Начисление зарплаты в 1С ЗУП и Бухгалтерии: полный порядок

Зарплата начисляется одним документом: в 1С:Бухгалтерии 3.0 это Зарплата и кадры → Все начисления → Начисление зарплаты, в 1С:ЗУП 3.1 — Зарплата → Начисление зарплаты и взносов. Документ сам подтягивает оклады, считает НДФЛ, страховые взносы и формирует суммы к выплате.

Но корректный результат зависит от того, что введено до этого документа: приняты ли сотрудники, настроены ли графики работы, отмечены ли отпуска и больничные. Поэтому порядок такой: сначала данные месяца, потом начисление, потом НДФЛ и ведомости, в конце — закрытие месяца и сверка. Ниже каждый шаг с путями меню для обеих конфигураций.

Расчёт зарплаты в ЗУП и в Бухгалтерии отличается глубиной. ЗУП рассчитан на сложный учёт — суммированный учёт времени, сдельщину, множество видов начислений. Бухгалтерия берёт на себя простые случаи: оклад плюс стандартные отклонения. Если у вас больше тридцати человек или есть сменные графики, считайте в ЗУП и переносите итоги в Бухгалтерию синхронизацией.

С чего начать: настройки и плановые начисления

До первого расчёта проверьте учётную политику по зарплате.

В Бухгалтерии — Зарплата и кадры → Настройки зарплаты. Здесь указывают, где ведётся учёт (в этой программе или во внешней), способ отражения в бухучёте, статьи затрат. В ЗУП аналогичные параметры лежат в разделе Настройка → Расчёт зарплаты и Настройка → Организации.

Каждый сотрудник должен быть принят на работу документом Приём на работу (в ЗУП — раздел Кадры, в Бухгалтерии — Зарплата и кадры → Сотрудники → Принять на работу). В приёме задаётся:

• 📌 оклад или тарифная ставка — это плановое начисление, оно будет повторяться каждый месяц;
• 📌 подразделение и должность;
• 📌 график работы, по которому считается норма времени;
• 📌 дата приёма — с неё начинаются начисления.

Если меняется оклад, это не правка в документе начисления, а отдельный кадровый документ — Изменение оплаты труда (ЗУП) или Кадровый перевод. Правка задним числом в самом начислении приведёт к расхождению с кадровыми данными.

Графики работы и норма времени

Норму рабочего времени задаёт график. Без него программа не знает, сколько дней и часов сотрудник должен отработать, и оклад посчитается неверно.

Графики создают в Настройка → Графики работы сотрудников (ЗУП) или Зарплата и кадры → Справочники и настройки → Графики работы (Бухгалтерия). Для стандартной пятидневки хватает одного графика на всю организацию.

Типы графиков:

Для сменной работы включают суммированный учёт за период (месяц, квартал, год) — переработки и недоработки считаются не по дню, а по итогу периода. Это только в ЗУП; Бухгалтерия сменные графики не ведёт.

Проверьте производственный календарь на год — именно он определяет праздники и переносы. Календарь обновляется автоматически через интернет -поддержку; если даты праздников «съехали», норма за месяц будет неправильной.

Отражаем отработанное время, отпуска и больничные

Если весь месяц отработан по графику, отдельно время вводить не надо — документ начисления возьмёт норму из графика. Регистрируют только отклонения.

Основные документы отклонений (раздел Зарплата в ЗУП, Зарплата и кадры в Бухгалтерии):

1. Отпуск — ежегодный оплачиваемый, за свой счёт, учебный. Считает средний заработок и отпускные.
2. Больничный лист — оплата за счёт работодателя (первые 3 дня) и за счёт СФР. Электронный больничный подтягивается из СФР по номеру.
3. Командировка — сохраняет средний заработок за дни поездки.
4. Отсутствие (неявка, прогул) — исключает дни из оплачиваемых.
5. Работа в выходные, сверхурочные — дополнительная оплата.

Для сдельной оплаты и суммированного учёта в ЗУП есть документ Табель — он фиксирует фактически отработанные часы по дням. Для обычной пятидневки табель не нужен.

Порядок важен: сначала проводят все отпуска и больничные месяца, и только потом — начисление зарплаты. Иначе программа посчитает оклад за полный месяц, не зная про дни отсутствия.

Проводим документ начисления зарплаты

Когда отклонения введены, создают основной документ.

• В Бухгалтерии 3.0: Зарплата и кадры → Все начисления → Начисление зарплаты → кнопка Заполнить.
• В ЗУП 3.1: Зарплата → Начисление зарплаты и взносов → Заполнить.

Что происходит при заполнении:

• подтягиваются все сотрудники организации за месяц;
• по каждому считается оклад с учётом отработанных дней;
• добавляются надбавки, премии, районный коэффициент;
• рассчитывается НДФЛ с учётом вычетов;
• начисляются страховые взносы по единому тарифу.

Проверьте табличную часть построчно. В ЗУП у документа несколько вкладок: Начисления, НДФЛ, Удержания, Взносы. В Бухгалтерии — одна таблица со сводными колонками. Если у сотрудника пусто или сумма явно не та, причина почти всегда во входных данных: не введён оклад, не проведён кадровый документ, нет графика.

После проверки документ проводят. Он формирует проводки:

Счёт затрат (20, 23, 25, 26, 44) зависит от того, в каком подразделении работает сотрудник и как настроен способ отражения зарплаты в учёте.

Страховые взносы документ считает по единому тарифу: с выплат в пределах установленной базы — по основной ставке, сверх базы — по пониженной. Для субъектов малого и среднего предпринимательства действует пониженный тариф на часть выплаты сверх МРОТ. Тариф выбирается в настройках организации; если он указан неверно, суммы взносов на счёте 69 будут завышены или занижены. Отдельно начисляются взносы на травматизм — по классу профессионального риска организации.

Расчёт и удержание НДФЛ

НДФЛ документ начисления считает сам, но правила знать нужно.

База — все облагаемые доходы за минусом стандартных вычетов (на детей, например). Ставка — базовая 13%, при превышении установленного порога годового дохода применяется повышенная ставка по действующей шкале. Нерезиденты и отдельные виды доходов — по своим ставкам.

С 2023 года принцип удержания изменился: НДФЛ удерживается при каждой выплате дохода, включая аванс. Раньше налог с аванса не считали, теперь — считают и с аванса, и с зарплаты за вторую половину месяца.

Чтобы вычеты применялись, они должны быть введены в карточке сотрудника:

• в ЗУП — Кадры → Сотрудники → <сотрудник> → Налог на доходы → Ввести новое заявление на стандартные вычеты;
• в Бухгалтерии — в карточке сотрудника раздел с заявлениями на вычеты.

Удержанный НДФЛ отражается на счёте 68.01. Срок перечисления и состав уведомления по ЕНП программа учитывает в своих налоговых регистрах — их потом используют отчёты 6-НДФЛ.

Прикинуть сумму на руки и размер налога до проведения документа удобно калькулятором.

Формируем ведомости на выплату

Начисление показывает, сколько положено. Чтобы деньги ушли сотруднику, нужна ведомость — она фиксирует факт выплаты и момент удержания НДФЛ.

Ведомости создают в разделе Зарплата (ЗУП) или Зарплата и кадры (Бухгалтерия). Вид выбирают по способу выплаты:

• Ведомость в банк — зарплатный проект, выплата на карты. К ней формируется файл для банка или реестр.
• Ведомость на счета — перечисление на личные счета сотрудников (не зарплатный проект).
• Ведомость в кассу — выплата наличными через кассу.
• Ведомость через раздатчика — наличные через подотчётное лицо.

Порядок:

1. Создать ведомость нужного вида за месяц.
2. Нажать Заполнить — подтянутся суммы к выплате.
3. Выбрать, что выплачиваем: аванс, зарплату за месяц, отпускные, больничный.
4. Провести документ .

Для безналичной выплаты из ведомости выгружают файл в банк-клиент (кнопка выгрузки в самой ведомости или через Зарплата → Обмен с банками). Зарплатный проект предварительно заводят в настройках организации.

Способ расчёта аванса задают в настройках сотрудника или организации, вариантов три:

• Фиксированной суммой — одинаковая сумма каждый месяц, например 40 000 ₽.
• Процентом от оклада — обычно 40–50% от тарифа.
• Расчётом за первую половину месяца — наиболее точный вариант: программа считает фактически отработанное время за первые полмесяца. Для этого ставят вид выплаты аванса «Расчётом за первую половину месяца» и проводят документ начисления аванса.

Закрытие месяца и сверка расчётов

После начисления и выплаты расчёт закрывают и проверяют.

В Бухгалтерии проводки по зарплате и взносам попадают в учёт сразу из документа начисления. Отдельно в Операции → Закрытие месяца проверяют, что все регламентные операции выполнены без ошибок.

В ЗУП бухгалтерских проводок нет — нужен документ Отражение зарплаты в бухучёте, а затем синхронизация с Бухгалтерией. Данные переносятся, и уже в Бухгалтерии формируются проводки.

Чем свериться:

Контрольная сверка: сальдо по счёту 70 должно соответствовать неоплаченным начислениям. Если зарплата начислена и полностью выплачена, а по 70 висит остаток, — выплата проведена не полностью или ведомость не закрыла всю сумму.

Короткий чек-лист перед тем, как считать месяц закрытым:

Типичные ошибки при начислении

Ошибки почти всегда во входных данных, а не в самом документе начисления.

• Оклад посчитан за полный месяц, хотя были прогулы или отпуск. Причина — документ отклонения проведён позже начисления или не проведён вовсе. Перезаполните начисление после всех отпусков и больничных.
• У сотрудника пустая строка в начислении. Не проведён приём на работу, или дата приёма позже начала месяца, или не задан оклад.
• НДФЛ больше или меньше ожидаемого. Не введены вычеты на детей либо неверно указан статус резидента.
• Неправильная норма времени. Устарел производственный календарь или сотруднику назначен не тот график.
• Суммы не переносятся в Бухгалтерию из ЗУП. Не выполнено Отражение зарплаты в бухучёте или не прошла синхронизация.

Частые вопросы