Аванс по зарплате в ЗУП 3.1 и Бухгалтерии 3.0: от настройки до ведомости и проводок

Аванс в 1С не начисляют отдельным видом расчёта — его рассчитывают и выплачивают ведомостью. В ЗУП 3.1 сумма берётся из способа расчёта аванса в кадровом документе сотрудника, а при способе «Расчетом за первую половину месяца» — из документа Зарплата → Начисление за первую половину месяца. Деньги уходят ведомостью с видом выплаты «Аванс»: в банк по зарплатному проекту, на карты или через кассу. В бухгалтерском учёте это одна проводка Дт 70 Кт 51 (или 50).

НДФЛ с аванса при выплате не удерживают: доход в виде зарплаты считается полученным в последний день месяца. Налог удержат при окончательном расчёте вместе с зарплатой. Исключение — аванс, выплаченный в последний день месяца или позже, о нём ниже.

Что проверить в программе до первой выплаты аванса

Без трёх настроек ведомость не заполнится или заполнится нулями.

Даты выплаты и порядок выплаты в организации

В ЗУП 3.1 откройте карточку организации: Настройка → Организации, вкладка «Учетная политика и другие настройки», ссылка «Бухучет и выплата зарплаты». Здесь задают дату выплаты зарплаты и способ выплаты по умолчанию. Если у подразделения свой график выплат, его можно указать в карточке подразделения.

По ТК РФ зарплату платят не реже чем каждые полмесяца и не позднее 15 календарных дней после окончания периода. Отсюда типовая схема:

На практике аванс платят 20–25 числа, зарплату — 5–10 числа. Конкретные даты закрепляют в правилах внутреннего трудового распорядка или в коллективном договоре.

Зарплатный проект

Если деньги идут через банк по договору зарплатного проекта:

1. Включите использование зарплатных проектов в настройках расчёта зарплаты (Настройка → Расчет зарплаты).
2. Заполните справочник Выплаты → Зарплатные проекты: банк, номер договора, формат обмена.
3. Введите лицевые счета сотрудников. Для массового ввода есть документ «Открытие лицевых счетов сотрудников» в разделе Выплаты, а номера, присланные банком, удобно загрузить из файла.
4. Укажите зарплатный проект как способ выплаты в карточке организации или у конкретного сотрудника.

Способ расчёта аванса у сотрудника

Он задаётся в документах «Прием на работу», «Кадровый перевод» и «Изменение оплаты труда» (поле «Аванс»). Вариантов три:

• 💰 Фиксированной суммой — например, 25 000 ₽ каждый месяц.
• 📊 Процентом от тарифа — например, 40% оклада.
• 🗓 Расчетом за первую половину месяца — программа считает фактически заработанное с 1 по 15 число.

Чтобы поменять аванс сразу группе сотрудников без кадровых переводов, в ЗУП есть документ «Изменение аванса». Найдите его через поиск по разделам или в списках документов раздела Зарплата.

Нужен ли отдельный вид начисления «Аванс»

Нет, и создавать его не стоит. Аванс — это выплата части зарплаты, а не новое начисление. Если завести вид начисления «Аванс» с суммой, программа добавит её к доходу: удвоит базу НДФЛ и взносов и испортит 6-НДФЛ.

Что действительно настраивают в видах начисления:

• 🔧 Участие в расчёте за первую половину месяца. В документ «Начисление за первую половину месяца» попадают оклад и те начисления, у которых в карточке включено участие в расчёте первой половины. Если надбавка за стаж или доплата за вредность должна входить в аванс, проверьте эту настройку в карточке вида начисления (Настройка → Начисления).
• 🔧 Разовые выплаты с авансом. Премию или материальную помощь можно начислить отдельным документом до выплаты аванса и выплатить в той же ведомости. Это уже не аванс, а самостоятельный доход: НДФЛ с него удерживается при выплате.

Начисление аванса в 1С ЗУП 3.1 пошагово

Последовательность зависит от способа расчёта аванса.

Фиксированная сумма или процент от тарифа

Отдельного расчётного документа не нужно, сумму возьмёт сама ведомость.

1. Откройте Выплаты → Ведомости в банк (или «Ведомости на счета», «Ведомости в кассу» — по способу выплаты).
2. Нажмите «Создать».
3. Укажите месяц выплаты, дату, организацию и, если нужно, подразделение или зарплатный проект.
4. В поле «Выплачивать» выберите «Аванс».
5. Нажмите «Заполнить». Программа подставит суммы по способу аванса каждого сотрудника.
6. Проверьте список и суммы, проведите документ.

Пример: оклад 60 000 ₽, аванс 40% от тарифа. В ведомость попадёт 24 000 ₽.

Расчётом за первую половину месяца

Этот способ точнее: если сотрудник болел или был в отпуске, аванс уменьшится.

1. Откройте Зарплата → Начисление за первую половину месяца.
2. Создайте документ, укажите месяц и дату начисления.
3. Нажмите «Заполнить». В табличную часть попадут сотрудники со способом аванса «Расчетом за первую половину месяца» и их начисления за дни с 1 по 15 число.
4. Проверьте расчёт и проведите документ.
5. Создайте ведомость с видом выплаты «Аванс» и нажмите «Заполнить» — суммы подтянутся из документа.

Расчёт на числах. Оклад 60 000 ₽, в месяце 22 рабочих дня, из них 11 приходится на первую половину.

• Отработал все 11 дней: 60 000 × 11 / 22 = 30 000 ₽.
• Отработал 7 дней, остальные болел: 60 000 × 7 / 22 = 19 090,91 ₽.

Выгрузка в банк по зарплатному проекту

После проведения ведомости на счета её выгружают в файл обмена с банком (команда выгрузки есть в форме ведомости и в списке ведомостей). После того как банк зачислит деньги, загрузите подтверждение: программа отметит, кому выплата прошла. Сотрудники с ошибкой зачисления останутся невыплаченными, по ним делают новую ведомость.

Как отменить или поправить аванс

• Ведомость ещё не выгружена и не оплачена — исправьте суммы и проведите заново.
• Деньги уже ушли — не правьте проведённую ведомость задним числом. Переплату погасит окончательный расчёт: в конце месяца из начисленной зарплаты вычтется весь выплаченный аванс.

Аванс в Бухгалтерии 3.0 и проводки

Выплата аванса в БП 3.0

Если зарплату считают прямо в Бухгалтерии:

1. Откройте Зарплата и кадры → Ведомости в банк (или «Ведомости в кассу»).
2. Создайте ведомость, в поле вида выплаты выберите «Аванс».
3. Заполните список сотрудников и суммы, проведите.
4. Оплатите ведомость: из ведомости в банк создайте «Списание с расчетного счета» с видом операции «Перечисление заработной платы», из ведомости в кассу — «Выдачу наличных».

Сама ведомость проводок не делает. Проводку формирует платёжный документ.

Если учёт ведут в связке ЗУП 3.1 + БП 3.0, ведомости приходят в Бухгалтерию синхронизацией. Бухгалтеру остаётся провести по ним списание с расчётного счёта или выдачу наличных.

Проводки за месяц

Пример на тех же цифрах: оклад 60 000 ₽, аванс 30 000 ₽, НДФЛ 13%.

Проверка: 60 000 − 7 800 = 52 200 ₽ на руки за месяц. Аванс 30 000 уже выплачен, остаток 52 200 − 30 000 = 22 200 ₽.

Счёт затрат (20, 25, 26, 44) зависит от способа отражения зарплаты, заданного для сотрудника или подразделения. Аванс на счёт затрат не влияет — он только гасит задолженность по счёту 70.

Аванс в 6-НДФЛ, РСВ и балансе

НДФЛ и 6-НДФЛ

• 📅 Дата получения дохода в виде зарплаты — последний день месяца (п. 2 ст. 223 НК РФ). Поэтому с аванса, выплаченного до конца месяца, налог не удерживают.
• 🧾 Отдельной строкой аванс в 6-НДФЛ не показывают. Весь доход за месяц отражается как зарплата, а удержанный налог — на дату окончательного расчёта.
• ⚠️ Если аванс выплачен в последний день месяца или позже (например, 31-го), к этому моменту доход уже считается полученным. Налог удерживают из такой выплаты.

ЗУП это учитывает: при выплате в последний день месяца ведомость рассчитает и удержит налог. Проверьте колонку НДФЛ в ведомости, если дата аванса сдвинулась на конец месяца.

Страховые взносы и РСВ

Взносы начисляют на дату начисления дохода — то есть в конце месяца на всю зарплату. Аванс отдельной базы не создаёт и в РСВ отдельно не виден.

Бухгалтерский баланс

Обычно к концу месяца зарплата начислена, и счёт 70 закрывается с кредитовым сальдо (долг перед сотрудниками за вторую половину). Дебетовое сальдо по 70 появляется, когда аванс больше начисленного. Например, сотрудник получил 30 000 ₽ и уволился 10-го. Такую сумму показывают в составе дебиторской задолженности, а не уменьшают ею кредиторку.

Налоговый учёт аванса на ОСНО и УСН

На УСН «доходы минус расходы» в БП 3.0 расход по зарплате попадает в книгу учёта доходов и расходов при закрытии месяца, когда есть и начисление, и оплата. Если аванс выплачен, а «Начисление зарплаты» за месяц не проведено, расход не появится.

Как сократить ручную работу с авансом

• ⚙️ Один способ аванса для всех. Когда у части людей фиксированная сумма, а у части процент, ведомость заполняется неравномерно. Унифицируйте через документ «Изменение аванса».
• ⚙️ «Расчетом за первую половину месяца» для сменных и сдельщиков. Фиксированная сумма у них часто приводит к переплате в месяцы с больничными.
• ⚙️ Отдельные ведомости по зарплатным проектам. Если банков два, отбор по зарплатному проекту в ведомости избавит от ручной разбивки.
• ⚙️ Синхронизация ЗУП и БП. Ведомости не придётся вводить в Бухгалтерии повторно, бухгалтер только оплачивает их.
• ⚙️ Обмен с банком файлами. Выгрузка ведомости и загрузка подтверждения вместо ручного реестра в клиент-банке исключают опечатки в номерах счетов.

Перед каждой выплатой удобно пройтись по короткому списку:

Ошибки, из-за которых аванс считается неверно

Частые вопросы