Как начислить отпускные в 1С:ЗУП: средний заработок, проводки, 6-НДФЛ

Отпускные в 1С:ЗУП 8.3 начисляют документом Отпуск в разделе Зарплата → Отпуска: выбираете сотрудника, указываете даты начала и окончания, программа сама считает календарные дни и средний заработок за 12 месяцев. Выплатить отпускные нужно не позднее чем за три календарных дня до начала отдыха (ст. 136 ТК РФ) — на это и завязан срок ввода документа.

Главная причина, по которой сумма «уезжает», — пустой или неполный заработок за расчётный период. Если данные о начислениях прошлых месяцев в базе есть и исключаемые периоды отмечены, расчёт собирается автоматически. Ниже — как заполнить документ , как читается средний заработок, какие проводки и отчёты формируются и что делать с переносами, отзывом и отпуском с последующим увольнением.

Что проверить до ввода документа «Отпуск»

Три минуты проверки на входе экономят перерасчёты потом. Прежде чем создавать документ, убедитесь, что по сотруднику закрыт расчётный период.

• 👤 Сотрудник оформлен приёмом, вид занятости и график указаны. Без этого среднедневной не на что умножать.
• 📅 Есть основание на отпуск — утверждённый график отпусков (журнал в разделе Кадры) или заявление. 1С допускает отпуск и вне графика.
• 💰 Заполнен заработок за 12 месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска. Если сотрудник переведён из другой базы или принят недавно — проверьте, что начисления прошлых периодов загружены, иначе средний будет нулевым.
• 🏖️ Корректны остатки отпусков. Положенные дни и уже использованные видны в документе и в отчёте по остаткам; расхождения правьте до начисления.
• 🚫 Отмечены исключаемые периоды — прошлые больничные, командировки, отпуска. Они не должны попасть в базу среднего.

Документ «Отпуск»: создаём и заполняем по шагам

Документ лежит в двух местах — Зарплата → Отпуска и Кадры → Все кадровые документы. Открывается одна и та же форма.

1. Нажмите Создать и выберите организацию и сотрудника. Месяц начисления подставится по дате начала.
2. На вкладке Основной отпуск поставьте флажок «Ежегодный основной отпуск» и укажите даты с и по. Количество календарных дней 1С посчитает сама; за полный рабочий год это 28 дней, если сотруднику не положен удлинённый.
3. Если в этот же период идёт дополнительный отпуск (за вредность, ненормированный день, северный) — откройте вкладку Дополнительные отпуска и добавьте его вид. Он посчитается отдельной строкой тем же средним.
4. Поле Дата выплаты поставьте не позже чем за три календарных дня до начала отпуска. Способ — «В межрасчётный период», если платите отдельной ведомостью, или «С зарплатой».
5. Проверьте вкладку Начислено (подробно) — там видны среднедневной заработок, число дней и сумма. На вкладке НДФЛ — удержанный налог.
6. Проведите документ кнопкой Провести и закрыть.

Количество календарных дней отпуска 1С считает по датам, не исключая праздники, — так и положено: праздничные дни в число дней отпуска не входят и сдвигают дату окончания. Если в период отпуска попадает государственный праздник, дата по автоматически сдвинется на день вперёд, а число оплачиваемых дней останется прежним. Это частый повод для вопросов, но ошибки тут нет.

Если сотрудник отработал не весь год, 1С всё равно рассчитает средний по фактически отработанным месяцам — отдельной «кнопки для новичков» не нужно.

Как 1С считает средний заработок для отпускных

Расчёт жёстко задан постановлением № 922, 1С лишь применяет его. Расчётный период — 12 календарных месяцев перед месяцем начала отпуска.

Формула среднедневного заработка для отпуска:

Среднедневной = База за 12 месяцев / 12 / 29,3
Отпускные = Среднедневной × Календарные дни отпуска

Число 29,3 — среднемесячное количество календарных дней, зафиксированное в ТК РФ. В базу входят зарплата, премии и надбавки; не входят больничные, отпускные, командировочные и материальная помощь.

Пример. Оклад 50 000 ₽, год отработан полностью, в базу вошло 600 000 ₽.

• Среднедневной: 600 000 / 12 / 29,3 = 1 706,48 ₽
• Отпуск 14 дней: 1 706,48 × 14 = 23 890,78 ₽

Если месяц отработан не полностью (был больничный или командировка), 29,3 по этому месяцу пересчитывается пропорционально отработанным календарным дням: 29,3 / дни месяца × отработанные календарные дни. 1С делает это автоматически по отметкам отсутствий — поэтому так важно, чтобы больничные были проведены до отпуска.

Из расчётного периода исключаются не только дни, но и выплаты за них:

• 🩺 больничные и декретные пособия;
• ✈️ командировки (там свой средний заработок);
• 🏖️ прошлые отпуска и дни без сохранения зарплаты;
• 🚌 простои и дни освобождения от работы с сохранением среднего.

Премии учитываются по-разному. Ежемесячные входят в базу фактически начисленными. Квартальные и годовые — пропорционально отработанному в расчётном периоде времени, если период их начисления не совпадает с расчётным. Проверить, как премия вошла в средний, можно в той же расшифровке по карандашу.

Если в организации повышались оклады, 1С применяет коэффициент индексации к выплатам до повышения — это обязательное требование постановления № 922, его легко упустить при ручной проверке. Коэффициент считается как отношение нового оклада к прежнему и применяется к заработку за месяцы до повышения.

Отдельный случай — когда весь расчётный период состоит из исключаемых дней (например, сотрудница только что вышла из декрета). Тогда средний берётся за предшествующие 12 месяцев с фактически отработанным временем, а если и их нет — по окладу текущего месяца. 1С выбирает вариант сама, но итог стоит сверить по расшифровке.

Проводки по отпускным, НДФЛ и выплата

В 1С:ЗУП бухгалтерских проводок как таковых нет — они формируются в 1С:Бухгалтерии после синхронизации по документу Отражение зарплаты в бухучёте. Типовая схема начисления отпускных:

Счёт затрат (20, 23, 25, 26, 44) подставляется по способу отражения, заданному для подразделения или начисления.

НДФЛ с отпускных удерживается в момент выплаты. Код дохода — 2012. С 2023 года датой получения дохода считается день выплаты, а налог перечисляется в бюджет в составе единого налогового платежа в установленный срок — отдельного «отпускного» срока уплаты больше нет.

Выплачивают отпускные ведомостью — Выплаты → Ведомости в банк (или в кассу). Если выбран способ «В межрасчётный период», ведомость создаётся на основании документа «Отпуск» и подхватывает сумму и удержанный налог автоматически.

Нестандартные случаи: аванс, больничный, отзыв, увольнение

Типовая схема ломается в нескольких ситуациях — их 1С закрывает отдельными механизмами.

Отпуск частями. Основной отпуск можно делить, но хотя бы одна часть должна быть не короче 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ). В 1С каждая часть оформляется отдельным документом «Отпуск» со своими датами — остаток дней уменьшается после проведения каждого.

Отпуск авансом. Если сотрудник берёт отпуск за ещё не отработанный рабочий год, документ проведётся. Но при увольнении до конца года излишне выплаченные отпускные удерживают — для этого в документе «Увольнение» есть расчёт компенсации и удержания за неотработанные дни.

Отпуск после больничного. Сначала проведите больничный, потом отпуск. Иначе дни болезни не исключатся из расчётного периода и средний окажется заниженным.

Болезнь во время отпуска. Отпуск продлевается или переносится (ст. 124 ТК РФ) по выбору работника. В 1С вводят больничный на дни болезни, а отпуск правят документом Изменение отпуска — он пересчитает даты и сумму.

Отзыв из отпуска. Неиспользованные дни возвращаются сотруднику, а выплаченные за них отпускные пересчитываются. Прикинуть сумму к удержанию или доплате удобно калькулятором ниже, а в базе отзыв оформляют тем же Изменением отпуска.

Отпуск с последующим увольнением. Оформляется связкой «Отпуск» + «Увольнение». Днём увольнения считается последний день отпуска, но окончательный расчёт и трудовую книжку выдают в последний рабочий день перед отпуском.

Компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении. Если сотрудник увольняется, не отгуляв дни, вместо отпуска начисляется компенсация. В 1С она считается автоматически в документе «Увольнение» тем же средним дневным заработком. Количество неиспользованных дней программа берёт из остатков: за полный отработанный год — 28 дней, за неполный — пропорционально отработанным месяцам (2,33 дня за каждый). Эта же компенсация облагается НДФЛ и взносами, в отличие от части отпускных она не требует соблюдения срока «за три дня».

Отчётность по отпускным: где они отражаются

Отдельного отчёта «по отпускам» для сдачи нет — отпускные попадают в общую зарплатную отчётность.

Расчётный листок сотрудника печатают из Зарплата → Отчёты по зарплате → Расчётный листок. Для внутренней проверки сумм удобен «Анализ зарплаты по сотрудникам» в том же разделе отчётов.

Если отпускные выплачены в одном месяце, а отпуск начинается в следующем, в 6-НДФЛ они попадут в период выплаты — это нормально и ошибкой не является.

Настройки ЗУП, которые упрощают работу с отпусками

Пара настроек экономит время на каждом начислении.

• Виды отпусков. Основной, дополнительные за вредность и ненормированный день, северные — заводятся один раз в разделе Настройка. Для каждого задаётся продолжительность и порядок расчёта.
• График отпусков. Ведётся в разделе Кадры. Из утверждённого графика документ «Отпуск» создаётся на основании — даты и дни подставляются сами.
• Резерв отпусков (оценочное обязательство). Если организация обязана его формировать, включается в учётной политике. Тогда при начислении отпуск списывается за счёт накопленного резерва, а не напрямую на затраты.
• Способы отражения в учёте. Правильно заданный счёт затрат для подразделения избавляет от ручной правки проводок после синхронизации с бухгалтерией.

Отдельно стоит проверить настройку расчёта отпусков в учётной политике: 1С позволяет выбрать, учитывать ли при расчёте среднего премии по месяцу начисления или по месяцу, за который они начислены. От этого напрямую зависит сумма, поэтому настройку задают один раз и дальше не трогают — иначе суммы по разным сотрудникам перестанут сходиться с ручной проверкой.

Если отпусками в организации занимается несколько человек, разграничьте права: кадровику — ввод дат и графика, расчётчику — суммы и выплаты. Это снимает значительную часть ошибок, когда документ правят с двух сторон.

Частые ошибки при начислении отпуска

Эти ситуации всплывают чаще всего — и все они про данные, а не про сам документ.