входят.

В строке начисления ЗУП покажет результат 720,00 руб. Нажмите на сумму, чтобы открыть расшифровку: там видны значения показателей, подставленные в формулу.

Если строка не появилась, проверьте три вещи:

• 🔎 начисление включено и стоит ежемесячно;
• 🔎 документ ввода смен проведён и его месяц совпадает с месяцем расчёта;
• 🔎 цена введена на дату не позже этого месяца.

Выплачивают компенсацию вместе с зарплатой. В ведомость на выплату она попадает автоматически, отдельный документ не нужен.

Налоги, взносы и проводки по компенсации за молоко

Денежная замена молока в пределах норм — это компенсационная выплата, связанная с вредными условиями труда.

«В пределах норм» означает: не больше 0,5 л за фактическую вредную смену по цене, заложенной в договоре. Если организация платит больше, например за все рабочие дни или по завышенной цене, превышение облагается в общем порядке. Такое превышение лучше выделить в отдельное облагаемое начисление.

Не ставьте «Не облагается» на компенсацию, если работник не подавал заявление или замена не закреплена в договоре. При проверке такую выплату переквалифицируют, и придётся доплачивать налог, взносы и пени.

Что уйдёт в бухгалтерию

ЗУП передаёт в 1С:Бухгалтерию проводки документом «Отражение зарплаты в бухучете». По компенсации сформируется запись:

• Дт 20 (23, 25, 26 — в зависимости от участка) Кт 70 — начислена компенсация за молоко.

Проводок по НДФЛ и взносам по этой сумме не будет. Если сумма попала в Дт 91, значит, у начисления не настроен способ отражения, и программа взяла значение по умолчанию.

Для налога на прибыль в способе отражения укажите вид расхода, соответствующий оплате труда. Тогда компенсация попадёт в расходы на оплату труда налогового учёта.

Если молоко выдают натурой

Тогда ЗУП не участвует. Молоко приходуют в Бухгалтерии на счёт 10, а выдачу по ведомости списывают на счёт затрат участка. Налогов с выданного в норме молока тоже нет.

Ошибки при начислении компенсации за молоко в ЗУП

Если ошибку нашли после выплаты, не правьте прошлый закрытый месяц. Сделайте исправление в текущем: ЗУП предложит перерасчёт, а разница уйдёт в следующий расчётный листок.

Частые вопросы