Как рассчитать и начислить зарплату в Комплексной автоматизации 2

Зарплату в 1С:Комплексная автоматизация начисляют документом Начисление зарплаты и взносов в разделе Зарплата. Он собирает плановые начисления сотрудников, отклонения за месяц (отпуска, больничные, премии), считает НДФЛ и страховые взносы — после проведения остаётся сформировать ведомость на выплату и отразить суммы в учёте.

Чтобы расчёт прошёл без ручных правок, до начисления нужно закрыть три участка: проверить настройки расчёта зарплаты, внести кадровые документы и зарегистрировать отработанное время с отклонениями. Ниже — порядок действий для КА редакции 2 (2.4 и 2.5), где зарплата ведётся в самой программе, а не во внешней базе ЗУП.

С чего начинается расчёт: проверка настроек зарплаты

Все переключатели расчёта собраны в НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Кадровый учёт и соседнем разделе Расчёт зарплаты. Зайдите туда до первого начисления — поменять часть настроек задним числом уже нельзя.

Ключевой флаг — где ведётся расчёт. В настройках кадрового учёта есть переключатель расчёта и выплаты зарплаты: значение «в этой программе» включает документы начисления внутри КА. Если стоит «во внешней программе», всё остальное в этой статье неприменимо — расчёт идёт в ЗУП.

Дальше проверьте по списку:

• 🏢 Организации. Для каждой организации заданы налоговые параметры: территория, ставка взносов (основной или льготный тариф), признак пониженных тарифов для МСП.
• 📅 Производственный календарь . Загружен на текущий год — без него не посчитается норма времени и оклад за неполный месяц.
• 💰 Начисления и удержания. В справочниках Начисления и Удержания настроены ваши виды: оклад по дням или по часам, премии, доплаты, алименты, профвзносы.
• 👥 Штатное расписание. Если вы его ведёте, оно утверждено; если нет — оклады хранятся прямо в кадровых документах.

Кадровые данные: приём, оклады и перемещения

Расчёт берёт суммы из кадровых документов, поэтому перед началом месяца закройте кадровый участок в разделе Кадры.

Что должно быть внесено:

1. Приём на работу — на всех, кто работает в расчётном месяце. В документе указывают подразделение, должность, вид оплаты (оклад/тариф) и размер. Дата приёма влияет на расчёт первого неполного месяца.
2. Кадровый перевод — если менялись подразделение, должность или условия оплаты. Сумма оклада в расчёте берётся по состоянию на каждый день месяца, поэтому перевод с середины месяца программа разложит на два периода автоматически.
3. Изменение оплаты труда — когда поменялся только оклад или появилась новая плановая надбавка, а должность осталась прежней.
4. Увольнение — проводят до начисления, чтобы в документ попал расчёт при увольнении (зарплата за отработанные дни и компенсация отпуска).

Проверить полноту данных удобно отчётом по плановым начислениям сотрудников: он покажет, у кого на расчётный месяц не задан ни один вид оплаты. Такой сотрудник в начисление не попадёт.

Учёт отработанного времени и отклонений

Зарплата за месяц — это плановый оклад минус дни отсутствия плюс разовые начисления. Поэтому до расчёта в разделе Зарплата (часть документов — в Кадры) регистрируют все отклонения от нормы.

Основные документы-отклонения:

• 🏖️ Отпуск — ежегодный оплачиваемый, за свой счёт, по уходу за ребёнком. Отпускные документ считает по среднему заработку за 12 месяцев.
• 🤒 Больничный лист — пособие по временной нетрудоспособности. Первые три дня — за счёт работодателя, остальное выплачивает СФР напрямую сотруднику; в расчёт зарплаты попадают только дни за счёт работодателя.
• ✈️ Командировка — дни оплачиваются по среднему заработку, а не по окладу.
• ❌ Прогул, отпуск без сохранения, иное отсутствие — эти дни оплату снимают.
• ➕ Разовые начисления и премии — документы Премия, Разовое начисление, Материальная помощь для сумм, которых нет в плановом окладе.

Для сотрудников с нестандартным графиком (сменный, суммированный учёт) отработанные часы вносят документом Табель. Для обычного пятидневного графика табель не нужен — программа считает норму по производственному календарю.

Проводите отклонения строго до начисления зарплаты. Если внести больничный после того, как документ начисления проведён, суммы в нём не пересчитаются сами — придётся перезаполнять начисление вручную.

Расчёт в документе «Начисление зарплаты и взносов»

Когда исходные данные готовы, переходите к расчёту. Документ Начисление зарплаты и взносов находится в разделе Зарплата.

Пошагово:

1. Создайте документ, укажите организацию и месяц начисления. Если учёт ведётся по подразделениям, можно ограничить расчёт одним подразделением.
2. Нажмите Заполнить. Программа подберёт сотрудников с действующими начислениями, рассчитает оклад по отработанному времени, подтянет отпускные и больничные из документов-отклонений, посчитает премии.
3. На закладке начислений проверьте суммы по сотрудникам. Здесь видно оклад, надбавки, районный коэффициент, если он задан.
4. На закладке удержаний проверьте НДФЛ и прочие удержания (алименты, профвзносы, удержания по займам).
5. На закладке взносов — суммы страховых взносов по единому тарифу.
6. Проведите документ кнопкой Провести и закрыть.

НДФЛ документ исчисляет по действующей шкале и фиксирует дату получения дохода — это важно для корректного заполнения 6-НДФЛ. Удержанным налог станет в момент выплаты, когда вы проведёте ведомость.

Страховые взносы в КА считаются в целом по организации нарастающим итогом с начала года, с учётом предельной базы и права на пониженный тариф. Поэтому первый документ в году и первый документ после смены тарифа проверяйте внимательнее остальных.

Проверка результата: отчёты и разбор расхождений

После проведения расчёт нужно сверить — быстрее поймать ошибку сейчас, чем в отчётности.

Для проверки в разделе Зарплата есть отчёты:

Типичные расхождения и их причины:

• Сотрудник не попал в расчёт — нет действующего планового начисления на месяц или не проведён приём на работу.
• Оклад меньше ожидаемого — есть неоплачиваемое отсутствие, либо неполная ставка, либо неполный первый/последний месяц.
• НДФЛ выше обычного — доход сотрудника с начала года превысил порог прогрессивной шкалы, и часть дохода облагается по повышенной ставке.
• Взносы «скачут» между месяцами — достигнута предельная база по части взносов, дальше они считаются по пониженной ставке.

Выплата зарплаты и отражение в учёте

Выплату оформляют отдельным документом — ведомостью. В разделе Зарплата выбирают вид ведомости под способ выплаты:

• 🏦 Ведомость в банк — для перечисления на зарплатный проект. Формирует файл или реестр для банка.
• 💳 Ведомость на счета — для перечисления на личные карты сотрудников.
• 💵 Ведомость в кассу — для выплаты наличными через кассу.

Порядок выплаты:

1. Создайте ведомость нужного вида, укажите месяц и тип выплаты (аванс, зарплата за месяц, отпуск, больничный).
2. Нажмите Заполнить — программа подтянет сотрудников и суммы к выплате.
3. Проведите ведомость. В момент проведения ведомости НДФЛ становится удержанным — это фиксируется для 6-НДФЛ.
4. Отразите фактический платёж: на основании ведомости вводится списание с расчётного счёта (для банка) или расходный кассовый ордер (для кассы).

Отдельная история — межрасчётные выплаты. Отпускные по закону выдают не позднее чем за три дня до начала отпуска, не дожидаясь конца месяца. Для этого после проведения документа отпуска формируют ведомость с типом выплаты «отпуск» прямо в межрасчётный период. То же касается расчёта при увольнении: его выплачивают в последний рабочий день, отдельной ведомостью, а не в общем зарплатном платеже за месяц.

Сроки держите по закону: аванс и окончательный расчёт — не реже чем каждые полмесяца, окончательный расчёт за месяц — не позднее 15 календарных дней со дня окончания периода (ст. 136 ТК РФ). Нарушение сроков грозит компенсацией по ст. 236 ТК РФ и штрафом, поэтому ведомости лучше проводить день в день с фактическим платежом.

Чтобы зарплата, НДФЛ и взносы попали в бухгалтерские проводки, их отражают в учёте отдельным документом раздела Зарплата — он формирует проводки по счетам затрат (Дт 20, 26, 44 и т. п.) и кредиту счетов расчётов (70, 68, 69). Название документа отражения в меню может отличаться по релизу, но суть одна: без него начисленная зарплата в регламентированном учёте и отчётности по НДФЛ/взносам не появится.

Частые вопросы