Как оформить и рассчитать отпуск сотрудника в 1С

Отпуск в 1С 8.3 начисляют одним документом — он называется Отпуск. В ЗУП 3.1 его создают из раздела Зарплата, в Бухгалтерии 3.0 — из раздела Зарплата и кадры. Документ сам рассчитает средний заработок, сумму отпускных, удержит НДФЛ и начислит страховые взносы.

Главное, что нужно до начисления: заявление сотрудника и верные данные о заработке за расчётный период. Если в базе есть пробелы по прошлым начислениям, средний дневной заработок посчитается неправильно, и отпускные придётся пересчитывать.

Ниже — полный порядок: от проверки остатка дней отпуска до проводок и выплаты через ведомость. Пути указаны для интерфейса «Такси» актуальных релизов ЗУП 3.1 и БП 3.0.

Что проверить до оформления отпуска

Отпускные считаются от заработка за 12 календарных месяцев перед месяцем начала отпуска. Поэтому сначала убедитесь, что данные за этот период в базе полные.

• 📅 Остаток дней отпуска. В ЗУП откройте карточку сотрудника и команду Отпуска — там видно, сколько дней накоплено и сколько уже использовано. В БП 3.0 остатки так подробно не ведутся, их считают вручную или в отдельном учёте.
• 💰 Начисления за расчётный период. Зарплата, премии и другие выплаты за последние 12 месяцев должны быть проведены. Пропущенный месяц занижает средний заработок.
• 🚫 Исключаемые периоды. Больничные, командировки, прошлые отпуска и другие периоды сохранения среднего заработка из расчёта исключаются автоматически — но только если они внесены документами, а не «задним числом» вручную.
• 🏢 Основание. Заявление сотрудника и, при наличии, график отпусков. По закону о начале отпуска по графику работника уведомляют не позднее чем за две недели.

Создание документа и приказа на отпуск

Документ Отпуск одновременно служит и приказом: из него печатается форма Т-6.

В ЗУП 3.1:

1. Откройте раздел Зарплата → Отпуска (или Все начисления → Отпуск).
2. Нажмите Создать → Отпуск.
3. Выберите организацию и сотрудника.
4. В блоке Основной отпуск укажите дату начала и дату окончания — число календарных дней 1С посчитает сама.
5. Проверьте дату выплаты отпускных.

В Бухгалтерии 3.0:

1. Раздел Зарплата и кадры → Отпуска (документ доступен, если включён кадровый учёт и расчёт зарплаты в этой базе).
2. Далее — те же шаги: сотрудник, даты, проверка расчёта.

После заполнения нажмите Приказ — программа сформирует печатную форму Т-6. Её распечатывают, подписывают у руководителя и дают работнику под подпись.

Как 1С рассчитывает средний заработок

Это ядро всего расчёта. Формула закреплена в ст. 139 ТК РФ и Постановлении № 922.

Средний дневной заработок для отпуска:

Средний дневной = База за 12 месяцев / (12 × 29,3)

Где 29,3 — среднемесячное число календарных дней. В базу входят зарплата, премии и надбавки; не входят отпускные, больничные, матпомощь и прочие выплаты за неотработанное время.

Если один из 12 месяцев отработан не полностью (был больничный, отпуск, приём в середине месяца), по нему считают отработанные календарные дни:

Дни месяца = 29,3 / Календарных дней в месяце × Отработанные календарные дни

Пример. Оклад 50 000 ₽, все 12 месяцев отработаны полностью, исключаемых периодов нет. База — 600 000 ₽.

• Средний дневной: 600 000 / (12 × 29,3) = 600 000 / 351,6 = 1 706,48 ₽.
• Отпуск 14 дней: 1 706,48 × 14 = 23 890,78 ₽ — сумма отпускных до НДФЛ.

Премии в расчёте. Это частый источник расхождений. Ежемесячные премии учитываются в том месяце, за который начислены. А вот годовые и разовые премии по итогам работы входят в расчёт по особым правилам: годовая премия за прошлый год учитывается независимо от времени начисления, а премии за период дольше месяца — в размере месячной части за каждый месяц расчётного периода. 1С применяет эти правила автоматически, но только если премия начислена отдельным документом с правильным видом начисления, а не внесена суммой «вручную».

В документе Отпуск нажмите на любую сумму или на карандаш рядом с полем начисления — откроется расшифровка «Расчёт среднего заработка». Там видно, какие месяцы вошли в расчёт, какая база и сколько дней учтено. Всегда открывайте эту расшифровку перед проведением: так ловятся пропущенные месяцы и лишние исключения.

Начисление отпускных, НДФЛ и выплата

Когда даты и средний заработок проверены, документ рассчитывает итоговые суммы сам.

Что считает 1С в документе:

• сумму отпускных (средний дневной × календарные дни отпуска);
• НДФЛ с отпускных;
• страховые взносы (отражаются в учёте при проведении).

НДФЛ с отпускных удерживается при выплате. По действующему порядку (с 2023 года единые сроки) налог перечисляют в составе общего платежа по НДФЛ в зависимости от даты фактической выплаты.

В нашем примере: НДФЛ 13% с 23 890,78 ₽ = 3 105,80 ₽, на руки работник получит 20 784,98 ₽.

Выплата через ведомость:

1. В проведённом документе Отпуск есть поле с датой и способом выплаты — укажите, как платите: в банк, в кассу или перечислением.
2. Перейдите в раздел Выплаты и создайте ведомость (Ведомость в банк, Ведомость в кассу или Ведомость перечислением на счета).
3. Нажмите Заполнить — программа подтянет сумму к выплате по отпуску.
4. Проведите ведомость и сформируйте платёжный документ.

Если отпускные платят отдельно от зарплаты, в ведомости выбирают вид выплаты «Отпуск», чтобы попали только эти суммы, а не весь месячный расчёт.

Отражение в отчётности. Отпускные и удержанный с них НДФЛ попадают в расчёт 6-НДФЛ по дате фактической выплаты, а в расчёт по страховым взносам — по месяцу начисления. Поэтому отпуск, начисленный в одном месяце, а выплаченный в другом (например, на стыке месяцев), попадёт в разные отчётные периоды по НДФЛ и по взносам — это нормально и исправления не требует.

Отзыв из отпуска и перенос. Если сотрудника отозвали из отпуска, неиспользованные дни переносят на другой срок, а уже выплаченные отпускные за эти дни пересчитывают. В 1С это делают корректировкой исходного документа Отпуск либо отдельным документом перерасчёта — сумму излишне выплаченных отпускных удерживают из ближайшей зарплаты по согласованию с работником.

Проводки по отпуску и резерв отпусков

При проведении документа Отпуск (в ЗУП — после синхронизации с Бухгалтерией или при отражении зарплаты) формируются бухгалтерские проводки.

Счёт затрат (20, 23, 25, 26, 44) зависит от того, в каком подразделении работает сотрудник и как настроены способы отражения зарплаты в учёте. Настройка — в разделе Зарплата и кадры → Настройки зарплаты → Отражение в учёте.

Резерв отпусков (оценочное обязательство). По ПБУ 8/2010 организации формируют резерв на оплату отпусков. Тогда отпускные начисляются за счёт ранее созданного резерва:

• Дт 96 Кт 70 — начислены отпускные за счёт резерва;
• Дт 96 Кт 69 — взносы за счёт резерва.

Малые предприятия, применяющие упрощённые способы учёта, вправе резерв не создавать и списывать отпускные напрямую на счета затрат. Способ закрепляют в учётной политике. В 1С создание резерва включается в настройках учётной политики или расчёта зарплаты.

Дополнительные и особые виды отпусков

Ежегодный оплачиваемый — не единственный вариант. Большинство из них в 1С оформляются тем же документом Отпуск, но с разными блоками и настройками.

• 🏖️ Дополнительный оплачиваемый отпуск. Положен за вредные и опасные условия труда, ненормированный рабочий день, работу на Крайнем Севере и в других случаях. В документе Отпуск его добавляют в блок Дополнительный отпуск — он считается тем же средним заработком, что и основной, и может предоставляться вместе с ним одним документом.
• 📚 Учебный отпуск. Оформляется на основании справки-вызова из учебного заведения. Часть дней оплачивается по среднему заработку, часть — без сохранения оплаты, в зависимости от формы обучения и вида сессии. В 1С для него есть отдельный вид отпуска в том же документе.
• 🚪 Отпуск без сохранения оплаты (за свой счёт). Это отдельный документ — Отпуск без сохранения оплаты. Средний заработок не считается, начислений нет, но период фиксируется в учёте: он важен для стажа и для исключения из будущих расчётов среднего заработка.
• ⚖️ Отпуск с последующим увольнением. Сначала проводят документ Отпуск на положенные дни, затем — Увольнение с датой, следующей за последним днём отпуска. Компенсация за неиспользованные дни в этом случае уже не начисляется — дни отгуляны.

Отпуск по беременности и родам и по уходу за ребёнком к этому документу не относятся — они оформляются отдельными документами и рассчитываются по правилам пособий, а не среднего заработка для отпускных.

Частые ошибки при начислении отпуска

Эти ситуации чаще всего приводят к пересчёту и расхождениям.

Отдельно про перерасчёт: если после начисления в расчётном периоде задним числом провели премию или доначисление, 1С при следующем расчёте зарплаты предложит пересчитать отпуск. Отказываться от перерасчёта не стоит — иначе база среднего заработка так и останется неверной.

Частые вопросы