Недостача по итогам инвентаризации: документы, счёт 94 и взыскание с сотрудника

Недостачу в 1С:Бухгалтерии 3.0 начисляют в два шага. Сначала документ Склад → Инвентаризация → Инвентаризация товаров фиксирует расхождение, на его основании создают «Списание товаров» — он даёт проводку Дт 94 Кт 41.01. Затем сумму со счёта 94 распределяют операцией вручную: в пределах норм убыли — на расходы, сверх норм — на виновного (73.02) или, если виновного нет, на прочие расходы (91.02).

Ревизия показала минус на складе, а бухгалтер не понимает, куда девать сумму, чтобы не испортить себестоимость и не получить вопросы от налоговой. Ниже порядок, который закрывает недостачу от описи до удержания из зарплаты, с примером на цифрах.

1. Подготовка: инвентаризация товаров в 1С

Без инвентаризации недостачу оформить нельзя: основание для списания — сличительная ведомость, а не «так получилось». Перед пересчётом закройте все документы по складу на дату ревизии: поступления, реализации, перемещения. Иначе учётный остаток будет неверным, и недостача окажется мнимой.

Как заполнить документ

1. Откройте Склад → Инвентаризация → Инвентаризация товаров и нажмите «Создать».
2. Укажите организацию, склад и дату. Дата — день окончания пересчёта.
3. Заполните табличную часть по остаткам склада командой «Заполнить». Программа подставит учётное количество.
4. Внесите в колонку фактического количества то, что насчитала комиссия. Колонка отклонения посчитается сама.
5. Заполните ответственное лицо и состав комиссии — они попадут в печатные формы.
6. Запишите документ. Он не делает проводок: это только фиксация расхождений.

Из документа печатаются опись ИНВ-3 и сличительная ведомость ИНВ-19 (кнопка «Печать»). Их подписывает комиссия и материально ответственное лицо.

2. Списание товаров: как провести недостачу в 1С

Строки с минусом оформляют документом «Списание товаров». Создавайте его кнопкой «Создать на основании» прямо из инвентаризации. Тогда в документ попадут только недостающие позиции, а поле «Инвентаризация» заполнится ссылкой на основание.

1. В инвентаризации нажмите «Создать на основании → Списание товаров».
2. Проверьте склад, количество и счёт учёта товаров (обычно 41.01).
3. Проведите документ.
4. Откройте проводки кнопкой Дт/Кт в форме документа.

Должна получиться проводка:

Счёт 94 — это «накопитель». Остаток на нём не должен висеть: до закрытия периода сумму нужно распределить. Излишки, найденные той же ревизией, оформляют отдельно — «Оприходование товаров» на основании той же инвентаризации.

Пример

Склад продуктов. По учёту сахара 2 000 кг, по факту 1 950 кг. Недостача — 50 кг по себестоимости 60 руб./кг, то есть 3 000 руб. «Списание товаров» даёт Дт 94 Кт 41.01 на 3 000 руб. Дальше этот пример продолжится в следующих разделах.

3. Недостача в пределах норм естественной убыли

Естественная убыль — это потери от усушки, утруски, испарения. Нормы утверждены для конкретных групп товаров. Если для вашего товара норм нет, всю недостачу считают сверхнормативной.

Порядок расчёта по Методическим указаниям № 49:

• 🔄 сначала зачитывают пересортицу (излишек одного сорта против недостачи другого у того же ответственного лица за тот же период);
• 📏 затем считают убыль по нормам — она ограничена фактической недостачей и не может её превышать;
• ➖ всё, что осталось, — сверхнормативная недостача.

В 1С нормы убыли автоматически не применяются. Сумму в пределах норм бухгалтер считает сам (обычно оформляют расчёт-справку) и списывает операцией вручную:

1. Откройте Операции → Операции, введенные вручную и создайте операцию.
2. Добавьте строку: Дт 44.02 Кт 94 (для торговли) или Дт 20/26 Кт 94 (для производства). На 44.02 укажите статью затрат с видом «Недостачи и потери от порчи ценностей» или аналогичным — вид статьи влияет на налоговый учёт.
3. В комментарии сошлитесь на инвентаризацию и расчёт.

В налоговом учёте такие потери приравнены к материальным расходам (пп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ).

Продолжение примера. По нормам за период для сахара получилось 12 кг × 60 руб. = 720 руб. Проводка Дт 44.02 Кт 94 — 720 руб. На счёте 94 остаётся 2 280 руб. (38 кг).

4. Сверхнормативная недостача: взыскание с виновного лица

Если виновный установлен, сумму сверх норм переносят на расчёты с персоналом по возмещению ущерба. Счёт 73.02, субконто — сотрудник.

Проводки по сверхнормативной недостаче

Все строки, кроме удержания и ПКО, оформляют операцией вручную.

Продолжение примера. Руководитель решил взыскать с кладовщика рыночную стоимость: 38 кг × 80 руб. = 3 040 руб.

• Дт 73.02 Кт 94 — 2 280 руб.;
• Дт 73.02 Кт 98.04 — 760 руб. (3 040 − 2 280).

Сотрудник гасит долг удержанием — тогда одновременно с удержанием делайте Дт 98.04 Кт 91.01 на ту часть разницы, которая погашена.

Удержание из зарплаты: ограничения ТК РФ

• 🧾 Без согласия работника можно удержать не больше среднего месячного заработка — по распоряжению работодателя, сделанному не позже месяца с даты окончательного определения ущерба (ст. 248 ТК РФ).
• 📉 За одну выплату удерживают не более 20% заработной платы (ст. 138 ТК РФ). 20% считают от суммы после НДФЛ.
• 📝 Если сумма больше или срок пропущен, нужно добровольное согласие работника (обязательство о возмещении) либо суд.
• 🤝 Полная материальная ответственность сверх среднего заработка — только при наличии договора о ней и в случаях ст. 243 ТК РФ.

Проверим пример: оклад 50 000 руб., НДФЛ 13% — 6 500 руб., к выплате 43 500 руб. Предел 20% — 8 700 руб. Долг 3 040 руб. можно удержать за один месяц.

В 1С:Бухгалтерии 3.0 удержание проще всего отразить операцией вручную Дт 70 Кт 73.02 в том месяце, когда начислена зарплата, — до выплаты. Если зарплату считают в ЗУП 3.1, заведите там вид удержания для возмещения ущерба, вводите удержание в ЗУП и переносите в бухгалтерию обычной синхронизацией, чтобы суммы к выплате совпали.

5. Недостача денег в кассе

Наличные проверяют так же через инвентаризацию: комиссия пересчитывает кассу, результат оформляют актом по форме ИНВ-15. Отдельного документа «инвентаризация кассы» с проводками в 1С:Бухгалтерии нет, поэтому недостачу отражают вручную.

1. Создайте операцию вручную: Дт 94 Кт 50.01 на сумму недостачи.
2. Когда кассир признал вину — Дт 73.02 Кт 94.
3. Если кассир сразу вносит деньги — оформите ПКО с видом операции «Прочий приход» и счётом 73.02 в корреспонденции.
4. Если виновного нет — Дт 91.02 Кт 94.

Нормы естественной убыли к деньгам не применяются: вся сумма — сверхнормативная. Излишек в кассе приходуют ПКО на прочие доходы: Дт 50.01 Кт 91.01.

6. Как оформить недостачу в УТ 11 и ERP

Логика в программах управленческого учёта другая: там нет счёта 94, недостачу списывают на статью расходов.

В УТ 11 документы ищите в разделе «Склад и доставка».

В ERP статья расходов определяет, как сумма попадёт в регламентированный учёт: на какой счёт и будет ли расход принят в налоговом учёте. Поэтому статью для недостач заводите отдельную, а не общую «Прочие расходы». Взыскание с виновного в ERP оформляют через расчёты с персоналом, а удержание — в модуле зарплаты.

Если УТ выгружает данные в БП, недостача придёт в бухгалтерию документом «Списание товаров». Распределение со счёта 94 по-прежнему делает бухгалтер в БП.

7. Что проверяет налоговая по недостачам

Инспектор начинает с документов, а не с проводок. Комплект, который стоит держать вместе:

• 📄 приказ о проведении инвентаризации (ИНВ-22) и состав комиссии;
• 📋 инвентаризационная опись ИНВ-3 и сличительная ведомость ИНВ-19 (для кассы — ИНВ-15);
• ✍️ объяснительная материально ответственного лица;
• 📐 расчёт убыли по нормам с указанием, какие нормы применены;
• 🏛 решение руководителя о списании и взыскании;
• 🧷 при отсутствии виновных — документ уполномоченного госоргана (например, постановление о приостановлении предварительного следствия).

Налог на прибыль

НДС

Среди оснований для восстановления НДС в п. 3 ст. 170 НК РФ недостача прямо не названа. Позиции Минфина и судов по этому вопросу расходились, поэтому решение о восстановлении организация принимает сама, оценив риски. Если восстанавливаете — в БП это делают документом «Восстановление НДС», сумма попадает в книгу продаж.

Проверка в 1С перед закрытием месяца

1. Сформируйте Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету по счёту 94. Конечное сальдо должно быть нулевым.
2. Ту же ведомость постройте по 73.02 в разрезе сотрудников — видно, кто сколько ещё должен.
3. Сверьте 98.04: остаток должен совпадать с непогашенной разницей по взысканиям.

8. Типичные ошибки при оформлении недостачи

• ❌ Инвентаризация до проведения всех документов. Через неделю бухгалтер проводит забытую реализацию, остаток уходит в минус, а «недостача» оказывается двойной. Решение: перед инвентаризацией проверьте отрицательные остатки и непроведённые документы по складу.
• ❌ Нормы убыли на всю недостачу. Норма — это предел, а не процент от недостачи. Если убыль по нормам 12 кг, а недостача 5 кг, списывают 5 кг.
• ❌ Пересортица без зачёта. Излишек одного сорта и недостача другого у одного кладовщика — сначала зачёт, потом убыль. Иначе раздуваются и недостача, и излишки.
• ❌ Удержание всей суммы за месяц. Предел 20% никто не отменял, даже если сотрудник «не против». Нужно письменное согласие на иной порядок.
• ❌ Распоряжение об удержании позже месяца. Удержание без согласия работника после срока ст. 248 ТК РФ незаконно — только добровольно или через суд.
• ❌ Разница 98.04 сразу в доходы. Доход признают по мере погашения долга, а не в день начисления.