Как рассчитать и выплатить увольнение в 1С:ЗУП 8.3

Весь расчёт увольнения в 1С:ЗУП 8.3 собран в одном документе — он так и называется, Увольнение, и лежит в разделе Кадры → Увольнения (тот же журнал открывается из раздела Зарплата). Этот документ одновременно оформляет кадровый приказ, считает зарплату за отработанные дни, компенсацию за неиспользованный отпуск и, если нужно, выходное пособие, а заодно удерживает НДФЛ.

Выплатить всё это закон требует в последний рабочий день — ст. 140 ТК РФ. Поэтому порядок важен: сначала закрываем табель и премии за месяц увольнения, потом проводим Увольнение, формируем ведомость и только после — отчётность. Ниже разберём каждый шаг с конкретными путями меню и примером расчёта.

Что проверить и внести до расчёта

Прежде чем создавать документ, в программе уже должны быть данные за месяц увольнения — иначе окончательный расчёт получится неполным. Порядок простой: сначала закрываем всё, что влияет на сумму, и только потом запускаем расчёт увольнения. Переделывать проведённый документ из-за забытой премии — лишняя работа.

• 📅 Отработанное время. Если ведёте учёт по табелю (документ Табель), заполните его до даты увольнения. При графике «пятидневка» без отклонений табель не обязателен — программа посчитает дни по производственному календарю.
• 💰 Разовые начисления. Премии, доплаты, материальную помощь за последний месяц проведите отдельными документами (Премия, Разовое начисление) с датой до увольнения, чтобы они попали в расчёт.
• 🏖 Остаток отпуска. Откройте карточку сотрудника и проверьте, сколько дней отпуска накоплено и сколько использовано. В ЗУП остаток считается автоматически, но если сотрудника переносили из другой базы, баланс стоит сверить вручную.
• 🧾 Исполнительные листы и займы. Активные удержания программа подхватит в окончательный расчёт сама, но убедитесь, что они не завершились раньше срока.

Документ «Увольнение»: создание и заполнение

Нажмите Создать в журнале увольнений. В шапке выберите сотрудника и укажите дату увольнения — это последний рабочий день, за него зарплата ещё начисляется.

Документ разбит на вкладки:

1. Условия увольнения. Выберите основание — пункт и статью ТК РФ (например, п. 3 ч. 1 ст. 77 — по собственному желанию). Формулировку для приказа программа подставит автоматически.
2. Начисления и удержания. Здесь появляется строка компенсации за неиспользованный отпуск: количество дней программа рассчитывает сама по остатку. Если сотрудник отгулял отпуск авансом, вместо компенсации встанет удержание за излишне использованные дни.
3. Выходное пособие (вкладка появляется при соответствующем основании). Сумму и число дней можно задать вручную или рассчитать по среднему.

После заполнения проведите документ. По кнопке Печать доступны приказ по форме Т-8 и записка-расчёт. Сумму к выплате видно внизу формы.

Как в 1С считается компенсация за неиспользованный отпуск

Компенсация = средний дневной заработок × количество неотгулянных дней (ст. 127 ТК РФ). Оба значения ЗУП считает автоматически, но понимать логику полезно — чтобы поймать ошибку.

Дни отпуска. За полностью отработанный год положено 28 календарных дней, то есть 2,33 дня за каждый отработанный месяц. Излишки округляются в пользу работника. Если человек отработал 6 полных месяцев и отпуск не брал — к компенсации 14 дней.

Средний дневной заработок берётся за 12 календарных месяцев перед увольнением: сумма учитываемых выплат делится на 12 × 29,3. Для не полностью отработанных месяцев число 29,3 корректируется пропорционально отработанным дням.

В базу среднего заработка входят зарплата, премии и доплаты за труд. А вот что из расчёта исключается:

• отпускные и компенсации за прошлые отпуска;
• больничные и декретные;
• материальная помощь и другие выплаты социального характера;
• суммы командировочных за дни командировки (вместе с самими днями).

Если в каком-то месяце были такие периоды, ЗУП исключит и дни, и суммы автоматически, а число 29,3 для этого месяца пересчитает. Например, в месяце с 10 календарными днями больничного коэффициент составит 29,3 / 30 × (30 − 10) ≈ 19,53 вместо полных 29,3. Поэтому расчёт по «среднему» почти никогда не равен окладу, делённому на число дней — это нормально.

Пример. Оклад 60 000 ₽, отработано ровно 6 месяцев без отклонений, неотгулянных дней — 14.

• База за период: 60 000 × 6 = 360 000 ₽
• Средний дневной заработок: 360 000 / (6 × 29,3) = 2047,78 ₽
• Компенсация: 2047,78 × 14 = 28 668,92 ₽
• НДФЛ 13 %: 3726,96 ₽
• К выплате: 24 941,96 ₽

Компенсация за отпуск облагается и НДФЛ, и страховыми взносами — это не выходное пособие.

Окончательный расчёт: зарплата, удержания и НДФЛ

В день увольнения сотруднику причитается не только компенсация. Документ Увольнение собирает всё вместе:

• 🟢 зарплата за отработанные дни месяца увольнения;
• 🟢 компенсация за неиспользованный отпуск (или удержание за отгулянный авансом);
• 🟢 премии и доплаты, если они проведены до даты увольнения;
• 🔴 удержания по исполнительным листам, займам, профвзносам;
• 🔴 НДФЛ со всей облагаемой суммы.

НДФЛ при увольнении считается по дате фактического получения дохода. Удержанный налог нужно перечислить в бюджет в общие сроки уплаты НДФЛ — отдельного «ускоренного» срока для расчёта при увольнении нет.

Если сотрудник отгулял отпуск авансом, программа удержит излишне выплаченные отпускные. Удержание ограничено 20 % от суммы к выплате — если долг больше, остаток работник возвращает добровольно, принудительно взыскать нельзя.

Как проверить расчёт. Прежде чем платить, сверьте три вещи:

1. Открыть расчётный листок (кнопка Печать → Расчётный листок в документе увольнения) и глазами проверить строки начислений и удержаний.
2. Сверить число дней компенсации с остатком отпуска из карточки сотрудника — они должны совпасть.
3. Проверить, что НДФЛ рассчитан со всей облагаемой суммы, а не только с зарплаты. Для этого удобен отчёт по НДФЛ в разделе Налоги и взносы.

Если суммы в документе и в расчётном листке расходятся — почти всегда дело в непроведённом или проведённом задним числом начислении. Перезаполните документ увольнения.

Выплата в день увольнения

Расчёт нужно выдать не позднее последнего рабочего дня. Если человек в этот день не работал (например, увольнение по графику) — не позднее следующего дня после предъявления требования о расчёте.

Порядок в программе:

1. Создайте ведомость — Выплаты → Ведомость в банк или Ведомость через кассу.
2. В поле Выплачивать выберите значение, соответствующее расчёту при увольнении, и подберите сотрудника. Сумма подтянется из проведённого документа Увольнение.
3. Проведите ведомость и сформируйте платёжное поручение или расходный кассовый ордер .

Задержка расчёта грозит компенсацией по ст. 236 ТК РФ (проценты за каждый день просрочки) и штрафом по КоАП, поэтому ведомость лучше готовить сразу за документом увольнения.

Какие отчёты и справки сдать и выдать

Увольнение порождает отчётность в два адреса — в Социальный фонд (СФР, бывшие ПФР и ФСС объединены с 2023 года) и работнику на руки.

В СФР — не тяните со сроком:

• Подраздел 1.1 раздела 1 отчёта ЕФС-1 (сведения о трудовой деятельности, бывшая СЗВ-ТД) сдаётся не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа об увольнении. Это самый жёсткий срок.
• В 1С:ЗУП отчёт формируется в разделе Отчётность, справки → 1С-Отчётность, вид — ЕФС-1.

Работнику в день увольнения выдайте:

• расчётный листок;
• справку о доходах и суммах налога физлица (бывшая 2-НДФЛ) — печатается из Отчётность, справки;
• сведения по подразделу 1.2 раздела 1 ЕФС-1 (данные о страховом стаже);
• форму СТД-Р, если сотрудник выбрал бумажную трудовую книжку либо попросил сведения о трудовой деятельности;
• выписку из персонифицированных сведений о физлицах за последний месяц.

Справку для расчёта больничных по форме 182н с 2023 года не выдают — её отменили, данные для пособий СФР получает из отчётности сам.

Особенности при разных основаниях увольнения

Общий порядок одинаков, но детали расчёта зависят от статьи ТК РФ.

Выходное пособие и НДФЛ. При сокращении и ликвидации выходное пособие и сохраняемый заработок не облагаются НДФЛ и взносами в пределах трёх средних месячных заработков (шести — для районов Крайнего Севера). Сумма сверх лимита облагается в общем порядке. В документе Увольнение для этого есть отдельная вкладка выходного пособия — программа сама применит необлагаемый лимит.

Сохраняемый заработок за второй и третий месяц. В день увольнения по сокращению выплачивается только пособие за первый месяц. Заработок на период трудоустройства за следующие месяцы начисляется позже, когда работник подтвердит, что не трудоустроился. В 1С:ЗУП для этого оформляют отдельное начисление уже после увольнения — не пытайтесь заложить все три месяца сразу в документ увольнения.

Сроки предупреждения. Напомню для контекста: о сокращении предупреждают персонально под подпись не менее чем за два месяца. Это кадровая процедура, но от даты предупреждения зависит дата увольнения, которую вы ставите в документе.

Увольнение в середине месяца. Зарплата считается строго по отработанным дням до даты увольнения — здесь ручная корректировка обычно не нужна.

Увольнение по сокращению с отработкой. Если до даты увольнения ещё идут рабочие дни, проводите Увольнение в последний день, а не заранее, иначе табель закроется раньше времени.

Частые ошибки при расчёте увольнения

🔸 Провели увольнение раньше, чем внесли премию. Разовые начисления после проведения документа в расчёт не попадают. Сначала все начисления месяца — потом Увольнение.

🔸 Неверный остаток отпуска. Чаще всего — у сотрудников, перенесённых из другой базы или принятых в середине года. Остаток не подтянулся, компенсация посчиталась не на то число дней. Проверяйте баланс отпуска до расчёта.

🔸 Забыли про удержание за отпуск авансом. Если отпуск отгулян вперёд, а программа удержание не показала — скорее всего, в настройках учёта отпусков не установлено автоматическое удержание. Проверьте вкладку начислений и удержаний в документе.

🔸 Пропустили срок ЕФС-1. Подраздел 1.1 сдаётся на следующий рабочий день после приказа — это отдельный от зарплатной отчётности срок, про него легко забыть.

🔸 Ведомость датой раньше расчёта. Из-за этого выплата не закрывает начисление, и документ Увольнение остаётся с задолженностью. Держите обе даты одинаковыми.