Как рассчитать и выплатить зарплату сотрудникам в 1С ЗУП

Начислить зарплату в 1С 8.3 ЗУП — это цепочка из четырёх документов: сначала регистрируете отсутствия (отпуска, больничные), потом документом Начисление зарплаты и взносов считаете оклад, премии, НДФЛ и взносы, затем формируете ведомость на выплату и закрываете месяц проверочными отчётами. Всё это в разделе Зарплата.

Разберём каждый шаг на примере рядового расчёта за месяц в «1С:Зарплата и управление персоналом» 3.1 (интерфейс «Такси»). Пути меню в Бухгалтерии предприятия отличаются — об этом будет отдельная заметка ниже.

Что настроить до первого расчёта зарплаты

Расчёт в ЗУП опирается на две вещи: корректно заведённых сотрудников с плановыми начислениями и заполненный производственный календарь . Если чего-то из этого нет, документ начисления либо не заполнится, либо посчитает неверно.

Проверьте по порядку:

• 📅 Производственный календарь. Настройка → Производственные календари. Убедитесь, что текущий год заполнен, а переносы праздничных дней внесены. По нему программа считает норму времени.
• 👤 Сотрудник принят на работу. Документ Приём на работу в разделе Кадры. В нём обязательно указано плановое начисление — оклад по дням, по часам или тариф. Без действующего планового начисления сотрудник в расчёт не попадёт.
• 🏢 Карточка организации . Настройка → Организации: учётная политика, территория и районный коэффициент, если он применяется. От этого зависят взносы и надбавки.
• ⚙️ Состав начислений и удержаний. Настройка → Начисления и Настройка → Удержания. Здесь включены оклад, премия, доплаты — то, что нужно вашей компании.

Как отразить отпуска, больничные и отработанное время

Сумма к начислению зависит от того, сколько человек отработал. Поэтому до расчёта зарплаты вводят все отклонения за месяц.

В ЗУП два подхода к учёту времени:

• По отклонениям (по умолчанию) — регистрируете только неявки: отпуск, больничный, командировку, прогул. Остальные дни считаются отработанными по графику.
• По полному учёту — вводите документ Табель с фактическими часами по каждому сотруднику. Нужен при суммированном учёте или сменном графике.

Основные документы отклонений (раздел Зарплата либо Кадры):

Больничные с прямыми выплатами из Социального фонда (бывший ФСС — с 2023 года это Социальный фонд России, СФР) подтягиваются по электронному листку: в документе нажмите Получить данные из СФР. Работодатель оплачивает только первые три дня болезни, остальное — фонд.

Полезно понимать, откуда программа берёт суммы, — так проще проверить расчёт:

• 🏖 Отпускные считаются от среднего дневного заработка за 12 календарных месяцев перед отпуском. Делитель для полных месяцев — 29,3. Все начисления за этот период 1С берёт из базы автоматически.
• 🤒 Больничный считается от среднего заработка за два предшествующих календарных года. Процент оплаты зависит от страхового стажа: до 5 лет — 60 %, от 5 до 8 лет — 80 %, свыше 8 лет — 100 %. Стаж указывают в карточке сотрудника.

Как начислить зарплату и премии в 1С 8.3

Основной документ — Начисление зарплаты и взносов (Зарплата → Начисление зарплаты и взносов). Один документ закрывает весь расчёт за месяц.

Порядок действий:

1. Создайте документ, укажите месяц начисления и организацию.
2. Нажмите Заполнить. Программа подберёт всех сотрудников с действующими плановыми начислениями, рассчитает оклад по отработанным дням (с учётом введённых отсутствий), посчитает НДФЛ и страховые взносы.
3. Проверьте результат по вкладкам: Начисления, Удержания, НДФЛ, Взносы, Пособия, Корректировки выплаты.
4. Проведите документ.

Начисленная за месяц сумма складывается из оклада (или тарифа) за отработанные дни, доплат, надбавок и премий.

Какое плановое начисление задать сотруднику, зависит от режима оплаты:

• Оплата по окладу (по дням) — фиксированный оклад делится на норму рабочих дней месяца и умножается на отработанные.
• Оплата по окладу (по часам) — то же, но норма и факт в часах. Подходит для сменных графиков.
• Оплата по часовому тарифу — ставка за час умножается на отработанные часы.

Как в документе считаются страховые взносы

На вкладке Взносы программа рассчитывает страховые взносы с начисленной зарплаты. С 2023 года действует единый тариф: 30 % с выплат в пределах единой предельной базы и 15,1 % с суммы сверх неё (нарастающим итогом с начала года по каждому сотруднику). Для субъектов малого и среднего бизнеса на часть выплат сверх федерального МРОТ применяется пониженный тариф — его программа подставляет сама, если организация отмечена как МСП в настройках.

Отдельной проводки для взносов делать не нужно — они входят в тот же документ начисления и дальше попадают в отчётность.

Как добавить премию

Разовую премию вводите отдельным документом Премия в разделе Зарплата — до заполнения начисления зарплаты. Тогда при нажатии Заполнить премия попадёт в расчёт автоматически.

Ежемесячную премию, которая платится всем постоянно, удобнее задать плановым начислением в кадровых документах — её не придётся вводить руками каждый месяц.

Как пересчитать после правок

Ввели отсутствие или поправили оклад уже после заполнения? Откройте документ начисления, встаньте на строку сотрудника и нажмите Пересчитать сотрудника, либо Заполнить заново для всех. Старые цифры заменятся новыми.

Удержания: НДФЛ и алименты по исполнительному листу

Удержания считаются в том же документе Начисление зарплаты и взносов, отдельно их проводить не нужно.

НДФЛ рассчитывается на вкладке НДФЛ по действующей прогрессивной шкале (базовая ставка — 13 %, повышенные ставки применяются к доходу сверх установленных порогов нарастающим итогом за год). С 2023 года налог удерживается при каждой выплате, включая аванс: датой получения дохода считается день выплаты денег.

Чтобы учесть стандартные вычеты (на детей и прочие), зарегистрируйте заявление сотрудника документом Заявление на вычеты по НДФЛ. После этого вычет будет уменьшать базу автоматически, пока годовой доход не превысит установленный предел.

Удержанный НДФЛ перечисляется в бюджет единым налоговым платежом в составленные законом сроки, а перед уплатой подаётся уведомление об исчисленных суммах. В ЗУП суммы налога для уведомления собирает отчёт по НДФЛ в разделе Налоги и взносы.

Алименты настраиваются в два приёма:

1. Введите документ Исполнительный лист (Зарплата → Алименты и другие удержания). Укажите получателя, способ расчёта — доля дохода (например, 1/4 на одного ребёнка), процент или твёрдая сумма — и способ перечисления.
2. При очередном расчёте удержание посчитается автоматически: алименты берутся с суммы после вычета НДФЛ. Основание удержания — исполнительный документ по Федеральному закону № 229-ФЗ.

Ведомости на выплату аванса и зарплаты

Деньги сотрудникам выплачиваются по ведомости. Формируются они в разделе Выплаты.

Аванс (первая половина месяца). Способ расчёта аванса задаётся в карточке сотрудника или в настройках зарплаты:

• Фиксированной суммой — одно и то же число каждый месяц.
• Процентом от тарифа — например, 40 % от оклада.
• Расчётом за первую половину месяца — тогда аванс определяют документом Начисление за первую половину месяца по фактически отработанным до середины месяца дням.

После этого создают ведомость с видом выплаты Аванс. Напомню: с 2023 года с аванса тоже удерживается НДФЛ, поэтому сумма к выдаче будет меньше начисленной части.

Зарплата за месяц. Ведомость заполняется по сумме к выплате — это начислено минус удержано минус уже выданный аванс. Нажмите Заполнить, и программа подставит остаток долга перед каждым сотрудником.

Тип ведомости выбирают под способ выплаты:

• 🏦 Ведомость в банк — выплата в рамках зарплатного проекта одним реестром.
• 💳 Ведомость на счета — перечисление на личные счета сотрудников.
• 💵 Ведомость в кассу — выдача наличными через кассу.

Закрытие месяца и проверка расчёта

Перед тем как считать месяц закрытым, сверьте цифры отчётами из раздела Зарплата → Отчёты по зарплате:

• 🧾 Расчётный листок — что начислено, удержано и к выплате по каждому сотруднику.
• 📊 Анализ зарплаты по сотрудникам — свод по подразделениям и видам начислений.
• 📋 Полный свод начислений, удержаний и выплат — контрольная сумма за месяц.
• ⏱ Контроль сроков выплаты зарплаты — не нарушены ли сроки.

Если учёт зарплаты ведёте в ЗУП, а бухгалтерию — в отдельной базе 1С:Бухгалтерии, проведите документ Отражение зарплаты в бухучёте и выгрузите данные через синхронизацию. Без этого шага проводки по начисленной зарплате в бухгалтерской базе не появятся.

Когда расчёт сверен, данные автоматически лягут в регламентированную отчётность — её формируют в разделе Отчётность, справки. По зарплате это расчёт 6-НДФЛ (с приложением по доходам), расчёт по страховым взносам (РСВ) и единая форма сведений ЕФС-1 для Социального фонда. Отдельно вручную ничего переносить не нужно: отчёты заполняются по проведённым за период документам, поэтому порядок в начислениях напрямую превращается в порядок в отчётах.

Проверьте расчёт на руки и взносы

Чтобы быстро прикинуть, сколько сотрудник получит на руки и во сколько зарплата обойдётся компании с учётом НДФЛ и страховых взносов, воспользуйтесь калькулятором.

Цифры ориентировочные: реальный НДФЛ зависит от вычетов и годового дохода нарастающим итогом, а тариф взносов — от льгот организации (например, пониженные ставки для малого и среднего бизнеса на часть выплат сверх федерального МРОТ).

Частые ошибки при начислении зарплаты

Собрал ситуации, из-за которых расчёт чаще всего уходит в минус или не сходится. Это не повтор шагов выше — именно типовые промахи:

• ❌ Сотрудник не попал в начисление. Причина почти всегда одна — нет действующего планового начисления на месяц расчёта, либо человек оформлен в другой организации базы.
• ❌ Отрицательная сумма к выплате. Обычно переплатили аванс или задним числом ввели отсутствие, уменьшившее начисление. Проверьте расчётный листок за месяц.
• ❌ Неверный месяц начисления. Документ создан не за тот период — суммы попадут в чужой месяц и собьют свод.
• ❌ Больничный проведён после расчёта. Начисление не пересчитали — оклад остался за полный месяц. Откройте документ и нажмите Пересчитать сотрудника.
• ❌ В бухгалтерской базе нет проводок. Забыли Отражение зарплаты в бухучёте или синхронизацию между ЗУП и Бухгалтерией.

Частые вопросы