Расчёт и удержание налога с зарплаты в ЗУП 3.1 и Бухгалтерии 3.0: от настроек до проводок

НДФЛ в 1С отдельным документом не начисляют: программа считает его сама в документе начисления зарплаты. В ЗУП 3.1 это Зарплата → Начисления зарплаты и взносов, вкладка «НДФЛ». В Бухгалтерии 3.0 — Зарплата и кадры → Все начисления → Создать → Начисление зарплаты. Окончательно налог удерживается при выплате: в ведомости на банк, кассу или раздатчику.

Где считать налог, решает то, где ведётся зарплата. ЗУП 3.1 выбирают при штате от 20–30 человек, сложных начислениях и вычетах: там больше отчётов и инструментов перерасчёта. Бухгалтерия 3.0 справляется с небольшим штатом и простой зарплатой, алгоритм расчёта НДФЛ в ней тот же. Если зарплата ведётся в ЗУП, в Бухгалтерии налог заново не считают — туда приходят готовые суммы.

Подготовка: что проверить до первого расчёта НДФЛ

Ошибки в налоге почти всегда растут из справочников, а не из самого документа. Перед первым начислением пройдите по списку.

Учётная политика организации. В ЗУП: Настройка → Организации → карточка → вкладка «Учетная политика и другие настройки». Там задаётся, в каком порядке программа пересчитывает налог нарастающим итогом. В БП аналог — Зарплата и кадры → Справочники и настройки → Настройки зарплаты.

Данные сотрудника. В карточке физлица должны быть:

• 🪪 ИНН и паспортные данные — без них не пройдёт 6-НДФЛ;
• 🌍 статус налогоплательщика — резидент или нерезидент;
• 👶 заявления на стандартные вычеты, если сотрудник их подавал;
• 🏠 уведомления из ИФНС на имущественный или социальный вычет.

Статус и вычеты открываются по ссылке «Налог на доходы» в карточке сотрудника. Там же видна история: с какого месяца что действует.

Коды доходов в видах начислений. Путь в ЗУП: Настройка → Начисления → откройте вид начисления → вкладка с налогами и бухучётом. Для каждого вида должен стоять код дохода:

Если в виде начисления выбрано «Не облагается», налог по нему не посчитается вообще. Пользовательские начисления, созданные вручную, проверяйте в первую очередь.

Начисления: из чего программа собирает налоговую базу

Налоговая база — это сумма облагаемых доходов минус вычеты. 1С собирает её из всех документов, где есть начисления по сотруднику за месяц:

1. Основная зарплата — документ «Начисление зарплаты и взносов».
2. Отпускные, больничные, командировочные — свои документы («Отпуск», «Больничный лист», «Командировка»). По ним налог считается и удерживается при выплате, не дожидаясь конца месяца.
3. Премии, материальная помощь, разовые выплаты — документы «Премия», «Материальная помощь», «Разовое начисление».
4. Доходы не по трудовому договору — договоры ГПХ, дивиденды.

Порядок работы в ЗУП:

1. Откройте Зарплата → Начисления зарплаты и взносов и нажмите Создать.
2. Укажите месяц начисления, организацию и подразделение, если считаете не всех сразу.
3. Нажмите Заполнить. Программа подтянет плановые начисления по кадровым данным и учтёт уже проведённые отпуска и больничные.
4. Проверьте вкладку «Начисления»: оклады, отработанное время, доплаты.
5. Перейдите на вкладку «НДФЛ». Там видны доход, код дохода, вычеты и сумма налога по каждому сотруднику.
6. Проведите документ.

Как 1С рассчитывает и удерживает НДФЛ

Налог считается нарастающим итогом с начала года. Программа берёт доходы сотрудника с января по текущий месяц, применяет ставку, вычитает налог, удержанный раньше. Остаток — налог текущего месяца.

Ставки, которые применяет программа

С 2025 года для резидентов по основной налоговой базе (зарплата, премии, отпускные) действует прогрессивная шкала:

Для нерезидентов общая ставка — 30%. Для отдельных категорий нерезидентов (работники по патенту, граждане стран ЕАЭС, высококвалифицированные специалисты) трудовые доходы облагаются по 13% и 15%. Программа выбирает ставку по статусу налогоплательщика, поэтому статус должен быть указан до расчёта.

Пример перехода на 15%. Оклад 250 000 ₽. К концу сентября доход 2 250 000 ₽, удержано 292 500 ₽. В октябре доход нарастающим итогом — 2 500 000 ₽.

• 2 400 000 × 13% = 312 000 ₽
• 100 000 × 15% = 15 000 ₽
• Налог за 10 месяцев: 327 000 ₽
• Налог за октябрь: 327 000 − 292 500 = 34 500 ₽

1С делает это сама. Проверять руками стоит месяц, в котором доход пересекает порог: там сумма налога резко меняется, и сотрудник обычно задаёт вопросы.

Когда налог удерживается

Начисление и удержание — разные моменты. Документ начисления налог исчисляет. Удерживается он при выплате: доход считается полученным в день выплаты, налог берут из этой суммы.

• 💳 Ведомость на выплату аванса — с 2023 года налог удерживается и с аванса. В ведомости есть колонка с НДФЛ к перечислению.
• 💰 Ведомость на зарплату — удерживается налог по окончательному расчёту минус уже удержанный с аванса.
• 🏖 Отпускные и больничные — налог удерживается в ведомости на их выплату.

Не платите зарплату «мимо» ведомости в ЗУП. Если деньги ушли из банка, а ведомость в 1С не проведена, программа не узнает об удержании. В 6-НДФЛ и в расчёте следующего месяца появятся расхождения.

Сроки перечисления

Уведомление об исчисленных суммах подают до 25 числа. Его можно сформировать в 1С по данным ведомостей.

Вычеты по НДФЛ в 1С: дети, имущество, социальные

Вычет уменьшает базу, а не сам налог. 1С применяет его автоматически, если он зарегистрирован.

Стандартные вычеты на детей

Вносятся по заявлению сотрудника. В ЗУП: Налоги и взносы → Заявления на вычеты по НДФЛ или по ссылке из карточки сотрудника.

Размеры с 2025 года:

• первый ребёнок — 1 400 ₽ в месяц;
• второй — 2 800 ₽;
• третий и каждый следующий — 6 000 ₽;
• ребёнок-инвалид — 12 000 ₽ родителю, 6 000 ₽ опекуну (прибавляется к вычету по очерёдности).

Вычет действует до месяца, в котором доход сотрудника с начала года превысит 450 000 ₽.

Пример. Оклад 60 000 ₽, двое детей. Вычет: 1 400 + 2 800 = 4 200 ₽. База: 60 000 − 4 200 = 55 800 ₽. Налог: 55 800 × 13% = 7 254 ₽ вместо 7 800 ₽.

За 7 месяцев доход составит 420 000 ₽. В августе он станет 480 000 ₽ — с августа вычет не даётся. Программа отследит это сама, если сотрудник принят с начала года. Если он пришёл в середине года, внесите его доход с прошлого места работы по справке оттуда — это поле есть в заявлении на вычеты. Иначе 1С посчитает лимит неверно.

Имущественные и социальные вычеты

Работник приносит уведомление из ИФНС. Его регистрируют в программе с указанием номера, даты, суммы и кода налогового органа. В ЗУП список уведомлений открывается из того же раздела Налоги и взносы.

Вычет применяется с месяца, в котором поступило уведомление. Налог, удержанный с начала года до этого месяца, пересчитывается, и переплата возвращается сотруднику — на это есть документ «Возврат НДФЛ».

Отражение НДФЛ в бухгалтерском учёте

Основная проводка по удержанию налога из зарплаты:

Если зарплата ведётся в ЗУП, в конце месяца создайте документ Зарплата → Отражение зарплаты в бухучете и заполните его. Документ передаётся в Бухгалтерию синхронизацией. Удержанный НДФЛ попадает в БП из ведомостей на выплату, поэтому их тоже нужно синхронизировать, а в БП провести списание с расчётного счёта по выплате зарплаты.

Если зарплата ведётся в БП, проводку Дт 70 Кт 68.01 формирует сам документ «Начисление зарплаты» и документ выплаты. Отдельно делать ничего не надо.

Проверка, перерасчёт и исправление налога

Отчёты для сверки

В ЗУП: Налоги и взносы → Отчеты по налогам и взносам. Полезны три:

• 📊 «Анализ НДФЛ по месяцам» — исчисленный, удержанный и перечисленный налог по каждому сотруднику. Первый отчёт, который открывают при расхождениях.
• 📒 «Регистр налогового учета по НДФЛ» — обязательный регистр налогового агента: доходы по кодам, вычеты, налог.
• ⏰ «Контроль сроков уплаты НДФЛ» — показывает удержания с датами и сроками перечисления.

Полезно раз в квартал, до сдачи 6-НДФЛ, сравнить исчисленный налог в «Анализе НДФЛ» с удержанным. Разница означает, что по кому-то налог посчитан, но не удержан — чаще всего из-за непроведённой ведомости.

Когда нужен перерасчёт

1С пересчитывает налог при изменении данных за прошлые месяцы. Если поменяли статус, внесли вычет задним числом или исправили начисление, сделайте так:

1. Отмените проведение и снова проведите документ начисления за месяц, где изменились данные.
2. Если налог за прошлые периоды не изменился — создайте документ «Перерасчет НДФЛ» (Налоги и взносы → Перерасчеты НДФЛ). Он доначислит или уменьшит налог за указанный период.
3. Сумма к доудержанию попадёт в ближайшую ведомость. Излишне удержанный налог возвращают документом «Возврат НДФЛ» по заявлению сотрудника.

Не перепроводите закрытые месяцы, за которые уже сдан 6-НДФЛ, без проверки. Если суммы прошлого квартала изменятся, придётся подавать уточнённый расчёт.

Ручная корректировка

Если налог нужно исправить точечно, а автоматика этого не делает, используют документ «Операция учета НДФЛ» (Налоги и взносы → Операции учета НДФЛ). Он правит регистры налога напрямую.

Им пользуются осторожно: он не связан с начислениями. Перерасчёт в следующем месяце может «откатить» ручную правку, если причина ошибки осталась в данных. Сначала исправьте справочник или документ, и только если не помогло — операция учета.

Частые причины неверного налога

Частые вопросы