Как рассчитать и начислить отпускные в программе 1С:ЗУП 8.3

Отпускные в 1С:ЗУП 8.3 начисляет один документ — Зарплата → Отпуска, кнопка «Создать». Программа сама возьмёт расчётный период, посчитает среднедневной заработок и умножит его на календарные дни отпуска. Ручной ввод суммы здесь почти всегда ошибка: если цифра «не сходится», причину ищут не в документе, а в данных за предыдущие 12 месяцев.

Частое заблуждение — считать отпуск в рабочих днях, как зарплату. Отпуск по статье 114 ТК РФ предоставляется в календарных днях, и средний заработок для него считается по собственной формуле с коэффициентом 29,3, а не по среднему за отработанные смены. Поэтому и настройки, и проверка результата отличаются от обычного начисления.

Ниже — весь путь: от графика работы и расчётного периода до проводок, НДФЛ и срока выплаты за три дня до отпуска.

Что проверить до создания документа

Корректный расчёт держится на трёх вещах, которые заполняются один раз и дальше работают сами.

🔹 Производственный календарь . Он задаёт, какие дни рабочие, а какие — праздничные. Нерабочие праздничные дни внутри отпуска не оплачиваются и удлиняют его (ст. 120 ТК РФ), поэтому календарь на текущий год должен быть заполнен. Проверить и обновить его можно в разделе Настройка → Производственные календари.

🔹 График работы сотрудника. От графика зависит, сколько дней считается отработанными в расчётном периоде. Графики ведутся в Настройка → Графики работы сотрудников и назначаются сотруднику в кадровых документах.

🔹 Данные о заработке за расчётный период. Средний заработок берётся за 12 календарных месяцев перед месяцем начала отпуска. Если сотрудник работает меньше года — за фактически отработанное время. Все начисления этого периода (оклад, премии, доплаты) должны быть проведены в базе, иначе база для среднего окажется занижена.

Как создать документ «Отпуск»

Основной документ находится в разделе Зарплата → Отпуска (тот же журнал доступен из раздела Кадры). Нажмите «Создать».

Заполните поля:

1. Месяц — месяц начисления, в котором отпускные попадут в расчётный листок.
2. Организация и Сотрудник — программа подставит их данные и график.
3. Вид отпуска — «Ежегодный основной», «Ежегодный дополнительный» или другой из списка. От вида зависит, оплачивается период или нет.
4. Период отпуска — даты «с» и «по». Количество календарных дней программа посчитает сама, исключив праздничные.
5. Отпуск за период — рабочий год, за который предоставляются дни (например, с даты приёма). Поле нужно для учёта остатка дней отпуска.

После заполнения дат на закладке «Начислено (подробно)» появится рассчитанная сумма отпускных. Отдельной закладкой идёт «Средний заработок» — там видно, из чего сложился расчёт.

Если сотрудник одновременно уходит в отпуск и, например, берёт материальную помощь к отпуску, вторую выплату оформляют отдельным документом — смешивать их в одном «Отпуске» не нужно.

Как программа считает средний заработок

Это ядро всего расчёта. 1С:ЗУП применяет формулу из статьи 139 ТК РФ и Постановления № 922.

Среднедневной заработок для отпуска:

Среднедневной = База за расчётный период / (29,3 × полные месяцы + дни в неполных месяцах)

Где:

• База — все учитываемые выплаты за 12 месяцев (оклад, производственные премии, надбавки). Отпускные, больничные и другие выплаты по среднему в базу не входят и из периода исключаются.
• 29,3 — среднемесячное число календарных дней (фиксированный коэффициент из ТК РФ).
• Неполный месяц (был отпуск, больничный, прогул) считается так: 29,3 / число календарных дней месяца × отработанные календарные дни.

Затем:

Сумма отпускных = Среднедневной × Календарные дни отпуска

Разберём на числах. Сотрудник с окладом 60 000 ₽ отработал все 12 месяцев полностью, других выплат не было. База — 720 000 ₽.

• Среднедневной: 720 000 / (29,3 × 12) = 720 000 / 351,6 = 2 047,78 ₽.
• Отпуск на 14 календарных дней: 2 047,78 × 14 = 28 668,92 ₽.

Теперь с неполным месяцем. Пусть в одном из 12 месяцев (30 календарных дней) сотрудник болел 10 дней, отработав 20 календарных. Этот месяц даёт: 29,3 / 30 × 20 = 19,53 дня вместо 29,3. При базе 700 000 ₽ (с учётом исключённого больничного):

• Знаменатель: 29,3 × 11 + 19,53 = 322,3 + 19,53 = 341,83.
• Среднедневной: 700 000 / 341,83 = 2 047,80 ₽.

Логика та же, меняется только знаменатель. Все эти промежуточные цифры программа показывает на закладке «Средний заработок» — именно по ним и стоит сверять расчёт.

Как проверить начисление и какие будут проводки

Перед выплатой расчёт нужно проверить — это две минуты, которые страхуют от переплаты и спора с сотрудником.

Что смотреть в самом документе:

• закладка «Средний заработок» — список выплат, вошедших в базу, и знаменатель;
• закладка «Начислено (подробно)» — сумма отпускных и исчисленный НДФЛ;
• число календарных дней отпуска — совпадает ли с заявлением и приказом.

Отчёты для сверки лежат в разделе Зарплата → Отчёты по зарплате:

• «Расчёт среднего заработка» — разворачивает формулу по месяцам, видно каждую выплату базы;
• «Расчётный листок» — показывает отпускные в составе начислений сотрудника.

Проводки формирует документ синхронизации с бухгалтерской программой (или сама 1С:Бухгалтерия после загрузки данных). Отпускные относятся к тому же счёту затрат, что и зарплата сотрудника:

Счёт затрат (20, 26, 44 и т. д.) подставляется по способу отражения зарплаты, заданному для подразделения или сотрудника.

Выплата отпускных и сроки по НДФЛ

Здесь ошибки стоят дороже всего — за нарушение срока выплаты положены проценты по статье 236 ТК РФ.

Срок выплаты. Отпускные выдают не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ). Считаются именно календарные дни, с учётом выходных. Если отпуск с понедельника, деньги должны уйти не позже четверга предыдущей недели.

Как оформить выплату. На основании проведённого документа «Отпуск» создаётся ведомость — Выплаты → Ведомости в банк (или «Ведомость в кассу»). В ведомости выбирается «Отпуск» как основание выплаты, и программа подтянет сумму к перечислению за вычетом НДФЛ.

НДФЛ. Налог с отпускных исчисляется в документе «Отпуск», а удерживается в момент выплаты по ведомости. Перечислить его в бюджет нужно в общие сроки для НДФЛ: налог, удержанный с 1-го по 22-е число, — до 28-го числа текущего месяца; с 23-го по последнее число месяца — до 5-го числа следующего. Отдельного «отпускного» срока, как было до 2023 года, больше нет.

Страховые взносы на отпускные начисляются так же, как на зарплату, и уплачиваются по общему сроку — до 28-го числа месяца, следующего за месяцем начисления. С 2023 года взносы по единому тарифу перечисляются в Социальный фонд России (СФР), образованный из ПФР и ФСС, — в учёте это отражается автоматически, отдельных действий от пользователя не требуется.

В отчётности отпускные попадают в расчёт 6-НДФЛ по дате фактической выплаты и в раздел с удержанным налогом за соответствующий период. Поэтому так важно, чтобы ведомость была проведена той же датой, когда деньги реально ушли сотруднику: расхождение дат — частая причина нестыковок в 6-НДФЛ.

Разные виды отпуска: что меняется в расчёте

Документ «Отпуск» закрывает несколько видов отпуска, и от выбранного вида зависит, оплачивается период и как считается средний.

🔹 Ежегодный основной — 28 календарных дней в год (ст. 115 ТК РФ). Оплачивается по среднему заработку, формула описана выше.

🔹 Ежегодный дополнительный — за вредные условия, ненормированный день, северные надбавки. Оплачивается так же, по среднему, и может начисляться вместе с основным в одном документе: программа сложит дни.

🔹 Учебный отпуск — для сотрудников, совмещающих работу с учёбой. Оплачивается по среднему, но основание — справка-вызов учебного заведения. В документе выбирается соответствующий вид, период берётся из справки.

🔹 Отпуск без сохранения заработной платы («за свой счёт») — оформляется тем же документом, но он не оплачивается. Средний не считается, НДФЛ и взносов нет. Дни такого отпуска сверх 14 в году уменьшают стаж для ежегодного отпуска — программа учтёт это при расчёте остатка.

Для отпуска по уходу за ребёнком и отпуска по беременности и родам используются отдельные документы, а не «Отпуск»: это пособия, а не оплата по среднему заработку.

Отзыв из отпуска и перерасчёт отпускных

Если сотрудника отозвали из отпуска или он заболел во время него, ранее выплаченные отпускные нужно пересчитать — за неиспользованные дни деньги подлежат возврату или зачёту.

Порядок в 1С:ЗУП 8.3 такой:

1. Оформите факт прерывания — документом Кадры → Отзыв из отпуска или больничным листом, который попадает на дни отпуска.
2. Программа автоматически сторнирует отпускные за неотгулянные дни и покажет сумму к удержанию в ближайшем расчёте зарплаты.
3. Излишне выплаченное удерживается из следующей выплаты либо вносится сотрудником в кассу — по соглашению.

Неиспользованные дни при этом возвращаются в остаток и могут быть предоставлены позже или присоединены к другому периоду. Остаток дней видно в отчёте Кадры → Отчёты по кадрам → Остатки отпусков.

Частые ошибки при начислении отпускных

Большинство расхождений в сумме — не сбой программы, а данные или порядок действий.

❌ Документ проведён до ввода зарплаты за прошлый месяц. Самая частая причина заниженной суммы: базы ещё нет в учёте. Решение — сначала провести все начисления расчётного периода, затем перезаполнить «Отпуск».

❌ Незаполненный производственный календарь. Если год не заполнен, программа неверно определит праздничные дни внутри отпуска и его длительность. Проверьте календарь перед первым отпуском года.

❌ Ручная правка суммы отпускных. Если переписать цифру руками, расчёт среднего «отвяжется» от данных, и при любом перезаполнении сумма слетит. Корректируйте не результат, а исходные данные.

❌ Выплата позже срока. Ведомость создана за один-два дня до отпуска — нарушение статьи 136 ТК РФ. Планируйте выплату с запасом в три календарных дня.

❌ Не исключены больничные и прошлые отпуска из базы. Они не должны попадать в расчётный период. В типовой конфигурации это происходит автоматически, но при ручном вводе начислений легко ошибиться — сверяйтесь с закладкой «Средний заработок».

Частые вопросы