Начисление зарплаты в 1С:ЗУП — от табеля до ведомости

Начислить зарплату за месяц в 1С:ЗУП — это один документ: Зарплата → Начисление зарплаты и взносов. Нажали «Заполнить» — программа подтянула оклады и тарифы по отработанному времени, посчитала НДФЛ, страховые взносы и удержания. Но чтобы цифры в нём были верными, перед этим нужно закрыть табель и ввести все отклонения: больничные, отпуска, прогулы, премии.

Разберём весь цикл по порядку: от проверки исходных данных до ведомости на выплату и переноса сумм в бухгалтерию. Пути в тексте — для 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1; в конфигурации 1С:Бухгалтерия с блоком зарплаты логика та же, но часть документов там упрощена.

Проверка исходных данных и табеля

Основа расчёта оклада — отработанное время. 1С:ЗУП считает его двумя способами, и от выбранного режима зависит, нужно ли вам вообще трогать табель.

В настройках Настройка → Расчёт зарплаты выбирается метод учёта времени:

• 📌 По отклонениям. Программа считает, что все работают по графику, а вы вводите только отклонения (болезнь, отпуск, прогул). Табель заполняется автоматически. Это режим по умолчанию и самый частый.
• 📌 По фактической выработке. Время заносится документом Табель вручную — для сменных графиков, вахты, почасовой оплаты.

Перед расчётом убедитесь, что на всех сотрудников заведены актуальные кадровые данные. Оклад, тарифная ставка и график работы берутся из приёма на работу или кадрового перевода (Кадры → Приёмы, переводы, увольнения). Если сотруднику с середины месяца подняли оклад, но перевод не оформлен, программа посчитает зарплату по старой сумме.

Проверьте, что все приёмы, увольнения и переводы за месяц проведены до запуска расчёта — иначе суммы придётся пересчитывать заново.

Больничные, отпуска и другие отсутствия

Каждое отклонение от нормального графика вводится своим документом — только так программа правильно уменьшит оклад за дни отсутствия и начислит замещающую выплату.

Основные документы находятся в разделах Зарплата и Кадры:

Больничный лист с 2022 года приходит в 1С электронно (ЭЛН). В документе Больничный лист по кнопке запроса подтягиваются данные из Социального фонда (СФР — так с 2023 года называется объединённый ПФР и ФСС). Первые три дня болезни оплачивает работодатель, остальное — напрямую фонд, поэтому в начислении у вас отразятся только эти дни.

Отпускные по закону выплачиваются за три календарных дня до начала отпуска, поэтому документ Отпуск обычно проводят заранее, отдельной выплатой, а не вместе с зарплатой за месяц.

Если нужно прикинуть сумму выплаты до ввода документа, под рукой держите калькуляторы:

Премии, доплаты и разовые начисления

Переменная часть зарплаты вводится отдельными документами — до основного начисления, чтобы она попала в тот же месяц.

• 🎯 Премия — документ Зарплата → Премии. Поддерживает процент от оклада, фиксированную сумму и расчёт по показателям.
• 🎯 Разовое начисление — для нерегулярных выплат, которые не описаны отдельным документом.
• 🎯 Материальная помощь — отдельный вид, важен для корректного обложения НДФЛ и взносами (часть суммы не облагается).
• 🎯 Доплаты за совмещение, замещение — через соответствующие документы раздела Зарплата.

Чтобы премия или доплата вообще появились в списке, соответствующее начисление должно быть заведено в плане видов расчёта (Настройка → Начисления). Если нужного вида там нет — его добавляют один раз, с указанием способа расчёта и порядка обложения НДФЛ и взносами.

Вид начисления с неверно настроенным обложением — частая причина расхождений с НДФЛ. Проверьте галки обложения при создании нового начисления.

Расчёт начислений, НДФЛ и удержаний

Теперь основной документ — Зарплата → Начисление зарплаты и взносов. Он собирает всё, что вы ввели раньше, и доводит расчёт до итоговой суммы к выплате.

Порядок работы:

1. Создайте документ, укажите месяц начисления и организацию.
2. Нажмите «Заполнить» — таблица заполнится всеми сотрудниками с их начислениями.
3. На закладке «Начисления» проверьте оклад и отработанные дни по каждому.
4. Закладка «НДФЛ» — удержанный налог. Базовая ставка 13 %; с высоких доходов налог считается по прогрессивной шкале, повышенные ставки применяются к сумме сверх установленного порога.
5. Закладка «Удержания» — исполнительные листы, удержания по займам, профсоюзные взносы, если они настроены.
6. Закладка «Взносы» — страховые взносы по единому тарифу.

Как считаются ключевые суммы:

• Оклад за месяц = оклад ÷ норма рабочих дней × отработанные дни. При полной отработке — полный оклад.
• НДФЛ = (начисления − применённые вычеты) × ставка. Стандартные вычеты на детей подтягиваются из карточки сотрудника (Кадры → Сотрудники → Налог на доходы), если там введено заявление.
• Страховые взносы считаются на фонд оплаты труда по единому тарифу 30 % в пределах предельной базы и 15,1 % сверх неё. Для субъектов МСП действует пониженный тариф на часть зарплаты свыше 1,5 МРОТ.

Разберём на примере. Оклад 60 000 ₽, месяц отработан полностью, вычетов нет:

• НДФЛ: 60 000 × 13 % = 7 800 ₽
• К выплате: 60 000 − 7 800 = 52 200 ₽
• Взносы работодателя: 60 000 × 30 % = 18 000 ₽ (в пределах базы)

Взносы в сумму «на руки» не входят — это расход работодателя сверх зарплаты.

Анализ результата и поиск ошибок

Проведённый документ — ещё не повод выплачивать. Сначала сверьте цифры отчётами из раздела Зарплата → Отчёты по зарплате.

Что смотреть:

• 📊 Расчётный листок — детализация по одному сотруднику: начислено, удержано, к выплате. Выдаётся работнику по требованию ТК РФ.
• 📊 Анализ зарплаты по сотрудникам — свод по всем: удобно сравнить с прошлым месяцем и заметить резкие скачки.
• 📊 Полный свод начислений, удержаний и выплат — контрольная сумма по организации.
• 📊 Проверка расчёта зарплаты — служебный отчёт, который подсвечивает подозрительные места: отрицательные суммы, отсутствие НДФЛ, расхождения.

Частые причины расхождений и что с ними делать:

Если ошибка найдена — исправьте первичный документ (кадровый, больничный, настройку начисления) и перезаполните «Начисление зарплаты и взносов». Пересчитывать вручную в самом документе не нужно.

Отдельный случай — ошибка вскрылась уже после закрытия и выплаты месяца. Исправлять задним числом проведённый период рискованно: разъедутся налоговая база и выплаты. ЗУП для этого ведёт перерасчёты: вы меняете данные в прошлом месяце, а разница (доначисление или сторно) автоматически попадает в документ начисления текущего месяца. Увидеть, по кому накопился перерасчёт, можно в отчёте Зарплата → Отчёты по зарплате → Перерасчёты. Поэтому в большинстве ситуаций закрытый месяц не трогают, а правку делают текущим периодом — это чище для НДФЛ и отчётности в СФР.

Ведомость на выплату зарплаты

После проверки формируется документ на выплату. Выбор зависит от способа перечисления — он задаётся в Выплаты:

• 🏦 Ведомость в банк — для зарплатного проекта, перечисление на карты сотрудников.
• 💵 Ведомость в кассу — выдача наличными.
• 🏦 Ведомость на счета — перечисление на личные счета, не входящие в зарплатный проект.

В ведомости указывается месяц и вид выплаты: аванс (за первую половину месяца) или зарплата за месяц. По кнопке «Заполнить» подтягиваются суммы к выплате с учётом уже выплаченного аванса.

Зарплата по закону выплачивается не реже чем каждые полмесяца, окончательный расчёт за месяц — не позднее 15-го числа следующего месяца (ст. 136 ТК РФ). Конкретные даты закрепляются в локальном акте организации.

С 2023 года НДФЛ удерживается при каждой выплате, в том числе с аванса. Поэтому сумма аванса в ведомости уже уменьшена на налог — это не ошибка, а действующий порядок.

Отражение зарплаты в бухгалтерском учёте

Чтобы начисленная зарплата попала в проводки и в отчётность, её переносят в бухгалтерскую программу. За это отвечает документ Зарплата → Отражение зарплаты в бухучёте.

Как это работает:

1. В ЗУП создаётся и заполняется Отражение зарплаты в бухучёте за месяц — суммы группируются по способам отражения (по подразделениям, видам начислений).
2. Через синхронизацию данные выгружаются в 1С:Бухгалтерию, где формируется одноимённый документ с проводками.

Типовые проводки по зарплате выглядят так:

Счёт затрат (20, 23, 25, 26, 44) определяется способом отражения, который привязан к подразделению или к виду начисления в настройках учёта зарплаты. Если новое подразделение или начисление появилось, а способ отражения для него не задан, документ выгрузится без проводок по этим суммам — их придётся дозаполнять вручную.

Частые вопросы