Оформление и расчёт при увольнении сотрудника в 1С:ЗУП

Увольнение и окончательный расчёт в 1С:ЗУП 3.1 делает один документ — Кадры → Увольнения. Он одновременно формирует приказ (форма Т-8), считает зарплату за отработанные дни месяца, компенсацию за неиспользованный отпуск, удерживает НДФЛ и готовит данные для ведомости на выплату.

Расчёт при увольнении нужно выдать в последний рабочий день (ст. 140 ТК РФ). Поэтому документ проводят датой увольнения, а не «задним числом» в конце месяца. Ниже — порядок действий, формулы компенсации с числовым примером и список того, что отдают сотруднику на руки.

Что проверить до оформления увольнения

Перед вводом документа убедитесь, что в базе актуальны три вещи — иначе расчёт уйдёт с ошибкой, и придётся перепроводить.

• 📅 Отработанное время текущего месяца. Табель или данные о прогулах/больничных за месяц увольнения должны быть внесены. Зарплата за неполный месяц считается по фактически отработанным дням.
• 🏖 Остаток отпуска. 1С берёт остаток из кадровой истории: даты приёма, ежегодные отпуска, отпуска за свой счёт свыше 14 дней за рабочий год. Проверьте отчёт Кадры → Кадровые отчёты → Остатки отпусков на дату увольнения.
• 💵 Начисления и плановый ФОТ. Оклад, надбавки, районный коэффициент должны быть заданы в карточке сотрудника — они попадут в средний заработок.

Второе — это основание. От статьи ТК РФ зависят только формулировка приказа и состав выплат, сам расчёт зарплаты и компенсации одинаков:

Документ «Увольнение»: заполнение по шагам

Создайте документ из раздела Кадры → Увольнения по кнопке Создать либо прямо из карточки сотрудника.

1. Выберите сотрудника и укажите дату увольнения — последний рабочий день. На эту же дату встанет дата приказа.
2. На вкладке условий укажите основание (статью ТК РФ) и, при необходимости, выходное пособие.
3. В блоке компенсации за отпуск оставьте значение, которое 1С подставила автоматически. Варианта два:
   • компенсировать N дней неотгулянного отпуска — обычный случай;
   • удержать за отпуск, использованный авансом, если сотрудник отгулял больше, чем заработал.
4. Перейдите на вкладку «Начисления и удержания» — там виден весь окончательный расчёт: оплата по окладу за отработанные дни, компенсация отпуска, НДФЛ и прочие удержания.
5. Проверьте вкладку «Средний заработок» — по ней считается компенсация. Если данных за расчётный период нет (например, сотрудник только устроился), средний считается по окладу.
6. Нажмите Провести.

После проведения из документа печатаются приказ по форме Т-8 и записка-расчёт по форме Т-61. Записка-расчёт — это расшифровка среднего заработка и суммы компенсации; её подшивают к приказу.

Как считается компенсация за неиспользованный отпуск

1С считает компенсацию автоматически, но понимать формулу полезно — так проще поймать ошибку в остатке отпуска.

Шаг 1. Количество дней к компенсации. За каждый полный отработанный месяц полагается 28 / 12 = 2,33 дня отпуска. Неполный месяц округляют: отработано больше 15 дней — считают как полный, меньше — отбрасывают. Из начисленных дней вычитают уже использованные.

Шаг 2. Средний дневной заработок. База за расчётный период (12 месяцев до увольнения) делится на отработанные месяцы и на среднее число дней в месяце 29,3:

средний дневной = база / (число полных месяцев × 29,3)

Шаг 3. Сумма компенсации = средний дневной заработок × число дней к компенсации.

Числовой пример. Оклад 50 000 ₽, сотрудник отработал ровно 6 полных месяцев, отпуск не использовал:

• дней к компенсации: 2,33 × 6 = 14 дней;
• база за период: 50 000 × 6 = 300 000 ₽;
• средний дневной: 300 000 / (6 × 29,3) = 300 000 / 175,8 = 1 706,49 ₽;
• компенсация: 1 706,49 × 14 = 23 890,86 ₽;
• НДФЛ 13 %: 23 890,86 × 0,13 = 3 105,81 ₽ (округляется до 3 106 ₽);
• на руки по компенсации: 23 890,86 − 3 106 = 20 784,86 ₽.

Компенсация за неиспользованный отпуск облагается НДФЛ и страховыми взносами полностью — льгот по ней нет. Прикиньте сумму заранее, чтобы сверить с тем, что покажет 1С:

Окончательный расчёт: зарплата, НДФЛ и взносы

Окончательный расчёт — это сумма всего, что причитается в последний день:

1. Зарплата за отработанные дни месяца увольнения — по окладу и надбавкам пропорционально отработанному времени.
2. Компенсация за неиспользованный отпуск (или минус удержание за отпуск авансом).
3. Выходное пособие — если положено по основанию или соглашению.
4. Минус НДФЛ со всех облагаемых сумм.
5. Минус прочие удержания — алименты, займы, профвзносы, если они есть.

НДФЛ при увольнении удерживается в момент выплаты и перечисляется по общим срокам (с 2024 года налог платят дважды в месяц по уведомлениям). В ЗУП 3.1 суммы к перечислению собираются автоматически после проведения ведомости.

Проводки по бухучёту ЗУП не делает — она выгружает их в 1С:Бухгалтерию через синхронизацию документом «Отражение зарплаты в бухучёте». В учёте окончательный расчёт отражается стандартно: начисления — по дебету счетов затрат (20, 26, 44) и кредиту 70, удержанный НДФЛ — Дт 70 Кт 68.01.

При расчёте НДФЛ не забывайте про стандартные вычеты на детей — они применяются и в месяце увольнения, если право на них не исчерпано. Если у сотрудника был невозвращённый займ или неудержанные алименты, добавьте их в удержания до проведения ведомости: после увольнения взыскать остаток будет сложнее.

Выплата. После документа «Увольнение» создайте ведомость (Выплаты → Ведомости в банк или Ведомости в кассу) с видом выплаты «Увольнение» и датой — днём увольнения. Деньги должны уйти сотруднику именно в этот день. Если выплата идёт на карту, учитывайте время банковского перевода, чтобы средства поступили не позже даты увольнения.

Расчёт при сокращении и по соглашению сторон

Если основание — сокращение штата или ликвидация, к зарплате и компенсации отпуска добавляется выходное пособие и может сохраняться средний заработок на время поиска работы (ст. 178 ТК РФ). Порядок такой:

1. В день увольнения выплачивается выходное пособие в размере среднего месячного заработка. В документе «Увольнение» для этого есть поле выходного пособия — укажите количество оплачиваемых дней (рабочих дней первого месяца после увольнения).
2. За второй месяц сохраняется средний заработок, если человек не трудоустроился. Выплачивают по заявлению и трудовой книжке без записи о новой работе. Выходное пособие за первый месяц при этом засчитывается.
3. За третий месяц — только по решению службы занятости, если бывший сотрудник встал на учёт в течение 14 рабочих дней после увольнения и не был трудоустроен.

Вместо сохранения заработка по месяцам работодатель вправе выплатить единовременную компенсацию сразу — в размере двукратного среднего месячного заработка (трёхкратного, если сохранялся заработок и за третий месяц). Это удобно, когда расставаться нужно окончательно.

Средний месячный заработок для пособия считается иначе, чем компенсация отпуска: средний дневной заработок умножается не на календарные, а на рабочие дни оплачиваемого периода. В ЗУП 3.1 выходное пособие в день увольнения задаётся прямо в документе, а сохраняемый заработок за второй и третий месяцы оформляется отдельным начислением позже — когда сотрудник принесёт подтверждающие документы.

Для сокращения также помните про сроки предупреждения: уведомить работника нужно персонально под подпись не менее чем за два месяца до увольнения. В 1С это не настраивается автоматически — дату увольнения в документе ставят уже после истечения срока уведомления.

Ошибки, из-за которых сумма расчёта уходит неверной

• 🔴 Неверный остаток отпуска. Самая частая причина расхождений. Если в базе не внесены прошлые отпуска или неправильно указана дата приёма, компенсация будет завышена или занижена. Всегда сверяйте отчёт Остатки отпусков до проведения.
• 🔴 Не внесено отработанное время месяца. Без табеля за месяц увольнения 1С посчитает зарплату за полный месяц, а не за отработанные дни.
• 🔴 Выплата не в день увольнения. Ведомость с датой позже дня увольнения — нарушение ст. 140 ТК РФ и риск компенсации за задержку по ст. 236 ТК РФ.
• 🔴 Забыли про отпуск авансом. Если сотрудник отгулял отпуск вперёд, документ покажет удержание, а не компенсацию. Не «обнуляйте» его вручную — проверьте кадровую историю.
• 🔴 Выходное пособие обложили НДФЛ целиком. В пределах трёх (шести для Севера) средних заработков пособие не облагается — не ставьте галку «облагать» на всю сумму.

Отчётность и документы, которые выдают в день увольнения

При увольнении есть срочная отчётность и обязательный пакет документов на руки. Отделение ПФР и ФСС с 2023 года объединены в Социальный фонд России (СФР) — отчётность сдаётся в него.

Срочно в СФР: подраздел 1.1 раздела 1 отчёта ЕФС-1 (бывшая СЗВ-ТД) о кадровом мероприятии «Увольнение». Срок — не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа. В ЗУП 3.1 отчёт формируется в разделе Отчётность, справки → 1С-Отчётность (или из рабочего места кадровика).

На руки сотруднику в день увольнения:

Справка о заработке по форме 182н отменена с 2023 года — отдельно её выдавать не нужно, данные для расчёта пособий новый работодатель запрашивает в СФР. По письменному заявлению работника также выдают заверенные копии приказов и справки о доходах (2-НДФЛ формируется в ЗУП 3.1 из раздела Налоги и взносы).

Увольнение в 1С:ЗУП 3.1 — это один документ, корректный остаток отпуска и выплата день в день. Если суммы сходятся с ручной прикидкой, а ЕФС-1 ушёл на следующий рабочий день, расчёт закрыт без рисков.