Начисление отпускных в 1С: график, документ, проводки и сроки

Отпускные в 1С начисляет документ «Отпуск»: он сам берёт заработок за расчётный период, делит на средний дневной и умножает на число дней. Вручную считать и вводить сумму не нужно — задача специалиста в том, чтобы к моменту расчёта в базе были корректные данные и чтобы начисление, НДФЛ и проводки совпали с графиком отпусков и сроком выплаты.

Полноценно отпуск рассчитывается в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) 3.1. В 1С:Бухгалтерии 3.0 документ «Отпуск» тоже есть, но только если в настройках включён учёт зарплаты в этой же базе и штат небольшой. В конфигурациях без модуля зарплаты (УТ 11, Розница, базовая УНФ) отпуск не начисляют — там нет расчётчика.

Ниже разберём весь путь: от проверки графика до печати приказа и записки-расчёта.

Что проверить до расчёта: график отпусков и данные сотрудника

Ошибки в отпускных почти всегда родом из данных, а не из арифметики. Перед вводом документа пройдите по короткому списку.

График отпусков утверждается не позднее чем за две недели до начала календарного года — то есть до 17 декабря (ст. 123 ТК РФ). В ЗУП 3.1 он хранится в разделе Кадры → Графики отпусков, в Бухгалтерии — в Зарплата и кадры → Отпуска (пункт может называться близко по смыслу). Документ-график не обязателен для расчёта, но без него вы не увидите остаток дней и плановые даты.

Отдельно посмотрите на остаток дней. Он складывается из 28 дней за каждый отработанный год плюс неиспользованные дни прошлых лет. Если сотрудник раньше работал в этой же базе, 1С ведёт остаток автоматически; при переносе из другой программы остатки вводят начальным документом, иначе отпуск уйдёт в минус и программа выдаст предупреждение о превышении.

Как создать документ «Отпуск» в 1С:ЗУП 3.1

Документ «Отпуск» одновременно и кадровый (фиксирует период отсутствия), и расчётный (начисляет отпускные).

1. Откройте Зарплата → Отпуска (в части релизов — Кадры → Отпуска) и нажмите Создать.
2. Выберите организацию, месяц начисления и сотрудника. Месяц — это месяц, в котором отпускные попадут в расчёт зарплаты, обычно совпадает с месяцем начала отпуска.
3. Укажите вид отпуска: Ежегодный основной оплачиваемый отпуск. Для дополнительных дней (вредность, ненормированный день) добавьте соответствующий вид отдельной строкой — тогда в одном документе пройдут и основной, и дополнительный отпуск, а суммы разделятся.
4. Заполните даты «с» и «по». Число календарных дней программа посчитает сама. Основной отпуск — 28 календарных дней в год (ст. 115 ТК РФ).
5. Проверьте поле даты выплаты — от неё зависит удержание НДФЛ и крайний срок перечисления денег.

После выбора дат на закладке с расчётом появятся суммы. Не вводите сумму отпускных руками — если цифра не сходится, ищите причину в данных расчётного периода, а не правьте итог.

Как программа считает средний заработок и сумму отпускных

Расчёт идёт по единой формуле из ст. 139 ТК РФ и Постановления № 922.

Расчётный период — 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска. Из него исключаются периоды, когда за работником сохранялся средний заработок (прошлые отпуска, командировки, больничные), и начисленные за них суммы.

Средний дневной заработок при полностью отработанном периоде:

Средний дневной = База за 12 месяцев / 12 / 29,3

Число 29,3 — среднемесячное количество календарных дней. Если месяц отработан не полностью, по нему берётся: 29,3 / дни в месяце × отработанные календарные дни.

Сумма отпускных = средний дневной заработок × число календарных дней отпуска.

Пример. Оклад 50 000 руб., 12 месяцев отработаны полностью, премий и исключаемых периодов нет.

Когда в периоде есть неполностью отработанный месяц, делитель по нему уменьшается. Допустим, в одном из 12 месяцев сотрудник был 10 календарных дней в отпуске, а сам месяц — 30 дней. Тогда за этот месяц в расчёт войдёт не 29,3, а 29,3 / 30 × 20 = 19,53 дня, а начисленные за время прошлого отпуска суммы из базы исключатся. За счёт этого средний дневной не «размывается» периодами, когда зарплата не начислялась в обычном размере.

Что именно исключается из расчётного периода:

• 🏖 дни ежегодного и дополнительного отпуска;
• 🏥 периоды временной нетрудоспособности (больничные);
• ✈️ командировки и другие случаи сохранения среднего заработка;
• 🛑 простои и забастовки не по вине работника;
• 👶 отпуск по уходу за ребёнком и декретные.

Чтобы увидеть, как программа пришла к сумме, в документе «Отпуск» нажмите кнопку с подробным расчётом среднего заработка (пиктограмма рядом с полем суммы) — откроется таблица помесячных начислений и отработанных дней. Там видно, какие суммы вошли в базу, а какие исключены.

Проводки по отпускным: бухгалтерский и налоговый учёт

Отпускные относятся на те же счета затрат, что и зарплата сотрудника: производство — счёт 20, общехозяйственные — 26, торговля — 44. Счёт определяется способом отражения, заданным для подразделения или начисления.

Если организация создаёт оценочное обязательство (резерв на оплату отпусков), начисление идёт за счёт резерва: Дт 96 Кт 70, а взносы — Дт 96 Кт 69. Малые предприятия, применяющие упрощённые способы учёта, резерв могут не формировать и списывать отпускные прямо на затраты.

В налоговом учёте отпускные — расходы на оплату труда. Их признают в месяце начисления; переходящий отпуск (например, с 28 июня по 25 июля) распределять по месяцам пропорционально дням для налога на прибыль не требуется в общем случае, но учётная политика может предусматривать иначе.

Способ отражения — ключевая настройка, от которой зависит счёт затрат. Он задаётся в учётной политике по зарплате, в карточке подразделения или в самом виде начисления. Если отпускные ушли не на тот счёт, правьте не проводку, а способ отражения: в разделе Настройка → Способы отражения зарплаты в бухучёте (ЗУП). После изменения перепроведите документ отражения зарплаты за месяц.

Проводки формируются не самим документом «Отпуск», а документом Отражение зарплаты в бухучёте (в ЗУП) при переносе в Бухгалтерию, либо напрямую, если учёт ведётся в одной базе.

Сроки выплаты отпускных и удержание НДФЛ

Отпускные выплачивают не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК РФ). Считаются именно календарные дни, включая выходные.

Пример: отпуск с понедельника 13 июля. Три календарных дня до него — 12, 11 и 10 июля. Значит, крайний срок выплаты — пятница 10 июля. За просрочку работодателю грозит компенсация по ст. 236 ТК РФ и штраф.

НДФЛ с отпускных удерживается в момент выплаты. С 2023 года налог перечисляется единым налоговым платежом, срок зависит от периода удержания:

• удержан с 1-го по 22-е число месяца — перечислить до 28-го числа этого месяца;
• удержан с 23-го по последнее число месяца — до 5-го числа следующего месяца.

Саму выплату проводят межрасчётной ведомостью, не дожидаясь зарплаты за месяц. В ЗУП это Выплаты → Ведомость в банк (или в кассу) с характером выплаты «Отпуск» и ссылкой на документ-основание. Тогда программа возьмёт именно сумму отпускных за вычетом НДФЛ и правильно отразит дату получения дохода для налогового учёта.

Страховые взносы с отпускных платят в общем порядке — до 28-го числа месяца, следующего за месяцем начисления. Напомним, что ФСС и ПФР с 2023 года объединены в Социальный фонд России (СФР), но на технику расчёта взносов в 1С это не влияет.

Печать приказа на отпуск и записки-расчёта

Из проведённого документа «Отпуск» печатаются основные кадровые формы — кнопка Печать в верхней командной панели:

• Приказ о предоставлении отпуска — унифицированная форма Т-6 (на нескольких сотрудников — Т-6а). С 2013 года форма необязательна, организация вправе применять собственный бланк, утверждённый в учётной политике.
• Записка-расчёт о предоставлении отпуска — форма Т-60. Показывает расчётный период, средний заработок и начисленную сумму; её подшивают как основание для бухгалтерии.

Основание для приказа — график отпусков или заявление сотрудника. После печати приказ подписывает руководитель, а работника знакомят с ним под подпись.

Отпуск без оплаты, учебный и компенсация вместо отдыха

Не каждый отпуск начисляет деньги — вид документа определяет, будет ли оплата.

Отпуск за свой счёт. Оформляется отдельным документом (Отпуск без сохранения оплаты в ЗУП). Дни отсутствия фиксируются в табеле, но отпускные не начисляются — оплаты нет по определению.

Учебный отпуск. Оплачивается по среднему заработку, если программа обучения имеет государственную аккредитацию, а сотрудник принёс справку-вызов от учебного заведения (ст. 173–177 ТК РФ). В 1С для него свой вид отпуска; расчёт среднего идёт по той же формуле, что и для ежегодного.

Замена отпуска деньгами. Компенсировать деньгами можно только часть, превышающую 28 календарных дней (ст. 126 ТК РФ). Основные 28 дней заменить нельзя — их нужно отгулять. Беременным женщинам и работникам до 18 лет замена не положена вовсе. Компенсация за неиспользованный отпуск без увольнения оформляется отдельным кадровым документом, а не документом «Отпуск».

Частые вопросы