Начисление зарплаты в 1С ЗУП 3.1: от табеля до ведомости на выплату

Зарплата за месяц в 1С ЗУП 3.1 начисляется документом Зарплата → Начисления зарплаты и взносов: выбираете месяц, нажимаете Заполнить — программа подтягивает оклады, отработанное время, НДФЛ и страховые взносы по всем сотрудникам. Но корректные суммы получатся только тогда, когда до этого документа уже введены кадровые приказы, больничные, отпуска и разовые начисления за месяц.

Поэтому начисление — это не одна кнопка, а цепочка: сначала фиксируются отклонения (кто болел, был в отпуске, получил премию), затем считается основной документ, после него оформляется выплата и отражение в учёте. Разберём каждый шаг по порядку и покажем, где в ЗУП что лежит.

С чего начинается расчёт: плановые начисления и настройки

Прежде чем начислять зарплату конкретному работнику, у него должны быть заданы плановые начисления — то, что он получает ежемесячно. Их устанавливают кадровые документы, а не сам расчётчик.

• 👤 Оклад, тариф, надбавки задаются при приёме на работу — документ Кадры → Приёмы, переводы, увольнения → Приём на работу. На вкладке Оплата труда указывается плановый оклад и постоянные надбавки.
• 🔁 Изменение оплаты в середине работы оформляется документом Кадры → Изменения оплаты труда или Кадровый перевод — вручную суммы в расчётном документе не правят.
• ⚙️ Виды начислений и удержаний настраиваются один раз в Настройка → Начисления и Настройка → Удержания. Там задаётся, как начисление облагается НДФЛ и взносами, как попадает в средний заработок.

Проверьте и производственный календарь на год: Настройка → Производственные календари. Если нормы времени не заполнены, оклад разделится на неверное число рабочих дней.

Отдельно учтите региональные начисления. Районный коэффициент и северные надбавки задаются в настройках организации и начисляются поверх оклада автоматически — вручную в расчёт их добавлять не нужно. Если в регионе они положены, а в начислении не появились, проверьте настройки расчёта зарплаты в учётной политике.

Регистрируем отклонения: больничные, отпуска, премии

Всё, что отличается от обычного месяца, вводится отдельными документами до расчёта зарплаты. Основной документ потом учтёт их автоматически.

1. Больничный лист — Зарплата → Больничные листы. Номер ЭЛН загружается из СФР (бывший ФСС) по кнопке запроса, программа сама делит пособие на дни за счёт работодателя и за счёт фонда.
2. Отпуск — Зарплата → Отпуска. Документ считает средний заработок и отпускные; дни отпуска исключаются из оплаты по окладу.
3. Командировка, отгул, прогул, неявка — Зарплата → Все отсутствия сотрудников или отдельные документы в разделе Зарплата.
4. Разовые начисления — премия (Зарплата → Премии), материальная помощь, доплаты оформляются документом Разовое начисление.

При суммированном учёте рабочего времени понадобится ещё Табель (Зарплата → Табели) — он фиксирует фактически отработанные часы по дням. При обычном пятидневном графике табель вводить не нужно: программа берёт норму из производственного календаря и графика сотрудника.

Отпускные и некоторые пособия выплачиваются не вместе с зарплатой, а в межрасчётный период — например, отпускные перечисляют заранее, до начала отпуска. Такие суммы выплачиваются отдельной ведомостью с видом выплаты, который соответствует документу-основанию, а не ждут конца месяца.

Основной документ «Начисление зарплаты и взносов»

Это ядро всего расчёта. Открывается в Зарплата → Начисления зарплаты и взносов (в полном интерфейсе — Зарплата → Все начисления).

Порядок работы с документом:

1. Создайте документ, укажите месяц начисления и организацию.
2. Нажмите Заполнить — таблица заполнится по всем сотрудникам, у кого есть плановые начисления.
3. Пройдите по вкладкам и проверьте суммы.

Вкладки документа и что на них смотреть:

Колонка Отработано берётся из планового графика сотрудника за вычетом отсутствий. Если дней меньше нормы, а отклонений не вводили — проверьте график работы в карточке сотрудника.

Документ можно пересчитать в любой момент до выплаты: удалите строки, нажмите Заполнить заново, и суммы обновятся. А вот после того как по этому месяцу проведены ведомости, менять расчёт рискованно — распроведите сначала выплату, иначе удержанный НДФЛ и фактические суммы разойдутся.

Как в ЗУП считаются НДФЛ, вычеты и страховые взносы

Налоги и взносы документ рассчитывает сам, но понимать логику нужно — иначе не поймать ошибку.

НДФЛ. Налог исчисляется по каждому начислению на дату его выплаты. Стандартные вычеты (на детей, личные) применяются автоматически, если заявление введено в карточке сотрудника: Кадры → Сотрудники → Налог на доходы → Ввести новое заявление на стандартные вычеты. Нет заявления — нет и вычета, налог удержат со всей суммы.

НДФЛ удерживается при каждой выплате, включая аванс. Поэтому и с аванса, и с окончательного расчёта программа формирует удержание налога — это отражается при проведении ведомости. Исчисленный налог виден на вкладке НДФЛ основного документа, удержанный — фиксируется ведомостью, а перечисление в бюджет учитывается на едином налоговом счёте и попадает в отчётность по налогу и уведомления.

Страховые взносы. Считаются по единому тарифу: в пределах единой предельной базы — по основной ставке, свыше базы — по пониженной. Для субъектов МСП действует пониженный тариф на часть выплат сверх федерального МРОТ.

• 🏷 Тариф берётся из Настройка → Учётная политика и другие настройки → Учётная политика, вид тарифа взносов.
• 🧾 Взносы на травматизм считаются отдельно и перечисляются в СФР.
• 📉 Пороги базы и лимиты для МСП периодически меняются — сверяйтесь с действующей учётной политикой, программа подтягивает их из обновлений.

Для прикидки суммы на руки и нагрузки на фонд оплаты труда удобно посчитать отдельно:

Удержания: алименты, займы и исполнительные листы

Удержания уменьшают сумму к выплате после налога. В ЗУП они тоже вводятся документами-основаниями, а не руками в расчёте.

• Алименты и удержания по исполнительным листам — документ Зарплата → Алименты и другие удержания → Исполнительный лист. Программа сама ограничит удержание установленным процентом от дохода после НДФЛ.
• Удержание по займу — на основании договора займа сотруднику, начисляется ежемесячно по графику.
• Профсоюзные взносы, добровольные удержания — вид удержания настраивается в Настройка → Удержания.

На вкладке Удержания основного документа видны все суммы. Если исполнительный лист введён, но удержание не появилось, проверьте период действия листа и очерёдность — при нескольких листах программа распределяет удержание по приоритету.

Размер удержания программа ограничивает по закону: по общему правилу — не более 50% дохода после налога, по алиментам на детей и возмещению вреда — до 70%. Считается удержание всегда от суммы, оставшейся после НДФЛ, а не от начисленного оклада. Поэтому сначала проверяют корректность налога, и только потом — удержания.

Ведомость на выплату: аванс и окончательный расчёт

После того как зарплата начислена, деньги выплачивают ведомостью. Зарплата за месяц платится двумя частями — аванс и окончательный расчёт, оба не позднее сроков из правил внутреннего распорядка (по ТК выплата не реже чем каждые полмесяца).

Ведомости лежат в разделе Выплаты:

1. Выплаты → Ведомости в банк — при перечислении на зарплатный проект.
2. Выплаты → Ведомости на счета — при переводе на личные карты разных банков.
3. Выплаты → Ведомости в кассу — при выплате наличными.

Порядок: создать ведомость → выбрать месяц и способ выплаты → Заполнить. Программа подставит сумму к выплате и удержанный НДФЛ. Для аванса в поле выплаты выбирается «Аванс», для окончательного расчёта — «Зарплата за месяц».

При выплате через банк из ведомости формируется файл для зарплатного проекта (кнопка выгрузки), а после подтверждения из банка загружается ответный файл о зачислении. При наличной выплате, если работник не получил деньги в срок, сумма депонируется — в ведомости по такому сотруднику ставится соответствующая отметка, и невыплаченное остаётся в задолженности.

Срок выплаты по закону — не позднее 15 календарных дней со дня окончания периода, за который начислена зарплата, и не реже чем каждые полмесяца. Если день выплаты совпал с выходным, деньги выдают накануне.

Отражение зарплаты в учёте и проверка расчёта

Чтобы начисленная зарплата попала в бухгалтерский учёт, её отражают проводками. Если ЗУП работает в связке с 1С:Бухгалтерией, данные передаются через синхронизацию; в отдельной базе формируется документ Зарплата → Отражение зарплаты в бухучёте.

Способ отражения (на какой счёт затрат идёт зарплата подразделения) настраивается в Настройка → Способы отражения зарплаты в бухучёте и привязывается к подразделению или начислению.

В бухгалтерии начисленная зарплата обычно даёт такой набор проводок:

• Начисление — Дт счёта затрат (20, 25, 26 или 44 в зависимости от подразделения) Кт 70.
• Удержание НДФЛ — Дт 70 Кт 68.01.
• Страховые взносы — Дт того же счёта затрат Кт 69 (по видам взносов).
• Выплата — Дт 70 Кт 51 (с расчётного счёта) или Кт 50 (из кассы).

Конкретные счета зависят от учётной политики и вида начисления — для производства, управленческих расходов и торговли они отличаются. Именно поэтому способ отражения настраивают заранее, а не правят проводки вручную.

Проверить результат помогают отчёты раздела Зарплата → Отчёты по зарплате:

• 📄 Расчётный листок — что начислено, удержано и к выплате по каждому сотруднику.
• 📊 Полный свод начислений, удержаний и выплат — контроль итогов по организации.
• 🔍 Анализ зарплаты по сотрудникам — расшифровка по видам начислений.
• 💰 Задолженность по зарплате — остаток к выплате на конец месяца.

Сведите две цифры: «начислено минус удержано» по своду должно равняться сумме ведомостей за месяц. Расхождение — сигнал, что какой-то документ не проведён или введён после расчёта.

Частые вопросы