Расчёт зарплаты в 1С:ЗУП от табеля до ведомости на выплату

Зарплату в 1С начисляют документом Зарплата → Начисления зарплаты и взносов: выбираете месяц и организацию, нажимаете Заполнить, и программа подтягивает плановые начисления сотрудников, отработанное время по графику и введённые отклонения, а затем рассчитывает НДФЛ и страховые взносы. Остаётся проверить расчётные листки и перейти к ведомости на выплату.

Порядок одинаков для 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 (ЗУП) и для блока зарплаты в 1С:Бухгалтерии 3.0. В ЗУП расчёт детальнее: отдельные документы на каждый вид отклонений и собственный аналитический инструментарий. В Бухгалтерии те же действия упакованы в один документ Зарплата → Все начисления. Ниже — полная последовательность на примере ЗУП 3.1 с пометками, что меняется в Бухгалтерии.

С чего начать: график, кадры и отклонения месяца

Документ начисления ничего не считает сам по себе — он собирает данные, которые уже введены в базу. Если в начале месяца отработать эти шаги, расчёт пройдёт с первого раза.

1. Проверьте графики работы. Норма времени берётся из производственного календаря и графика сотрудника (Настройка → Графики работы сотрудников). Если календарь на год не заполнен, часы и дни посчитаются неверно.
2. Закройте кадровые документы. Приёмы, переводы, изменения оклада и кадровые перемещения за месяц должны быть проведены. Плановый оклад и надбавки программа берёт из последнего действующего документа.
3. Введите все отклонения. Больничные, отпуска, командировки, прогулы, работа в выходной — каждое вводится своим документом в разделе Зарплата или Кадры. Проведённое отклонение автоматически уменьшает отработанное время и добавляет своё начисление.

Табель (унифицированная форма Т-13) в ЗУП отдельно заполнять не нужно: время собирается из графика минус отклонения. Документ Табель создают только тогда, когда учёт ведётся по фактически отработанным часам — например, для сменного или суммированного учёта, где время каждого дня вводят вручную.

Документ «Начисления зарплаты и взносов»: заполнение

Основной расчёт делает документ, который в ЗУП 3.1 лежит в разделе Зарплата → Начисления зарплаты и взносов, а в Бухгалтерии 3.0 — в Зарплата → Все начисления → Начисление зарплаты.

Порядок работы с документом:

1. Укажите месяц начисления и организацию. Если в базе несколько организаций, для каждой документ оформляется отдельно.
2. Нажмите Заполнить. Программа подберёт всех сотрудников с плановыми начислениями, посчитает отработанное время и суммы по окладу, тарифу, надбавкам.
3. Проверьте вкладки документа. В ЗУП их несколько: Начисления, НДФЛ, Удержания, Взносы, Корректировки выплаты. Каждая заполняется автоматически, но доступна для просмотра и ручной правки.

На вкладке Начисления видно построчно: сотрудник, вид начисления, отработанные дни и часы, сумма. Двойной щелчок по строке открывает детальный расчёт — из чего сложилась сумма. Это первое место, куда смотрят при спорном результате.

Удержания (алименты, профсоюзные взносы, удержание по исполнительному листу) попадают на одноимённую вкладку, если по сотруднику введён документ Зарплата → Алименты и другие удержания. Отдельно вводить их в начислении не нужно.

Как считаются НДФЛ и страховые взносы

Налоги документ рассчитывает в том же проведении, отдельного действия не требуется. Понимать логику полезно, чтобы объяснить суммы работнику.

НДФЛ. Налог удерживается с каждой выплаты дохода, включая аванс. Дата получения дохода в целях НДФЛ — это дата фактической выплаты, а не последний день месяца. Поэтому в документе начисления налог рассчитывается, а фактически удержанным становится при проведении ведомости. Применённые вычеты (на детей, имущественные) видно на вкладке НДФЛ в колонке с суммой вычета.

Страховые взносы. Считаются по единому тарифу с начала года нарастающим итогом. С выплат в пределах единой предельной базы — основной тариф, сверх базы — пониженный. Для субъектов МСП действует льгота: часть выплаты в пределах федерального МРОТ облагается по основному тарифу, превышение — по пониженному. Тариф и льготу программа берёт из настройки Настройка → Организации → Учётная политика, вкладка с видом тарифа взносов.

Взносы на травматизм считаются по ставке, указанной в той же учётной политике. Если тариф взносов или право на льготу настроены неверно, ошибётся вся годовая сумма — проверьте учётную политику до первого расчёта в году.

Проверка результата: расчётный листок и анализ

Проводить документ до проверки не стоит. Достаточно двух отчётов, чтобы поймать типичные ошибки.

Расчётный листок. Открывается кнопкой Печать → Расчётный листок прямо из документа или отчётом Зарплата → Отчёты по зарплате → Расчётный листок. По каждому сотруднику видно: начислено, удержано (в том числе НДФЛ), к выплате, долг на начало и конец месяца. Если «к выплате» вышло отрицательным или неожиданно большим — ищите причину в отклонениях месяца.

Анализ зарплаты по сотрудникам (Зарплата → Отчёты по зарплате) сводит начисления, налоги и взносы по всей организации в одной таблице. Удобно сверять фонд оплаты труда и общую сумму к выплате до того, как формировать ведомости.

На что смотреть при проверке:

• 🧮 Отработанное время — совпадает ли с нормой за минусом отпусков и больничных.
• 💰 Сумма к выплате — нет ли отрицательных значений и резких скачков по отдельным людям.
• 🧾 НДФЛ — применены ли вычеты у тех, кто на них имеет право.
• 📊 Взносы — совпадает ли база с суммой облагаемых начислений.

После проверки документ проводится. С этого момента суммы зафиксированы и доступны для выплаты и отчётности.

Начисленная зарплата отражается в бухучёте стандартными проводками: начисление — по дебету затратного счёта и кредиту счёта расчётов с персоналом, удержание НДФЛ — по дебету того же счёта расчётов и кредиту счёта расчётов с бюджетом.

В Бухгалтерии 3.0 проводки формируются сразу при проведении документа начисления. В ЗУП расчёт и учёт разделены: проводки создаются документом Зарплата → Отражение зарплаты в бухучёте, а в бухгалтерскую базу переносятся синхронизацией. Способ отнесения на счета задаётся в настройке Настройка → Способы отражения зарплаты в бухучёте и привязывается к подразделению или начислению.

Формирование ведомости на выплату

Начисление и выплата — два разных документа. Начисление только рассчитывает суммы; деньги «уходят» ведомостью, и именно она фиксирует удержанный НДФЛ.

Ведомость создают в разделе Выплаты (в Бухгалтерии — Зарплата → Ведомости в банк / в кассу). Вид документа зависит от способа выплаты:

Порядок заполнения ведомости:

1. Укажите месяц, организацию и, для банковской ведомости, зарплатный проект.
2. В поле Выплачивать выберите, что выплачиваем: зарплату за месяц, аванс, отпускные, больничный или сумму по конкретному документу.
3. Нажмите Заполнить — программа подберёт сотрудников и суммы к выплате с учётом ранее выданного аванса.
4. Проверьте итог и проведите документ.

Для банковского зарплатного проекта из проведённой ведомости выгружается файл для банка: кнопка Выгрузить файл формирует реестр в формате банка. Подтверждение зачисления загружается обратно и закрывает выплату.

Аванс и сроки выплаты: что настроить

Зарплата по закону выплачивается не реже чем каждые полмесяца, не позднее 15 календарных дней со дня окончания периода, за который она начислена (ст. 136 ТК РФ). На практике это две выплаты в месяц: аванс и окончательный расчёт. Конкретные даты закрепляют в трудовом договоре или локальном акте.

Способ расчёта аванса задаётся по каждому сотруднику (или по организации) в настройках начислений. В 1С поддерживаются три варианта:

• Процентом от тарифа — фиксированный процент (обычно 40–50%) от оклада, без учёта отработанного времени.
• Фиксированной суммой — одинаковая сумма каждый месяц.
• Расчётом за первую половину месяца — программа считает фактически отработанное время с 1-го по 15-е число и начисляет пропорционально. Самый точный способ: если сотрудник был на больничном, аванс уменьшится.

Для расчёта аванса «за первую половину месяца» в ЗУП создаётся документ Зарплата → Начисление за первую половину месяца. Для первых двух способов отдельный документ не нужен — суммы подтягиваются прямо в ведомость на аванс.

Удержанный при каждой выплате НДФЛ попадает в отчётность по срокам перечисления. С 2024 года налог перечисляется дважды в месяц, и по каждому сроку в налоговую подаётся уведомление об исчисленных суммах. В ЗУП и Бухгалтерии уведомление формируется автоматически в журнале регламентированных отчётов на основании проведённых ведомостей — вручную суммы налога собирать не нужно.

Частые ошибки при начислении зарплаты

Ошибки почти всегда возникают на входных данных, а не в самом расчёте. Разберём те, что встречаются регулярно.

• Не заполнен производственный календарь. Норма времени считается от календаря. Пустой год → неверные дни и часы → неверный оклад за неполный месяц.
• Отклонение введено после расчёта. Если больничный провели уже после Начисления зарплаты, суммы в документе не пересчитаются сами. Нажмите Заполнить заново или сделайте перерасчёт.
• Неверный тариф взносов в учётной политике. Самая дорогая ошибка: искажается годовая база, а не один месяц. Правится в учётной политике, затем документы месяца перезаполняются.
• Начисление провели, а ведомость не сформировали. НДФЛ в этом случае рассчитан, но не удержан — в отчётности появится расхождение. Удержанным налог становится только при проведении ведомости.
• Разовую премию ввели после основного расчёта. Она не попадёт в расчётный листок месяца автоматически — либо перезаполните начисление, либо проведите премию отдельным документом с отдельной выплатой.

Частые вопросы