Суточные по командировке в 1С:ЗУП 3.1: начисление, выплата, НДФЛ и взносы

Короткий ответ: в 1С:ЗУП 8.3 начислять суточные целиком не нужно. Документ Командировка считает средний заработок за дни поездки, а сами суточные выдаются подотчётно через бухгалтерию. В ЗУП попадает только часть сверх нормы — отдельным начислением, чтобы программа удержала НДФЛ и посчитала взносы.

Самая частая ошибка выглядит так: бухгалтер заводит в ЗУП 3.1 начисление «Суточные» на всю сумму, ставит способ отражения Дт 26 Кт 70 и радуется, что всё сошлось в расчётном листке. А потом те же 14 000 ₽ второй раз падают на 26-й счёт из авансового отчёта — расход задвоен, 6-НДФЛ поехал, долг по 71-му счёту висит до конца года.

Ниже — рабочая схема: что настроить в ЗУП 3.1 перед первой командировкой, как в 1С ЗУП начислить суточные по командировке правильно, как выплатить их сотруднику, какие проводки сформируются в Бухгалтерии 3.0 и какими отчётами всё проверить.

Суточные в 1С ЗУП: кто и что считает

Суточные — это не оплата труда, а компенсация дополнительных расходов из-за жизни вне дома (ст. 168 ТК РФ). Поэтому они живут на счёте 71 «Расчёты с подотчётными лицами», а не на 70-м.

Разделение обязанностей между программами:

Нормы, которые зашиты в НК РФ

Не облагаются НДФЛ и страховыми взносами (п. 1 ст. 217, п. 2 ст. 422 НК РФ):

• 🇷🇺 700 ₽ за каждый день командировки по России;
• ✈️ 2 500 ₽ за каждый день заграничной командировки.

Всё, что компания платит сверх — облагается НДФЛ и взносами по единому тарифу. Сам размер суточных государство не ограничивает: его устанавливает работодатель в положении о командировках или коллективном договоре.

Ориентиры по рынку (примерно, для настройки своего локального акта):

• регионы России — 700–1 200 ₽/день;
• Москва и Санкт-Петербург — 1 000–2 500 ₽/день;
• страны СНГ — 2 000–3 000 ₽/день;
• Европа, Азия, США — 2 500–5 000 ₽/день;
• федеральные госучреждения — 100 ₽/день (Постановление Правительства РФ № 729).

Подготовка: что настроить в ЗУП 3.1 один раз

Без этих трёх настроек документ Командировка либо не появится в меню, либо посчитает суточные не так, как нужно.

1. Включить командировки. Настройка — Расчёт зарплаты — Настройка состава начислений и удержаний → вкладка Отсутствия → флажок Командировки. После записи в разделе Кадры появится журнал Командировки, а в списке начислений — Командировка (оплата по среднему заработку).

2. Включить начисление сверхнормативных суточных. В том же окне откройте вкладку Прочие начисления и поставьте флажок Суточные сверх нормы (в некоторых релизах ЗУП 3.1 называется Выплата суточных сверх нормы). Программа создаст предопределённое начисление с правильным кодом дохода НДФЛ 4800 и обложением взносами.

Флажка нет — создайте начисление руками: Настройка — Начисления — Создать.

Наименование:        Суточные сверх нормы
Код:                 СУТСВН
Назначение:          Прочие начисления и выплаты
Начисление выполняется: По отдельному документу (Разовое начисление)
Формула:             Размер
НДФЛ:                облагается, код дохода 4800
Страховые взносы:    Доходы, целиком облагаемые страховыми взносами
Вид дохода (ИС):     Прочие доходы
Способ отражения:    Не отражать в бухучёте

3. Прописать размеры суточных. Удобнее держать их в отдельном справочнике-шаблоне или в показателе сотрудника, но на практике большинству хватает таблицы в положении о командировках и ручного ввода суммы в разовое начисление.

Шаг 1. Документ «Командировка» в 1С ЗУП 8.3

Путь: Кадры — Командировки — Создать (либо Зарплата — Командировки).

Что заполнить:

1. Месяц — месяц, в котором начисляется оплата по среднему.
2. Сотрудник — выбираем из справочника; если у человека несколько мест работы, укажите нужное.
3. Период — дата начала и дата окончания поездки. Считайте по факту: день выезда и день возвращения входят в командировку целиком (п. 11 Положения № 749).
4. Освободить ставку на период отсутствия — ставьте, если на место сотрудника берут замену.
5. Оплата — по умолчанию Вместе с зарплатой. Нужно выдать деньги до поездки — переключите на В межрасчётный период и укажите дату выплаты.
6. Вкладка Начисления (подробно) — здесь видно средний заработок и количество оплачиваемых дней.

Кнопка Печать даёт приказ по форме Т-9 и, при необходимости, командировочное удостоверение (форма Т-10 — не обязательна с 2015 года, но многие сохранили её в регламенте).

Как считать дни для суточных

• день выезда — даже если поезд в 23:50;
• день приезда — даже если самолёт сел в 00:30;
• выходные и праздники в командировке;
• дни в пути и вынужденные остановки (задержка рейса, карантин).

Пример: выезд 12 мая вечером, возвращение 19 мая утром → 8 календарных дней. При норме 1 500 ₽/день суточные = 12 000 ₽.

Загранкомандировка считается по дню пересечения границы (п. 18 Положения № 749):

• день выезда из России → по заграничной норме;
• день въезда в Россию → по российской норме.

Так, поездка в Казахстан с 3 по 7 июня: 3, 4, 5, 6 июня — заграничная норма, 7 июня — российская.

Шаг 2. Как выплатить суточные в 1С 8.3 ЗУП и бухгалтерии

Деньги сотрудник должен получить до отъезда (п. 10 Положения № 749). Два варианта.

Вариант А. Подотчёт из бухгалтерии (правильный и основной)

В Бухгалтерии 3.0:

1. Банк и касса — Кассовые документы — Выдача → вид операции Выдача подотчётному лицу. Или Банк и касса — Платёжные поручения / Списание с расчётного счёта → Перечисление подотчётному лицу.
2. Проводка: Дт 71.01 Кт 50.01 (или Кт 51).
3. После поездки — Банк и касса — Авансовые отчёты (в некоторых релизах Покупки — Авансовые отчёты), вкладка Прочее: строка «Суточные за 8 дней», сумма, счёт затрат.

Авансовый отчёт сотрудник сдаёт в срок, установленный руководителем — обычно 3 рабочих дня после возвращения (п. 6.3 Указания Банка России № 3210-У).

Вариант Б. Через ведомость ЗУП (когда суточные платят с зарплатой)

Так делают, если суточные выдаются не авансом, а вместе с ближайшей выплатой, и в базе ЗУП ведётся весь расчёт с сотрудником. Тогда:

1. Зарплата — Все начисления — Создать — Разовое начисление с видом Суточные (создаётся аналогично сверхнормативному, но без обложения, код НДФЛ не указывается).
2. Выплаты — Ведомости в банк (или Ведомости в кассу) → Заполнить.
3. В ведомости вид выплаты — Зарплата за месяц либо Разовое начисление, если платите в межрасчёт.

Шаг 3. Начисление суточных сверх нормы в ЗУП 3.1

Это и есть ответ на вопрос «как начислять суточные в 1С 8.3 ЗУП» применительно к налогам. Сами суточные в пределах нормы в ЗУП не нужны — нужна только разница.

Пример расчёта. Менеджер Семёнов был в командировке в Самаре 8 календарных дней. По положению компании — 1 500 ₽/день.

Порядок ввода:

1. Зарплата — Все начисления — Создать — Разовое начисление (или Зарплата — Разовые начисления).
2. Начисление — Суточные сверх нормы, сотрудник — Семёнов.
3. Дата дохода — последний день месяца, в котором утверждён авансовый отчёт (подп. 6 п. 1 ст. 223 НК РФ). Утвердили АО 22 мая → дата дохода 31 мая.
4. Сумма — 6 400 ₽.
5. Провести. НДФЛ 832 ₽ встанет на удержание при следующей выплате зарплаты, взносы попадут в расчёт месяца.

Для загранкомандировки сверхнормативную часть сначала переводят в рубли по курсу ЦБ на последний день месяца утверждения авансового отчёта, и только потом сравнивают с лимитом 2 500 ₽.

Проводки: что сформируется в бухучёте

Берём тот же пример — 12 000 ₽ суточных, из них 6 400 ₽ сверх нормы, затраты на счёт 26.

Счёт затрат зависит от подразделения и цели поездки:

• 📦 производственная поездка — 20 или 25;
• 🧑‍💼 административная — 26;
• 🛒 коммерческая, поездка к клиенту — 44;
• 🏗 поездка, связанная с приобретением ОС, — 08.

В налоговом учёте суточные списываются в расходы полностью, без нормирования (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Нормы 700/2500 ₽ работают только для НДФЛ и взносов.

Особенности по сценариям

Однодневная командировка

Суточные не положены: работник может ежедневно возвращаться домой (п. 11 Положения № 749). Если компания всё равно платит компенсацию за однодневную поездку — это не суточные, а иная выплата по локальному акту.

Безопасный вариант: прописать её в положении как «возмещение расходов при однодневной командировке» и не превышать 700 ₽. Превысили — обложите НДФЛ и взносами через то же начисление Суточные сверх нормы.

Командировка переходит на следующий месяц

Поездка с 27 мая по 6 июня. Документ Командировка в ЗУП 3.1 оформляется один, средний заработок распределяется по месяцам автоматически. Суточные — 11 дней одной суммой, а дата дохода по сверхнормативной части определяется по месяцу утверждения авансового отчёта (июнь).

Командировка продлена или отменена

• Продление — вводим второй документ Командировка на дополнительные дни и доплачиваем суточные отдельным расходным ордером.
• Отмена — документ Командировка помечаем на удаление (если ещё не выплачено) либо сторнируем через исправление. Выданные деньги сотрудник возвращает: Банк и касса — Поступление наличных — Возврат от подотчётного лица, проводка Дт 50.01 Кт 71.01.

Разные конфигурации

Типичные ошибки и как их избежать

1. Начислили в ЗУП все суточные как доход. Расход попадает на счёт затрат дважды — из начисления и из авансового отчёта. Проверка: ОСВ по 26-му счёту за месяц против суммы в авансовом отчёте.

2. У начисления «Суточные сверх нормы» остался способ отражения Дт 26 Кт 70. Та же задвоенность плюс искусственный долг по 70-му счёту. Ставьте Не отражать в бухучёте.

3. Дата дохода — день выдачи аванса. НДФЛ уходит в неверный период, 6-НДФЛ и уведомление по ЕНП расходятся с начислениями. Правильная дата — последний день месяца утверждения авансового отчёта.

4. Суточные посчитали по рабочим дням. Платить нужно за календарные, включая выходные и дни в пути. Обратная ошибка — оплата по среднему за календарные дни: средний заработок считается только за рабочие дни по графику.

5. Забыли день пересечения границы. Загранкомандировка: день возвращения в Россию — по российской норме 700 ₽, а не 2 500 ₽. Лишние 1 800 ₽ в лимите = недообложенный доход.

6. Не сдан авансовый отчёт. Сумма висит на Дт 71.01 месяцами. Налоговая при проверке может переквалифицировать её в доход сотрудника с НДФЛ и взносами.

7. Код дохода НДФЛ поставили 2000 или 4800 перепутали с 2510. Для сверхнормативных суточных — 4800 («Иные доходы»). Код 2000 (оплата труда) искажает и справку о доходах, и расчёт среднего в будущем.

8. Суточные включили в расчёт среднего заработка. Компенсационные выплаты в базу среднего не входят (Постановление Правительства РФ № 922). Если ЗУП подтянул суточные в средний — проверьте галочку Входит в базу начислений для расчёта среднего заработка в карточке начисления: её быть не должно.

Отчёты для проверки

После начисления и выплаты прогоните четыре отчёта — это пять минут, а находят почти все ошибки выше.

1. Расчётный листок — Зарплата — Отчёты по зарплате — Расчётный листок. Сверхнормативные суточные должны быть отдельной строкой в разделе «Начислено», НДФЛ — в «Удержано».
2. Подробный анализ НДФЛ по сотруднику — Налоги и взносы — Отчёты по налогам и взносам. Смотрим дату дохода, код 4800 и сумму удержанного налога.
3. Анализ взносов в фонды — тот же раздел. Сверхнормативная часть должна попасть в облагаемую базу единого тарифа.
4. ОСВ по счёту 71 в Бухгалтерии 3.0 — Отчёты — Оборотно-сальдовая ведомость по счёту. Сальдо по сотруднику после авансового отчёта должно быть нулевым (или равным перерасходу, который вы ему доплатили).

Частые вопросы