Расчёт заработной платы в 1С ЗУП 3.1 за месяц: от табеля до ведомости

Зарплату в 1С 8.3 начисляют документом «Начисление зарплаты и взносов»: в ЗУП 3.1 это раздел Зарплата → Начисление зарплаты и взносов, кнопка Создать, месяц, организация и Заполнить. Программа сама рассчитает оклад по отработанному времени, премии, НДФЛ и страховые взносы — если до этого правильно внесены приёмы, отсутствия и разовые начисления.

Поэтому начисление зарплаты в 1С — это не одна кнопка, а порядок действий за месяц. Ошибка на любом раннем шаге (не проведён больничный, не введён приказ о переводе) всплывает в расчётном листке. Ниже порядок, в котором бухгалтер по зарплате закрывает месяц в ЗУП 3.1 на платформе 8.3.

1. Подготовка: настройки и кадровые данные до расчёта

Расчёт зарплаты в 1С опирается на три слоя данных. Если хотя бы один пуст, документ заполнится нулями или с ошибками.

Настройки программы. Проверьте один раз при внедрении и после крупных обновлений:

• ⚙️ Настройка → Расчет зарплаты — какие механизмы включены: премии, удержания, индексация, сдельная работа, пособия. Без нужной галочки документ «Премия» или «Удержание» просто не появится в меню.
• 🏢 Настройка → Организации — учётная политика: тариф взносов, признак МСП, ставка взносов на травматизм, дата выплаты зарплаты.
• 📅 Настройка → Графики работы сотрудников — графики на текущий год заполнены. Не заполненный на новый год график — частая причина нулевого оклада в январе.
• 📋 Настройка → Начисления — виды начислений с формулами, базой и кодами доходов НДФЛ.

Кадровые документы. Раздел Кадры → Приемы, переводы, увольнения. Каждый сотрудник должен быть принят документом «Прием на работу» с датой, графиком и плановым начислением (оклад, сумма). Изменение оклада — документом «Кадровый перевод» или «Изменение оплаты труда», а не правкой карточки задним числом.

Плановые начисления. Надбавки, доплаты, ежемесячная премия в процентах — назначаются кадровыми документами или «Назначением планового начисления». Тогда они попадут в расчёт каждого месяца автоматически.

Не правьте проведённые кадровые документы прошлых месяцев без нужды: ЗУП зарегистрирует перерасчёт и изменит уже выплаченные суммы.

2. Как учесть отработанное время сотрудников

ЗУП 3.1 по умолчанию считает, что сотрудник отработал всё время по своему графику. Табель вручную для пятидневки с окладом заполнять не нужно. Задача бухгалтера — внести отклонения от графика.

Каждое отклонение вводится своим документом. Журналы есть в разделе Зарплата:

Документ «Табель» (Зарплата → Табели) нужен в трёх случаях:

1. 🕒 Суммированный учёт рабочего времени, сменные графики, когда фактические смены расходятся с плановыми.
2. 🌙 Ночные часы, работа в выходные и сверхурочные, если они не заложены в график.
3. 🏭 Организация хочет вводить факт целиком — например, данные приходят из системы контроля доступа.

Приём и увольнение в середине месяца. Отдельно ничего вводить не нужно: оклад посчитается с даты приёма из документа «Прием на работу» или по дату увольнения. Например, сотрудник с окладом 44 000 ₽ принят 15-го числа, и до конца месяца по графику осталось 11 рабочих дней из 22. Начисление: 44 000 / 22 × 11 = 22 000 ₽.

Пример с отсутствием. Оклад 60 000 ₽, в месяце 22 рабочих дня по графику пятидневки. Сотрудник взял 2 дня за свой счёт. Оклад за месяц: 60 000 / 22 × 20 = 54 545,45 ₽. Программа посчитает это сама, если проведён документ «Отпуск без сохранения оплаты».

3. Премии, разовые и дополнительные начисления

Всё, что не повторяется каждый месяц по фиксированной схеме, вводится отдельными документами до начисления зарплаты.

Премии. Документ «Премия» (Зарплата → Премии). Выбираете вид премии, период, к которому она относится, и сотрудников. Премия может быть суммой или процентом от базы. Месячная премия в процентах от оклада чаще оформляется плановым начислением — тогда документ «Премия» не нужен.

Разовые начисления. Документ «Разовое начисление» — материальная помощь, подарки, компенсации. Для каждого вида начисления заранее настраивается код дохода НДФЛ и облагаемость взносами. Неверный код — неверный 6-НДФЛ.

Показатели для формул. Если начисление зависит от выработки, продаж, процента выполнения плана — вводите значения документом «Данные для расчета зарплаты». Он загружает показатели по сотрудникам, и формула в виде начисления берёт их при расчёте. Шаблон ввода данных настраивается один раз под ваш показатель.

Удержания. Алименты, исполнительные листы, возмещение ущерба — документы раздела удержаний (появляются, если удержания включены в Настройка → Расчет зарплаты). Их тоже вносят до расчёта: удержание по исполнительному документу считается от суммы после НДФЛ.

Пример премии. Квартальная премия 20 000 ₽ начислена в апреле за первый квартал. В документе «Премия» укажите период, к которому она относится, — это влияет на расчёт среднего заработка для будущих отпусков. НДФЛ 13 % = 2 600 ₽, к выплате 17 400 ₽.

💡 Приём практика: если премия начислена после проведения «Начисления зарплаты и взносов», не переделывайте весь документ. Проведите «Премию» с датой выплаты вместе с зарплатой, а затем просто перезаполните документ начисления — НДФЛ и взносы пересчитаются с учётом премии.

4. Документ «Начисление зарплаты и взносов»: заполнение по шагам

Когда первичные документы проведены, переходите к самому начислению заработной платы.

1. Откройте Зарплата → Начисление зарплаты и взносов и нажмите Создать.
2. Укажите месяц начисления, организацию и дату. Подразделение — только если считаете отделы разными документами.
3. Нажмите Заполнить. Программа подберёт всех сотрудников, у которых есть плановые начисления или первичные документы в этом месяце.
4. Проверьте вкладки документа:
   • Начисления — оклад, надбавки, премии с результатом и отработанными днями/часами;
   • Удержания — алименты, профвзносы, прочие удержания;
   • НДФЛ — исчисленный налог по каждому сотруднику;
   • Взносы — пенсионные, медицинские, социальные в составе единого тарифа и взносы на травматизм.
5. Нажмите Провести и закрыть.

Как программа считает налоги. НДФЛ с 2025 года — по прогрессивной шкале: 13 % с доходов до 2,4 млн ₽ за год, 15 % — с части от 2,4 до 5 млн ₽, дальше ставки выше. ЗУП сама отслеживает доход нарастающим итогом и переключает ставку. Взносы — по единому тарифу из учётной политики организации, с учётом предельной базы и льгот МСП.

Пример к разделу 2. Начислено 54 545,45 ₽. НДФЛ 13 % = 7 091 ₽ (налог округляется до рубля). К выплате 47 454,45 ₽. Взносы по общему тарифу 30 % (доход ниже предельной базы, льгот нет) — 16 363,64 ₽.

Исправить сумму вручную можно: в командной панели над табличной частью есть команда, разрешающая редактировать результаты расчёта; после неё измените значение. ЗУП пометит строку как исправленную. Пользуйтесь этим только для разовых исключений и запишите причину в комментарий документа.

5. Проверка результатов: расчётный листок и своды

Перед выплатой проверьте расчёт хотя бы выборочно. Отчёты собраны в Зарплата → Отчеты по зарплате.

Быстрая проверка за 10 минут:

• 🔍 Сравните фонд оплаты труда с прошлым месяцем. Расхождение больше 10–15 % без явной причины (премия, новые сотрудники) — сигнал разобраться.
• 🔍 Найдите сотрудников с нулевым окладом. Чаще всего это незаполненный график или отсутствие на весь месяц, которое не закрыто.
• 🔍 Откройте расчётные листки тех, кто болел или был в отпуске. Дни отсутствия не должны оплачиваться окладом повторно.
• 🔍 Проверьте долг за работником на конец месяца. Отрицательное сальдо часто означает переплату аванса.

6. Выплата зарплаты, аванс и отражение в бухучёте

Аванс. По статье 136 ТК РФ зарплату выплачивают не реже чем каждые полмесяца. В ЗУП способ расчёта аванса задаётся у сотрудника: фиксированной суммой, процентом от оклада или расчётом за первую половину месяца. В последнем случае перед ведомостью проводят документ «Начисление за первую половину месяца». С 2023 года НДФЛ удерживается при каждой выплате, включая аванс, — ЗУП учитывает это в ведомости.

Ведомости. Раздел Выплаты. Тип ведомости зависит от способа выплаты:

• 💳 «Ведомость в банк» — по зарплатному проекту;
• 🏦 «Ведомость на счета» — на личные карты сотрудников;
• 💵 «Ведомость в кассу» и «Ведомость через раздатчика» — наличными.

В ведомости укажите месяц, вид выплаты «Зарплата» и нажмите Заполнить: суммы к выплате подтянутся с учётом аванса и удержанного НДФЛ. Ведомость фиксирует удержание налога датой выплаты.

Отражение в бухучёте. Документ «Отражение зарплаты в бухучете» в разделе Зарплата собирает начисления, НДФЛ и взносы по счетам затрат. Через синхронизацию он передаётся в «1С:Бухгалтерию», где проводится и формирует проводки. Способы отражения (счёт 20, 26, 44 и т. д.) задаются у видов начислений, подразделений или сотрудников.

Порядок закрытия месяца в ЗУП 3.1:

1. Отсутствия, премии, разовые начисления, удержания.
2. «Начисление зарплаты и взносов».
3. Проверка отчётами.
4. Ведомости на выплату и их проведение после фактического перечисления.
5. «Отражение зарплаты в бухучете» и выгрузка в бухгалтерию.
6. Оценочные обязательства по отпускам, если организация их формирует.

7. Частые ошибки при расчёте зарплаты в 1С

• ❌ Оклад ноль или меньше нормы в январе. Не заполнен производственный календарь или график на новый год. Заполните график и перезаполните документ.
• ❌ Оплата отпуска и оклада за одни и те же дни. Отпуск введён после начисления зарплаты. После проведения отпуска перезаполните «Начисление зарплаты и взносов» — двойная оплата уйдёт.
• ❌ Перерасчёт прошлых месяцев «из ниоткуда». Кто-то исправил кадровый документ или больничный задним числом. Откройте список перерасчётов в разделе Зарплата и посмотрите, какой документ их вызвал.
• ❌ Неверный код дохода в 6-НДФЛ. У нового вида начисления не настроен код дохода. Исправьте вид начисления, затем перепроведите документы месяца.
• ❌ Взносы не по льготному тарифу МСП. В учётной политике не указан тариф или организация пропала из реестра МСП. Проверьте Настройка → Организации.
• ❌ Сотрудник в двух документах начисления. Документы созданы по разным подразделениям с пересечением. Оставьте один документ на подразделение или один на всю организацию.

8. Частые вопросы