Как начислить зарплату сотрудникам в 1С:ЗУП редакции 2.5

Начисление зарплаты в 1С:ЗУП 8.2 — это не один документ, а цепочка: сначала расчёт начислений и НДФЛ, затем страховые взносы, потом ведомость на выплату и в конце отражение в бухгалтерском учёте. Главная ошибка новичка — провести один документ «Начисление зарплаты сотрудникам организаций» и считать месяц закрытым. Проводки при этом в регламентированный учёт не попадут.

Речь идёт о конфигурации «Зарплата и управление персоналом», редакция 2.5, на платформе 8.2 со старым интерфейсом (меню и функциональные панели, а не «Такси»). Если вы работаете в ЗУП 3.1, пути меню будут другими — здесь всё про 2.5. Разберём весь цикл по порядку: от проверки исходных данных до готовых проводок.

Что проверить до расчёта

Зарплата считается на основе уже введённых данных. Если расчёт выдаёт нули или неполные суммы — почти всегда дело в том, что чего-то из списка ниже не хватает.

• 📅 Производственный календарь на расчётный год заполнен и содержит праздники и переносы.
• ⏰ Графики работы созданы и назначены сотрудникам (через кадровые документы).
• 💰 Плановые начисления введены — оклад, надбавки, премии задаются приказом о приёме или кадровым переводом.
• 👥 Кадровые документы за месяц проведены: приёмы, переводы, увольнения.
• 🏖 Отклонения введены — отпуска, больничные, командировки, разовые премии и удержания.

Настройка графика работы и календаря

График определяет норму времени: сколько часов и дней сотрудник должен отработать за месяц. Без корректного графика программа не поймёт, за сколько дней начислять оклад.

Начните с производственного календаря. Он находится в разделе настроек расчёта зарплаты — справочник «Регламентированный производственный календарь». Откройте нужный год и проверьте, что праздничные дни отмечены, а перенесённые рабочие субботы учтены. Если календарь пустой, его можно заполнить по кнопке заполнения в самой форме.

Дальше — графики работы. Это справочник «Графики работы». Типовой пятидневный график строится на основе производственного календаря: укажите продолжительность рабочей недели и часы, затем заполните график по кнопке.

Для сменной работы задаётся собственный шаблон смен с чередованием рабочих и выходных дней. Если применяется суммированный учёт рабочего времени, это указывается в параметрах графика — тогда норма считается не по неделе, а за учётный период целиком. От типа графика напрямую зависит, как программа посчитает оплату за часы и переработки.

Если у сотрудника не назначен график, его зарплата не рассчитается. График привязывается к сотруднику кадровым документом о приёме или переводе — в поле графика на вкладке с условиями работы.

Документ «Начисление зарплаты сотрудникам организаций»

Это центральный документ расчёта. Найдёте его в меню «Расчёт зарплаты по организациям» → «Начисление зарплаты» (пункт может называться «Начисление зарплаты сотрудникам»).

Порядок работы с документом:

1. Создайте новый документ и укажите организацию и месяц начисления.
2. При необходимости задайте подразделение или список сотрудников, если считаете не всех сразу.
3. Нажмите «Заполнить» — программа подберёт сотрудников с действующими плановыми начислениями и рассчитает суммы по графику.
4. Нажмите «Рассчитать» (или «Рассчитать всё») — заполнятся вкладки с начислениями, НДФЛ и удержаниями.
5. Проверьте суммы на вкладке начислений, затем проведите документ.

Документ в 2.5 многовкладочный. На вкладке начислений вы видите оклад, надбавки и премии по каждому сотруднику. Отдельные вкладки отводятся под НДФЛ и удержания — о них ниже.

Пересчитать можно сколько угодно раз до выплаты — просто нажмите «Рассчитать» заново. Если изменили кадровые данные или ввели больничный задним числом, перезаполните и пересчитайте документ.

Как попадают отклонения. Больничные, отпуска и командировки оформляются своими документами (например, начисление по больничному листу или начисление отпуска). Они уменьшают отработанное время и дают отдельные суммы пособий и отпускных. Основной документ начисления зарплаты при заполнении видит эти отклонения и пересчитывает оклад за фактически отработанные дни. Разовые премии и доплаты, которых нет в плановых начислениях, вводятся документом регистрации разовых начислений за тот же месяц. Поэтому последовательность внутри месяца такая: кадры → отклонения и разовые начисления → основное начисление зарплаты.

Расчёт НДФЛ и страховых взносов

НДФЛ в ЗУП 2.5 считается внутри документа начисления зарплаты — отдельный документ для него не нужен. После команды «Рассчитать» перейдите на вкладку НДФЛ и убедитесь, что налог исчислен по каждому сотруднику.

Что влияет на сумму НДФЛ:

• Стандартные вычеты — на детей и личные. Они задаются отдельным документом ввода данных о вычетах и привязываются к сотруднику.
• Статус налогоплательщика — резидент или нерезидент, от этого зависит ставка.
• Облагаемая база — не все начисления облагаются одинаково (например, часть матпомощи освобождена в пределах лимита).

Как налоговый агент работодатель обязан исчислить, удержать и перечислить НДФЛ (ст. 226 НК РФ). Налог исчисляется в документе начисления, а удерживается в момент выплаты дохода — это видно на вкладке удержаний того же документа. Перечислить удержанный НДФЛ в бюджет нужно в установленные сроки после выплаты, поэтому платёжку на налог формируют вместе с ведомостью, а не в конце месяца.

Страховые взносы считаются отдельным документом. Он лежит в блоке налогов и взносов — документ расчёта страховых взносов (в вашем релизе 2.5 название может немного отличаться). Создайте его за тот же месяц, заполните и рассчитайте после того, как проведено начисление зарплаты.

В редакции 2.5 взносы разбиты по фондам — ПФР, ФСС и ФОМС — с учётом тарифов и предельных баз, действовавших в расчётном периоде. Документ взносов опирается на уже начисленную зарплату, поэтому порядок строгий: сначала начисление зарплаты, только потом расчёт взносов. Если пересчитали зарплату — перезаполните и документ по взносам.

Ведомость и выплата зарплаты

Когда начисления, НДФЛ и взносы готовы, формируется ведомость. В 2.5 это документ «Зарплата к выплате организаций».

Выберите способ выплаты — он задаётся в самой ведомости:

Порядок:

1. Создайте «Зарплата к выплате организаций», укажите организацию, месяц и способ выплаты.
2. Нажмите «Заполнить» — подтянутся суммы к выплате (начислено минус удержанный НДФЛ и прочие удержания).
3. Проведите ведомость.
4. На основании ведомости введите кассовый или банковский документ — он и формирует проводку по выплате.

Срок выплаты регулирует ст. 136 ТК РФ: зарплата выплачивается не реже чем каждые полмесяца, не позднее 15 календарных дней со дня окончания периода, за который начислена. Поэтому в большинстве организаций ведомостей за месяц две — аванс и окончательный расчёт.

Если зарплата выплачивается через кассу и сотрудник не получил деньги в установленный срок, неполученная сумма депонируется. В 2.5 для этого есть документ депонирования: он фиксирует невыплаченную сумму и переносит её на счёт расчётов по депонированным суммам. Выдать депонированную зарплату можно позже отдельным кассовым документом.

Проводки и отражение зарплаты в учёте

ЗУП 2.5 ведёт расчёт, но бухгалтерские проводки сами по себе не делает. Для этого есть документ «Отражение зарплаты в регламентированном учёте».

Он формирует проводки по способам отражения, которые настроены для начислений (куда относить расходы на оплату труда — на счёт 20, 26, 44 и т. д.). Создайте документ за месяц, заполните и проведите — после этого данные можно выгрузить в 1С:Бухгалтерию.

Типовой набор проводок по зарплате:

Счёт затрат (20, 23, 25, 26, 44) зависит от того, в каком подразделении занят сотрудник и как настроен способ отражения. Производственный персонал обычно идёт на 20, управленческий — на 26, торговый — на 44.

В бухгалтерскую базу проводки попадают выгрузкой: из ЗУП данные отражения выгружаются и загружаются в 1С:Бухгалтерию. Проверьте, что период выгрузки совпадает с месяцем начисления, иначе проводки встанут не в тот период.

Отчёты для проверки расчёта

Прежде чем формировать ведомость, суммы стоит проверить отчётами. В 2.5 они собраны в блоке отчётов расчёта зарплаты.

• 🧾 Расчётный листок — детализация по одному сотруднику: начислено, удержано, к выплате. Удобно проверить спорные случаи — сотрудников с отпуском или больничным в середине месяца.
• 📊 Свод начислений и удержаний — итоги по всей организации: фонд оплаты труда, НДФЛ, взносы. Сверьте итоговую сумму к выплате с ведомостью.
• 📈 Анализ начислений работникам — разворачивает суммы по видам начислений и подразделениям, помогает найти перекос в одной статье.

Что сверять в первую очередь:

1. Сумма к выплате в своде совпадает с суммой в ведомости.
2. Удержанный НДФЛ в начислении равен НДФЛ в расчётном листке.
3. База по взносам соответствует облагаемым начислениям.

Если цифры не сходятся — чаще всего документы проведены не в том порядке или один из них не перезаполнен после правки кадров. Вернитесь к начислению, перезаполните цепочку заново.

Частые ошибки при начислении

Ошибки в зарплате почти всегда одни и те же. Вот что ломает расчёт чаще всего.

• 🔸 Нарушен порядок документов. Взносы рассчитали раньше зарплаты — суммы не сойдутся. Сначала начисление, потом взносы, потом ведомость.
• 🔸 Забыли про отклонения. Больничный или отпуск ввели после начисления и не перезаполнили документ — сотруднику начислили лишние дни.
• 🔸 Пустой производственный календарь. Норма времени посчиталась неверно, оклад «съехал» на несколько тысяч.
• 🔸 Не настроен способ отражения. Начисление есть, а проводки не формируются — расходы на оплату труда не распределены по счетам.
• 🔸 Ведомость без кассового документа. Зарплата числится выплаченной в расчётах, но в бухучёте деньги не списаны.

Частые вопросы